¿Cómo podemos ayudar?

monday.com para la construcción

Cualquiera que haya abordado un gran proyecto comprende la importancia de estar bien organizados. Un flujo de trabajo exitoso para la construcción debe estar bien pensado y descrito de antemano, y debe hacer un seguimiento del progreso y el desarrollo a lo largo de los proyectos. Entonces, ¿qué hace que un excelente flujo de trabajo para la construcción se destaque? ¡Veamos un ejemplo de un flujo de trabajo para la construcción usando monday.com!

En esta guía repasaremos dos tableros interconectados que puedes usar para comenzar, y un útil tablero de contactos. El primer tablero, llamado "Descripción general de los proyectos", es un tablero general para recopilar todos los proyectos en ejecución y hacer un seguimiento de ellos. El segundo, llamado "Detalles de los proyectos", es un tablero específico que desglosa los detalles y el progreso de cada proyecto. El tercer tablero, llamado "Contratistas", es una lista de contactos que recopila a todos los contratistas externos para una colaboración fácil y fluida. 

¡Aprende acerca de estos tableros con nosotros y mira cómo se dispara tu productividad! 📈

Descripción general del proyecto

Debido a que tantos proyectos de construcción son tan polifacéticos y abarcan plazos y tiempos tan amplios, debemos ser capaces de ver el panorama general. Los tableros generales son una excelente manera de verificar el estado de proyectos complicados. En lugar de ver todos los detalles de nuestros proyectos, podemos echar un vistazo rápidamente a nuestro tablero "Descripción general de los proyectos" para tener conocimiento sobre lo más destacado de nuestros proyectos. 

Cada elemento de nuestro tablero es un proyecto diferente. Nuestro tablero organiza nuestros proyectos que actualmente están "En construcción" y los que ya están "Listos", clasificándolos en el grupo que representa su estado de trabajo ("En construcción" o "Listo"). La información sobre los proyectos se ingresa en las distintas columnas del tablero. 

 

 

Veamos algunas de las columnas que hemos utilizado para crear este tablero:

  • Columna nombre del elemento (primera columna del tablero): registra el nombre del proyecto, que puede ser un área, una dirección o un número de unidad.
  • Columna ubicación: agrega un enlace a la dirección del proyecto (hablaremos sobre esto más adelante en este artículo).
  • Columna personas: nos permite asignar el gerente responsable de cada proyecto.
  • Columna estado: para registrar el estado general de cada proyecto y los estados de cada fase de construcción.
  • Columna fecha: para registrar la fecha en que comenzó la construcción en cada proyecto.
  • Columna conectar tableros: conecta las vistas generales de nuestros proyectos con el elemento detallado correspondiente en nuestro segundo tablero, "Detalles de los proyectos".
  • Columna reflejada: muestra un reflejo de la columna progreso de nuestro segundo tablero.

 

Conectar y reflejar tus tableros

Las columnas conectar tableros y reflejada son columnas avanzadas que funcionan juntas para permitirte unir los dos tableros donde la información se cruza.

Aunque nuestro tablero "Descripción general de los proyectos" nos da una vista general del estado de muchos proyectos, nuestro tablero "Detalles de los proyectos" profundiza un poco más en cada uno de ellos. Para poder ver el resumen sin necesidad de tener toda la misma información detallada en nuestro tablero "Descripción general de los proyectos", hemos vinculado cada elemento de nuestro tablero general al tablero correspondiente utilizando la columna conectar tableros. Para resumir el estado de todas las fases de cada proyecto, hemos agregado una columna seguimiento de progreso en nuestro tablero "Detalles de los proyectos". Hemos profundizado aún más al agregar una columna reflejada para incrustar la columna seguimiento de progreso de nuestro segundo tablero. ¡Ahora podemos ver el estado de los proyectos sin tener que pasar de un tablero a otro!

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Automatiza tus flujos de trabajo

Para que nuestra vida sea un poco más fácil, y para asegurarnos de que nuestro tablero siempre esté actualizado, hemos agregado algunas automatizaciones útiles en nuestro tablero. 

La siguiente automatización mueve todos los proyectos terminados del grupo "En construcción" al grupo "Listo" ni bien la etiqueta se cambia a "Trabajo completado" ("Job completed") en la columna estado. 

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Sugerencia: Hay muchas otras automatizaciones útiles que hemos agregado a este flujo de trabajo, ¡así que asegúrate de revisarlas a todas! ¡También te recomendamos que visites nuestro Centro de Automatizaciones para ver los distintos modelos que ofrecemos! ¡Son totalmente personalizables para satisfacer todas tus necesidades!

 

Visualiza tus datos como quieras

Para obtener una perspectiva diferente, nuestro tablero está equipado con varias vistas de tablero para representar visualmente los datos sin procesar del tablero. Para este tablero, nuestras vistas de tablero dan más que nada una visión general de todos nuestros proyectos de construcción para que tengamos una impresión general de nuestro progreso.

