¿Cómo podemos ayudar?

La vista Carga de trabajo

La gestión de recursos es el proceso mediante el cual se planifica el uso de tus recursos y se programa su asignación. Los recursos pueden ser todo lo que tu negocio necesite para funcionar de manera eficaz: empleados, equipo o, incluso, los activos de tu marca. Sin importar cuáles sean tus recursos, ¡monday.com está aquí para ayudarte a mantener tu negocio encaminado! 

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 Nota: Esta opción está disponible en nuestros planes Pro y Corporativo solamente.

 

¿Qué es la vista de carga de trabajo?

Agrega la vista de carga de trabajo a tu tablero y obtén una visión general y clara de cómo está dividido el trabajo de tu equipo. Puedes ver de un vistazo quién tiene más capacidad y asignar las próximas tareas en consecuencia. Si es necesario, siempre puedes reasignar o cambiar las fechas límite para asegurarte de que todos trabajen según la cantidad de tareas que pueden completar dentro de ese plazo. También puedes usarla para asignar recursos, como por ejemplo: salas de reuniones, máquinas de la fábrica, herramientas manuales o vehículos para realizar entregas.

¡Esta vista es imprescindible para mejorar el flujo de trabajo de tu tablero!

 

Antes de comenzar

Para medir la carga de trabajo de los miembros de tu equipo, deberás asegurarte de que tus tableros contengan las siguientes columnas: 

  • Una columna personas 
  • Una columna fecha o cronograma 
  • Opcional: Una columna número o fórmula para indicar el esfuerzo que se requiere para cada tarea; por ejemplo: 1 hora, 6 horas.

Además, si quieres medir cualquier otro recurso, como salas de reuniones, máquinas de una fábrica, herramientas manuales, cámaras o cualquier otra cosa, ¡puedes usar una columna estado.

Otra configuración importante a considerar es el fin de semana. Puedes contar los fines de semana como días hábiles o excluirlos de los días hábiles. Puedes personalizar esta configuración en la sección admin de tu cuenta. Consulta este artículo para obtener más información. 

 

Cómo se agrega  

Para agregar una vista de carga de trabajo, haz clic en el botón "Agregar vista" que se encuentra en la parte superior izquierda de tu tablero. Haz clic en Más vistas y selecciona "Carga de trabajo", tal como se muestra a continuación: 

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Una vez hecho esto, verás varios ajustes de configuración con los que puedes personalizar la vista de carga de trabajo para que se adapte a tus preferencias.

 

Configuración de la vista

Paso 1: Crea el tablero

Supongamos que estamos gestionando el equipo de éxito del cliente. Nuestro tablero incluye lo siguiente:

  • Una columna personas para asignar cada tarea a uno o más miembros del equipo.
  • Una columna cronograma o fecha para definir el período de tiempo de la tarea (cuándo comienza y cuándo debe completarse).
  • Opcional: Una columna número que usamos como estimación de tiempo para cada tarea. 

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Paso 2: Elige la columna Tiempo 

Dado que esta vista verifica todos los elementos asignados a una persona durante un determinado período de tiempo, tu tablero debe tener una columna fecha o cronograma.

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Paso 3: Elige el tipo de recurso

Ahora debes elegir qué tipo de recurso te gustaría que esté representado en la carga de trabajo. El tipo de recurso puede ser una columna personas, una columna estado o un grupo . Esto determinará en base a qué parámetros veremos dividida la carga de trabajo. En el siguiente ejemplo, hemos elegido la columna personas, por lo que vemos nuestras tareas divididas entre los miembros del equipo, los cuales están enumerados en el panel izquierdo de nuestro widget. Es como si fuera el eje Y de un gráfico, mientras que las tareas se representan en el eje X. 

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Paso 4: Mide el esfuerzo

Puedes mostrar los datos de dos maneras: contar elementos y esfuerzo. 

  • Contar elementos

Si eliges contar elementos, cada elemento asignado a esa persona se contará como 1 y se mostrará en el tablero. 

  • Esfuerzo

En ocasiones, algunas de nuestras tareas requieren más esfuerzo o tienen más importancia que otras para el proyecto. En nuestro ejemplo de uso, estamos utilizando nuestra columna Estimación de tiempo. Esta configuración funciona tanto con una columna Números como con una columna Fórmula. 

Cuando hay más de una persona trabajando en una tarea, podemos elegir mostrar cómo se "dividen el esfuerzo" entre ellos. Podemos alternar entre la opción "Dividido", la cual dividirá el esfuerzo en partes iguales entre compañeros, y "Total", que asignará a cada uno de los compañeros la cantidad total de horas que requiere el proyecto. En el siguiente ejemplo, elegimos "Dividido", ya que Kayla y Ariel van a dividir las cuatro horas asignadas para este proyecto en dos partes iguales. En la vista, podemos ver que cada uno de ellos tiene 2 horas asignadas para este proyecto. Si Kayla y Ariel estuvieran trabajando juntos en este proyecto, y cada uno de ellos necesitara 4 horas, usaríamos la opción "Total", y veríamos 4 horas reflejadas tanto en la carga de trabajo de Kayla como en la de Ariel. 

