En cualquier industria, empresa o equipo, la comunicación es una parte integral del éxito. Por esta razón, tenemos múltiples funciones en monday.com que ayudan a reducir la repetición de mensajes en múltiples canales, evitar errores debido a la comunicación manual y ahorrarte tiempo — lo que en última instancia te permite trabajar en las cosas que más importan.

En esta guía, verás cómo monday.com se puede utilizar como plataforma de comunicación central para canalizar la colaboración y comunicación más efectiva dentro de equipos y empresas. ¡Veamos todo en más detalle!🙌

 

Crea equipos en tu cuenta

Crear equipos te permite organizar toda tu cuenta. Esto ayuda a brindar claridad sobre quién está en qué equipo y cuál es el papel de cada uno. Recomendamos encarecidamente crear estos equipos en la configuración inicial de la cuenta para mantener las cosas simples desde el principio.

 

Comunícate internamente con tu equipo

La esencia misma de monday.com está diseñada para permitir una comunicación clara y transparente. El uso de las columnas de los propios tableros puede promover una comunicación efectiva a través de acciones simples: 

• Etiquetas de columna Estado

Utiliza la columna Estado para actualizar el estado de un proyecto o tareas e indicar en qué etapa se encuentran en todo momento. Esto permite que los equipos se comuniquen con los líderes de su equipo sin necesidad de reuniones o e-mails sobre el estado de las tareas. Además de esto, ayuda a que todos los miembros del equipo se organicen y se concentren en lo que tienen asignado. 

 

• Fijar plazos

Habilitar el Modo plazo en tu tablero es excelente para establecer expectativas y brindar transparencia para todos cuando se espera que se hagan las cosas. Funciona conectando la columna Fecha o Cronograma con una columna Estado en tu tablero para brindarte una representación visual de cuándo vence cada elemento. ¡Esto es especialmente bueno para los líderes y gerentes de equipos que supervisan diferentes proyectos y necesitan gestionar sus recursos! 

 

• Comunicar la propiedad mediante la columna Personas 

Asignar personas a elementos usando la columna Personas es una excelente manera de impulsar algo y asegurarse de que se haga. Todos sabemos lo que es pasar mucho tiempo discutiendo grandes ideas en las reuniones, pero sin establecer elementos de acción reales y asignar tareas a las personas, las cosas simplemente quedan en el olvido y no se hacen. 

Con la ayuda de la columna Personas, se pueden asignar equipos completos o simplemente individuos para que proporcionen propiedad y responsabilidad.

 

Comunícate sobre los detalles

monday.com tiene herramientas útiles para fomentar la comunicación contextual específica sobre tareas o proyectos, garantizando que nunca se pierdan detalles. Éstas incluyen:

• La sección de actualizaciones

La Sección de actualizaciones es el lugar perfecto para comunicarte sobre un elemento específico de tu tablero. Te permite agregar notas, recordatorios, listas de verificación o incluso simplemente comunicarse con el miembro del equipo que trabaja en un elemento determinado, mientras mantiene todas las comunicaciones centralizadas en un solo lugar para que tú y tu equipo puedan consultarlo cuando sea necesario. 

 

La Sección de actualizaciones incluso te permite adjuntar archivos y documentos para asegurarte de que todos estén en el lugar correspondiente. ¡Ya no tendrás que buscar entre cientos de e-mails para encontrar ese archivo que le enviaste a tu colega hace un par de meses!

 

• Notas de la columna Estado

Las notas de la columna Estado te permiten agregar una capa adicional de detalles relevantes para cualquier estado específico. Esto es fantástico si quieres señalar algo específico, hacer una nota importante o incluso etiquetar a la persona que te gustaría que revise o apruebe tu trabajo.  

  

Comunicación general 

A veces, necesitarás comunicarte con tus colegas y miembros del equipo sobre un tema más general, en lugar de sobre un proyecto específico. monday.com te permite hacer esto de varias maneras para garantizar que ya no necesites seguir largos hilos de e-mails y que todo se pueda encontrar en un lugar central para una mejor colaboración.

