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Función

La gestión de recursos es el proceso mediante el cual se planifica el uso de tus recursos y se programa su asignación. Los recursos pueden ser todo lo que tu negocio necesite para funcionar de manera eficaz: empleados, equipo o, incluso, los activos de tu marca. Sin importar cuáles sean tus recursos, ¡monday.com está aquí para ayudarte a mantener tu negocio encaminado! 

 Nota: Esta opción está disponible en nuestros planes Pro y Corporativo solamente.

Antes de comenzar

Para medir la carga de trabajo de los miembros de tu equipo, deberás asegurarte de que tus tableros contengan las siguientes columnas: 

• Una columna personas 
• Una columna fecha o cronograma 
• Opcional: Una columna número o fórmula para indicar el esfuerzo que se requiere para cada tarea; por ejemplo: 1 hora, 6 horas.

Como alternativa, si quieres medir cualquier otro recurso, como salas de reuniones, máquinas de una fábrica, herramientas manuales, cámaras o cualquier otra cosa, ¡puedes usar una columna estado o una columna menú desplegable!

Otra configuración importante a considerar es el fin de semana. Puedes contar los fines de semana como días hábiles o excluirlos de los días hábiles. Puedes personalizar esta configuración en la sección admin de tu cuenta. Consulta este artículo para obtener más información. 

Cómo agregar la vista en tu tablero 

Para agregar la Vista de carga de trabajo a tu tablero, haz clic en la opción en la parte superior del tablero (donde dice "Agregar vista" cuando pasas el cursor sobre la opción). Selecciona "Más vistas" y busca "Carga de trabajo" en el Centro de vistas:

También puedes agregar una nueva vista de tablero haciendo clic en "Board Power-Ups" en la esquina superior derecha de tu pantalla. Selecciona "Vistas de tablero" y elige "Carga de trabajo" en el Centro de vistas:

Cómo agregar el widget a tu panel

Para agregar el widget de Carga de trabajo a tu panel o Vista de panel, haz clic en "+ Agregar widget" y selecciona "Carga de trabajo".

Configuración de la vista

Paso 1: Crea el tablero

Supongamos que estamos gestionando el equipo de éxito del cliente. Nuestro tablero incluye lo siguiente:

• Una columna personas para asignar cada tarea a uno o más miembros del equipo.
• Una columna Cronograma o Fecha para definir el período de tiempo de la tarea 
• Opcional: Una columna número que usamos como estimación de tiempo para cada tarea. 

Paso 2: Elige la columna Tiempo 

Dado que esta vista verifica todos los elementos asignados a una persona durante un determinado período de tiempo, tu tablero debe tener una columna fecha o cronograma. . 

Paso 3: Elige el tipo de recurso

Ahora debes elegir qué tipo de recurso te gustaría que esté representado en la carga de trabajo. El tipo de recurso puede ser cualquier columna de tu tablero, un grupo o un tablero. Esto determinará en base a qué parámetros veremos dividida la carga de trabajo.

Paso 4: Mide el esfuerzo

Puedes mostrar los datos de dos maneras: contar elementos y esfuerzo. 

• Contar elementos

Si eliges contar elementos, cada elemento asignado a esa persona se contará como 1 y se mostrará en el tablero. 

• Esfuerzo

A veces, algunas de nuestras tareas requieren más esfuerzo o tienen más importancia que otras para el proyecto. En este caso, usamos la columna estimación de tiempo. Esta configuración funciona con una columna números o con una columna fórmula. Podemos cambiar y decidir si nuestro esfuerzo se define por la cantidad de elementos (“Contar elementos”) o por el esfuerzo necesario para completar las tareas. 

Cuando hay más de una persona trabajando en una tarea, podemos elegir mostrar cómo se "dividen el esfuerzo" entre ellos. Podemos alternar entre la opción "Dividido", la cual dividirá el esfuerzo en partes iguales entre compañeros, y "Total", que asignará a cada uno de los compañeros la cantidad total de horas que requiere el proyecto.

Muéstrame un ejemplo

En el siguiente ejemplo, elegimos "Dividido", ya que Kayla y Ariel van a dividir las cuatro horas asignadas para este proyecto en dos partes iguales. En la vista, podemos ver que cada uno de ellos tiene 2 horas asignadas para este proyecto. Si Kayla y Ariel estuvieran trabajando juntos en este proyecto, y cada uno de ellos necesitara 4 horas, usaríamos la opción "Total", y veríamos 4 horas reflejadas tanto en la carga de trabajo de Kayla como en la de Ariel.

