¿Cómo podemos ayudar?

Automatizaciones en monday.com

 
¿A veces sientes que haces demasiado trabajo manual? ¿Te gustaría que monday.com hiciera algunas cosas por ti sin tener que aprender a programar? ¡Tienes suerte! 🍀
 
Our Automations allow you to use an event inside monday.com (like the changing of a status) to trigger an action (like sending a notification). This is done by using predefined automation flows, which we have created for you to choose from. How does it work? Keep reading to find out. 👇
 
 
 Sugerencia: Puedes ver grabaciones de nuestros seminarios web sobre automatizaciones aquí :)
 
 

¿Cómo se agrega una automatización? 

Para agregar una automatización, dirígete al tablero donde deseas crear una automatización y haz clic en el botón Automatizar, arriba a la derecha en tu pantalla. 
 
mceclip0.png
 
Se te redirigirá a nuestro Centro de automatizaciones, como se muestra a continuación: 
 
mceclip1.png
 

¿Qué son los flujos de automatización?

Automation flows are combinations of triggers and actions that we provide for you, in which you customize the parameters of each aspect of the flow to suit your exact needs. Let’s walk through an easy example: when status change to something, notify assignee every time period. In the platform, this would look like this 👇:
 
Screen_Shot_2019-03-13_at_2.45.51_PM.png
 
In this instance, the trigger will be a specific status column changing to a specific label, where you choose both parameters (i.e. which status column and which label). This trigger will cause the action (a notification--the wording of which you will determine--being sent to the associated assignee). 
 
Hemos creado distintos flujos para que elijas, lo que te permitirá crear muchas automatizaciones geniales en tu cuenta de monday.com. 
 

Entonces, ¿cómo funciona? 

Once you've picked your automation flow, you will need to add your parameters. Anywhere in the flow that is underlined is a parameter. In our example, let's say that whenever the "Copywriting" status column updates to "Done", the associated assignee in the "Editor" person column will be notified. 
 
Automation_Article.gif
 
 
After clicking on the “notify” parameter you can type out what you want your notification to say. Variables for the item name, board name, etc. can be added to your notifications by clicking on on the blue buttons at the bottom of the notification editor.
 
notification_entry_window.png
 
Luego, a los fines de este ejemplo, selecciona la columna "Editor" para el parámetro "alguien".  
 
 
Automation_Article_2.gif
 
Después de hacer clic en "Agregar a tablero", la automatización estará activada.
  
Ahora, cada vez que el estado Redacción cambie a Listo, la persona asignada en la columna del Editor recibirá automáticamente una notificación en el ícono de la campana y por correo electrónico, cada día jueves. 
 
¡Lo logramos! Ahora, nuestra primera automatización está activa. 🎉🎉
 
¿Cómo se elimina o edita una automatización?
 
Una vez que hayas agregado tus automatizaciones al tablero, puedes activarlas y desactivarlas con el ícono del interruptor. También puedes usar el ícono del lápiz para editar la automatización, o la papelera de reciclaje para eliminarla por completo.

mceclip2.png

 

Notificar a alguien cuando…

  • Cuando sea la fecha y el estado sea algo, notificar a alguien
  • Cuando una columna cambie, notificar a alguien
  • Cuando sea la fecha, notificar a alguien
  • Cuando un estado cambie a algo, notificar a alguien
  • Cuando el estado cambie de algo a otra cosa, notificar a alguien
  • Cuando se cree un elemento nuevo, notificar a alguien
  • Cuando se mueva un elemento agrupo, notificar a alguien después de cierto tiempo
  • Cuando la fecha haya pasado y el estado sea algo, notificar a alguien cada periodo
  • Cuando el estado sea algo, notificar a alguien cada periodo
  • Cada periodo, notificar a alguien
  • Cuando se publique una actualización, notificar a alguien   
  • Cuando se publique una actualización en este elemento, notificar a alguien 
  • Cuando se cree un elemento en este grupo, notificar a alguien 

 

Automation_center_Notications.gif

Estas automatizaciones te permitirán notificar a los usuarios sobre distintos cambios en el tablero e, incluso, puedes personalizar cuándo se envían las notificaciones.  La notificación personalizada, que se crea dentro de la fórmula de las automatizaciones, aparecerá en las notificaciones de la campana del usuario cuando los parámetros se hayan establecido.  

