Con la aplicación Correos electrónicos y actividades, tu equipo puede administrar cientos de relaciones con clientes desde monday.com. Cuando centralizas la comunicación, tu equipo pierde menos tiempo buscando los detalles de cada interacción. Con la aplicación Correos electrónicos y actividades, puedes enviar y recibir correos electrónicos, crear tus propias plantillas de correo electrónico, capturar notas de reuniones, eventos y mucho más. Todo en un solo cronograma optimizado visualmente.
Cómo instalar la aplicación
Para instalar la aplicación, ve al tablero donde te gustaría usarla. Luego, haz clic en el globo de diálogo para abrir la sección Actualizaciones de cualquier elemento:
Allí, selecciona “Agregar vista”:
En el Centro de vistas de elementos, desplaza el cursor sobre el icono de la aplicación Correos electrónicos y actividades y haz clic en “Agregar widget”:
Cómo enviar y recibir correos electrónicos
Correos electrónicos y actividades está diseñada para que enviar y recibir correos electrónicos sea mucho más fácil. Como esta aplicación tiene varias funciones para repasar, abajo encontrarás un menú de lo que cubriremos en esta sección.
En esta sección veremos los siguientes temas:
- Conectar tu correo electrónico
- Enviar correos electrónicos
- Recibir correos electrónicos
- Plantillas de correo electrónico
- Configuración de correos electrónicos
Conectar tu correo electrónico
Para conectar tu dirección de correo electrónico, elige “Enviar correo electrónico” en la esquina superior izquierda de la aplicación. Te pediremos que conectes tu cuenta de Gmail o Outlook:
Para este ejemplo, elegiremos Gmail. Al elegir cualquiera de las aplicaciones, se abrirá la integración interna:
Haz clic en “Conectar” y sigue las instrucciones para conectar tu cuenta con monday.com. Cuando conectes tu cuenta, deberás seleccionar “Permitir” para usar la aplicación:
Si aparece un mensaje de error en rojo cuando intentes conectar tu cuenta de correo electrónico, puede ser que esa cuenta en particular ya está conectada con otra cuenta de monday.com. Por ahora, solo puedes integrar tu dirección de correo electrónico de una cuenta de monday.com con un solo usuario de monday.com.
Si usas Gmail y tienes este problema, ve a la Verificación de seguridad de tu cuenta de Google y elige “Eliminar acceso” en “Acceso de terceros” para eliminar el acceso y volver a conectarte a otra cuenta de monday.com:
Sigue los pasos a continuación para revocar el acceso de terceros desde tu cuenta de Outlook.
Envío y seguimiento de correos electrónicos
¡Enviar correos electrónicos con la aplicación es muy fácil! Para comenzar, selecciona “Enviar correo electrónico” en el menú de la parte superior. Si tienes una columna Correo electrónico con una dirección en tu tablero, esa dirección se completará automáticamente en el campo “Para”. ¡Si no la tienes, no te preocupes! Puedes enviar un correo electrónico a cualquier dirección de correo electrónico.
La aplicación contiene un editor de texto totalmente funcional para tus correos electrónicos. Puedes modificar el texto y subir y adjuntar archivos.
Si eliges “{} Personalizar” en la esquina inferior derecha del editor, puedes obtener datos de cualquier columna de tu tablero. Esto es especialmente útil cuando creas una plantilla.
También puedes adjuntar un archivo con el botón ubicado en la parte inferior izquierda del editor de texto.
Escribe tu mensaje y haz clic en “Enviar” para comenzar la conversación. Los correos electrónicos que envíes desde la aplicación se mostrarán en la carpeta Enviados del programa de correo electrónico.
