Cuando usas la plataforma monday IA, tienes acceso a dos herramientas potentes en tu arsenal: las automatizaciones y las integraciones.
Son herramientas increíblemente útiles que maximizan tus procesos de trabajo para que puedas concentrarte en lo más importante en lugar de tareas rutinarias que agotan tu tiempo valioso.
Ambas herramientas consumen acciones. Es importante comprender qué son las acciones, cómo funcionan y cómo controlar el uso.
En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre las acciones para las automatizaciones y las integraciones.
¿Qué es una acción?
Una acción es un componente principal del modelo de precios de monday.com. Puedes visitar nuestro artículo Precio de automatizaciones e integraciones para obtener más información sobre cómo las acciones afectan los precios.
Cada plantilla de automatización tiene un disparador y una acción (o múltiples acciones).
Veamos un ejemplo: "When a status changes to something, delete the item" (Cuando un estado cambia a algo, eliminar el elemento).
En este caso, el disparador es "Cuando un estado cambia a algo". La acción es "eliminar el elemento".
Entonces, cada vez que se elimina un elemento, se usa una acción. Si dispararas esta plantilla tres veces, se eliminarían tres elementos y eso contaría como tres acciones utilizadas.
¿Cuántas acciones utiliza una automatización?
En su mayor parte, disparar una plantilla de automatización resultará en usar una acción.
Sin embargo, hay un puñado de plantillas que darán como resultado múltiples acciones cada vez que se disparen. Aquí tienes algunos ejemplos:
Ejemplo 1: When status changes to something, create an item in board (Cuando un estado cambie a algo, crear un elemento en el tablero).
Si una plantilla mapea información a un nuevo elemento, las acciones se usan distinto que en otras plantillas. Cada vez que se mapee un elemento, si se mapean las columnas estado, etiqueta, personas, menú desplegable o actualización o la sección de actualizaciones, se contará como una acción. Además, se usará una acción para crear el elemento.
Veamos esta plantilla como ejemplo:
Si eliges usar esta plantilla y mapeas el elemento de la siguiente manera:
Cada vez que se activa la automatización, se utilizarán tres acciones. Esto se debe a que se mapean dos columnas Estado y se crea un elemento.
Ejemplo 2: Cuando un estado cambia a algo, notificar a los suscriptores del tablero
Cualquier plantilla de notificación se puede configurar para notificar a los suscriptores del tablero al equipo en vez de a un individuo:
En ese caso, se utilizará una acción para cada notificación enviada. Esto significa que, si tienes 6 suscriptores en tu tablero, se utilizarán 6 acciones cada vez que se ejecute esta automatización.
Ejemplo 3: Cuando el estado cambia a algo, enviar un e-mail a la columna Texto
La integración de Gmail o Outlook puede enviar un e-mail a una columna E-mail o una columna Texto. Mientras que una columna E-mail puede contener una dirección de e-mail, una columna Texto puede contener varias direcciones de e-mail. Estas integraciones también pueden enviar un e-mail a un equipo o a los suscriptores del tablero. Todas estas instancias resultarán en el uso de múltiples acciones.
Por ejemplo, esta plantilla:
Esta plantilla resultará en realidad en el uso de 2 acciones, porque la columna Nombre dice lo siguiente:
Ejemplo 4: Cada período de tiempo, crear un elemento
Cualquier plantilla que aparece "cada período de tiempo" es una plantilla perpetua. En el caso de la siguiente plantilla, se creará un nuevo elemento todos los días. Se utiliza una acción cada vez que se ejecuta esta plantilla y se crea un elemento.
Si las columnas estado, etiqueta, personas, menú desplegable o la sección de actualizaciones se mapean en la creación del elemento nuevo, cada acción cuenta como otra acción usada.
Plantillas personalizadas con más de una acción
Si estás creando una plantilla personalizada, es probable que la misma involucre múltiples acciones. Cualquier plantilla personalizada que crees contará para tu límite de acciones de Automatización. Incluso si la plantilla solo incluye bloques de integración, cualquier acción que resulte del disparo de la plantilla contará para tu límite de acciones de automatización.