mceclip5.png

 

 

Notification_on_platform.png 

 

Cuando un estado cambia…

  • Cuando un estado cambie a algo, mover el elemento a grupo
  • Cuando un estado cambie a algo, archivar el elemento
  • Cuando un estado cambie a algo, cambiar otro estado a algo
  • Cuando un estado cambie a algo, configurar fecha de vencimientocomo fecha actual más determinada cant. de días
  • Cuando llegue la fecha y un estado sea algo, cambiarlo a otro
  • Cuando el estado cambie a algo, aplazar fecha de vencimiento por algunos días
  • Cuando un estado cambie a algo, asignar a alguien como titular
  • Cuando se cree un elemento nuevo, configurar su estado a algo
  • Cuando un estado cambie a algo, notificar a alguien
  • Cuando un estado cambie a algo, crear un elemento
  • Cuando un estado cambie a algo, eliminar el elemento 
  • Cuando un estado cambie de algootra cosa notificar a alguien
  • Cuando un estado cambie a algo, asignar un equipo como titular
  • Cuando un estado cambie a algo, mover elemento a grupo después de determinado tiempo
  • Cuando un estado cambie a algo, iniciar seguimiento de tiempo. Cuando cambie a algo detenerlo. 
  • Cuando un estado cambie a algo, detener seguimiento de tiempo 
  • Cuando un estado cambie a algo, iniciar seguimiento de tiempo
  • Cuando un estado cambie a algo, establecer hora en horario actual 

 

Status_Change.gif

Este grupo de automatizaciones funciona con la columna Estado y mejora la eficiencia de distintos flujos de trabajo ya que dispara distintas acciones, como el ajuste de fechas límites, el traslado de elementos a distintos grupos dentro de un tablero, el archivado de elementos y la actualización de otros estados dependientes, a medida que el proyecto progresa.

Configurar acción recurrente…

  • Cada periodo de tiempo, crear un elemento
  • Cada periodo de tiempo, duplicar un grupo
  • Cuando el estado sea algo, notificar a alguien cada periodo
  • Cada periodo, notificar a alguien
 
mceclip9.png
 
Many teams work cyclically or on repeat projects and need to create recurring tasks and items. This can be done easily through the recurring action automations that allow you to create an item or duplicate a group at the time period of your preference.  You can set the time period on a daily, weekly, or monthly basis at a specific time of day.
recurring_action_recipe.png

 

Configurar recordatorios de fecha de vencimiento…

  • Cuando sea la fecha y el estado sea algo, notificar a alguien
  • Cuando llegue la fecha, notificar a alguien
  • Cuando llegue la fecha límite trasladar elemento a grupo y aplazar la fecha por determinado tiempo
  • Cuando llegue la fecha, trasladar elemento a grupo
  • Cuando llegue la fecha de vencimiento, duplicar el elemento a este grupo y aplazar la fecha por determinado tiempo 
  • Cuando llegue la fecha y el estado sea algo, cambiarlo a otro
  • Cuando la fecha haya pasado y el estado sea algo, notificar a alguien cada periodo
  • Cuando se cree un elemento, configurar fecha de vencimiento desde la fecha de creación más determinada cantidad de días
  • Cuando el estado cambie a algo, configurar la fecha de vencimiento a la fecha actual más determinada cantidad de días
  • Cuando el estado cambie a algo, aplazar fecha de vencimiento por determinada cantidad de días
  • Cuando la fecha haya pasado y el estado sea algo, mover el elemento a grupo
  • Cuando fecha cambie, ajustar otra fecha por la cantidad de días en número 
 
Automations_Due_Dates.gif
 

Quizá te diste cuenta de que estas automatizaciones figuraban en la sección Notificaciones de la tienda de automatizaciones.  También figuran dentro de su propia sección porque están pensadas específicamente para recordarles a los usuarios las fechas de vencimiento, para que se aseguren de que las tareas se realizan a tiempo. De hecho, se puede acceder a la primera automatización enumerada directamente desde la columna Fecha cuando se configura el modo de Fecha límite.  Al hacer clic en el menú desplegable de la columna y seleccionar Configurar recordatorios de fecha de vencimiento, irás directamente a la fórmula de automatización.

