¿Cómo podemos ayudar?

Gestiona solicitudes de trabajo con monday.com

Tener un negocio exitoso requiere que muchos equipos y departamentos colaboren unos con otros, que tengan buena comunicación y que trabajen eficientemente. 

Monday.com es una gran manera de gestionar solicitudes de trabajo, donde puedes ver a equipos completando las solicitudes de otros equipos en tu organización. La versatilidad y flexibilidad de la plataforma hace que sea aplicable a muchos flujos de trabajo.  

 

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¿De qué se trata exactamente?

Algunos casos de uso en los que esto puede ser útil son por ejemplo los equipos de operaciones, que reciben constantemente solicitudes de artículos de oficina y de reserva de salas de conferencias, los de TI, que gestionan todas sus solicitudes de mantenimiento, los de RRHH y los gerentes, que hacen malabarismos con las solicitudes de vacaciones, así como los equipos de diseño, que reciben solicitudes de los equipos de marketing, o los equipos de ventas y de otros equipos que deben preparar contenidos para diferentes fines. 

 

¿Por qué es útil?

Tener un lugar central donde gestionar todas estas solicitudes les permite a todos los equipos agilizar sus procesos, permitir una comunicación transparente entre todas las partes interesadas, y por supuesto, ¡hacer mucho más, más rápido! 😎

Este artículo se enfocará en las solicitudes creativas que usan los equipos de diseño, de marketing, además de los equipos de ventas y atención al cliente. 

 

Crea tu tablero

Para empezar, crea tu tablero. Este tablero te permitirá hacer un seguimiento de todas tus solicitudes, así también como enviar información a todos los interesados en realizar solicitudes.

 

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Para asegurarte de que el tablero sirve para la gestión del proceso del equipo creativo, puedes personalizar las columnas Estado para reflejar las diferentes fases, puedes añadir una columna Enlace para conectar con otros recursos y columnas Fecha para reflejar las fechas límite u otras fechas importantes. Para ver todas las columnas útiles, puedes consultar aquí.

Una vez que hayas creado la base del tablero, incluyendo todas tus columnas, puedes transformar tu tablero en un formulario para enviarlo a todo el mundo para que empiece a realizar solicitudes. 

 

Convierte tu tablero en un formulario compartible

Con un simple clic, tu tablero se convertirá en un formulario compartible, para que tus equipos puedan recolectar solicitudes de toda la empresa e incluso recibir solicitudes externas. De este modo, podrán hacer un seguimiento y gestionarlas desde un lugar único de colaboración.

  • Crear tu formulario

Para agregar una vista de formulario, haz clic en la flecha junto al botón "Predeterminado" que se encuentra en la parte superior izquierda de tu tablero. Haz clic en "Formulario", como se muestra debajo: 

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En el formulario, cada columna del tablero se convertirá en una pregunta del formulario. ¿No necesitas que ciertas preguntas sean vistas y respondidas por los solicitantes? Simplemente limita esa vista y úsala solo para uso interno. 

 

  • Personalízalo

También puedes personalizar tu logotipo, cambiar el color y marcar ciertas preguntas como obligatorias, lo que garantiza que no habrá que perseguir a otros equipos para que hagan las cosas.

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Con cada nueva solicitud agregada a través del formulario, se creará un nuevo elemento en tu tablero.

 

Automatiza flujos de trabajo para ahorrar tiempo 

Una vez que se ha añadido una nueva solicitud, puedes asignar automáticamente al jefe de equipo para que empiece a trabajar en ella o para que distribuya las solicitudes entre el equipo. Esto será muy bueno para asegurarse de que estás al tanto de todas las solicitudes nuevas, sin necesidad de revisar el tablero constantemente. 

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También puedes crear automatizaciones de recordatorios basadas en los plazos y las fechas límite, para asegurarte de que nunca más haya demoras. Una vez más, no hay necesidad de tener recordatorios manuales ya que todo esto será automático para ti. 

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Para añadir una automatización, ve al icono de la automatización en la parte superior del tablero, luego elige la automatización que te gustaría añadir en el tablero. 

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Para obtener más información sobre todas las automatizaciones disponibles, lee aquí

 

Comunica las actualizaciones de forma simple con integraciones

Al asociar nuestro tablero con las integraciones, podemos asegurarnos de tener una comunicación realmente transparente con cualquier parte externa que haya presentado solicitudes y necesite recibir novedades. A través de nuestras integraciones, como Gmail, podemos asegurarnos de que nuestros solicitantes sepan el estado de sus solicitudes, quién es el responsable de ellas, así como cualquier otra actualización.

Para añadir una integración, ve al icono de integración en la parte superior del tablero, luego elige la integración que te gustaría añadir en el tablero. 

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De una forma muy similar a las automatizaciones, puedes elegir el modelo de integración que se adapte a tu flujo de trabajo y personalizarlo. Aquí hay un modelo de integración que notificará al solicitante a través de correo electrónico si el estado cambia a Listo o cualquier otro estado relevante.

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Ten en cuenta que tendrás que tener una columna con la dirección de correo electrónico para que esto funcione. Esto no sólo permitirá que todos los solicitantes se sientan seguros de saber en qué estadía se encuentra su proyecto, sino que también permitirá que no acosen a tu equipo para recibir actualizaciones.

Para obtener más información sobre todas las integraciones disponibles, lee aquí

 

Usa los filtros del tablero para limitar la información

Con toda esta información disponible en el tablero, probablemente querrás filtrar la información para ver quién en el equipo tiene la capacidad de gestionar una nueva solicitud, qué solicitudes eran más urgentes, o qué solicitudes se han completado en comparación a aquellas en las que aún siguen pendientes.

También puedes tener más de un filtro activado, para poder tener un análisis más profundo. Todo eso se puede realizar usando los filtros básicos y avanzados del tablero:

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Enlaza tu tablero de solicitudes con el de tareas para gestionar mejor tu carga de trabajo.

Mientras que los tableros de solicitudes le permiten a tu equipo gestionar todas las nuevas solicitudes que llegan al equipo, cada miembro del equipo puede tener sus propios tableros para gestionar sus procesos y proyectos individuales hasta su finalización. Poder vincular estos tableros mejorará la transparencia y la responsabilidad.

Para ello, puedes utilizar la columna Conectar tableros y luego vincular cada tarea del tablero individual al proyecto correspondiente en el tablero de solicitudes.

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Al abrir el enlace desde el tablero personal de tareas, aparecerá una ficha que muestra todos los detalles del tablero conectado, permitiéndote navegar entre los tableros para realizar cambios y actualizaciones con facilidad.

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Sugerencia: Agrega la columna Reflejo para reflejar información de uno de tus tableros de solicitudes a tu tablero personal de tareas, para poder usarlo como referencia más fácilmente

 

Usar la vista de gráfico para generar informes de tus solicitudes de trabajo

Puedes agregar vistas de gráficos a los tableros para obtener una representación visual de los datos, lo que resulta útil para comprender las tendencias de tus solicitudes de trabajo, para gestionar la carga de trabajo de los miembros de tu equipo o para entender los tipos de solicitudes recibidas.

Esto se puede hacer de una forma similar a la de agregar una vista de formulario, pero seleccionando Gráfico en vez de la otra opción. 

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Para comprender las tendencias de otros tableros similares, puedes usar el widget de Gráfico en el panel.


¡Y eso ha sido todo! - ¡Gestionar solicitudes de trabajo usando monday.com!  🎉

 

Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. ¡Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte!