Aquí en monday.com, nuestro objetivo es mejorar la forma en que toda tu empresa colabora para aumentar la productividad y la eficiencia. Los espacios de trabajo de monday.com se crearon para ayudarte a lograr exactamente eso. 

Acerca de los espacios de trabajo

Sabemos que cuando hay muchos departamentos y equipos diferentes usando una sola plataforma pueden existir algunos problemas: a medida que crecen los equipos y las cargas de trabajo, todo puede desordenarse y volverse confuso rápidamente. Por esta razón, hemos creado los espacios de trabajo.

Los espacios de trabajo llegaron para ayudar a tu organización a gestionar mejor varios departamentos, equipos y proyectos en un lugar unificado. Proporcionan a tu cuenta una jerarquía de organización, lo que te permite mantener todo ordenado mientras escalas tu cuenta sin problemas. 

Con todo lo que sucede a tu alrededor, ahora puedes concentrarte en lo que es relevante para ti y, al mismo tiempo, navegar fácilmente entre equipos, departamentos o proyectos. 

Nota: Para obtener más información sobre los espacios de trabajo en tu aplicación móvil, consulta este artículo. 

¿Cómo crear espacios de trabajo?

Para crear un espacio de trabajo, haz clic en el menú de tres puntos en la parte inferior de tu lista de espacios de trabajo (ubicado en el panel sobre el lado izquierdo de tu pantalla). Desde allí, haz clic en "Agregar espacio de trabajo nuevo". 

Después de crear los espacios de trabajo, los miembros del equipo pueden mover los tableros a los espacios de trabajo pertinentes para mantener la organización entre diferentes departamentos y proyectos. Puedes crear tantos espacios de trabajo como quieras :)

Nota: Las cuentas corporativas tienen la opción de crear espacios de trabajo abiertos o cerrados. Si tienes una cuenta corporativa y deseas obtener más información, consulta la sección "Los diferentes tipos de espacios de trabajo" más abajo en este artículo.

¿Cómo gestionar los miembros del equipo en los espacios de trabajo?

Suscribir a los miembros del equipo a los espacios de trabajo

Después de crear tu espacio de trabajo, puedes invitar a quien quieras, haciendo clic en la pestaña "Miembros" y escribiendo el nombre del usuario al que quieres invitar. Todos los miembros del espacio de trabajo tendrán acceso a todos los tableros principales del espacio de trabajo, así como a los tableros privados y compartibles a los que estén suscriptos. 

Nota: Si tenías la versión anterior de los espacios de trabajo (en la que se suscribía a todos los miembros del equipo automáticamente a todos los espacios de trabajo), ahora puedes eliminar a "todos en tu cuenta" y solo invitar a los miembros relevantes del equipo. 

Unirse a un espacio de trabajo o abandonarlo

Para unirte a un espacio de trabajo, haz clic en el nombre del espacio de trabajo y luego en "Unirse al espacio de trabajo" en la esquina superior derecha. Todos los miembros del equipo pueden hacerlo, incluidos los administradores y los espectadores, excepto los invitados.

Los espacios de trabajo cerrados, por otro lado, tendrán la opción de "Solicitar unirse", que enviará una solicitud al propietario del espacio de trabajo para que la apruebe. Una vez que te hayas unido al espacio de trabajo, puedes abandonarlo con el mismo botón.

Nota: Los administradores pueden unirse a espacios de trabajo cerrados sin solicitar acceso.

Eliminar miembros del equipo de los espacios de trabajo

Con un clic en el nombre del espacio de trabajo, los propietarios del espacio de trabajo pueden ver todos los miembros del equipo que se unieron al espacio de trabajo en la pestaña "Miembros". Pueden eliminar (o agregar) miembros del equipo según corresponda, para mantener informadas a las personas relevantes.

¿Cómo moverse entre los espacios de trabajo?

Puedes cambiar los espacios de trabajo haciendo clic en el ícono del espacio de trabajo que quieras visitar en la lista correspondiente. También puedes realizar una búsqueda rápida, filtrar o agregar tableros y paneles nuevos con los tres botones que aparecen debajo del nombre de cada espacio de trabajo:

Puedes contraer y expandir la lista de tus espacios de trabajo y ver los tableros de la forma que mejor funcione para ti.

