¿Cómo podemos ayudar?

La vista Carga de trabajo

La gestión de recursos es el proceso mediante el cual se planifica el uso de tus recursos y se programa su asignación. Los recursos pueden ser todo lo que tu negocio necesite para funcionar de manera eficaz: empleados, equipo o, incluso, los activos de tu marca. Sin importar cuáles sean tus recursos, ¡monday.com está aquí para ayudarte a mantener tu negocio encaminado! 

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 Nota: Esta opción está disponible en nuestros planes Pro y Corporativo solamente.

 

¿Qué es la vista de carga de trabajo?

Add the Workload View to your board and get a clear overview of how your team's work is divided! You can see in one glance who is over capacity and assign upcoming tasks accordingly. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure every stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. You can also use it to allocate resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, or delivery vehicles!

¡Esta vista es imprescindible para mejorar el flujo de trabajo de tu tablero!

 

Antes de comenzar

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Una columna personas 
  • Una columna fecha o cronograma 
  • Optional - A Number or Formula Column to indicate effort required for each task; i.e. 1 hour, 6 hours

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Otra configuración importante a considerar es el fin de semana. Puedes contar los fines de semana como días hábiles o excluirlos de los días hábiles. Puedes personalizar esta configuración en la sección admin de tu cuenta. Consulta este artículo para obtener más información. 

 

How to add it  

To add the Workload View, click on the arrow next to the button "Main Table" located on the top left of your board. Click on more views and select "Workload" as below: 

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Una vez hecho esto, verás varios ajustes de configuración con los que puedes personalizar la vista de carga de trabajo para que se adapte a tus preferencias.

 

Configuración de la vista

Paso 1: Crea el tablero

Let's say we are managing our Customer Success Team. In our board, we have:

  • A People Column to assign each task to one or more team members
  • A Timeline or Date Column to define the time frame of the task (when does it start and when it should be completed by)
  • Optional - A Numbers Column that we are using as a time estimation for each task. 

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Paso 2: Elige la columna Tiempo 

Since this view checks all items assigned to a person over a certain time period, your board must have either a Date or Timeline Column

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Step 3 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, or group! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

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Paso 4: Mide el esfuerzo

Puedes mostrar los datos de dos maneras: contar elementos y esfuerzo. 

  • Contar elementos

Si eliges contar elementos, cada elemento asignado a esa persona se contará como 1 y se mostrará en el tablero. 

  • Esfuerzo

En ocasiones, algunas de nuestras tareas requieren más esfuerzo o tienen más importancia que otras para el proyecto. En nuestro ejemplo de uso, estamos utilizando nuestra columna Estimación de tiempo. Esta configuración funciona tanto con una columna Números como con una columna Fórmula. 

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes. In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

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  • Capacidad semanal

Una vez que lo hayas hecho, puedes elegir una capacidad semanal para todo el equipo. Este será el límite de la cantidad de horas que deseas que el equipo trabaje en esas tareas en esa semana. En nuestro ejemplo, configuramos la capacidad semanal en 4 horas por semana. 

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Asignar recursos

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

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We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload View to show us exactly that!

First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column, and then enter "1200" in the "Weekly Capacity" field below. 

Now, our view is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

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Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload View also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

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Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Cómo leer los colores 

🔵 Burbuja azul: la persona está por debajo de la cantidad máxima de esfuerzo. ¡Puedes seguir asignándole tareas!

✔️ Burbuja azul con una marca de verificación: ¡acertaste la capacidad semanal!

🔴 Burbuja roja: la persona ha superado el límite de capacidad semanal establecido.

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

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Interpretación de los resultados

Volvamos a nuestro ejemplo del tablero de éxito del cliente. En la semana del 25 de noviembre al 1.° de diciembre, me asignaron dos tareas, cada una de las cuales ocupa 1,5 horas (por cierto, soy Lea 👋🏼😊)

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Para entender los resultados, debemos observar dos factores:

  1. La cantidad de horas que se necesitan para completar la tarea.
  2. How many days we have to complete it.  

Volvamos a nuestro tablero: 

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En este ejemplo, grabar un video requiere de 4 horas de trabajo y la tarea debe completarse dentro de los 8 días hábiles, sin contar los fines de semana. Esto significa que todos los días tendremos que dedicar 0,5 horas de trabajo a esta tarea. Esto es una ecuación matemática simple: 

 

Fórmula:  cantidad de horas para completar la tarea / cantidad de días hábiles

 

La tarea comenzó el 27 de noviembre y esa semana terminó el 29 de noviembre. Esto cuenta como 3 días hábiles. Por lo tanto, en esta semana utilizamos 3 * 0,5 = 1,5 horas para grabar un video.

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Detalles

Si deseas ver más de cerca las tareas del equipo, puedes hacer clic en cualquiera de los círculos y ver las tareas enumeradas en ese período de tiempo.

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If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

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¿Tienes más preguntas? Escríbenos a support@monday.com con gusto te ayudaremos :)