Ya sea en el sector de tecnología, construcción o hardware, gestionar el ciclo de vida de tu proyecto desde la conceptualización hasta su finalización puede ser todo un desafío. Como gestor de proyectos, se te asignará un proyecto, deberás establecer prioridades, alinear todos tus objetivos y gestionar tus recursos a lo largo de las diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto. Además, deberás comunicar los resultados a los grupos de interés internos y externos. 

En esta guía, te explicaremos cómo usar monday.com para optimizar el ciclo de vida entero del proyecto y sus etapas. Te mostraremos cómo crear un proceso de aprobación, un tablero general del programa (que consta de una colección de proyectos) y el tablero específico de cada proyecto. Analizaremos las vistas y los paneles que te ayudarán a monitorear y controlar mejor el progreso del proyecto (todo esto interconectado gracias a las automatizaciones de monday.com). 

 

 

Configura tu tablero de aprobación de proyectos 

El pilar de nuestro proceso será el tablero de aprobación de proyectos. Este tablero creará un proceso optimizado para reunir todas las ideas y proyectos futuros. Permitirá que las partes interesadas revisen las necesidades comerciales de cada proyecto, para determinar un presupuesto para el proyecto, asignar el gestor del proyecto y dar luz verde para avanzar una vez aprobado. Este tablero será útil si estás trabajando en proyectos contractuales, o si lo usa un comité para aprobar sugerencias internas de los empleados de la empresa.

Este tablero está configurado para que todas las solicitudes nuevas se reciban y luego se pasen a los diferentes grupos o etapas a medida que se revisan y aprueban. Las columnas incluyen detalles de cada proyecto que son importantes para decidir si se aprueba o rechaza el proyecto.

 

Recopilación de ideas de proyecto a través de formularios

Los WorkForms de monday.com ayudan a optimizar el proceso de recopilación de ideas, sugerencias o solicitudes en un solo tablero. Gracias a la vista de formulario, cualquier parte interesada (miembros del equipo, gestores o hasta usuarios externos) puede agregar sus ideas sobre el proyecto simplemente completando los campos obligatorios que ayudarán a evaluar la necesidad comercial de cada proyecto.

Una vez que se agregue una idea nueva a través del formulario, esta se agregará automáticamente al grupo "New Requests" (Solicitudes nuevas) que se encuentra en la parte superior del tablero de aprobación de proyectos.

 

Cómo crear el tablero general de tu programa 

Una vez que se aprueben todos los proyectos, tendremos que enumerarlos para poder hacer un seguimiento de ellos y no perdernos ni un detalle. El tablero general del programa es de gran ayuda en este caso. Si bien los proyectos son temporales y puntuales, los programas contienen varios proyectos interconectados. El tablero general del programa se construirá de una manera que ayuda a visualizar si todos los proyectos aprobados se encuentran en el camino correcto para lograr los objetivos comerciales más grandes.

Este tablero se construirá directa y automáticamente a partir de los proyectos aprobados en nuestro tablero de aprobación de proyectos. ¡Sigue leyendo para saber cómo se hace!

 

Integración con el tablero general del programa

Para que colaboración sea fluida entre el tablero de aprobación de proyectos y el tablero general del programa, agregaremos una automatización. Las automatizaciones son útiles para mantener los flujos de trabajo alineados y sin complicaciones. Además te ahorran tiempo en pasos manuales innecesarios. 

La primera automatización entre tableros que usaremos es para crear un elemento en el tablero general del programa con toda la información relevante, una vez que se haya aprobado la idea de proyecto propuesta en el tablero de aprobación de proyectos. Esta automatización se activará cuando la etiqueta de estado se cambie a "Approved" (Aprobado).

 

 

Una vez que se cree el elemento nuevo en el tablero general del programa, se moverá entre los diferentes grupos para indicar su naturaleza (es decir, proyectos próximos, actuales o completados). También se moverá automáticamente y según corresponda a diferentes grupos en el tablero con la ayuda de las automatizaciones cuando se cambie la columna estado "Project phase" (Fase del proyecto). Por ejemplo, cuando el estado de "Fase de proyecto" cambie a "Completed" (Completado), se moverá al grupo "Completed projects" (Proyectos completados). 