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  • Capacidad semanal

Una vez que lo hayas hecho, puedes elegir una capacidad semanal para todo el equipo. Este será el límite de la cantidad de horas que deseas que el equipo trabaje en esas tareas en esa semana. En nuestro ejemplo, configuramos la capacidad semanal en 4 horas por semana. 

Esto significa que si estás viendo el calendario de tu vista por semanas, los colores de los círculos reflejarán la capacidad que hayas configurado. Sin embargo, si cambias el calendario para ver por días, la capacidad se dividirá de manera uniforme para cada uno de los 5 días hábiles de la semana. En otras palabras, la capacidad semanal de 5 se dividirá entre 5 y aparecerá como 1 hora por día de la semana.

Del mismo modo, si ves tu vista de carga de trabajo por meses, tu capacidad semanal de 5 se multiplicará por las 4 semanas en un mes, lo que te mostrará una capacidad mensual de 20. Esto puede reflejar o no tus intenciones al configurar la capacidad semanal, por lo que es importante que tengas esto en cuenta. 

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Asignar recursos

Veamos un ejemplo de uso en el que queremos evaluar la asignación de los recursos de nuestra empresa en lugar del esfuerzo de los miembros del equipo. El siguiente tablero nos ayuda a coordinar todas las entregas de nuestra empresa. Cada elemento es una entrega que debe completarse y está asignada a un conductor (con la columna de personas) y a un vehículo (con la columna de estado). La fecha de la entrega está asignada y la duración del viaje, así como también la distancia de la entrega, se indican usando la columna de números. 

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Queremos asegurarnos de que ninguno de nuestros vehículos supere su límite semanal de 1200 kilómetros totales de recorrido. Podemos configurar nuestra vista de carga de trabajo para que nos muestre exactamente eso.

Primero, seleccionamos nuestra columna de estado "Vehicle" (Vehículo) como el tipo de recurso y luego seleccionamos "Add effort" (Agregar esfuerzo). Queremos definir nuestro esfuerzo por nuestra columna números "Distancia de viaje" (Travel distance) y, a continuación, ingresamos "1200" en el campo "Weekly Capacity" (Capacidad semanal). 

Ahora, nuestra vista nos muestra todos nuestros vehículos enumerados en el panel izquierdo, y a la derecha, podemos ver cuántos kilómetros tienen programados para viajar cada día de la semana. Podemos ver que nuestro Ford va a sobrepasar su límite el día 13, por lo que podemos programar que otro vehículo haga esa entrega en su lugar.

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Cómo leer los colores 

🔵 Burbuja azul: la persona está por debajo de la cantidad máxima de esfuerzo. ¡Puedes seguir asignándole tareas!

✔️ Burbuja azul con una marca de verificación: ¡acertaste la capacidad semanal!

🔴 Burbuja roja: la persona ha superado el límite de capacidad semanal establecido.

Puedes visualizar la carga de trabajo del equipo por días, semanas o meses.

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Interpretación de los resultados

Volvamos a nuestro ejemplo del tablero de éxito del cliente. En la semana del 25 de noviembre al 1.° de diciembre, me asignaron dos tareas, cada una de las cuales ocupa 1,5 horas (por cierto, soy Lea 👋🏼😊)

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Para entender los resultados, debemos observar dos factores:

  1. La cantidad de horas que se necesitan para completar la tarea.
  2. La cantidad de días que tenemos para completarla.  

Volvamos a nuestro tablero: 

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En este ejemplo, grabar un video requiere de 4 horas de trabajo y la tarea debe completarse dentro de los 8 días hábiles, sin contar los fines de semana. Esto significa que todos los días tendremos que dedicar 0,5 horas de trabajo a esta tarea. Esto es una ecuación matemática simple: 

 

Fórmula:  cantidad de horas para completar la tarea / cantidad de días hábiles

 

La tarea comenzó el 27 de noviembre y esa semana terminó el 29 de noviembre. Esto cuenta como 3 días hábiles. Por lo tanto, en esta semana utilizamos 3 * 0,5 = 1,5 horas para grabar un video.

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Ver más detalles

Si deseas ver más de cerca las tareas del equipo, puedes hacer clic en cualquiera de los círculos y ver las tareas enumeradas en ese período de tiempo.

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Si estás usando datos de una columna de cronograma, y has establecido hitos, los verás en el desglose de las tareas debajo de cada círculo. ¡Los hitos aparecerán en forma de diamante para ayudarte a identificarlos!

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Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte :)