¿Cómo podemos ayudar?

Trabaja de manera remota con monday.com

 

Cada vez son más los equipos que trabajan de manera remota últimamente. Existen varios aspectos para considerar a la hora de trabajar de manera remota: la gestión del calendario de tu equipo, la comunicación en las plataformas y el mantenimiento de la cultura de la empresa. Como tienes tanto que considerar, te invitamos a que dejes que monday.com aliviane tu tarea.

 

Gestiona el calendario de tu equipo

Lo primero que necesitas saber es quién trabaja y cuándo lo hace. En el caso de los equipos remotos, es posible que los miembros estén repartido en distintas zonas horarias. Sugerimos que crees un tablero para planificar los turnos semanales.

En este ejemplo, cada elemento es un día. Cada columna es una columna de Personas. Al identificar cada columna de Personas con un turno y las horas asociadas a él, tu equipo puede obtener una visión rápida de cuándo se espera que estén trabajando y quiénes están trabajando al mismo tiempo:

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También puedes hacer un seguimiento de las necesidades de los miembros del equipo y su disponibilidad usando este tablero: 

week2_1.png

En este ejemplo, la columna "Minimum Staff Needed" ("Personal mínimo necesario") es una columna de Números. La columna "Total Employees" ("Empleados totales") es una columna de Fórmula que cuenta los empleados de todos los segmentos del calendario usando esta fórmula:

{8-5 EST//9-6 CST//5-4 PST#Count}+{9-6 EST//8-5 CST//6-3 PST#Count}+{10-7 EST//9-6 CST//7-4 PST#Count}+{11-8 EST//10-7 CST//8-5 PST#Count}+{PTO/OOO#Count}

 Y la columna "Out" ("Fuera") es una columna de Fórmula que cuenta el número de empleados en la columna "PTO/OOO" (Tiempo personal, Fuera de la oficina) usando esta fórmula:

{PTO/OOO#Count}

 

Puedes agregar una tercera columna de Fórmula que cuenta a los empleados programados ("Empleados totales" menos "PTO/OOO") y compara ese número con el número mínimo de empleados que se necesitan para seguir operando. Esta información te permitirá obtener una lectura rápida de la cantidad de personal con el que cuentas.

En este ejemplo, la columna de Fórmula dice "CRITICAL" ("Crítico") cuando el número de personas programadas no es suficiente para satisfacer las necesidades de la empresa. La fórmula mostrará las palabras "Check Staffing" ("Revisar personal") cuando el número de personas programadas esté dentro del 10 % de lo considerado crítico:

week3.png

La fórmula usada en la columna "Staffing?" ("¿Personal?") es:

IF(IF(AND(MINUS({Total Employees},{Out})<ADD({Minimum Staff Needed},(DIVIDE(MULTIPLY({Minimum Staff Needed},10),100))),MINUS({Total Employees},{Out})>{Minimum Staff Needed}),"true","false")="true","Check Staffing",IF((MINUS({Total Employees},{Out}))<{Minimum Staff Needed},"CRITICAL","normal"))

Si tienes la columna de Fórmula en tu tablero, gestionar el calendario de tu equipo debería ser muy fácil. 🎉 

 

 

Comunicar

La habilidad más importante para poner en práctica cuando trabajas de manera remota es la comunicación. Para ello es fundamental contar con las herramientas que necesitas para hacerlo de forma clara y sencilla. Por esta razón, creamos la sección de Actualizaciones.

  • Sección de actualizaciones

En la sección de Actualizaciones podrás mantener a todos actualizados sobre los proyectos, las reuniones, las ideas y las operaciones internas. O simplemente contarle a tu equipo cuánto te gusta trabajar con ellos.

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Tú y tu equipo hacen un trabajo excelente. Ponle "Me gusta" a una actualización para mostrar tu aprobación y usa emojis en tus respuestas:

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Para obtener más información sobre cómo comunicar de manera eficaz en monday.com, consulta esta guía. 

 

  • Integración con Slack

¿Tu equipo necesita comunicarse en múltiples plataformas? Consulta nuestra integración con Slack. Gracias a la integración con Slack, puedes convertir tus actualizaciones en mensajes.

Por ejemplo, volvamos al tablero de Weekly Shifts (Turnos semanales). Digamos que, cada vez que se publique una actualización sobre una solicitud de cambio de turno o un PTO, recibirás una actualización en tu canal de Slack llamado #scheduling (#planificación de calendario). Podemos usar esta fórmula: "Cuando se publica una actualización, enviarla al canal"

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De esta forma, independientemente de qué plataforma estés usando en este momento, cuando tu equipo solicite días libres:

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Serás la primera persona en enterarse:

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Mantén los objetivos en primer plano

Un equipo puede lograr todo lo que se proponga si comparte la misma visión. Por lo tanto, una vez que tengas el calendario de tu equipo bajo control, asegúrate de que todos tengan en claro qué es lo que la empresa quiere lograr. ¿Cuáles son los KPI y las expectativas? ¡Mantén a tu equipo informado con los Paneles

Los paneles son la mejor forma de mantener a tu equipo motivado y enfocado en los objetivos. Los diferentes widgets disponibles te permitirán personalizar tu panel de la forma que desees. Estos son algunos ejemplos de widgets que puedes usar: 

  • Widget de bateríapara seguir el progreso general de tu equipo y sus proyectos.
  • Widget de cuenta regresivasaber cuánto falta para llegar a tu objetivo o para un evento es motivación pura para terminar lo antes posible.
  • Widget de carga de trabajopodrás saber a primera vista quién ha excedido su capacidad y así asignar las próximas tareas según corresponda. 
  • Widget de lista de reproducción: sin música, la vida sería un error. Disfruta tus melodías favoritas directamente desde tu panel🎶

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Administra tus reuniones

Parte de lo divertido de trabajar de manera remota es conectarte con tu equipo. Las reuniones pueden ser un momento para ponerse de acuerdo o la oportunidad para pasar un rato con tus compañeros de trabajo.

  • Integración con Zoom

Por si no lo sabías, monday.com ahora tiene integración con Zoom. Después de configurar la integración, las reuniones que inicies se publicarán en el grupo designado en tu tablero. Cuando comienza la reunión, se creará un elemento para la reunión nueva y se publicará una actualización con el texto "Reunión iniciada":

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Configura la automatización "Cuando se publique una actualización que contenga las palabras clave, notificar a alguien" para asegurarte de que la asistencia a tus reuniones sea completa:

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Si suscribes a tu equipo al tablero y eliges notificar a los suscriptores de tu tablero, recibirán la notificación que personalices cuando comience la reunión. La notificación puede verse así:

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Cuando hagan clic en la notificación, serán redirigidos al tablero correspondiente en donde podrán hacer clic en el ID de la reunión de Zoom para unirse a ella:

eeq_1.png

Y la persona designada para tomar notas puede usar la sección de actualizaciones para registrar todas las notas de la reunión:

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Para conocer las instrucciones sobre cómo configurar la integración con Zoom, consulta este recurso útil.

 

  • Integración con calendario

Si lo prefieres, puedes programar reuniones con antelación y usar nuestra integración con el calendario para sincronizar los eventos con tu calendario:

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Independientemente de la forma que elijas para administrar tus reuniones, monday.com está ahí para ayudarte.

 

Crea una base de conocimiento

¿Cómo planeas compartir todo el conocimiento obtenido en esas reuniones? ¡Con los tableros, por supuesto! Y qué mejor forma de mantener un registro de tus tableros que creando un índice. Piensa en esto como una base interna de conocimiento.

En el siguiente ejemplo, incluimos los procesos como un grupo y los tableros como otro. Usamos la columna de Enlace para vincular el texto con los tableros correspondientes. La columna de Registro de creación documenta cuándo se creó el elemento. Finalmente, puedes usar la columna de Última actualización para controlar qué tan actualizada está la información en el tablero.

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Comparte ideas y realiza solicitudes

Aunque trabajes de manera remota, también puedes causar un impacto en toda la empresa al compartir tus ideas. ¿Qué tal si creas un tablero para que tu equipo agregue ideas sobre cómo mejorar e innovar?

Puedes agregar la columnas de Estado para categorizar qué áreas de la empresa se verían afectadas por el cambio, así como también el estado de cada sugerencia.

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Mantén la cultura

No tienes por qué sacrificar la cultura cuando trabajas de manera remota. En tu cuenta de monday.com puedes crear oportunidades de participación. Crea un tablero en donde el equipo pueda compartir fotos de sus espacios de trabajo, listas de reproducción y sus consejos personales para trabajar desde casa.

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O crea un tablero en donde el equipo pueda compartir recursos en línea:

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Haz que un compañero de equipo organice una clase de gimnasia virtual. Recolecta recursos para entretener a los más pequeños. Publica fotos de tus mascotas y tus últimas aventuras culinarias. Conversa sobre tus planes para la noche. Hay un sinfín de posibilidades. Visita las entradas de blog de nuestro equipo para encontrar inspiración sobre cómo mantener la cultura aun cuando trabajas desde casa. 😄

 

Si quieres conocer todo lo relacionado con el trabajo remoto, visita nuestro blog sobre Trabajo remoto. Y no dudes en ponerte en contacto con el equipo a través de support@monday.com si tienes alguna pregunta. ¡Estamos aquí para ayudarte!