¿Qué pasa si excedo mis acciones?
Límites de automatización e integración
Cada cuenta tiene un límite de acciones para automatizaciones e integraciones. Estos límites están determinados según el nivel del plan de precios. Ese límite se actualiza mensualmente. Para darte una idea de cómo funciona:
En el plan Estándar
En general, cuando creas una Automatización, cualquier acción utilizada contará para tu límite de Automatización. Cuando creas una Integración, cualquier acción utilizada contará para tu límite de Integración.
Sin embargo, cuando creas una plantilla personalizada que incluye bloques de automatización e integración, las acciones en esa plantilla cuentan para tu límite de automatizaciones.
Esto es cierto independientemente de los bloques que incluya tu plantilla. También es cierto para las apps de monday: las acciones que se consuman en relación con cualquier app de monday contarán para tu límite de automatizaciones.
Cuando superas tu límite
Como dijimos, las cuentas Standard reciben 250 acciones por mes. Te notificaremos los límites de uso de la siguiente forma:
La primera vez que alcances el límite de 250:
Recibirás una notificación por e-mail sobre el cambio de aplicación de la regla. Aún no se aplicará la regla. Tu deuda de acciones pasará al próximo ciclo.
La segunda vez que alcances el límite:
Los Contactos de facturación recibirán una notificación por e-mail y un banner en el tablero cuando hayas alcanzado el 50% del límite de acciones y de nuevo en el 80% del límite de acciones.
Cuando alcances el 100% del límite de acciones, recibirás un periodo de gracia de 72 horas antes de que se pausen las ejecuciones de automatización. Para que las automatizaciones sigan funcionando, puedes ampliar el plan y recibir más acciones o puedes esperar hasta que se renueve el cupo en el próximo ciclo.
Es posible usar tantas acciones que se agote el límite del mes actual y también el del mes siguiente. Esto significa que es posible empezar un mes con 0 acciones disponibles.
En ese caso, no podrás trabajar con automatizaciones durante todo el mes. En esta situación, te recomendamos ampliar tu cuenta al próximo nivel.
Para obtener más información sobre qué plan es el adecuado para ti, consulta nuestro artículo Precios de automatización e integración.
Seguimiento y control de acciones
Los contactos de facturación recibirán un e-mail cuando la cuenta se acerque a su límite de acciones. Sin embargo, puedes controlar la cantidad de acciones que tu cuenta usa en cualquier momento.
Para eso, ve al Centro del piloto automático y haz clic en la pestaña Uso en el menú de la izquierda. Allí podrás alternar entre el uso de las automatizaciones y las integraciones y controlar cuántas se usaron y cuántas quedan para el mes.
También puedes actualizar tu plan directamente desde esta página.
Acciones y precios
¿Puedo comprar acciones?
Por el momento, solo los clientes Enterprise pueden comprar acciones adicionales para su cuenta. Si tienes un Plan Enterprise, comunícate con tu contacto de monday.com para hablar sobre esto.
Si no tienes un Plan Enterprise, las únicas acciones disponibles para tu cuenta son las que se incluyen cuando compras tu plan.
¿Puedo pagar para reactivar mis acciones?
En este momento, no puedes pagar para que se reactiven tus acciones cuando se agotan.
Uso de acciones
Puedes ver el uso de acciones de las automatizaciones en tu cuenta para saber cuántas acciones ya se usaron y cuántas más se pueden usar.
Ve a la página de administración de monday haciendo clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha de la pantalla y haciendo clic en Administración.
Luego haz clic en la sección Estadísticas de uso en el menú del panel lateral izquierdo. Aquí puedes elegir qué tipos de acciones (automatizaciones o integraciones) quieres controlar.
Además, tienes la opción de descargar un archivo CSV de la lista de tus principales automatizaciones/flujos de trabajo, así como de tus principales tableros/flujos de trabajo y principales creadores. Para ello, haz clic en el icono de descarga ubicado en la esquina derecha de cada sección:
Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.