¿Cómo podemos ayudar?

Acciones de automatización e integración

 

Probablemente hayas escuchado la palabra "acción" en relación con las automatizaciones e integraciones y las apps de monday, pero ¿qué es exactamente una "acción"? La primera parte de este artículo te dará una explicación detallada.

La segunda parte de este artículo te enseñará cómo realizar un seguimiento y gestionar las acciones de tu cuenta. Sigue leyendo para saber más. 

 

¿Qué es una "acción"?

Cada modelo de automatización tiene un disparador y una acción (o múltiples acciones). Veamos un ejemplo: "When a status changes to something, delete the item" (Cuando un estado cambia a algo, eliminar el elemento).

En este caso, el disparador es "Cuando un estado cambia a algo". La acción es "eliminar el elemento". Entonces, cada vez que se elimina un elemento, se usa una acción. Si activaras este modelo tres veces, se eliminarían tres elementos y eso contaría como tres acciones utilizadas.

Cada cuenta tiene un límite de acción: uno para Automatizaciones y otro para Integraciones. Estos límites son un poco más complicados de lo que parecen. Para obtener más información sobre el límite de acciones de tu cuenta, lee la sección de este artículo "¿Qué sucede si excedo mis acciones?"  o echa un vistazo a la página de precios.

 

¿Cuántas acciones utiliza una automatización?

En su mayor parte, activar un modelo de automatización resultará en usar una acción.

Sin embargo, hay un puñado de modelos que darán como resultado múltiples acciones cada vez que se activen. Aquí tienes algunos ejemplos:

 

1. When status changes to something, create an item in board (Cuando un estado cambie a algo, crear un elemento en tablero).

Si una receta mapea información a un nuevo elemento, las acciones se utilizan de manera diferente que en otros modelos. Cada vez que se mapea un elemento, si se mapean las columnas Estado, Etiqueta, Personas, Menú desplegable o Sección de actualizaciones, cada una contará como 1 acción utilizada. Además, se utilizará una acción para crear el elemento.

Veamos este modelo como ejemplo:

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Si eliges usar este modelo y mapeas el elemento de la siguiente manera:

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Cada vez que se activa la automatización, se utilizarán 3 acciones. Esto se debe a que se mapean dos columnas Estado y se crea un elemento.

Nota: Para obtener más información sobre mapeo, consulta la sección "Mapeo de automatizaciones" del artículo Automatizaciones en monday.com.

 

2. When a status changes to something, notify board subscribers (Cuando el estado cambie a algo, notificar a los suscriptores del tablero).

Cualquier modelo de notificación se puede configurar para notificar a los suscriptores del tablero al equipo en vez de a un individuo:

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En ese caso, se utilizará una acción para cada notificación enviada. Esto significa que, si tienes 6 suscriptores en tu tablero, se utilizarán 6 acciones cada vez que se ejecute esta automatización.

 

3. When status changes to something, send an email to Text Column (Cuando el estado cambie a algo, enviar un correo electrónico a la columna Texto).

La integración de Gmail o Outlook puede enviar un correo electrónico a una columna Correo electrónico o una columna Texto. Mientras que una columna Correo electrónico puede contener una dirección de correo electrónico, una columna Texto puede contener varias direcciones de correo electrónico. Estas integraciones también pueden enviar un correo electrónico a un equipo o a los suscriptores del tablero. Todas estas instancias resultarán en el uso de múltiples acciones.

Por ejemplo, este modelo:

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Este modelo resultará en realidad en el uso de 2 acciones, porque la columna Texto dice lo siguiente:

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4. Every time period, create an item (Cada período de tiempo, crear un elemento).

Cualquier modelo que ocurra en "cada período de tiempo" es un modelo perpetuo. En el caso del siguiente modelo, se creará un nuevo elemento todos los días. Se utiliza una acción cada vez que se ejecuta este modelo y se crea un elemento.

Como en el ejemplo 1, si se mapean las columnas Estado, Etiqueta, Personas, Menú desplegable o Sección de actualizaciones en la creación del nuevo elemento, cada una contará como 1 acción utilizada.

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5. Modelos personalizados con más de una acción.

Si estás creando un modelo personalizado, es probable que el mismo involucre múltiples acciones. Cualquier modelo personalizado que crees, independientemente de si incluye o no bloques de integración, contará para tu límite de acciones de automatización. Incluso si el modelo solo incluye bloques de integración, cualquier acción que resulte de la activación del modelo contará para tu límite de acciones de automatización.

 

¿Qué pasa si excedo mis acciones?

Límites de automatización e integración

Cada cuenta tiene un límite de acciones para Automatización e Integraciones. Estos límites están determinados según el nivel del plan. Ese límite se actualiza mensualmente. Para darte una idea de cómo funciona:

En el plan Estándar: Si una cuenta supera su asignación de acciones dentro del mes, la cantidad de acciones adicionales utilizadas por encima del límite de 250 se deducirá de la asignación del mes siguiente. Por ejemplo, si se utilizaron 280 acciones de automatización en abril, habrá 220 acciones de automatización disponibles en mayo. 

Al principio de este artículo se describe un ejemplo simple del uso de acciones. En general, cuando creas una Automatización, cualquier acción utilizada contará para tu límite de Automatización. Cuando creas una Integración, cualquier acción utilizada contará para tu límite de Integración.

Sin embargo, cuando creas un modelo personalizado que incluye bloques de automatización e integración, las acciones en ese modelo contarán para tu límite de automatización. Esto es cierto independientemente de los bloques que incluya tu modelo. Esto también es cierto para las apps de monday; las acciones que ocurran en relación con cualquier app de monday contarán para tu límite de Automatización.

Cuando superas tu límite

Si estás a punto de exceder tu límite de acciones, el administrador recibirá una advertencia por correo electrónico cuando las acciones utilizadas para el mes estén al 50%, 75% y 100% del total de acciones disponibles.

 

Importante: Si tu cuenta llega al punto en que se han utilizado todas las acciones del mes actual, la cuenta bloqueará la capacidad de editar o agregar nuevas Automatizaciones / Integraciones. Verás la siguiente notificación: 

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En esa situación, te recomendamos cambiar a un plan superior. Para obtener más información sobre qué plan es el adecuado para ti, consulta nuestro artículo Precios de automatización e integración.

 

¿Cómo puedo hacer un seguimiento y controlar mis acciones?

Como mencionamos en la sección anterior, el administrador recibirá un correo electrónico cuando la cuenta se acerque a su límite de acciones.

Sin embargo, puedes monitorear en todo momento la cantidad de acciones que está usando tu cuenta. Para hacerlo, ve a cualquier tablero > haz clic en "Automatizaciones" o "Integraciones" > haz clic en la pestaña "Uso de la cuenta". Allí podrás ver la cantidad de acciones disponibles y usadas en tu cuenta en el mes en curso. 

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Para ver un mes diferente, puedes cambiar el rango de fechas desde el menú desplegable en la esquina superior derecha.

 

Acciones y precios

Las acciones son un componente principal de nuestro modelo de precios. Puedes obtener más información sobre cómo las acciones afectan los precios visitando nuestro artículo Precio de automatización e integración.

 

Si tienes dudas, usa el formulario de contacto para comunicarte con nuestro equipo. ¡Estamos disponibles las 24 horas y te ayudaremos con gusto!

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