Por ejemplo, la vista de carga de trabajo nos muestra la distribución de nuestras etiquetas de estado en todos nuestros proyectos. Contratamos a un subcontratista para el techado de nuestros proyectos y solo podemos programar dos proyectos diferentes por semana con nuestro especialista en techos. Usamos la vista de carga de trabajo para asegurarnos de que nuestros proyectos se extiendan a lo largo del cronograma de nuestro proyecto según la capacidad de carga de trabajo de cada semana. Una marca de verificación significa que hemos alcanzado nuestra capacidad semanal, y un círculo dentro de un círculo significa que podemos programar más trabajo durante esa semana en particular. De esta manera, podemos entender fácilmente el estado de todo y hacer cambios en nuestro horario y subcontratar a alguien cuando sea necesario. 

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La vista de mapa muestra un mapa del área, con marcadores que trazan la ubicación de los proyectos en construcción.  Podemos utilizar el mapa para planificar las entregas a cada sitio, comprender las distancias y la proximidad entre los sitios y calcular los tiempos de viaje.  

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¡Podemos hacer clic sobre cualquiera de nuestros marcadores para resaltar la dirección del proyecto, e incluso ver la ficha del elemento directamente en esta vista para ver más detalles!

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Detalles del proyecto

Ya hemos revisado una visión general de todas las actividades de nuestra empresa, así que ahora observaremos más de cerca cómo gestionar todas las pequeñas tareas que constituyen un proyecto de construcción. Podemos administrar exitosamente los detalles de nuestros proyectos de construcción al realizar un seguimiento de nuestro progreso, plazos y más, utilizando este tablero específico.

Nuestro tablero organiza cada proyecto (elemento) en grupos de acuerdo con la fase de construcción en la que se encuentra actualmente. Los grupos van desde proyectos "En construcción" y "En control de calidad", hasta "Listo" y "Próximamente". El tablero está lleno de detalles de los proyectos, incluido el estado de etapas específicas y sus plazos y los subcontratistas responsables de las etapas relevantes. 

 

 

  

Veamos algunas de las columnas que tenemos en este tablero:

  • Columna ubicación: vincula la dirección del proyecto.
  • Columna seguimiento de progreso: genera un gráfico con diseño de batería de todas las columnas estado en el elemento para mostrar el porcentaje del progreso general, como vimos reflejado en nuestro tablero "Descripción general de los proyectos".
  • Columna estado: para marcar el estado general del proyecto y de las fases individuales del mismo.
  • Columna personas: nos permite asignar el gerente y el especialista en control de calidad responsable de cada proyecto.
  • Varias combinaciones de columnas estado y columnas fecha configuradas en el modo plazo para indicar el estado de cada fase acompañada de su fecha límite.
  • Una combinación de una columna estado y una columna cronograma configuradas en modo plazo para indicar el estado de la instalación de armarios junto con el cronograma de la fase. 
  • Columna conectar tableros : conecta nuestra fase de armarios con el subcontratista correspondiente que trabaja en ello en nuestro tercer tablero, "Subcontratistas" (más información sobre esto más adelante en el artículo).
  • Columna archivo: para cargar archivos PDF, imágenes u otros documentos relacionados con el proyecto.

A medida que nuestro equipo de construcción avanza a través de las diferentes fases del proyecto, también cambian los estados de cada fase para representar su progreso. Ver el plazo al lado de cada fase ayuda a nuestro equipo a mantenerse concentrado y a cumplir nuestros objetivos. El uso de este tablero para actualizar exactamente en qué parte del proceso de construcción se encuentra nuestro equipo para cada proyecto promueve la transparencia y la comunicación dentro de nuestro equipo, al mismo tiempo que garantiza que los gerentes siempre conozcan el estado de todo. 

 

Haz que tus procesos sean dinámicos con las automatizaciones

Para asegurarnos de que nuestro flujo de trabajo sea fluido y no tenga interrupciones, hemos agregado algunas automatizaciones. 

La siguiente automatización notifica a nuestro equipo en sus notificaciones de campana cuando llega el plazo para nuestra fase de "Estructuras". De este modo, nos aseguramos de que nunca pasemos por alto un plazo y que podamos hacer todas las correcciones de última hora que necesitemos antes de pasar a la siguiente fase de nuestro proyecto. Podemos agregar una notificación idéntica y personalizarla para que nos notifique cuando se aproxime el plazo para cualquiera de nuestras otras fases críticas, como la instalación de armarios y la adquisición de permisos. 

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Otra automatización útil (que se muestra a continuación) cambia la etiqueta de la columna estado de nuestro proyecto a "QC" (control de calidad) cuando cambiamos la etiqueta de la fase final de nuestro proyecto, Control de calidad, a "En curso". Esta automatización nos ayuda a mantener actualizada toda la información de nuestro elemento para que no tengamos que seguir verificando la consistencia. Podemos agregar un modelo similar para actualizar la etiqueta de la columna estado de nuestro proyecto a "Listo" cuando finalice nuestra fase final, o "Detenido" cuando nos encontremos con un obstáculo en cualquiera de las fases. 

