¿Cómo podemos ayudar?

Permisos en monday.com

 

En monday.com, queremos asegurarnos de que tengas el poder para restringir la visualización o la edición de datos según el destinatario. Por esta razón, ofrecemos diferentes tipos de permisos que puedes personalizar. Estos permisos incluyen los siguientes:

  • Permisos de tablero (tipos y restricciones)
  • Permisos de columna
  • Permisos de panel (tipos y restricciones)
  • Permisos de espacio de trabajo (tipos y restricciones)
  • Permisos de cuenta

En este artículo, se resumen todas las posibilidades de restricción de monday.com en un solo lugar. Sigue leyendo para obtener más información. 🙌

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Permisos de tablero

A nivel tablero, el tipo de tablero que usas te permite restringir qué persona de tu cuenta puede verlo. Los permisos de tablero establecen qué capacidad de edición tienen otros usuarios en ese tablero. Conozcamos estas dos opciones a continuación.

 

Tipos de tableros

En monday.com, ofrecemos tres tipos diferentes de tableros: principal, para compartir y privado. Si bien todos contienen el mismo tipo de estructura, la diferencia entre ellos reside en los niveles de accesibilidad que ofrecen.

  • Los tableros principales son visibles para cualquier persona que sea miembro del equipo en tu cuenta. Todos los miembros del equipo podrán ver y acceder automáticamente al tablero principal que crees. 
  • Los tableros para compartir se usan cuando quieres compartir un tablero con personas afuera de tu organización, como clientes, pasantes o trabajadores autónomos. Estas personas pueden unirse como invitados dentro de tu cuenta; solo quienes tengan la invitación a este tablero podrán acceder.
  • Los tableros privados solo son visibles para las personas que los crean y los usuarios específicos que ellos inviten. Los tableros privados son solo para uso interno. Eso significa que no puedes tener invitados externos, solo puedes invitar a miembros del equipo.
Nota: Los tableros para compartir están disponibles a partir del plan Estándar. Los tableros privados están disponibles a partir del plan Pro.

 

Los permisos y las restricciones de los tableros

Dentro de cada tablero, los propietarios de tableros tienen la capacidad de controlar qué información pueden cambiar o editar otros miembros del tablero. Para encontrar estos permisos, debes acceder al menú de tres puntos en la parte superior derecha de tu tablero y seleccionar "Permisos de tablero".

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Hay cuatro  opciones de configuración diferentes dentro de los permisos de tablero:

  • Editar todo: Es el ajuste predeterminado para cada tablero nuevo creado y permite que todos tengan acceso al tablero para cambiar el contenido y su estructura, agregar elementos nuevos, editar los nombres de las columnas, cambiar los estados y crear actualizaciones.
  • Editar contenido: Este permiso permite a quienes no son propietarios del tablero agregar/eliminar elementos, cambiar estados y editar los valores de las columnas en el tablero, mover elementos en el tablero y crear actualizaciones de elementos. Con este ajuste, no se podrán editar los títulos del grupo o las columnas ni reorganizar la estructura del tablero.
  • Editado por persona asignada: Este permiso, disponible en el plan Pro y los planes superiores, permite a las personas que no sean propietarias del tablero editar solamente el contenido de los elementos que se les asignen con la columna Personas. 
  • Solo vista: Este permiso limita la capacidad de cambiar la estructura y el contenido del tablero para que solo lo puedan hacer los propietarios de los tableros. El resto de los usuarios solo puede ver el tablero, ver y descargar archivos de la columna Archivo y crear actualizaciones.

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Para obtener más información sobre los permisos de tablero, consulta este artículo. 

 

Nota: Aunque estén establecidos los permisos de tablero,todos los usuarios seguirán viendo todos los elementos del tablero. Si bien es posible ocultar columnas, por el momento no hay un ajuste que permita ocultar los elementos. 

 

Permisos de columna

Con los permisos de columna, los propietarios de tableros tienen la opción de controlar qué columnas pueden ver o editar otras personas en el tablero. Es especialmente útil si tienes información confidencial o importante que no quieres que vean o cambien otros usuarios.

Para encontrar los permisos de columna, haz clic en la flecha que se encuentra junto al título de la columna que quieres restringir. Aparecerá un menú en el que deberás seleccionar "Permisos de columna".

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En el menú "Permisos de columna", puedes realizar lo siguiente:

  • Restringir edición de columna: Con este permiso, puedes limitar la edición de las columnas a los propietarios de tableros y las personas que elijas.
  • Restringir vista de columna: Con este permiso, puedes limitar el acceso para ver las columnas de tu tablero a los propietarios de tableros u otras personas que elijas. El resto de los usuarios no verá esta columna restringida.
Nota:  Los permisos de columnas están disponibles solamente en nuestros planes Pro y Corporativo.

