Quién puede usar esta función:

Disponible en todos los planes de productos de ventas CRM de monday

Con la aplicación Correos electrónicos y actividades, tu equipo puede administrar cientos de relaciones con clientes desde monday.com. Cuando centralizas la comunicación, tu equipo pierde menos tiempo buscando los detalles de cada interacción. Esta gran función te permitirá enviar y recibir correos electrónicos, crear tus propias plantillas, capturar notas de reuniones, eventos, ¡y muchos más! Todo en un solo cronograma optimizado visualmente.

Este artículo cubrirá la funcionalidad de correo electrónico de la aplicación. Si deseas obtener más información sobre las diferentes actividades que puedes registrar, consulta el artículo Gestiona tus actividades de ventas.

Cómo instalar la aplicación

Para instalar la aplicación, ve al tablero donde te gustaría usarla. Luego, haz clic en el globo de diálogo para abrir la sección Actualizaciones de cualquier elemento y desde allí selecciona "Agregar vista": 

En el Centro de vistas de elementos, haz clic en "Agregar al elemento" debajo de la descripción de la aplicación correo electrónico y actividades:

Conectar tu correo electrónico

Para conectar tu dirección de correo electrónico, haz clic en la rueda dentada de la esquina superior derecha de la aplicación para acceder a la configuración de la aplicación. Luego abre la sección "Gestionar cuentas conectadas". Elige un correo electrónico conectado existente, o los botones de Gmail o Outlook para conectar tu cuenta:

Para este ejemplo, elegiremos Gmail. Elegir cualquier aplicación abrirá la pantalla de configuración de la integración.

Haz clic en “Conectar” y sigue las instrucciones para conectar tu cuenta con monday.com. Cuando conectes tu cuenta, deberás seleccionar “Permitir” cuando se solicite permiso para usar la aplicación: 

Error al conectar

Si aparece un mensaje de error en rojo cuando intentes conectar tu cuenta de correo electrónico, puede ser que esa cuenta en particular ya está conectada con otra cuenta de monday.com. Por ahora, solo puedes integrar tu dirección de correo electrónico de una cuenta de monday.com con un solo usuario de monday.com.

Si usas Gmail y tienes este problema, ve a la Verificación de seguridad de tu cuenta de Google y abre la sección “Acceso de terceros”. Busca el icono de monday que indica acceso a Gmail y haz clic en "Quitar acceso" para eliminar la integración y volver a conectarte a otra cuenta de monday.com:

Sigue los pasos a continuación para quitar el acceso de terceros desde tu cuenta de Outlook.

Cuando hayas eliminado el acceso, no deberías tener problemas para configurar la conexión con los pasos anteriores. Cuando te conectes y vuelvas a tu tablero, habrás terminado el proceso. Tu correo electrónico estará configurado para enviar y recibir mensajes con la aplicación de correos electrónicos de monday.com.

Nota: Por ahora, la aplicación solo funciona con cuentas de Gmail y Outlook.

Desconecta tu correo electrónico

¿Ya no deseas utilizar Correos electrónicos y actividades? No hay problema. Antes de desconectar monday.com de tu cuenta de Gmail o Outlook, asegúrate de eliminar la conexión del lado de monday.com.

Elimina la conexión a través de monday, accediendo primero al Centro de integraciones. Haz clic en "Integrar" en la esquina superior derecha del tablero y selecciona "Centro de integraciones". Desde allí, elige Gmail o Outlook y haz clic en una de tus integraciones:

Desde allí, haz clic en el ícono del bote de basura para desconectar tu conexión de correo electrónico:

 

Enviar correos electrónicos

¡Enviar correos electrónicos con la aplicación es muy fácil! Para comenzar, haz clic en el botón azul “Enviar correo electrónico” en la parte superior izquierda de la app:

Aparecerá la ventana de composición de correos electrónicos. Si tienes una columna Correo electrónico con una dirección en tu tablero, esa dirección se completará automáticamente en el campo “Para”. ¡Si no la tienes, no te preocupes! Puedes enviar un correo electrónico a cualquier dirección de correo electrónico. 

La aplicación contiene un editor de texto totalmente funcional para tus correos electrónicos. Puedes modificar el texto y cargar y adjuntar archivos, enlaces y más.

Si eliges “{} Columnas” en la esquina inferior derecha del editor, puedes obtener datos de cualquier columna de tu tablero. Esto es especialmente útil cuando creas una plantilla. También puedes adjuntar un archivo con el botón del clip para papel ubicado en la parte inferior izquierda del editor de texto.