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 Transforma tu tablero

Para cada fase en nuestro tablero tenemos una fecha o plazo, para asegurarnos de que avanzamos en el camino correcto. Sin embargo, las fechas pueden ser difíciles de visualizar y siempre parecen estar un poco más lejos de lo que están en realidad. La vista de cronograma muestra todos nuestros elementos en un calendario de estilo gráfico, lo que nos permite visualizar todos nuestros plazos próximos y entender si nuestro equipo está al día con los proyectos o si necesita un poco de ayuda. 

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Si eres visual como nosotros, te encantará usar la vista de gráfico para revisar rápidamente tu información a simple vista. El gráfico de barras que hemos agregado debajo nos muestra la distribución de etiquetas en todos nuestros elementos en la fase de instalación de armarios. Con nuestro gráfico, podemos ver cuántos proyectos se completan, en comparación a cuántos están "retrasados por el proveedor" o "retrasados por los constructores". Podemos agregar tantos gráficos como necesitemos y personalizarlos exactamente como queramos, desde el tipo de gráfico (circular, de barras, de líneas y más) hasta elegir valores y columnas para los ejes X e Y.

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Subcontratistas 

Gestionar equipos y comunicarse internamente con ellos es fácil con los excelentes tableros de gestión de proyectos que te hemos mostrado. Sin embargo, cuando involucramos a partes externas, la comunicación y la gestión pueden ser un poco más complicadas. Para que la comunicación con nuestros valiosos subcontratistas sea un poco más fácil, hemos creado un tablero de contacto para hacer un seguimiento de todos y de los trabajos de los que son responsables. El tablero está organizado en contratistas de estructura y de servicios, e incluye el tipo de trabajo que realizan, su dirección de contacto, número de teléfono y dirección de correo electrónico, y un "Registro de subcontratistas" que nos muestra cuándo comenzamos a trabajar juntos.

 

  

En nuestro tablero anterior, "Detalles del trabajo", hemos agregado una columna conectar tableros, que conecta la fase de instalación de armarios de cada proyecto con el subcontratista responsable de la instalación. Si alguna vez tenemos un problema con los armarios, podemos hacer clic en el enlace y abrir la ficha del elemento del subcontratista. ¡Esto nos brinda toda la información que necesitamos para contactarlo rápidamente!

 

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¡Podemos crear enlaces similares para cualquiera de nuestros subcontratistas además de la fase de construcción para la que están contratados! 

 

Agregar un panel

Puedes crear un panel conectado a tus tableros de flujo de trabajo para la construcción (y a cualquier otro tablero relevante) para obtener una vista general de tus proyectos de construcción con aplicaciones y widgets.  Veamos algunos widgets que podrían ayudarnos a obtener una vista general de nuestros proyectos:

  • El widget de cronograma nos muestra el intervalo de tiempo de nuestros proyectos en un calendario completo. Los elementos están codificados por colores que corresponden a los tableros a los que pertenecen. ¡Así sabemos a qué tablero recurrir obtener más detalles!

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  • ¡El widget de gráfico genera gráficos en función de los datos en los tableros! El primer gráfico (a la izquierda) nos muestra el desglose de la columna estado en el tablero "Detalles de los proyectos", lo que nos da una vista general del estado de todo en nuestro tablero.
  • El segundo gráfico es un widget de batería, el cual nos brinda una representación general de cuántos proyectos se completaron y cuántos están en proceso.

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  • El widget Board to Globe (del tablero al globo) es un globo terráqueo interactivo que refleja los datos de geolocalización de las columnas ubicación de nuestros tableros. 

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Sugerencia:  ¡Asegúrate de consultar nuestro Centro de paneles para obtener ayuda para crear un excelente resumen visual de tu flujo de trabajo lleno de aplicaciones y widgets!

 

 

Sé creativo

Estos tres tableros tienen como objetivo ser un punto de partida para ayudarte a traducir tu flujo de trabajo a un flujo de trabajo de monday.com. Puedes usar estos mismos tableros en tu flujo de trabajo si son adecuados para ti y tu equipo, ¡pero no tengas miedo de experimentar y probar todas las funciones increíbles de monday.com! ¡Asegúrate de ver otras plantillas prediseñadas y explora el Centro de columnas para ver todas las formas en las que puedes usar las columnas como si fueran bloques de construcción para que tu tablero sea único! ¡Puedes crear tus propias automatizaciones y habilitar integraciones para reforzar la conexión entre los distintos puntos de tu flujo de trabajo!

 

 

 

Si tienes más preguntas, no dudes en comunicarte con el equipo de éxito del cliente a toda hora. Con gusto te ayudaremos :)