Cuando veas tu bandeja de entrada o la sección Mi semana, la lista de tus espacios de trabajo se contraerán. Para abrirla nuevamente, simplemente, haz clic en el ícono de los espacios de trabajo como se muestra a continuación.

El orden de los espacios de trabajo

Los espacios de trabajo de la cuenta aparecerán en el siguiente orden en la lista de espacios de trabajo de cada persona:

• Espacio de trabajo principal: se trata del espacio de trabajo principal de la cuenta y no se puede eliminar.
• Espacios de trabajo de los que soy propietario.
• Espacios de trabajo a los que estoy suscripto.
• Espacios de trabajo en los que estoy suscripto a solo uno de sus tableros.

Además, dentro de cada categoría, los espacios de trabajo están ordenados alfabéticamente.

Puedes ordenar los espacios de trabajo alfabéticamente desde el menú de tres puntos que se encuentra en la parte inferior de la lista de espacios de trabajo. Deberás seleccionar "Ordenar por orden alfabético".

Anclar/Desanclar espacios de trabajo

Usa el Pin📌 que se ve en los espacios de trabajo para asegurarte de que los más importantes y los que más usas queden a la vista. De esta manera, podrás acceder a ellos con más facilidad. De forma predeterminada, todos los espacios de trabajo o los tableros dentro de ellos a los que estés suscripto quedarán anclados en tu lista de espacios de trabajo. Puedes elegir desanclar aquellos que no sean relevantes si así lo deseas. Si no estás suscripto a un espacio de trabajo o a un tablero dentro de este, el espacio de trabajo no quedará anclado.

Para anclar un espacio de trabajo, pasa el cursor sobre su nombre y haz clic en el menú de tres puntos que aparece junto a él. Luego, haz clic en "Anclar espacio de trabajo en el menú"

Para desanclar un espacio de trabajo, pasa el cursor sobre su nombre y haz clic en el menú de tres puntos que aparece junto a él. Luego, haz clic en "Desanclar espacio de trabajo del menú"

Puedes anclar y desanclar varios espacios de trabajo y buscar alguno en especial usando el menú de tres puntos que se encuentra en la parte inferior del menú de los espacios de trabajo, como se muestra a continuación:

¿Cómo personalizar tu espacio de trabajo?

Cada espacio de trabajo se puede personalizar para hacerlo más personal y reflejar la naturaleza de ese equipo o proyecto. Puedes agregar una descripción del espacio de trabajo, personalizar la foto de portada y su ícono.

Puedes personalizar el ícono, el color, el nombre y la foto de portada del espacio de trabajo si haces clic en el menú de tres puntos que se encuentra junto al nombre del espacio de trabajo. Luego deberás hacer clic en "Gestionar espacio de trabajo". 

Para personalizar la foto de portada del espacio de trabajo, posiciona el cursor sobre la foto de portada y haz clic en "Agregar portada" en la esquina superior derecha.

Para personalizar el color de fondo y el icono del espacio de trabajo, debes hacer clic en "Editar" en el avatar del espacio de trabajo.

Estos íconos personalizados aparecerán en la lista de espacios de trabajo, lo que hace que sea más fácil que nunca moverse por diferentes espacios de trabajo y colaborar con otros equipos.

Nota:Puedes personalizar el ícono y el nombre del espacio de trabajo directamente desde el menú de tres puntos que aparece junto al espacio de trabajo.

¿Cómo mover tableros de un espacio de trabajo a otro?

Para mover los tableros de un espacio de trabajo a otro, arrastra el tablero y suéltalo en el espacio de trabajo relevante, o haz clic en el menú de 3 puntos junto al nombre del tablero. Solo los administradores y los propietarios de tableros en la cuenta pueden mover los tableros a los espacios de trabajo en los que están.

Nota: Si pasas tableros principales de un espacio de trabajo cerrado a uno abierto, todos los miembros del equipo en tu cuenta podrán acceder a su contenido. Si mueves tableros principales de un espacio de trabajo abierto a uno cerrado, solo los miembros del equipo que estén en ese espacio de trabajo podrán acceder a ellos.

¿Cómo eliminar espacios de trabajo?

