¿Listo para tomar el control de tus proyectos? En este artículo, te mostraremos cómo gestionar cada paso del ciclo de vida de tu proyecto con monday.com: desde la recopilación de ideas y su aprobación hasta la planificación, la ejecución y el seguimiento del progreso con facilidad. En el camino, monday IA puede apoyar el trabajo de tu proyecto de forma integral, incluida la planificación, la organización y el avance del trabajo entre tableros y flujos de trabajo.

Recopilar ideas de proyectos con formularios

WorkForms facilita la recopilación de ideas, sugerencias o solicitudes de proyectos en un solo lugar. Cualquier persona, ya sean compañeros de equipo, gerentes o partes interesadas externas, puede enviar un formulario con información clave para evaluar la necesidad comercial de la idea. Todo aparece automáticamente en el grupo “Nuevas solicitudes” del panel de aprobación de proyectos.

Configura tu tablero de aprobación de proyectos 

¡A continuación: organizar las ideas entrantes! El tablero "Canal de aprobación de proyectos" es la base de tu flujo de trabajo de gestión de proyectos. Te ayuda a centralizar todas las nuevas ideas de proyectos en un solo lugar, revisar cada solicitud, asignar gerentes de proyectos, definir presupuestos y aprobar los proyectos que avanzan.

Las ideas enviadas a través del formulario se capturan en el primer grupo del tablero y pasan por diferentes etapas de aprobación. Las columnas del tablero representan detalles importantes para ayudar a los tomadores de decisiones a evaluar cada propuesta.

Construir un tablero de descripción general del proyecto

Cuando los proyectos se aprueban, es momento de darles seguimiento desde una perspectiva más amplia. El tablero de resumen general de proyectos te muestra cómo tus proyectos aprobados se alinean con los objetivos comerciales más amplios. Este tablero se completa automáticamente con los proyectos aprobados desde nuestro tablero de proceso de aprobación de proyectos.

Para conectar tu proceso de aprobación con el tablero de vista general, configura una automatización entre tableros. Esta automatización se dispara cuando el estado de aprobación de un proyecto cambia a “Aprobado”, lo que crea automáticamente un nuevo elemento en el tablero general para comenzar el seguimiento.

Se creará automáticamente un nuevo elemento en el tablero de vista general del proyecto, en el grupo “Próximos proyectos”. Con la ayuda de las automatizaciones, tu proyecto pasará por los diferentes grupos según su estado.

Crear y gestionar tableros de proyectos específicos

¡Veamos los detalles! Si bien el tablero general te brinda control estratégico, cada proyecto también necesita su propio espacio de trabajo para gestionar el día a día. Esto requiere un tablero específico exclusivo. 

De vuelta, se usarán automatizaciones para crear un tablero específico para cada proyecto. Cuando una fase del proyecto cambie a “Planificación” en el tablero de vista general del proyecto, se creará un tablero de proyecto específico completo a partir de una plantilla. Este se convierte en el espacio de tu equipo para programar, asignar y gestionar el trabajo.

Supongamos que estás lanzando un “Proyecto Bot”. el tablero específico, generado a partir de la plantilla, dividirá el proyecto en entregas más pequeñas y te ayudará a gestionar plazos, recursos y presupuestos. Veamos en detalle cómo se puede implementar cada uno con las diferentes funciones del tablero.

Gestiona cronogramas con herramientas de programación

Dependencias 

Las dependencias te ayudan a vincular tareas relacionadas y a mantener todo sincronizado. Elige entre diferentes tipos de dependencias (FS, SS, FF, SF) y modos de respuesta (Flexible, Estricto o Sin acción) según cómo quieras que los elementos reaccionen a los cambios.

Gráfico de Gantt

Las dependencias se pueden visualizar con la vista de Gantt, donde las líneas de flecha conectan tareas que dependen entre sí. Puedes personalizar la vista para resaltar prioridades y metas para facilitar la navegación.

Cronograma planificado vs. cronograma real

Haz el seguimiento de los cronogramas planificados vs. los reales con una columna cronograma para el plan del proyecto y una columna fecha para medir la fecha real de finalización. Usa la automatización para establecer la fecha de finalización real cuando la columna estado de una tarea cambie a “Listo”.

Para analizar los retrasos, agrega una columna fórmula que calcule la diferencia entre las fechas planificadas y reales por cada elemento. Luego podemos usar estos datos en diferentes informes para entender mejor nuestro proceso de planificación. 

Hitos

Marca las metas clave directamente en el cronograma. Aparecerán como diamantes en las vistas de cronograma y de Gantt, lo que ayudará a tu equipo a detectar los principales puntos de control de un vistazo.

Gestionar el esfuerzo del equipo, la carga de trabajo y los costos

Gestión de recursos 

Usa la vista de carga de trabajo para visualizar la capacidad de cada miembro del equipo. Así evitas la sobrecarga y garantizas que todos trabajen de manera eficiente en todo el proyecto.

Gestión de costos 

Un presupuesto bien gestionado mantiene todo en orden. Agrega una columna números para capturar los gastos de cada tarea y una columna menú desplegable para clasificar los tipos de costos:

Luego, usa una vista de gráfico para desglosar los costos por tipo o comparar los gastos con el presupuesto aprobado con un gráfico de barras.

¡Y eso es todo! Todos los requisitos necesarios para configurar tu tablero de proyecto específico: ¡ahora puedes gestionar tu calendario, carga de trabajo y costos, todo en un solo lugar!  

Obtén datos con paneles

Ahora es el momento de ver el panorama general. Los paneles te brindan una descripción general clara y visual de las métricas clave del proyecto y mantienen a tu equipo alineado.

Haz clic para ver los widgets que puedes utilizar:

• Widget de cronograma para visualizar las fases del proyecto
• Widget de gráfico circular para hacer seguimiento del estado de todos los proyectos
• Widget de carga de trabajo para supervisar la capacidad del equipo
• Widget de gráfico de barras para comparar el presupuesto con los gastos reales

Resumen 

Para resumir el flujo de trabajo de nuestra gestión de proyectos: 

• Las ideas de proyectos se envían a través de WorkForms y se revisan en el tablero de aprobación de proyectos.
• Los proyectos aprobados se agregan automáticamente al tablero de descripción general para hacer un seguimiento del progreso mediante la automatización entre tableros.
• Cuando una fase del proyecto pasa a "Planificación", se crea un tablero específico nivel a partir de una plantilla y se notifica al PM.
• El equipo del proyecto utiliza el tablero específico para gestionar cronogramas, recursos y presupuestos durante la ejecución.
• Un panel general dedicado mantiene todo visible, medible y encaminado.

Y así, ¡tendrás todo lo que necesitas para llevar tus proyectos desde la idea hasta la ejecución, todo con monday.com!