set_due_date_column_dropdown.png 

due_date_pop_up.png

 

Creación de elemento

  • Cuando un estado cambie a algo, crear unelemento en tablero 
  • Cuando llegue una fecha de vencimiento, crear un elemento en tablero
  • Cuando una persona sea asignada a alguien, crear un elemento en tablero  
  • Cada periodo de tiempo, crear un elemento
  • Cuando se cree un elemento nuevo, asignar un equipo como titular
  • Cuando se cree un elemento nuevo, asignar a alguien como titular
  • Cuando se cree un elemento, configurar fecha de vencimiento desde la fecha de creación más determinada cantidad de días
  • Cuando se cree un elemento nuevo, notificar a alguien
  • Cuando se cree un elemento nuevo, configurar su estado como algo 
 

 

item_creation.gif

 

These automations contribute to managing teams by ensuring team members are automatically assigned to items based on new item creation or status.  This saves time spent manually assigning team members and increases accountability as projects progress.   

Mover elemento

  • Cuando un estado cambie a algo, mover el elemento a grupo
  • Cuando llegue la fecha de vencimientomover elemento a tablero
  • Cuando una persona sea asignada a alguien, mover elemento a tablero
  • Cuando un estado cambie a algo, mover elemento a grupo
  • Cuando llegue la fecha, trasladar elemento a grupo
  • Cuando la fecha de vencimiento llegue, duplicar el elemento a este grupo y aplazar la fecha por determinada cantidad de tiempo
  • Cuando llegue la fecha y un estado sea algo, mover elemento a grupo
  • Cuando un elemento se mueva a grupo, notificar a alguien después de cierto tiempo
  • Cuando el estadocambie a algo, mover elemento a grupo después de cierto tiempo
  • Cuando llegue la fecha de vencimiento, mover elemento a grupo y aplazar fecha por determinado tiempo 

 

move_item.gif

Dependencias

  • Asegurarse de que la fecha de un elemento comience siempre después de la fecha de su elemento de dependencia
  • Asegurarse de que esta fecha en el elemento comience siempre después de que esta otra fecha haya pasado
  • Cuando un estadocambie a algo, cambiar el estado de su dependencia algo 
  • Ajustar esta fecha para reflejar los cambios hechos en esta otra fecha del mismo elemento
  • Ajustar la fecha de un elemento para reflejar los cambios hechos en la fecha de su elemento de dependencia

mceclip8.png

Si tienes fechas de vencimiento que dependen entre sí, ¡ahora puedes configurarlas a través de nuestras automatizaciones de dependencias! Estas automatizaciones trabajan junto con una columna de dependencias, que puedes agregar directamente a través de la fórmula de automatización. Haz clic aquí para leer más sobre cómo configurar dependencias en monday.com.

 dependency_recipe.png
  
 
 

Entre tableros

Muchos equipos crean tableros en monday.com que les permiten organizar proyectos y tareas por separado, pero igualmente contienen información directamente relacionada entre sí.  Las automatizaciones entre tableros ofrecen la posibilidad de que los tableros interactúen permitiendo que una acción en un tablero desencadene una acción en otro tablero completamente separado.  Con las fórmulas mencionadas, los usuarios pueden mover elementos de un tablero a otro o crear elementos completamente nuevos en función de acciones específicas.  Estas automatizaciones le agregan una capa nueva a la colaboración en equipo y permiten a los usuarios de monday.com gestionar proyectos interrelacionados de manera cohesiva y a la perfección.

  • When status changes to something, create an item in board
  • Cuando una fecha de vencimiento llegue, crear un elemento en tablero
  • Cuando una persona sea asignada a alguien, crear un elemento en tablero
  • Cuando un estado cambie a algo, mover el elemento a tablero
  • Cuando una fecha de vencimiento llegue, mover elemento a tablero
  • Cuando una persona sea asignada a alguien, mover elemento a tablero
 

  crossboard.png

 

The cross-board automations support all fields outside of the progress-bar and the mirror formula.

 Si tienes dudas sobre esto o alguna otra cuestión en este artículo, puedes comunicarte con nuestro equipo de éxito del cliente a través de [email protected]