Si marcaste “Seguimiento del correo electrónico” en la parte inferior del editor, también verás confirmaciones de lectura dentro de la aplicación, lo cual te permitirá hacer el seguimiento de tus mensajes después de enviarlos. En la esquina inferior derecha de los mensajes que envíes, verás un icono de ojo que indicará si el mensaje fue abierto o no y cuántas veces. Desplaza el cursor sobre el texto para ver cuándo se abrió el mensaje:
Plantillas de correo electrónico
Para crear una plantilla, escribe el cuerpo del correo electrónico. Puedes usar el botón “{} Personalizar” en la parte inferior derecha del editor de texto para agregar campos dinámicos a tu plantilla de correo electrónico. Los campos “{} Personalizar” extraerán texto de las columnas de tu tablero. Es una excelente opción si envías constantemente el mismo correo electrónico de bienvenida, por ejemplo. Puedes aplicar una plantilla personalizada para un contacto nuevo, y el correo electrónico que envíes se personalizará según los campos de tu tablero.
Cuando hayas agregado texto al cuerpo de la plantilla de correo electrónico, haz clic en el botón “Plantilla” y selecciona “Guardar como plantilla nueva”. Podrás ponerle un nombre a tu plantilla y guardarla.
Para usar la plantilla, crea un correo electrónico nuevo, haz clic en el botón “Plantilla” y elige el nombre de la plantilla que quieras aplicar.
¡Las respuestas se reciben en la aplicación Correos electrónicos y actividades! No recibirás una notificación sobre las respuestas en monday.com, a menos que configures una automatización desde la “Configuración de correo electrónico” de la aplicación o con el botón “Automatizar” en la parte superior derecha de la página de inicio de Correos electrónicos y actividades. Las respuestas se almacenarán dentro de tu intercambio de correos electrónicos:
Los correos electrónicos que recibas en la aplicación también se recibirán en la bandeja de entrada de tu cuenta de correo electrónico (es decir, en Gmail).
Configuración de correos electrónicos
Para acceder a la configuración del correo electrónico, haz clic en el ícono de engranaje en la parte derecha de la aplicación:
Encontrarás siete categorías:
1. Gestionar cuentas conectadas
Aquí puedes elegir la dirección de correo electrónico que usarás con la aplicación. Marca o desmarca la casilla junto a tu dirección de correo electrónico para confirmar tu elección. Al hacer clic en el botón de Gmail o Outlook, puedes administrar las cuentas de correo electrónico que están conectadas a monday.com o agregar una cuenta nueva.
Si tu conexión ha sido desactivada, también puedes administrarla aquí. Si ves el mensaje de error “No se envió el correo electrónico”, tu conexión se ha desactivado:
Para volver a conectarte, haz clic en el botón Gmail o Outlook y luego haz clic en la dirección de correo electrónico que quieras volver a conectar. Sigue las instrucciones para conectar tus cuentas.
2. Registrar correos electrónicos salientes desde tu bandeja de entrada de Gmail/Outlook
Por defecto, la aplicación registrará los correos electrónicos salientes de tu programa de correo electrónico (es decir, Gmail o Outlook) en la aplicación. Si prefieres ver solo los correos electrónicos seleccionados en la aplicación, puedes marcar la casilla para registrar solo los correos electrónicos salientes que tengan la dirección de correo electrónico de la aplicación en CCO:
Los correos electrónicos en CCO se agregarán automáticamente a la aplicación. La aplicación revisar la dirección de correo electrónico en la columna de Correo electrónico de tu tablero para determinar dentro de qué elemento se registra el correo electrónico.
Si eliges “Crear un contacto nuevo si la dirección de correo electrónico del destinatario no existe en mi cuenta de monday.com”, se creará un elemento nuevo para cada dirección de correo electrónico nueva que contactes.
- Compartir todas tus conversaciones con otras personas en tu cuenta. Otras personas podrán ver todos los aspectos de tu cronograma.
- Mantener todas tus conversaciones privadas. Solo tú podrás ver las conversaciones.
- Marca la casilla si quieres mostrar tu firma siempre cuando redactes un correo electrónico nuevo.