Escribe tu mensaje y haz clic en “Enviar” para comenzar la conversación. Los correos electrónicos que envíes desde la aplicación se mostrarán en la carpeta Enviados del programa de correo electrónico.

Cada correo electrónico se guarda como borrador, por lo que no hay necesidad de preocuparse por alternar entre otras páginas y perder tu trabajo. Todo se guardará para ti cuando regreses a la página. 

Hacer un seguimiento de correos electrónicos

Si marcaste “Seguimiento del correo electrónico” en la parte inferior del editor, también verás confirmaciones de lectura dentro de la aplicación, lo cual te permitirá hacer el seguimiento de tus mensajes después de enviarlos.

En la esquina superior derecha de los mensajes que envíes, verás una indicación de si el mensaje fue abierto o no y cuántas veces.

Si deseas ver cuándo se abrió el mensaje, desplaza el cursor sobre el texto en la esquina superior derecha.

Nota: Todos los correos electrónicos se envían desde el servidor de tu cliente de correo electrónico.

Crear plantillas de correo electrónico

Para crear una plantilla, escribe el cuerpo del correo electrónico. Puedes usar el botón “{} Columnas” en la parte inferior derecha del editor de texto para agregar campos dinámicos a tu plantilla de correo electrónico. Los campos “{} Columnas” extraerán texto de las columnas de tu tablero. Es una excelente opción si envías constantemente el mismo correo electrónico de bienvenida, por ejemplo. Puedes aplicar una plantilla personalizada para un contacto nuevo, y el correo electrónico que envíes se personalizará según los campos de tu tablero.

Cuando hayas agregado texto al cuerpo de la plantilla de correo electrónico, haz clic en el botón “Plantillas” y selecciona “Guardar como plantilla nueva”. Podrás ponerle un nombre a tu plantilla y hacer clic en "Guardar".

Para usar la plantilla, crea un correo electrónico nuevo, haz clic en el botón “Plantillas” y elige el nombre de la plantilla que quieras aplicar.

Recibir correos electrónicos

¡Las respuestas se reciben en la aplicación Correos electrónicos y actividades! No recibirás una notificación sobre las respuestas en monday.com, a menos que configures una automatización desde la “Configuración de correo electrónico” de la aplicación o con el botón “Automatizar” en la parte superior derecha de la página de inicio de Correos electrónicos y actividades. Las respuestas aparecerán en tu cronograma, con las respuestas más nuevas visibles hacia la parte superior del cronograma.

Los correos electrónicos que recibas en la aplicación también se recibirán en la bandeja de entrada de tu cuenta de correo electrónico (es decir, en Gmail).

Una vez que hayas recibido un correo electrónico, puedes responder directamente desde la aplicación Correo electrónico y actividades. Para hacerlo, simplemente haz clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha del correo electrónico. Tienes la opción de:

• "Responder a todos" para enviar una respuesta a todos los destinatarios del correo electrónico (incluyendo a a quienes estén en CC o BCC en el correo electrónico), o,
• "Responder" para responder solo al remitente del correo electrónico

Configuración de correos electrónicos

Para acceder a la configuración del correo electrónico, haz clic en el ícono de engranaje en la parte derecha de la pantalla de inicio de la aplicación. Encontrarás siete categorías:

Gestionar cuentas

Aquí puedes elegir la dirección de correo electrónico que usarás con la aplicación. Marca o desmarca la casilla junto a tu dirección de correo electrónico para confirmar tu elección. Al hacer clic en el botón de Gmail o Outlook, puedes administrar las cuentas de correo electrónico que están conectadas a monday.com o agregar una cuenta nueva.

Si tu conexión ha sido desactivada, también puedes administrarla aquí. Si ves el mensaje de error “No se envió el correo electrónico”, tu conexión se ha desactivado:

Para volver a conectarte, haz clic en el botón Gmail o Outlook y luego haz clic en la dirección de correo electrónico que quieras volver a conectar. Sigue las instrucciones para conectar tus cuentas.

Registrar correos electrónicos salientes

Por defecto, la aplicación registrará los correos electrónicos salientes de tu programa de correo electrónico (es decir, Gmail o Outlook) en la aplicación. Si prefieres ver solo los correos electrónicos seleccionados en la aplicación, puedes marcar la casilla para registrar solo los correos electrónicos salientes que tengan la dirección de correo electrónico de la aplicación en CCO:

Los correos electrónicos en CCO se agregarán automáticamente a la aplicación. La aplicación revisar la dirección de correo electrónico en la columna de Correo electrónico de tu tablero para determinar dentro de qué elemento se registra el correo electrónico.