 

 

Gestión y seguimiento de cada proyecto en un tablero específico

El tablero general del programa que acabamos de ver es ideal para tener un panorama general y asegurarnos de que estemos trabajando para lograr un objetivo común en todos nuestros proyectos. Sin embargo, no es el lugar indicado para que los gestores del proyecto y el equipo gestionen y realicen un seguimiento de las actividades del proyecto relacionadas con la gestión del calendario, el esfuerzo y los costos. Esta tarea requiere un tablero específico. 

Para crear este tablero específico, las automatizaciones serán de gran ayuda nuevamente. Cuando el estado de "Fase del proyecto" en el tablero general del programa cambie a "Planificación", se creará una plantilla completa del tablero del proyecto. Este tablero se creará directamente dentro de una carpeta exclusiva llamada "projects" (proyectos). Desde este tablero de plantilla del proyecto, los gestores del proyecto pueden comenzar a profundizar en los detalles y avanzar en el proyecto.

 

 

 

Echemos un vistazo al tablero específico de proyectos que acabamos de crear, al que llamaremos "Proyecto Romeo" para nuestro propósito.

aquí

 

Tablero específico: Project Romeo

El tablero específico que se creó a partir del tablero general del programa permite que el gestor de proyectos y el equipo puedan ver componentes más pequeños o paquetes de trabajo gracias a un desglose centrado en resultados a obtener del proyecto. En este tablero se pueden ver todos los aspectos relacionados con la gestión del calendario, el esfuerzo y los costos. Vamos a analizarlos para ver cómo cada uno se puede implementar en el tablero con la ayuda de diferentes funciones del tablero.

 

• Gestión del calendario 

¿Cómo establecer valores de referencia y dependencias?

La columna cronograma en este tablero nos ofrece la capacidad de planificar la referencia de nuestro proyecto, el plazo planificado en el que queremos completar el proyecto. Nos brinda una forma de visualizar y así comprender cómo cada una de las actividades que conforman el proyecto se organizan en relación con el tiempo. Podemos usar la columna dependencia, llamada "Predecessor" (Precursor) para conectar las diferentes actividades del cronograma en caso de cambios futuros: un cambio en una actividad causará un cambio en otra.

 

Planificado versus real 

Ahora que hemos establecido nuestra referencia, es probable que haya cambios en los cronogramas de diferentes actividades. Para medir nuestros valores de referencia planificados en comparación con la fecha real de finalización, creamos una automatización. Esto nos ayudará a documentar la fecha real de finalización cuando la columna estado de la actividad cambie a "Listo".

 

Una vez que las fechas de finalización están completadas, podemos usar una columna fórmula para reflejar el tiempo de anticipación o retraso de cada actividad y luego usarla para elaborar diferentes informes y así conocer mejor nuestro proceso de planificación. 

 

 

Hitos

Los hitos son puntos específicos en el cronograma del proyecto. Es importante distinguirlos de otras actividades, por lo que, por esa razón, hacemos una distinción clara al agregarlos a nuestro tablero y cronograma. Se pueden establecer hitos fácilmente al hacer clic en una fecha específica de la ventana emergente del cronograma y luego en "Establecer como hito". Los hitos se pueden visualizar claramente en la vista de cronograma y en el tablero porque tienen un diamante.

 

 

Gráfico de Gantt

Configurar nuestro tablero de esta forma nos permite presentar el Gráfico de Gantt del proyecto con sus diferentes fases y distinguir visualmente los hitos para no confundirlos con otras actividades comunes. Para hacerlo, se puede agregar la vista de Gantt y organizarla por actividades e hitos por grupo.

En el Gráfico de Gantt, los hitos se distinguirán según la fase del proyecto con íconos. 

 

• Gestión del esfuerzo o de la carga de trabajo 

Los gestores de proyecto necesitan alguna forma de estructura para planificar y sumar el esfuerzo que se necesita para cada actividad por parte del equipo, y para poder identificar obstáculos e impulsar el progreso del proyecto. 

Con la ayuda de la vista de carga de trabajo, podemos ver la gestión del esfuerzo prevista según cada miembro del equipo para todo el proyecto. Se puede ver a quién se le han asignado demasiadas tareas y quién no ha recibido suficientes, y así ajustar las cargas de trabajo de los miembros según corresponda.

 

 

• Gestión de costos 

¿Cómo realizar un seguimiento de los gastos reales? 

Es fundamental que los gestores del proyecto realicen un seguimiento de los diferentes gastos del equipo, que segmenten estos gastos y se aseguren de que no se exceda el presupuesto aprobado para el proyecto. Para realizar un seguimiento efectivo de los gastos, hemos agregado una columna números en el tablero de Project Romeo para que refleje los diferentes gastos para cada actividad, así como también una columna menú desplegable para hacer un seguimiento del "Tipo de costo". 

 

 

Gráfico

Las dos columnas mencionadas anteriormente (Gastos y Tipo de costo) nos ayudarán a analizar mejor nuestros costos en términos de segmentación de costos. Se puede realizar un análisis usando la vista de gráfico, configurándola para mostrar el desglose de costos según su tipo.

 

 

Con el gráfico de línea, también podemos ver los costos acumulados en comparación con el presupuesto aprobado.

 

 

¡Y eso es todo! Estos son todos los requisitos necesarios para configurar el tablero específico del proyecto. Ahora puedes encargarte de la gestión del calendario, de la carga de trabajo y de los costos en un solo lugar.  

 

Obtén información de todos los aspectos del proyecto gracias a los paneles

Los paneles son una forma excelente de mostrar todas las métricas importantes en un solo lugar. Te permiten mantener a tu equipo enfocado y motivado en metas generales e impulsar la productividad del proyecto. 

En nuestro "Panel del proyecto", usamos los siguientes widgets para mostrar información relevante:

• Widget de descripción general: para reflejar el progreso general del proyecto según el cronograma y los estados "Listo" de las actividades. 
• Widget de cronograma: para mostrar el cronograma entero del proyecto agrupado según sus diferentes fases.
• Widget de números filtrados: para indicar el tiempo promedio de anticipación o retraso de las fechas planificadas en relación con las fechas de finalización reales.
• Widget de gráfico circular: para reflejar el porcentaje de actividades completadas "A tiempo" o "Retrasadas".

• Gráfico de barras acumulativo: para realizar un seguimiento de los gastos acumulativos a lo largo del proyecto.
• Widget de gráfico circular: para mostrar un desglose de los gastos por tipo.

• Widget de carga de trabajo: para realizar un seguimiento de la carga de trabajo de los diferentes miembros del equipo según su esfuerzo esperado y el cronograma de actividades.
• Widget de gráfico de barras: para comparar el esfuerzo planificado en relación con el esfuerzo real que se necesita en diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto.

 

Resumen 

Para resumir el flujo de trabajo de nuestra gestión de proyectos: 

• Los proyectos se envían a la plataforma usando formularios de monday.com, y luego se revisan y aprueban en el tablero de "Aprobación de proyectos".
• Las automatizaciones entre tableros generan los proyectos aprobados en el tablero general para que el equipo tenga una visión general de todos sus proyectos. 
• Cuando el estado del proyecto cambia a "Iniciando" en el tablero general del programa, automáticamente se crea un tablero específico del proyecto en la carpeta del proyecto y se envía una notificación automática al gestor del proyecto que corresponda. 
• El tablero específico del proyecto le servirá al equipo para gestionar sus diferentes paquetes de trabajo y para medir la ejecución de sus actividades en los campos de gestión de calendarios, gestión de costos y gestión de carga de trabajo.
• El equipo de cada proyecto también podrá documentar sus riesgos en el "Registro de riesgos del programa" y utilizarlo para monitorear y analizar cada riesgo y brindar una respuesta a cada uno de ellos.
• El equipo del proyecto tendrá un "Panel de proyecto" específico que reunirá todos los aspectos críticos de los proyectos sobre los que se debe realizar un seguimiento durante las fases de Ejecución, Monitoreo y Control. 

 

¡Y eso es todo! Ya estás listo para comenzar a usar monday.com para la gestión de proyectos. 

 

 

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