• Presentar la carga de trabajo actual como un número o porcentaje

Puedes presentar tus burbujas como tareas numeradas o calculando el porcentaje que cada burbuja representa de la carga de trabajo total. 

• Capacidad semanal

Una vez hecho esto, podemos elegir una capacidad semanal para todo el equipo. Será el límite de la cantidad de horas que quieres que el equipo trabaje en esas tareas esa semana. En nuestro ejemplo, configuramos la capacidad semanal en 20 horas por semana. 

Nota: Si estás viendo el calendario de tu vista por semanas, los colores de los círculos reflejarán la capacidad que hayas configurado. Sin embargo, si cambias el calendario para ver por días, la capacidad se dividirá de manera uniforme para cada uno de los 5 días hábiles de la semana. En otras palabras, la capacidad semanal de 20 horas se dividirá entre 5 y aparecerá como 4 horas por día de la semana.

Puedes personalizar la capacidad semanal de cada miembro del equipo, cambiar la capacidad del equipo completo e incluso marcar la casilla para aplicar una capacidad máxima predeterminada a cada miembro del equipo de forma equitativa. 

Nota: Del mismo modo, si ves tu widget por meses, tu capacidad semanal de 5 se multiplicará por las 4 semanas en un mes, lo que te mostrará una capacidad mensual de 20. Esto puede reflejar o no tus intenciones al configurar la capacidad semanal, por lo que es importante que tengas esto en cuenta.

• Colorear por 

Elige el color de las barras de elementos en tu carga de trabajo según cualquiera de tus columnas, grupos o tableros. Ve a "Colorear por" en el menú Configuración para colorear los elementos según la categoría que elijas y accede a la información que necesitas de un vistazo. Los colores que se muestran son los que ya elegiste para la vista de tabla principal de tu tablero. Por ejemplo, si eliges "Estado", tus elementos se colorearán según el color que representa a cada etiqueta en la columna estado de tu tablero. 

Asignar recursos

Con la Carga de trabajo, puedes asignar personas pero también recursos. En el siguiente ejemplo, queremos asegurarnos de que ninguno de nuestros vehículos supere su límite semanal de 1200 kilómetros totales de recorrido. Podemos configurar nuestra vista de carga de trabajo para que nos muestre exactamente eso.

Primero, seleccionamos nuestra columna de estado "Vehicle" (Vehículo) como el tipo de recurso y luego seleccionamos "Add effort" (Agregar esfuerzo). Queremos definir nuestro esfuerzo por nuestra columna números "Distancia de viaje" (Travel distance) y, a continuación, ingresamos "1200" en el campo "Weekly Capacity" (Capacidad semanal). 

Ahora, nuestra vista nos muestra todos nuestros vehículos enumerados en el panel izquierdo, y a la derecha, podemos ver cuántos kilómetros tienen programados para viajar cada día de la semana. Podemos ver que nuestro Ford va a sobrepasar su límite el día 13, por lo que podemos programar que otro vehículo haga esa entrega en su lugar.

Cómo leer los colores 

• Burbuja azul: la persona alcanzó el límite de capacidad.
• Burbuja celeste con una burbuja más oscura en el centro: la persona está por debajo del límite máximo de esfuerzo. El tamaño del círculo interior refleja qué tan cerca está la persona de alcanzar el límite.
• Burbuja roja: la persona superó el límite de capacidad semanal establecido.

Interpretación de los resultados

Volvamos a nuestro ejemplo del tablero de éxito del cliente. Aquí, Ariel se asignó a dos tareas, que toman 1 y 2 horas, respectivamente.  

Para entender los resultados, debemos observar dos factores:

1. La cantidad de horas que se necesitan para completar la tarea.
2. La cantidad de días que tenemos para completarla.  

Volvamos a nuestro tablero: 

En este ejemplo, grabar un video requiere de 4 horas de trabajo y la tarea debe completarse dentro de los 8 días hábiles, sin contar los fines de semana. Esto significa que todos los días tendremos que dedicar 0,5 horas de trabajo a esta tarea. Esto es una ecuación matemática simple: 

Fórmula:  cantidad de horas para completar la tarea / cantidad de días hábiles

Ver más detalles

Si deseas ver más de cerca las tareas del equipo, puedes hacer clic en cualquiera de los círculos y ver las tareas enumeradas en ese período de tiempo.

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.