 

• Agrega un grupo "General" en la parte superior de cada tablero

Nos encanta agregar un grupo titulado "General" en la parte superior de todos nuestros tableros, para que actúe como un lugar donde guardar nuestras pautas, actualizaciones importantes, procesos y cualquier otra cosa que deba discutirse internamente pero que no se refiera a un proyecto específico.

Al agregar una actualización a cualquiera de los elementos de este grupo, tú y tu equipo podrán discutir ideas y conceptos más generales, pero aún así se beneficiarán de tenerlos ubicados en contexto en los tableros relevantes.

 

• Crea tableros completos para discusiones y preguntas.

Crear tableros específicos para discusiones, documentos y preguntas es otra forma de impulsar la comunicación dentro de la plataforma y fomentar la colaboración en equipo. Esta opción es excelente para la comunicación entre departamentos, donde cada grupo puede actuar como un departamento diferente y sirve como foro para preguntas, intercambio de información y mayor comunicación entre departamentos.

 

• Utiliza workdocs para la lluvia de ideas en equipo

Los workdocs de monday son un lugar central para que tú y tu equipo colaboren, intercambien ideas, planifiquen y ejecuten, lo que lo convierte en el centro perfecto para comunicarte con tu equipo. Prueba usar los workdocs para elaborar planes de proyectos, tomar notas de reuniones, idear libremente junto con tu equipo y mucho más. 🙌

 

Notificar a los miembros del equipo

monday.com tiene varios tipos de notificaciones cada vez que se realizan acciones en tus tableros, para ayudar a mantener a todos informados y garantizar que nada se pierda. A continuación se muestran algunas notificaciones que puedes aprovechar para reducir el trabajo manual de notificar a los miembros del equipo:

 

• Notificaciones de campana

Las notificaciones de la campana notificarán a cada usuario cada vez que se haya realizado alguna acción relevante para ellos. Estas incluyen: cuando te asignan un elemento, te mencionan en una actualización o respondes a una actualización, te mencionan como parte de un equipo, te suscribes a elementos y más.

 

• Notificaciones de correo electrónico

Las notificaciones por e-mail también aparecen de forma predeterminada y notifican a los usuarios sobre las mismas acciones que las notificaciones de la campana en tu buzón de e-mail personal (en lugar de dentro de monday.com).

 

• Notificaciones automatizadas

¡Al utilizar las automatizaciones, puedes automatizar, ampliar y personalizar las notificaciones de la campana e e-mail que tú y tus compañeros de equipo reciben! Ofrecemos muchos modelos de automatización de notificaciones preestablecidos que se pueden usar, o también puedes personalizar tu propio modelo. 

Un modelo de automatización que utilizamos con frecuencia para ayudar en la comunicación es el que dice "When status changes to something, notify someone". ("Cuando el estado cambie a algo, notificar a alguien"). ¡Esta puede ser una manera excelente de comunicar automáticamente el progreso de un elemento al miembro del equipo relevante!

 

• Expande la comunicación interna con la integración de Slack

La integración con Slack de monday.com ayuda a enviar notificaciones instantáneas y personalizadas a los miembros de tu equipo según los disparadores que tú definas para ayudar a agilizar aún más la comunicación. Con esta integración, puedes asegurarte de que ninguna información importante se pierda, ya que monday.com hará automáticamente el trabajo de comunicación por ti.

 

Comunicación externa

Hemos mencionado las diferentes formas en que toda tu empresa puede comunicarse internamente, pero ¿qué pasa con tus clientes, freelancers y proveedores externos con los que necesitas comunicarte regularmente?

A través de nuestras integraciones de e-mail, puedes estar seguro de que todos podrán mantenerse actualizados y sincronizados en todo momento, sin la molestia de enviar varios e-mails todos los días. 

¡Ahí tienes! ¡Empieza a comunicarte mejor con monday.com hoy mismo!

 

 

 

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.