Si eliges “Crear un contacto nuevo si la dirección de correo electrónico del destinatario no existe en mi cuenta de monday.com”, se creará un elemento nuevo para cada dirección de correo electrónico nueva que contactes.

Configurar automatizaciones 

Uso compartido predeterminado

Tienes dos opciones en esta sección:

• Todos. Compartir todas tus conversaciones con otras personas en tu cuenta. Otras personas podrán ver todos los aspectos de tu cronograma.
• Solo yo. Mantener todas tus conversaciones privadas. Solo tú podrás ver las conversaciones.

De manera predeterminada, todas tus conversaciones serán visibles para "Todos". Independientemente de la configuración que elijas, el administrador de la cuenta podrá ver todas las conversaciones de cualquier miembro de la cuenta.

Firma de correos electrónicos

Haz clic en el botón “Crear firma” para configurar tu firma de correo electrónico. Al configurar la firma, podrás elegir que sea simple o HTML. Si eliges “Simple”, puedes usar el editor de texto para dar formato a tu firma. Si eliges HTML, puedes dar formato a tu firma usando HTML.

Debajo del compositor de firma, puedes marcar o desmarcar dos casillas:

1. Marca la casilla si quieres mostrar tu firma siempre cuando redactes un correo electrónico nuevo.
2. Marca la segunda casilla si quieres mostrar tu firma siempre cuando respondas a un correo electrónico.

Marca en los correos electrónicos

Por defecto, todos los correos electrónicos que envíes desde la aplicación tendrán el mensaje "Powered by monday.com" al pie del correo electrónico. Si compraste el plan Pro o Corporativo, puedes eliminar esta marca de tus correos electrónicos. Marca la casilla en esta configuración para eliminar todas las marcas.

No registrar nunca

Si agregas una dirección de correo electrónico a la lista de esta configuración, los correos electrónicos que envíes o recibas desde allí nunca se guardarán en tu cronograma. Puedes agregar todas las direcciones que quieras en la lista “No registrar nunca”.

Gestionar tus actividades

Dado que las relaciones con los clientes son más que solo correos electrónicos, también te hemos dado el poder de realizar un seguimiento de todas las actividades de los clientes con esta increíble aplicación. Desde reuniones hasta llamadas y más, registra cada interacción para ver un cronograma completo de los eventos en una sola vista concisa. Aquí puedes consultar cómo funciona. 

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre la integración de correo electrónico para Gmail o Outlook y la aplicación Correos electrónicos y actividades?

• La integración de correo electrónico usa modelos que envían plantillas de correo electrónico prediseñadas. Con la integración de correo electrónico, el intercambio de mensajes no puede ser improvisado. Debes planificar qué dirás con anticipación y crear una plantilla. Correos electrónicos y actividades admite texto libre y mucho más. Incluye seguimiento de correos electrónicos, una firma para Outlook, notas, actividades y un cronograma para mostrar todo.

Tengo problemas con la aplicación. ¿Qué puedo hacer para solucionar el problema?

• En muchos casos, solo necesitas restablecer la conexión. Puedes encontrar instrucciones sobre cómo restablecer la conexión en el artículo Error de conexión con Gmail.

¿Qué tan visibles son las comunicaciones para otros usuarios? Por ejemplo, ¿qué puede ver un invitado?

• Por defecto, la comunicación es visible para todos. Puedes gestionar tu configuración de privacidad en la sección de Ajustes.

¿Se puede usar la columna Archivo para extraer archivos y enviarlos a través de Correo electrónico y actividades?

• ¡Sí, puedes hacerlo! Primero, agrega un archivo a la columna Archivo. Cuando redactes un correo electrónico, haz clic en el icono de gancho de papel en la esquina inferior izquierda del compositor de correos electrónicos. Desplaza el cursor sobre “Desde la columna Archivo” y luego marca la casilla que está junto a los archivos que quieras adjuntar. Haz clic en el botón azul “Agregar archivos” para adjuntar los archivos a tu correo electrónico.

¿Se puede usar HTML en los correos electrónicos o en la firma del correo?

• ¡Sí! Consulta la sección Firma de correo electrónico de “Configuración de correo electrónico” para obtener más detalles.

¿Se puede usar el formato HTML en las plantillas?

• Por ahora no es posible, pero te pedimos que nos brindes tu opinión a continuación si es algo que quieres ver en el futuro.

¿Se puede agregar el asunto en una plantilla?

• Por ahora no es posible, pero te pedimos que nos brindes tu opinión a continuación si es algo que quieres ver en el futuro.

Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. ¡Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte!