La vista de carga de trabajo es una excelente manera de ver cómo se divide el trabajo de tu equipo y el cronograma próximo para las tareas de todos en un solo lugar. De ser necesario, siempre puedes reasignar o cambiar las fechas límite para asegurarte de que todos estén encaminados con la cantidad de tareas que pueden completar dentro de ese plazo. Con nuestro widget de carga de trabajo, ahora puedes tener información de varios tableros para asegurarte de que tu equipo esté listo para el éxito. ¡Este widget es imprescindible para mejorar tu flujo de trabajo! Sigue leyendo para saber cómo funciona.
¡Ahora, comencemos!
Para medir la carga de trabajo de los miembros de tu equipo, deberás asegurarte de que tus tableros contengan las siguientes columnas:
- Una columna personas
- Una columna fecha o cronograma
Como alternativa, si quieres medir cualquier otro recurso, como salas de reuniones, máquinas de una fábrica, herramientas manuales, cámaras o cualquier otra cosa, ¡puedes usar una columna estado!
Otra configuración importante a considerar es el fin de semana. Puedes contar los fines de semana como días hábiles o excluirlos de los días hábiles. Puedes personalizar esta configuración en la sección admin de tu cuenta. Consulta este artículo para obtener más información.
¿Cómo agregar el widget de carga de trabajo?
Simplemente haz clic en "Agregar nuevo" en la parte superior de la página del Panel > Haz clic en Más > Agregar "Carga trabajo" como se ve a continuación:
Una vez que lo hayas agregado, haz clic en el icono del engranaje para comenzar a personalizarlo.
Configurar el widget
Paso 1: Elige los tableros
Primero, deberás seleccionar los tableros de los que te interesa obtener información. Es importante recordar elegir todos los tableros relevantes a los que están asignados los miembros de tu equipo, para asegurarte de ver la carga de trabajo de todo el equipo en todos sus proyectos.
Paso 2: Elige los grupos
Ahora puedes seleccionar los grupos de los que te interesa obtener información.
Paso 3: Elige la columna tiempo
Dado que este widget verifica todos los elementos asignados a una persona durante un determinado período de tiempo, debes elegir tableros que incluyan una columna de fecha o cronograma.
Si tu tablero no tiene ninguna de estas columnas, recibirás un mensaje de error. Simplemente puedes agregar una columna Fecha o Cronograma y luego continuar la planificación.
A continuación, ¡puedes elegir si deseas ver detalles de los elementos o subelementos de tu tablero! En el siguiente ejemplo, hemos seleccionado "subelementos" y ahora nuestro widget muestra solo los subelementos del tablero.
Paso 4: Elige el tipo de recurso
Ahora debes elegir qué tipo de recurso de cada tablero te gustaría que esté representado en la carga de trabajo. El tipo de recurso puede ser una columna personas, una columna estado, un grupo o un tablero. Esto determinará en base a qué parámetros veremos dividida la carga de trabajo. En el siguiente ejemplo, hemos elegido la columna personas, por lo que vemos nuestras tareas divididas entre los miembros del equipo, los cuales están enumerados en el panel izquierdo de nuestro widget. Es como si fuera el eje Y de un gráfico, mientras que las tareas se representan en el eje X.
Paso 4: Elige esfuerzo y capacidad
Puedes mostrar los datos de dos maneras: contar elementos y esfuerzo.
- Contar elementos
Si eliges contar elementos, cada elemento asignado a esa persona se contará como 1 y se mostrará en el tablero.
- Esfuerzo
En ocasiones, algunas de nuestras tareas requieren más esfuerzo o tienen más importancia que otras. Esta configuración funciona tanto con una columna números como con una de columna fórmula. En este ejemplo, estamos utilizando la columna números, la cual representa la estimación de tiempo necesario para completar cada tarea.
Supongamos que Julia tiene un elemento asignado pero le demandará 7 horas. Lea tiene 5 elementos asignados, pero cada uno le demandará 0,5 horas. El esfuerzo total de Julia será de 7 horas mientras que el esfuerzo total de Lea será de 2,5 horas.
Cuando hay más de una persona trabajando en una tarea, podemos elegir mostrar cómo se "dividen el esfuerzo" entre ellos. Podemos alternar entre la opción "Dividido", la cual dividirá el esfuerzo en partes iguales entre compañeros, y "Total", que asignará a cada uno de los compañeros la cantidad total de horas que requiere el proyecto.
En el siguiente ejemplo, elegimos "Dividido", ya que Kayla y Ariel van a dividir las cuatro horas asignadas para este proyecto en dos partes iguales. En la vista, podemos ver que cada uno de ellos tiene 2 horas asignadas para este proyecto. Si Kayla y Ariel estuvieran trabajando juntos en este proyecto, y cada uno de ellos necesitara 4 horas, usaríamos la opción "Total", y veríamos 4 horas reflejadas tanto en la carga de trabajo de Kayla como en la de Ariel.
- Capacidad semanal
Puedes elegir una capacidad semanal para todo el equipo. Este será el límite de la cantidad de horas que deseas que el equipo trabaje en esas tareas en esa semana. En el ejemplo debajo, configuramos la capacidad en 5 horas por semana.
Esto significa que si estás viendo el calendario de tu widget por semanas, los colores de los círculos reflejarán la capacidad que hayas configurado. Sin embargo, si cambias el calendario para ver por días, la capacidad se dividirá de manera uniforme para cada uno de los 5 días hábiles de la semana. En otras palabras, la capacidad semanal de 5 se dividirá entre 5 y aparecerá como 1 hora por día de la semana.
Del mismo modo, si ves tu widget por meses, tu capacidad semanal de 5 se multiplicará por las 4 semanas en un mes, lo que te mostrará una capacidad mensual de 20. Esto puede reflejar o no tus intenciones al configurar la capacidad semanal, por lo que es importante que tengas esto en cuenta.
- Capacidad personal
También puedes configurar una capacidad por persona haciendo clic en "Editar capacidad por persona" tal como se muestra a continuación:
Luego podrás definir la capacidad para cada persona.
Cómo leer los colores
🔵 Burbuja azul: la persona está por debajo de la cantidad máxima de esfuerzo. ¡Puedes seguir asignándole tareas!
✔️ Burbuja azul con una marca de verificación: ¡acertaste la capacidad semanal!
🔴 Burbuja roja: la persona ha superado el límite de capacidad semanal establecido.
Puedes visualizar la carga de trabajo del equipo por días, semanas o meses.
Asignar recursos
Veamos un ejemplo de uso en el que queremos evaluar la asignación de los recursos de nuestra empresa en lugar del esfuerzo de los miembros del equipo. El siguiente tablero nos ayuda a coordinar todas las entregas de nuestra empresa. Cada elemento es una entrega que debe completarse y está asignada a un conductor (con la columna personas) y a un vehículo (con la columna estado). La fecha de la entrega está asignada, y la duración del viaje, así como también la distancia de la entrega, se indican usando la columna números.
Queremos asegurarnos de que ninguno de nuestros vehículos supere su límite semanal de 1200 kilómetros totales de recorrido. Podemos configurar nuestro widget de carga de trabajo para que nos muestre exactamente eso. Primero, seleccionamos nuestra columna estado "Vehículo" como el tipo de recurso y luego seleccionamos "Agregar esfuerzo". Queremos definir nuestro esfuerzo en base a la columna números "Distancia del recorrido".
Luego podemos establecer "1200" como la "Capacidad semanal" en el campo a continuación:
Ahora, nuestro widget nos muestra todos nuestros vehículos enumerados en el panel izquierdo, y a la derecha, podemos ver cuántos kilómetros tienen programados para viajar cada día de la semana. Podemos ver que nuestro Ford va a sobrepasar su límite el día 13, por lo que podemos programar que otro vehículo haga esa entrega en su lugar.
Filtra tu widget
Puedes filtrar para encontrar la información que necesitas utilizando los filtros avanzados. En el widget de carga de trabajo, haz clic en el ícono del filtro, como se muestra a continuación:
Supongamos que queremos ver todas las tareas que están detenidas y vencidas para ver cómo podemos reorganizar la carga de trabajo de los equipos y asegurarnos de que podamos completar el proyecto con éxito.
Esto mostrará todas las tareas que hayan pasado su fecha de vencimiento y cuyo estado sea Detenida para que podamos ver cuáles son los obstáculos y hacer los ajustes necesarios. Incluso puedes guardar tu vista haciendo clic en "Guardar" en la esquina superior derecha.
Detalles
Si deseas ver más de cerca las tareas del equipo, puedes hacer clic en cualquiera de los círculos y ver las tareas enumeradas en ese período de tiempo. Puedes cambiar las fechas de vencimiento o reasignar tareas según sea necesario.
Si estás usando datos de una columna cronograma, y has establecido hitos, los verás en el desglose de las tareas debajo de cada círculo. ¡Los hitos aparecerán en forma de diamante para ayudarte a identificarlos!
Ahora, tu equipo continuará trabajando enfocado, a tiempo y dentro de su capacidad.
Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte :)
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