 

Permisos de panel

En cuanto a los permisos más allá nivel a tablero, los permisos o las restricciones del panel brindan su propietario control sobre qué información se puede ver o cambiar en él. Puedes personalizar las restricciones del panel de dos formas:

  • Configurar el tipo de panel
  • Gestionar los propietarios del panel

¡Analicemos ambas opciones!

 

Tipos de panel

A diferencia de los tableros, solo ofrecemos dos tipos de paneles: principales y privados. Al igual que los tableros, todos los miembros del equipo pueden ver los paneles principales en tu cuenta e interactuar con ellos, y solo las personas que el propietario del panel elija suscribir pueden ver los paneles privados.

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Este permiso se puede configurar al crear un panel o al cambiar el tipo de panel desde el menú de tres puntos en la parte superior derecha de un panel existente.

 

Propietarios del panel

Solo los propietarios del panel pueden editar el panel y las apps y los widgets dentro de él. Para encontrar el propietario del panel, selecciona el botón azul “Compartir” en la parte superior del panel y presiona “Suscriptores e invitados”:

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Por defecto, la persona que crea el tablero es automáticamente el propietario del panel (se indica con una corona azul junto al nombre). Para agregar más propietarios, el propietario del panel puede hacer clic en el ícono de corona gris junto al nombre del suscriptor para que se ponga azul y así se convierta en propietario y también pueda editar el panel.

 

Nota:  Las siguientes dos secciones (Permisos de espacio de trabajo y Permisos de cuenta) son relevantes solo para las cuentas con plan Corporativo.

 

Permisos del espacio de trabajo

En cuanto a los espacios de trabajo, en el plan Corporativo puedes restringir quién puede ver el contenido dentro del espacio de trabajo y también definir qué acciones pueden hacer determinados miembros del equipo en un espacio de trabajo determinado. 

 

Tipos de espacios de trabajo

Ofrecemos dos tipos diferentes de espacios de trabajo en las cuentas del plan Corporativo: abiertos y cerrados. Los miembros del equipo pueden unirse a cualquier espacio de trabajo abierto por su cuenta. Por el otro lado, los espacios de trabajo cerrados son privados y solo puede acceder a ellos la persona que los creó. Los miembros del equipo pueden unirse por invitación o si envían una solicitud de acceso.

 

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Te preguntarás: “¿A qué tableros tendrán acceso los miembros del equipo dentro del espacio de trabajo?”. ¡Es una muy buena pregunta!

Los usuarios que tengan acceso a un espacio de trabajo determinado tendrán acceso a todos los tableros principales dentro de él, y solo podrán acceder a los tableros para compartir o privados específicos a los que hayan sido invitados. Dicho esto, los usuarios que no tengan acceso a un espacio de trabajo cerrado no podrán acceder a ninguno de los tableros que estén allí, ya sean tableros principales o no. Si unmiembro del equipo está suscripto a un tablero de un espacio de trabajo cerrado, solo tendrá acceso a ese tablero y no podrá ver nada más dentro del espacio de trabajo.

 

Permisos del espacio de trabajo

Gracias a los permisos de espacio de trabajo, los propietarios pueden definir quién puede realizar ciertas acciones dentro del espacio de trabajo; como por ejemplo: crear tableros nuevos, configurar automatizaciones y crear paneles. Para ubicar los permisos de espacio de trabajo, haz clic en la página del espacio de trabajo y selecciona la solapa "Permisos" que se encuentra en el lado izquierdo de la página:

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Permisos de cuenta

Si configuras los permisos de cuenta, podrás controlar qué puede hacer cada persona dentro de ella. Este tipo de permiso le permite al administrador de la cuenta gestionar fácilmente quién puede usar ciertas funciones.

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Con los permisos de cuenta, los administradores pueden establecer restricciones en las siguientes funciones:

  • Cargar archivos 
  • Difundir tableros 
  • Crear tableros principales
  • Crear tableros privados
  • Crear tableros compartibles
  • Crear integraciones
  • Crear automatizaciones
  • Crear espacios de trabajo
  • @mencionar o suscribir a todos los usuarios en la cuenta en una actualización o un tablero
  • Exportar tableros, registro de actividad, resultados de búsqueda y actualizaciones a Excel

Planeamos lanzar más permisos avanzados para la cuenta en el futuro. ¡No te los pierdas!

 

¡Y eso es todo! Esperamos que este artículo te haya proporcionado las herramientas necesarias para comprender de qué se tratan los permisos en monday.com para tableros, paneles, espacios de trabajo y cuentas. 🌟

 

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