La gestión de recursos es el proceso mediante el cual se planifica el uso de tus recursos y se programa su asignación. Los recursos pueden ser todo lo que tu negocio necesite para funcionar de manera eficaz: empleados, equipo o, incluso, los activos de tu marca. Sin importar cuáles sean tus recursos, ¡monday.com está aquí para ayudarte a mantener tu negocio encaminado! 

 

 

Antes de comenzar

Para medir la carga de trabajo de los miembros de tu equipo, deberás asegurarte de que tus tableros contengan las siguientes funciones: 

• Una columna personas 
• Una columna fecha o cronograma 
• Opcional: Una columna número o fórmula para indicar el esfuerzo que se requiere para cada tarea; por ejemplo: 1 hora, 6 horas.
• Un calendario de trabajo: a través de esta configuración, puedes determinar los días laborables, las horas y el tiempo libre en el calendario de trabajo de un usuario. Puedes personalizar esta configuración en la sección de administración de tu cuenta.

 

¿Cómo agregar el widget de carga de trabajo?

Puedes agregar el widget de carga de trabajo tanto a tu tablero como a tu panel, haciéndolo fácilmente accesible en todo momento.

• Agregar al tablero

Haz clic en la opción en la parte superior del tablero (dirá "Agregar vista" cuando pases el cursor por encima). Selecciona "Más vistas" y busca "Carga de trabajo" en el Centro de vistas:

 

• Agregar al panel

Para agregar el widget de Carga de trabajo a tu panel, haz clic en "+ Agregar widget" y selecciona "Carga de trabajo":

 

 

 

 Ajustes básicos

• Elige la columna Tiempo 

Dado que esta vista verifica todos los elementos asignados a una persona durante un determinado período de tiempo, tu tablero debe tener una columna fecha o cronograma. . 

 

• Elige el tipo de recurso

Ahora debes elegir qué tipo de recurso te gustaría que esté representado en la carga de trabajo. El tipo de recurso puede ser cualquier grupo o columna en tu tablero.Esto determinará cómo se ve la división de carga de trabajo.

 

 

• Colorear por 

Elige el color de las barras de elementos en tu carga de trabajo según cualquiera de tus columnas, grupos o tableros. Ve a "Colorear por" en el menú Configuración para colorear los elementos según la categoría que elijas y accede a la información que necesitas de un vistazo. Los colores que se muestran son los que ya elegiste para la vista de tabla principal de tu tablero. Por ejemplo, si eliges "Estado", tus elementos se colorearán según el color que representa a cada etiqueta en la columna estado de tu tablero. 

 

Mide el esfuerzo y la capacidad

El Esfuerzo y la Capacidad son las configuraciones a través de las cuales se clasifican y muestran tus datos. A través de esta pestaña, que se encuentra dentro de los ajustes del widget de Carga de trabajo, puedes personalizar la forma en que extraes datos. 

• Medir el esfuerzo

Puedes optar por medir el esfuerzo realizado por cada usuario ya sea a través de "Contar elemento" o mediante "Esfuerzo". Si eliges "Contar elemento", cada elemento asignado a esa persona se contará como 1 y se mostrará en el tablero. 

A veces, sin embargo, algunas de nuestras tareas requieren más esfuerzo o tienen más importancia que otras para el proyecto. En este caso, estamos utilizando "Esfuerzo" determinado por la columna Estimación de tiempo, la columna Números o la columna Fórmula. 

 

 

Cuando hay más de una persona trabajando en una tarea, podemos elegir mostrar cómo se "dividen el esfuerzo" entre ellos. Podemos alternar entre la opción "Dividido", la cual dividirá el esfuerzo en partes iguales entre compañeros, y "Total", que asignará a cada uno de los compañeros la cantidad total de horas que requiere el proyecto.

 

 

 

• Establecer la capacidad a Calendario de trabajo o Personalizado

Una vez listo, podemos elegir una capacidad para cada usuario. La capacidad se puede basar en el "Calendario de trabajo" o "Personalizado" en el widget de Carga de trabajo. Ambas configuraciones afectarán el calendario de trabajo del usuario, al mostrar días laborales y días de descanso, sin embargo, el cálculo de horas de trabajo será diferente.

