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Cómo usar GTD en monday.com

El método "Organízate con eficacia", conocido por las siglas GTD (Getting Things Done en inglés), puede proporcionar una forma ideal de gestionar tus pensamientos y tareas. Y se puede adaptar fácilmente en tu flujo de trabajo de monday.com, en cuatro pasos 

Esta guía te dará una descripción general de qué es GTD, cómo puedes usarlo en la plataforma y qué significa en la práctica.

 

¿Qué es GTD?

GTD es un método de gestión del tiempo creado por el consultor de productividad David Allen. Es el proceso de sacar de la mente las tareas y proyectos planificados registrándolos externamente y luego dividiéndolos en tareas procesables. Esto te permite centrar tu atención en las acciones en lugar de simplemente tratar de recordar tareas. 

Digamos que tienes una idea o un pensamiento que tiene un resultado poco claro o tu próxima acción no está definida. Aquí es donde entra en juego GTD. Consta de cinco etapas: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

El método se puede desglosar mediante este diagrama de flujo, del sitio del creador:

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Puede que estés pensando "¿Entonces, en primer lugar no puedo mantener todo organizado, y ahora tengo que hacer diagramas? ¡Vamos!" ¡Nosotros pensamos lo mismo! ¡No te preocupes! Usaremos monday.com para dividir esta metodología en pasos prácticos.  

 

Paso 1: Crea tu "Lista de cosas por hacer"

La lista de deseos es donde recopilas, procesas y organizas tus tareas e ideas. 

Primero, crea un tablero de "Lista de deseos". Coloca todas sus ideas y pensamientos en el tablero de la lista de deseos como elementos. Crea tres columnas Estado: Proceso, Perspectiva y Regla de 2 minutos.

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Cada tarea o idea se puede aclarar y organizar haciendo estas preguntas: ¿Es factible? ¿Tarda más de dos minutos? ¿Es este objetivo alcanzable? 

  • Procesar: Para cada tarea, pregúntate si es factible o no. Como por ejemplo: ¿es una tarea o es solo un evento al que debes ir?
  • Perspectiva: Los objetivos a corto plazo se refieren a ideas, tareas y proyectos que necesitas resolver hoy, la próxima semana o incluso el próximo mes. Los objetivos a largo plazo se refieren a una tarea o idea que se puede completar en el futuro: este año, los próximos 2 años o un objetivo de vida.
  • Regla de los 2 minutos: ¿La tarea tardará 2 minutos o menos en completarse? Si la respuesta es sí, ¡hazlo! (Llama a tu madre y salúdala. 😇)

Después de colocar el elemento en la lista de deseos y actualizar toda la información necesaria, es hora de encontrar un lugar para colocar este elemento para que podamos volver a él cuando sea necesario. 

Los elementos se pueden mover a uno de los otros tres tableros que crearás (Proyectos, Eventos, No factible). También puedes usar la columna Conectar tableros para crear un atajo al elemento específico en uno de los otros tableros, como puedes ver arriba en la última columna del tablero de ejemplo. 

Automatizaciones

Una excelente manera de mantener organizadas las tareas de tu lista de deseos es utilizar automatizaciones. Hemos agregado las siguientes dos automatizaciones a nuestro tablero de Lista de deseos:

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Este modelo, cuando se configura para cada uno de tus tableros, creará un nuevo elemento en el tablero apropiado y los vinculará automáticamente por ti.

Paso 2: Crea un tablero de "Proyectos"

Este tablero contendrá todos los elementos procesables, a largo y corto plazo. Luego, organízalos. Estamos usando grupos para indicar cuándo realizar la tarea y una columna estado para la prioridad. 

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La sección de actualizaciones
Siguiendo el espíritu de GTD, también estamos usando la sección de actualizaciones para definir cuál es el siguiente paso y el resultado final deseado. La sección de actualizaciones es un excelente lugar para establecer las metas de cada acción: 
  • Project current status 
  • ¿Cuál es mi siguiente paso? 
  • Wanted final outcome 

Otra buena forma de realizar un seguimiento de tu mejora es utilizar una lista de verificación en la sección de actualizaciones para enumerar tus próximos pasos y marcarlos mientras vayas avanzando.

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Centro de vistas
Nuestras vistas mejorarán tu tablero de proyectos al mostrar todas tus tareas en el formato que mejor se adapte a tus necesidades. Así es como se ve nuestro tablero de proyectos usando la Vista de cronograma:
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Paso 3: Crea y conecta otros tableros

¿Recuerdas cuando mencionamos brevemente la creación de otros tableros en el paso 1? Hay dos tableros más que son importantes para la metodología GTD en monday.com.

Tablero Eventos
El tablero de "Eventos" es donde pueden ir todos tus Eventos. Puedes utilizar la integración de calendario para sincronizarlo con tu calendario personal.
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Tablero No factible

Entonces, ¿qué sucede con las ideas que no son viables? Los elementos que no sean factibles y no puedas procesar irán al tablero "No factible":

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Conectar todos los tableros
Agregar la columna Etiquetas en los tableros que creaste te dará la posibilidad de agrupar elementos de todos los tableros GTD al buscar la etiqueta #GTD en todos los tableros con Buscar todo. 
 
Por ejemplo, si deseas ver todas las tareas e ideas entre el 3 y el 10 de noviembre de todos los tableros GTD, haz clic en la etiqueta #GTD para buscar y luego filtra por fecha para ver el rango que desees.
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Paso 4: Mantenlo relevante 

Detente y revisa; haz preguntas y reflexiona.
 
Weekly Review 
Cada semana, revisa tu Lista de deseos para asegurarte de que todas las tareas estén categorizadas y copiadas en los tableros relevantes. ¿Están todas las tareas categorizadas como se supone que deben estar? La configuración de las automatizaciones descritas en el Paso 1 te ayudará a garantizar que todos los elementos se dividan correctamente en los tableros. 
Una vez que te asegures de que tu lista de deseos está actualizada, verifica tu progreso explorando el tablero Proyectos. Usa el modo de plazo para ver qué debes completar a continuación. 
 
Monthly Review 
Cada mes, haz una revisión de tus proyectos a corto plazo enumerados en el tablero de proyectos y explora los objetivos a largo plazo para ver si algo se ha vuelto relevante.
  

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