¿Tienes tableros en monday.com que te permiten organizar proyectos y tareas por separado, pero igualmente contienen información directamente relacionada entre sí? 

Los modelos de automatización entre tableros permiten que los tableros interactúen al hacer que una acción en un tablero cause otra acción en otro tablero distinto. Muchos de estos modelos también enlazan elementos conectados en distintos tableros. Estos modelos de automatización le agregan una capa nueva a la colaboración en equipo y permiten a tu equipo gestionar proyectos interrelacionados de manera cohesiva y a la perfección. 🌟

 

Cómo agregar una automatización personalizada

Las automatizaciones personalizadas te permiten crear nuevas combinaciones de automatizaciones en función de las necesidades de tu equipo y adaptarlas perfectamente a tu flujo de trabajo específico.

Para agregar un modelo de automatización personalizado entre tableros que sea relevante para tu flujo de trabajo, primero deberás visitar nuestra tienda de automatizaciones que aparece en la parte superior de tu tablero:

Allí podrás elegir la opción "Crear automatización personalizada":

Elige tu disparador. Un disparador puede incluir una columna de tu tablero (es decir, estado, persona, fecha, etc.) o una acción que ocurra en tu tablero (es decir, elemento creado, elemento movido a un grupo, etc.). Para este ejemplo, elegiremos: “When a Status changes to Something” (Cuando un estado cambie a algo). En nuestro panel, usaremos la columna “¿Lo has probado?” y la etiqueta “Sí”.

Luego, elegiremos las acciones que ocurrirán como resultado del disparador elegido. Para crear un modelo de automatización entre tableros, primero elegiremos el modelo "create item in board and connect boards" (crear elemento en tablero y conectar tableros):

 

¡Ahora, configuremos el bloque "create item in board and connect boards" (crear elemento en tablero y conectar tableros)!

Los pasos para configurar este modelo son:

1. Elige el tablero en el que deseas crear el elemento nuevo. En este caso, queremos crear un elemento nuevo en "Cassandra lo ha probado" para hacer un seguimiento de los restaurantes que hemos probado.
2. Ubicaremos la información del elemento (o restaurante) que hemos probado en el tablero "Lugares de comida locales" con el elemento nuevo que crearemos en el tablero "Cassandra lo ha probado".
3. Elegiremos el tablero donde queremos mostrar la conexión entre estos dos elementos.
4. Luego, elegiremos la columna donde mostraremos esta conexión. Si aún no tienes una columna Conectar tableros en tu tablero, puedes crear una durante la configuración de este modelo haciendo clic en "Agregar una columna nueva".
5. Haz clic en "Crear automatización" para finalizar.

¡Eso es todo! Así se ve esta automatización personalizada en acción:

 

Cómo agregar una automatización estándar

Para agregar el modelo de automatización entre tableros que sea relevante para tu flujo de trabajo, primero deberás visitar nuestra tienda de automatizaciones que aparece en la parte superior de tu tablero:

Allí podrás elegir nuestros modelos y configurar la automatización entre tableros que mejor se adapte a tu flujo de trabajo. Intenta buscar "in board" (en este tablero) o "in another board" (en otro tablero) para encontrar fácilmente los modelos relevantes: 

Asegúrate de desplazarte hacia abajo para ver más modelos que relacionan distintos tableros:

¡Hay muchas opciones para elegir!

 

 

 

Mapeo de columnas

Si el modelo que hayas elegido crea o mueve un elemento, podrás definir qué información se transfiere al tablero seleccionado y dónde irá esa información dentro de la estructura del tablero seleccionado. Esto se llama mapeo. 

 

 

Los subelementos se mueven cuando se usa una automatización de "mover elemento al tablero". Sin embargo, no tendrás la oportunidad de mapear el subelemento al configurar este tipo de automatización. Si tu elemento tiene un subelemento, el mapeo del subelemento se realizará automáticamente. Siempre que el tipo de columna del subelemento y el título de la columna del subelemento sean los mismos, tanto en el tablero donde configuraste la automatización (tablero de origen) como en el tablero a donde quieres mover el elemento (tablero destino), los valores de las columnas de tu subelemento se transferirán.

Ya sea si se está moviendo un elemento o un subelemento, parte de la información no se transferirá. Los siguientes tipos de columnas se consideran "estáticos" y actualmente no se admiten en el mapeo:   

• Reflejo
• Dependencia
• Vincular columna con columnas de otro tablero
• Seguimiento de tiempo

Al mapear elementos, las columnas estáticas no tendrán un signo + azul en el campo vacío:

 

 

Cómo funcionan los modelos de “combinaciones”

Como parte de nuestras automatizaciones entre tableros, tenemos algunos modelos que hacen coincidir los mismos datos entre elementos en dos tableros diferentes para conectarlos. Para encontrarlos, simplemente escribe “match” (coincidencia) en la barra de búsqueda del Centro de automatizaciones como se muestra abajo.

Estos modelos funcionan al identificar los mismos puntos de datos de dos tableros separados, como se define en el modelo que elijas, y luego enlazar los elementos cuando los datos coinciden mediante una columna conectar tableros. 

¡Veamos cómo configurar esto a continuación!

 

• Cómo configurar un modelo de “coincidencia”

Para aprender cómo configurar un modelo de "coincidencia", tomemos el primer modelo en la imagen de arriba (arriba a la izquierda). Con él, queremos conectar elementos entre un tablero y otro cuando coinciden las personas asignadas. 
Para hacer esto, primero seleccionamos la columna de "Persona asignada" del tablero actual en el que estamos. Luego, seleccionamos en el segundo tablero "Proyectos de alto nivel", la columna Conectar tableros que tenemos en el tablero actual, y finalmente la columna "Administrador del proyecto" del tablero de Proyectos de alto nivel donde se compararán los datos.

Ahora, si se cambia una persona asignada en el tablero actual a la misma persona asignada que ya está en el tablero general de proyectos, los dos elementos se conectarán de inmediato en la columna conectar tableros seleccionada.

 

 

Ejemplos entre tableros 

Ejemplo 1

Un equipo de gestión de proyectos tiene un tablero de iteración general. Hay una lista con las tareas de todos en este tablero para que el equipo entero tenga una visión general de cada iteración.

El equipo también necesita que se creen tareas idénticas en los tableros específicos de los miembros del equipo. Usarán el siguiente modelo de automatización estándar:

When person is assigned to someone, create an item in another board and connect them in the selected board (Cuando una persona sea asignada a alguien, crear un elemento en otro tablero y conectarlos en el tablero seleccionado)

Con este modelo, cuando la persona seleccionada se asigna a un elemento, se creará un elemento nuevo en el tablero seleccionado debajo de "another board" (otro tablero). ¡Esto permitirá que el miembro del equipo tenga un tablero separado con una lista completa de sus tareas!

 

 

 

Ejemplo 2

Una empresa de marketing está usando un formulario de monday.com integrado para su lista de correo. Una vez que se completa el formulario, se envía un elemento a un tablero de monday.com. Si se aprueba, el elemento se debe mover automáticamente al siguiente tablero en el proceso. Así es como se ve el tablero de origen:

 

Para completar el flujo de trabajo, usarán el siguiente modelo:

Cuando un estado cambie a algo, mover el elemento a tablero

 

 

 

¿Quieres saber más sobre nuestra variedad de automatizaciones? ¡Consulta este artículo!

 

 

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