El "Calendario de trabajo" es lo predeterminado y calcula la capacidad automáticamente en función de las horas de trabajo del usuario. Sin embargo, si deseas medir el esfuerzo no en horas sino en puntos de historia por ejemplo, puedes configurar la capacidad en "Personalizado", lo que no tendrá en cuenta las horas de trabajo del usuario. 

 

 

Si estás viendo el calendario por semanas, los colores de los círculos reflejarán la capacidad que hayas configurado. Sin embargo, si cambias el calendario para ver por días, la capacidad se dividirá de manera uniforme para cada uno de los 5 días hábiles de la semana. En otras palabras, la capacidad de 20 horas se dividirá entre 5 y aparecerá como 4 horas por día de la semana.

Del mismo modo, si ves tu widget por meses, tu capacidad semanal de 5 se multiplicará por las 4 semanas en un mes, lo que te mostrará una capacidad mensual de 20. Esto puede reflejar o no tus intenciones al configurar la capacidad semanal, por lo que es importante que tengas esto en cuenta.

 

• Presentar la carga de trabajo actual como un número o porcentaje

Puedes presentar tus burbujas como tareas numeradas o calculando el porcentaje que cada burbuja representa de la carga de trabajo total. 

Gestión de disponibilidad de carga de trabajo

El widget Carga de trabajo se puede personalizar según el horario de trabajo de cada usuario, a través del equipo al que está asignado. El administrador de la cuenta asigna un calendario de trabajo a un equipo y refleja el calendario preciso de cada usuario. Esto determinará con mayor precisión la disponibilidad del miembro en el widget Carga de trabajo, ya que reflejará los días laborables, las horas de trabajo y el tiempo libre.

Solo puedes agregar y ajustar horarios de trabajo si eres administrador de la cuenta. Ve a la sección Administración haciendo clic en su foto de perfil en la esquina superior derecha de tu página, haz clic en la pestaña "General" y selecciona "Horario de trabajo". Luego puedes titular y ajustar diferentes calendarios de trabajo según los usuarios y sus parámetros de trabajo específicos. 

 

 

Cómo leer los colores 

• Burbuja azul: la persona alcanzó el límite de capacidad.
• Burbuja celeste con una burbuja más oscura en el centro: la persona está por debajo del límite máximo de esfuerzo. El tamaño del círculo interior refleja qué tan cerca está la persona de alcanzar el límite.
• Burbuja roja: la persona ha superado su límite de capacidad. 
• Franjas rojas: la persona tiene día festivo, fuera de la oficina o día libre. Si aparece un signo de exclamación rojo dentro de las franjas rojas, esto indica que se ha programado una tarea en un día libre del miembro del equipo
• Rayas grises: indican el fin de semana de la persona y están presentes durante todo el calendario

 

Interpretación de los resultados

Volvamos a nuestro ejemplo del tablero de Vista general del proyecto. Aquí, Lindy ha sido asignada a dos tareas, tomando 1,5 y 2,5 horas respectivamente.  

 

 

Para entender los resultados, debemos observar dos factores:

1. La cantidad de horas que se necesitan para completar la tarea.
2. La cantidad de días que tenemos para completarla.
3. La capacidad semanal de las personas, para comprender por qué tienen capacidad insuficiente o excesiva.  

Volvamos a nuestro tablero: 

 

 

En este ejemplo, grabar un video requiere de 4 horas de trabajo y la tarea debe completarse dentro de los 8 días hábiles, sin contar los fines de semana. Esto significa que todos los días tendremos que dedicar 0,5 horas de trabajo a esta tarea. Esto es una ecuación matemática simple: 

 

 

Ver más detalles

Si deseas ver más de cerca las tareas del equipo, puedes hacer clic en cualquiera de los círculos y ver las tareas enumeradas en ese período de tiempo.

 

 

 

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.