¿Cómo podemos ayudar?

Automatizaciones en monday.com

 
 
¿A veces sientes que haces demasiado trabajo manual? ¿Te gustaría que monday.com hiciera algunas cosas por ti sin tener que aprender a programar primero? ¡Tienes suerte! 🍀
 
Nuestras automatizaciones te permiten usar un evento dentro de monday.com (por ejemplo: el cambio de un estado) para disparar una acción (como enviar una notificación). ¿Cómo funciona? Sigue leyendo para conocer más.
 
 
Sugerencia:  Puedes ver las automatizaciones en acción en nuestro seminario web sobre el tema aquí 😄
 
 
Los modelos de automatización son combinaciones predefinidas de disparadores y acciones. Un disparador es un evento que eliges para poner en marcha la automatización. Una acción es lo que ocurre como resultado de ese disparador.
Veamos un ejemplo fácil: cuando el estado es algo, notificar a  alguien cada periodo de tiempo.
En la plataforma, esta automatización se vería así: 
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En este caso, el disparador será una columna de Estado específica en donde aparecerá una etiqueta específica (es decir, qué columna de estado y qué etiqueta). El disparador provocará una acción (una notificación, cuyo contenido deberás definir, que se enviará al usuario asignado). 
Tienes la posibilidad de crear fórmulas personalizadas para que la automatización se ajuste a tus necesidades. Para saber más sobre las fórmulas de automatización personalizadas, consulta este artículo.
 

¿Cómo se agrega una automatización? 

Para agregar una automatización, dirígete al tablero donde deseas crear una automatización y haz clic en el botón "Automatiza", ubicado en la parte superior derecha en tu pantalla. 
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Se te redirigirá a nuestro Centro de automatizaciones, como se muestra a continuación: 
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¿Quieres crear notificaciones? ¿Quieres configurar una automatización recurrente? Las categorías del menú de la izquierda son un buen punto de partida. Explora estas categorías para encontrar lo que buscas o usa la barra de búsqueda.
Para conocer más sobre estas categorías y los diferentes tipos de fórmulas, consulta estos artículos: 

¿Cómo configurar tu automatización?

Cuando hayas elegido tu fórmula de automatización, tendrás que agregar tus parámetros. Cualquier cosa en la fórmula que esté subrayada es un parámetro.
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Para este ejemplo, echemos un vistazo a un tablero. En monday.com, tenemos un tablero de cola de errores donde el equipo de experiencia del cliente puede informar cualquier tipo de falla. 
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Cuando un error se marca como listo, queremos asegurarnos de que quien informó el error reciba una notificación. Estableceremos la automatización que se muestra abajo: 
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Después de hacer clic en el parámetro “notificar”, puedes escribir lo que quieres que diga tu notificación. Para agregar las variables de nombre del elemento, nombre del tablero, etc., a tus notificaciones, haz clic en los botones que están en la parte inferior del editor de notificaciones. Ten en cuenta que algunas columnas no son compatibles. Consulta la sección Columnas compatibles de este artículo para obtener información específica.
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Cuando hayas terminado, haz clic en  “Agregar a tablero” para activar la automatización. ¡Lo logramos! Nuestra primera automatización está en marcha. 🎉
Ahora, cada vez que se corrija un error, quien lo haya informado recibirá una notificación y podrá informar a su cliente al respecto.

Mapeo de automatizaciones

¿Usas una fórmula de automatización para crear elementos en un tablero o entre tableros? El mapeo te permite seleccionar la información de una columna específica que se obtendrá de un elemento creado anteriormente en tu tablero para ingresarla a un elemento dinámico nuevo. Cualquier sección de una fórmula con un campo de elemento  subrayado designa el mapeo.

Por ejemplo, digamos que tenemos una tarea recurrente que debe crearse en nuestro tablero todos los lunes. 

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Puedes mapear en el campo {item} de la fórmula qué información se creará en cada columna.

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Nota: Si tu fórmula de automatización implica crear un tablero nuevo, tendrás la opción de elegir qué tipo de tablero creará la automatización (principal, para compartir o privado) y en qué Espacio de trabajo se creará ese tablero. 

 

 

Terminología de mapeo

Campos dinámicos

Los datos específicos de cada columna en tu tablero que pueden obtenerse de un elemento actual para un elemento nuevo creado de manera automática. Los campos dinámicos se identifican con un signo de suma azul en el lado derecho.

 

Campos estáticos:

Contienen información que no se puede mapear y están designados con una casilla gris. En estos casos, si se agrega un valor, será el mismo para cada elementoagregado automáticamente. En el ejemplo que aparece a continuación, el nombre, la persona, el estado, la fecha y el correo electrónico se pueden mapear; sin embargo, no se puede hacer lo mismo con el seguimiento de tiempo y la ubicación.

Para obtener más información sobre qué campos aparecerán como Estáticos en el mapeo, consulta la sección Columnas compatibles de este artículo.

 

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Nota: Para hacer mapeos dinámicos entre tableros, la columna debe existir en ambos tableros. 
Cómo editar y eliminar

Una vez que hayas agregado las automatizaciones al tablero, puedes activarlas o desactivarlas con el ícono del interruptor. También puedes usar el ícono de los tres puntos para editar o eliminar la automatización.

