Con la nueva aplicación Presupuestos y facturas, puedes crear presupuestos y facturas en tu flujo de trabajo de monday.com y tenerlos listos en poco tiempo. Esta aplicación es perfecta para equipos de ventas, equipos de marketing, venta minorista y producción. ¡A cualquier equipo que gestione pedidos o servicios le resultará útil esta función!

 

Cómo instalar la aplicación

Para agregar la app a tu tablero, haz clic en la burbuja de diálogo para abrir la Sección de actualizaciones o abre la página del elemento de CRM si estás usando el producto monday sales CRM.

• Luego haz clic en el botón “+ Agregar vista” en la parte superior derecha de la sección de actualizaciones.
• Se abrirá el Centro de vistas de elementos y verás Apps hechas por monday. Elige "Quotes & Invoices" ("Presupuestos y facturas") pasando el cursor por encima de la aplicación y seleccionando el botón "+ Agregar al elemento":

 

Una vez que agregues la aplicación, haz clic en el botón azul "Crear documento" y luego verás la plantilla del documento en la Sección de actualizaciones del elemento:

Si lo deseas, puedes hacer clic en la palabra "Quote" ("Presupuesto") para cambiar el nombre del documento. Si estás creando una factura, este sería el lugar adecuado para cambiar el nombre del documento.

 

Agregar información de facturación

Para este ejemplo, vamos a crear un presupuesto para una empresa en nuestro tablero "Sales pipeline" (Flujo de ventas).

 

El presupuesto tiene dos partes. En primer lugar, se encuentran los campos "Facturar desde:" para la información de tu empresa. En segundo lugar, se encuentran los campos "Facturar a:" para la información del cliente. Al hacer clic en cada uno de estos encabezados, puedes editarlos para reflejar cualquier cosa que se ajuste a tu flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes cambiar los encabezados a tu idioma de preferencia. 

En nuestra plantilla de presupuesto, podemos agregar manualmente los detalles requeridos para los campos "Facturar desde:". Solo necesitamos agregar estos detalles una vez para que se reflejen en los campos "Facturar desde:" en este tablero.

Los campos debajo del encabezado "Facturar a:" no se pueden modificar manualmente. Para los campos "Facturar a:", podemos elegir rellenar los campos con datos de nuestro tablero o con datos de otro tablero conectado a través de la columna Conectar tableros. De cualquier manera, los campos debajo de "Facturar a:" deben completarse a partir de los datos creados por adelantado. 

 

Si prefieres rellenar los campos del documento con los datos de un tablero diferente, deberás agregar una columna Conectar tableros. Veamos cómo conectar un tablero. ⬇️

Ya que nuestro tablero de CRM tiene toda la información que necesitamos para completar este presupuesto, conectaremos este tablero. Así es como se ve nuestro tablero de CRM:

 

En nuestro tablero "Sales pipeline" (Flujo de ventas), la columna "En CRM" está conectada a nuestro tablero CRM:

Una vez que conectamos un elemento en el tablero de Flujo de ventas al elemento correspondiente en el tablero de CRM, podemos rellenar los datos del tablero de CRM en el presupuesto. Los datos del tablero conectado aparecerán debajo de los datos del tablero en la lista desplegable en la vista Presupuestos y facturas:

 

Agregar tu logotipo

Para agregar tu logotipo al documento, haz clic en el texto "Add company Logo" ("Agregar logotipo de la empresa"):

Esto abrirá una ventana donde podrás seleccionar una imagen de tu computadora. El logotipo que cargues será visible para la vista Presupuestos y facturas dentro de la sección de actualizaciones de cada elemento.

 

Agregar líneas y ajustes

1) Agregar una línea

Para agregar una línea de elementos a tu documento, desplázate hasta la parte inferior de la app de Presupuestos y facturas y haz clic en "Add line item" ("Agregar línea"). Para cada línea, puedes personalizar la descripción del elemento, la cantidad y el precio unitario. El total se completará automáticamente.

 

2) Agregar ajustes

Para agregar un descuento, IVA o una cuota, haz clic en "Add adjustment" ("Agregar ajuste"). Si prefieres agregar impuestos en lugar del IVA, puedes seleccionar IVA en el menú desplegable y ajustar el nombre del elemento. Los tipos de ajustes predeterminados (es decir, IVA o impuestos) se pueden cambiar en la configuración. Consulta la sección "Otras configuraciones" a continuación.

Todos los ajustes pueden ser un porcentaje o una cantidad fija. De forma predeterminada, todos los ajustes son un porcentaje, pero puedes cambiarlo usando la flecha desplegable junto al símbolo de porcentaje.

El total final, teniendo en cuenta el descuento y el IVA, se completará automáticamente.

 

Agregar notas y firma

En la parte inferior de la aplicación, tienes la opción de agregar una nota o solicitar una firma en el documento.

 

1) Agregar notas

Esta sección de notas se puede usar para agregar texto en el documento. Puedes personalizar la forma en que aparece el texto en tu documento final al ajustar las fuentes, los colores, la alineación y el formato. En este momento, no puedes agregar archivos.

 

2) Agregar firma

Si marcas la casilla "Agregar firma", se agregará una línea de firma y una línea de fecha al final del documento.

 

Otras opciones de configuración

Haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior izquierda de la aplicación para abrir los "Ajustes". La modificación de esta configuración cambiará los valores de ajustes predeterminados. Por ejemplo, si cambias el nombre del impuesto a "Impuesto" en lugar de "IVA", cuando hagas clic en "Agregar ajuste" verá "Agregar Impuesto" como predeterminado.

 

Las opciones de configuración son las siguientes:

1) Cambiar la moneda

Las unidades monetarias preestablecidas son dólares, euros y libras. También puedes elegir "Type your own" ("Escribe la tuya propia") en el campo a la derecha de los valores preestablecidos.

 

2) Cambia el nombre del impuesto

Puedes cambiar el impuesto para reflejar el tipo más utilizado para tus presupuestos y facturas.

 

3) Cambiar el tipo de tarifa

Las dos opciones de tarifas preestablecidas son "Shipping" (Envío) y "Handling" (Procesamiento), pero puedes ingresar cualquier tipo de tarifa que desees incluir como predeterminada en el campo "Type your own" ("Escribe la tuya propia").

 

4) Ajusta la marca que se muestra

En el plan Pro en adelante, puedes optar por eliminar la marca monday.com de tu documento terminado.

 

Vista previa y compartir

Para compartir el documento, puedes descargarlo y enviarlo como PDF a tus clientes. Antes de compartir, puedes obtener una vista previa del documento para asegurarte de que sea apropiado para tus necesidades, haciendo clic en la pestaña "Ver", como se muestra a continuación.

 

Ten en cuenta que si eliges obtener una vista previa del documento, no podrás volver a editarlo hasta que selecciones "Editar" en la parte superior de la aplicación.

Para descargar el documento, haz clic en el botón "Descargar" en la parte superior derecha de la aplicación y se descargará a tu computadora en formato PDF. Luego, puedes guardar el PDF, cambiarle el nombre y adjuntarlo a un correo electrónico para enviáselo a tu cliente.

¡Y así de fácil ha sido todo!

 

 

 

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