- Marca la segunda casilla si quieres mostrar tu firma siempre cuando respondas a un correo electrónico.
6. Marca en los correos electrónicos
7. No registrar nunca
Si agregas una dirección de correo electrónico a la lista de esta configuración, los correos electrónicos que envíes o recibas desde allí nunca se guardarán en tu cronograma. Puedes agregar todas las direcciones que quieras en la lista “No registrar nunca”.
Programar actividades
Puedes usar Correos electrónicos y actividades para programar actividades y recordatorios de actividades. La aplicación simplifica este proceso. Sigue leyendo para obtener más información.
Elige “Nuevo” en la esquina superior izquierda de la página de inicio de la aplicación.Puedes elegir “Reunión” o “Agregar actividad personalizada”. Si eliges “Reunión” o una actividad personalizada, puedes ajustar la fecha y hora:
Y agrega notas debajo de la fecha y hora elegidas. Puedes usar el editor de texto para personalizar y dar formato a tus notas.
Registro de notas
Registra notas sobre reuniones y llamadas telefónicas para hacer el seguimiento de tus relaciones. Todas las notas son internas, lo cual significa que solo tú y tus compañeros de equipo pueden verlas.
Para registrar una nota, haz clic en el botón “Nuevo” en la esquina superior izquierda de la pantalla de inicio de la aplicación. Luego haz clic en “Nota” en el menú y comienza a escribir:
Haz clic en “Agregar” para agregar una nota a tu cronograma.
Cómo agregar actividades personalizadas
Con Correos electrónicos y actividades, hay tipos predeterminados de actividad para elegir. Puedes agregar una “Reunión”, redactar un “Resumen de llamada” y escribir una “Nota”. También puedes crear actividades personalizadas.
Para crear una actividad personalizada, haz clic en el botón “Nuevo” en la esquina superior izquierda de la aplicación. Desplaza el cursor sobre “Agregar actividad personalizada” para crear un tipo nuevo de actividad. Puedes nombrar la actividad como quieras. En este ejemplo, el tipo nuevo de actividad será “Contacto de control”. Para personalizar y distinguir aún más tu actividad nueva, puedes elegir el icono y el color del icono. Cuando hayas terminado, haz clic en “Guardar actividad”. Ahora, cuando hagas clic en el botón “Nuevo”, la actividad aparecerá como una opción en la parte inferior de la lista.
Para eliminar una actividad personalizada, desplaza el cursor sobre el nombre de la actividad en el menú “Nuevo”. Aparecerá un icono de papelera. Haz clic en el icono de la papelera para eliminar permanentemente la actividad personalizada. Solo puedes eliminar actividades personalizadas. No podrás eliminar los tres tipos de actividades originales.
¿Cómo navegar en el cronograma?
Puedes ver tu cronograma debajo de los botones “Nuevo” y “Enviar correo electrónico” en la parte superior de la aplicación. Tu cronograma se dividirá en dos partes: “Anterior” y “Próximo”. Los correos electrónicos y las notas estarán en la sección “Anterior”. Los eventos programados para una fecha futura aparecerán en la sección “Próximo”:
Haz clic en el icono de correo electrónico, evento o actividad para expandirlo.
Puedes filtrar el cronograma para ver solo los correos electrónicos, las notas, los eventos o las actividades que te interesen. Puedes elegir una fecha para tu filtro. También puedes elegir múltiples filtros para ver, por ejemplo, todos los correos electrónicos enviados dentro de un periodo de tiempo determinado.
Filtrar el cronograma
Los cronogramas de Correos electrónicos y actividades pueden contener correos electrónicos relacionados con el contacto que se hayan creado usando la aplicación en otro elemento. Con el filtro, también tienes la opción de filtrar la información creada en los elementos conectados.
Si quieres restablecer el filtro, elige “Borrar” para borrar tus selecciones.