 

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Cómo duplicar

No se puede duplicar una automatización dentro del Centro de automatizaciones. Sin embargo, las automatizaciones se pueden duplicar entre tableros y plantillas siempre y cuando estén activadas en la sección de Automatizaciones del tablero del Centro de automatizaciones. Los siguientes tipos de modelos de automatización no son compatibles con la duplicación ni la creación de plantillas de un tablero:

  • Entre tableros
  • Seguimiento de tiempo
  • Recurrente
  • Cualquier automatización en la que puedas "mapear" campos en el elemento.

Para obtener más información sobre cómo duplicar un tablero, consulta este artículo

 

 

 

Los tipos de columna enumerados abajo no se admiten en el campo “notificar” de una automatización de notificación:

  • Fórmula
  • Numeración automática
  • Progreso
  • Dependencia
  • Vincular columna con columnas de otro tablero

 

Las columnas enumeradas abajo no se admiten actualmente para el mapeo de un elemento:          

  • Etiquetas
  • Reflejo
  • Menú desplegable
  • Seguimiento de tiempo
  • Dependencia
  • Vincular columna con columnas de otro tablero
  • Ubicación
  • Reloj mundial
  • Teléfono
  • Archivo
  • Semana
  • Vínculo
  • País
  • Equipo
  • Votos
Nota: Por motivos de seguridad, las columnas con la configuración de permiso "restringir vista de columna" no serán compatibles con las fórmulas de automatización e integración.

Automatizaciones basadas en el tiempo

Te preguntarás cómo funcionan las automatizaciones basadas en el tiempo. Por ejemplo, cuando llega la fecha, notificar a alguien. La misma automatización basada en el tiempo se ejecutará en diferentes momentos para diferentes usuarios si tienen diferentes zonas horarias configuradas en su escritorio. Es decir, si tu "Cuando" en la fórmula mencionada anteriormente se establece a las 9:00, ciudad de Nueva York, los usuarios serán notificados a las 9:00 EST y los usuarios de Tel Aviv serán notificados a las 9:00 IDT.

Como dijimos anteriormente, las automatizaciones basadas en el tiempo se ejecutarán según la zona horaria establecida en tu escritorio. Sin embargo, si la configuración de tu zona horaria en Mi perfil es muy diferente a tu zona horaria local (más que unas pocas horas), es posible que exista un problema. Si esto te sucede y es fundamental que estas dos configuraciones sean diferentes, escríbele al equipo de asistencia al support@monday.com y explícales cuál es tu caso de uso para que puedan pasar tus comentarios a nuestro equipo.

 

Automatizaciones prediseñadas

Una automatización prediseñada es una automatización que monday.com ha configurado en tu tablero al crearlo. En tu Centro de automatizaciones, esas automatizaciones se verán así:

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Si tu tablero se creó con automatizaciones prediseñadas, esas automatizaciones se comportarán de una manera diferente a las automatizaciones que configuraste por tu cuenta. Por ejemplo, cuando pasas de una cuenta de prueba a una básica, estas automatizaciones seguirán funcionando aunque el plan básico no admita automatizaciones. Sin embargo, no podrás agregar automatizaciones a tableros nuevos, y si desactivas las automatizaciones prediseñadas, no podrás volver a activarlas.

 

¿Cómo transferir la propiedad a otra persona?

Hemos agregado una nueva herramienta a la sección Administrador de tu cuenta. Ahora puedes cambiar quién es propietario con unos pocos clics.

Para poder acceder a esta herramienta nueva, sigue esta ruta: Avatar > Administrador > Usuarios > Propiedad de las automatizaciones.

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En esta página, usa el menú desplegable para seleccionar al propietario actual y al nuevo. Haz clic en "Cambiar propietario" y listo.

Nota: Para transferir correctamente la propiedad, el propietario actual de la automatización debe ser un usuario activo en la cuenta. La transferencia no funcionará con usuarios desactivados. Si el propietario actual no está activo, el administrador primero deberá activar al usuario y después podrá transferir la propiedad.

 

Automatizaciones rotas

Si tienes problemas con las fórmulas de las automatizaciones, consulta este artículo: ¿Por qué mi automatización está desactivada?

Precios de las automatizaciones

Si quieres obtener más información sobre los precios, este artículo se trata sobre los precios de la automatización y la integración: Información sobre precios

Recursos adicionales

Si no encontraste lo que buscabas en este artículo, no te preocupes. Aquí tienes algunos otros recursos para ti:
  • Acciones de automatización e integración: Conoce todos los detalles relacionados con los disparadores y las acciones.
  • Columna de Botón: La nueva columna de Botones funciona con las automatizaciones. Puedes configurar la columna para que al hacer clic en el botón de la columna ocurra una acción.

Y si buscas información sobre categorías específicas de automatizaciones, consulta los siguientes artículos:

 

Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. ¡Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte!

 

¿Tienes comentarios? ¿Te gustaría ver cómo usan las automatizaciones otros equipos como parte de su flujo de trabajo? Visita la comunidad de monday.com