Puedes eliminar un espacio de trabajo desde la página de gestión de espacios de trabajo (haz clic en el nombre del espacio de trabajo). Desde allí, haz clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha de la página. Se abrirá un menú en donde podrás seleccionar la opción "Eliminar espacio de trabajo". 

Alternativamente, se puede eliminar desde el menú de tres puntos al pasar el cursos sobre el nombre del espacio de trabajo.  

Nota: Al eliminar un espacio de trabajo, se archivarán todos los tableros y se eliminarán todos los paneles dentro de este, incluso si son privados. Puedes restablecer tableros individuales desde la sección Archivos y paneles desde la papelera de reciclaje dentro de un plazo de 30 días.

Lleva tu organización a otro nivel usando carpetas

En cada espacio de trabajo separado, los equipos pueden agregar carpetas para agrupar tableros relacionados y organizar mejor los procesos de trabajo. Las carpetas agregan una capa adicional de detalles y organización, y aseguran que los equipos puedan manejar fácilmente la cuenta. Para obtener más información sobre Carpetas, mira esto.  

Los diferentes tipos de espacios de trabajo

Nota: La siguiente sección es relevante solo para las cuentas corporativas.

Espacios de trabajo abiertos

• Cualquier miembro del equipo puede unirse a un espacio de trabajo abierto.
• Cualquier miembro del equipo tendrá acceso a todos los tableros principales en todos los espacios de trabajo abiertos y a todos los tableros privados o compartibles a los que hayan sido invitados.

Espacios de trabajo cerrados

• Cualquier miembro del equipo puede unirse por invitación o solicitar unirse.
• Una vez que se unen, tienen acceso a todos los tableros principales dentro de ese espacio de trabajo y a todos los tableros privados/compartibles a los que hayan sido invitados.
• Cualquier miembro del equipo suscripto a un tablero en un espacio de trabajo cerrado tendrá acceso a ese tablero, pero no podrá ver nada más dentro del espacio de trabajo.
• Solo pueden acceder a los tableros principales de los espacios de trabajo cerrados los miembros del equipo que se unieron al espacio de trabajo (y los suscriptores del tablero, como se explicó antes).
• Estos espacios de trabajo se marcarán con un símbolo de candado, que indica que el espacio es cerrado. 

Restricciones de creación de espacios de trabajo 

Por defecto, todos los miembros del equipo pueden crear un espacio de trabajo. Los administradores de la cuenta pueden definir quién puede crear espacios de trabajo, lo que permite más control y asegura que tu cuenta esté siempre ordenada.

Para hacerlo, ve al avatar, luego a "Admin" y accede a "Permisos".

Nota: Puedes establecer permisos en los espacios de trabajo para restringir quién puede crear tableros, paneles y automatizaciones dentro del espacio de trabajo. Para aprender más sobre los permisos de los espacios de trabajo, consulta este artículo.

FAQs

¿Quién podrá ver los tableros principales en mi cuenta?

Todos los miembros del equipo pueden acceder a todos los tableros principales en todos los espacios de trabajo abiertos, a través del Boltswitch y la Barra de búsqueda general.  Los miembros del equipo verán en su lista de tableros todos los tableros principales de los espacios de trabajo a los que se han unido. Sin embargo, en los espacios de trabajo cerrados, solo tendrán acceso a ellos los miembros del equipo que estén suscritos al espacio de trabajo o al tablero específico.

¿Quién verá los tableros privados/compartibles en mi cuenta?

Solo los miembros del equipo suscritos a los tableros pueden acceder a ellos en los espacios de trabajo abiertos y cerrados. Los invitados solo tendrán acceso a los tableros compartibles a los que hayan sido invitados.

 ¿Los administradores pueden acceder a todos los espacios de trabajo y tableros de mi cuenta?

Los administradores pueden unirse a espacios de trabajo cerrados y abiertos sin solicitar acceso. Al igual que los miembros del equipo, podrán acceder a todos los tableros principales de los espacios de trabajo abiertos y cerrados de la cuenta, y a cualquier tablero privado/para compartir al que hayan sido invitados.

¿Tienes alguna pregunta o comentario? ¡No dudes en dejarnos un comentario a continuación o escríbenos a support@monday.com!