Agrega correos electrónicos automáticos a tu cronograma
Puedes agregar los correos electrónicos automatizados salientes a tu cronograma con unos pasos simples. Primero, sigue las instrucciones en este artículo para configurar la aplicación Correos electrónicos y actividades y conectar tu dirección de correo electrónico. Luego, configura un modelo de integración de Outlook o Gmail en tu tablero.
Por último, cuando ejecutes la automatización, los correos electrónicos automatizados salientes se agregarán a tu cronograma de Correos electrónicos y actividades. El correo electrónico indicará que se envió “mediante una automatización”:
Configuración de la aplicación
La aplicación tiene cuatro configuraciones. Para encontrarlas, desplaza el cursor sobre el título de la pestaña Correos electrónicos y actividades. Cuando lo hagas, aparecerá un menú de tres puntos a la derecha del texto.
Si eliges “Agregar a mis favoritos”, la pestaña se moverá para que sea la segunda pestaña después de la pestaña Actualizaciones. También tienes la opción “Cambiar nombre” de la pestaña como quieras. Cuando elijas “Eliminar”, Correos electrónicos y actividades se eliminará de todo el tablero.
Si quieres mover Correos electrónicos y actividades a la primera pestaña para verla primero cuando abras la sección de actualizaciones, elige la opción “Establecer como predeterminado del tablero”. Si quieres eliminar esta aplicación como vista predeterminada, abre la configuración de otra pestaña y elige la opción para establecer esa pestaña como la predeterminada del tablero.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre la integración de correo electrónico para Gmail o Outlook y la aplicación Correos electrónicos y actividades?
- La integración de correo electrónico usa modelos que envían plantillas de correo electrónico prediseñadas. Con la integración de correo electrónico, el intercambio de mensajes no puede ser improvisado. Debes planificar qué dirás con anticipación y crear una plantilla. Correos electrónicos y actividades admite texto libre y mucho más. Incluye seguimiento de correos electrónicos, una firma para Outlook, notas, actividades y un cronograma para mostrar todo.
Tengo problemas con la aplicación. ¿Qué puedo hacer para solucionar el problema?
- En muchos casos, solo necesitas restablecer la conexión. Puedes encontrar instrucciones sobre cómo restablecer la conexión en el artículo Error de conexión con Gmail.
¿Qué tan visibles son las comunicaciones para otros usuarios? Por ejemplo, ¿qué puede ver un invitado?
- Puedes gestionar la configuración de privacidad en la sección de ajustes.
¿Se puede usar la columna Archivo para extraer archivos y enviarlos a través de Correo electrónico y actividades?
- ¡Sí, puedes hacerlo! Primero, agrega un archivo a la columna Archivo. Cuando redactes un correo electrónico, selecciona “Agregar archivos” en la esquina inferior izquierda. Desplaza el cursor sobre “Desde la columna Archivo” y luego marca la casilla que está junto a los archivos que quieras adjuntar. Haz clic en el botón azul “Agregar archivos” para adjuntar los archivos a tu correo electrónico.
¿Se puede usar HTML en los correos electrónicos o en la firma del correo?
- ¡Sí! Consulta la sección Firma de correo electrónico de “Configuración de correo electrónico” para obtener más detalles.
¿Se puede usar el formato HTML en las plantillas?
- Por ahora no es posible, pero te pedimos que nos brindes tu opinión a continuación si es algo que quieres ver en el futuro.
¿Se puede agregar el asunto en una plantilla?
- Por ahora no es posible, pero te pedimos que nos brindes tu opinión a continuación si es algo que quieres ver en el futuro.
¿Se pueden sincronizar actividades del tablero de actividades con el calendario de Google o Outlook? Y si se agregan actividades nuevas, ¿se sincronizarán automáticamente con el calendario?
- Puedes usar la integración de Calendario para sincronizar actividades individuales con el calendario. Sin embargo, las actividades que se agreguen al tablero después de la sincronización no se agregarán al calendario automáticamente. Estamos trabajado para que esto sea posible.
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