¿Cómo podemos ayudar?

Automatizaciones en monday.com

 

¿A veces sientes que haces demasiado trabajo manual? ¿Te gustaría que monday.com hiciera algunas cosas por ti sin tener que aprender a programar? ¡Tienes suerte!

¡Lleva tu flujo de trabajo un paso más allá con nuestras automatizaciones! Esta función increíble te permite crear tus propios flujos automatizados o elegirlos desde una plantilla ya preparada. ¡Crea combinaciones nuevas según las necesidades de tu equipo y adáptalas perfectamente a tu flujo de trabajo específico!

 

Aprende la jerga

Cada automatización tiene un disparador, una condición, y una acción (o varias de ellas).

Muéstrame las definiciones de esto
  • Disparador: es un evento que eliges para poner en marcha la automatización.
  • Condición: un requisito que tiene que cumplir el disparador para que funcione la automatización.
  • Acción: un evento que ocurre como resultado del disparador y el cumplimiento de la condición.

 

Para comprender mejor los disparadores, las condiciones y las acciones, veamos un ejemplo de un modelo: "Cuando un estado cambie a algo, archivar el elemento" ("When a status changes to something, then archive item").

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En este caso, el disparador es "Cuando un estado cambie". La condición es "a algo" (en nuestro caso, elegimos la etiqueta de estado "Ya no es relevante") y la acción es "archivar elemento".   

Con esta automatización activada, cada vez que a la columna Estado de un elemento se le asigna la etiqueta "Ya no es relevante", ¡ese elemento se archivará automáticamente!

Nota: Para obtener más información sobre las acciones de automatización y cómo afectan los precios, consulta el artículo Acciones de automatización e integración.

 

Agrega una automatización

Al agregar una automatización, tendrás la opción de personalizar tu propio modelo o elegir entre un modelo de automatización preestablecido (¡lo mostraremos más adelante!). Para comenzar a agregar una automatización personalizada, haz clic para acceder al Centro de Automatizaciones y luego selecciona "Crear automatización personalizada" así:

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¡Ahora es momento de personalizarlo! 🎉

 

Paso 1: Elige un disparador

El primer paso para construir una automatización es hacer clic en "Cuando esto suceda" para elegir un disparador. Luego puedes elegir un disparador de las opciones visibles en el menú desplegable o haciendo clic en "Más opciones". Un disparador puede ser una columna del tablero (es decir, Estado, Personas, Fecha, etc.) o una acción/evento (es decir, elemento creado, cada período de tiempo, etc.):

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En el ejemplo anterior, elegimos que el disparador sea una columna Estado que cambia a algo. ¡Ahora es el momento de seleccionar la condición para este disparador!

 

Paso 2: Selecciona una condición

Según el activador que hayas elegido en el paso uno, deberás seleccionar una condición. En este ejemplo, queremos activar una acción cuando la columna Estado titulada "Contrato" cambie a "Firmado".

Para hacer esto, hicimos clic en los campos subrayados y seleccionamos la columna Estado con el nombre "Contrato" y luego elegimos la etiqueta "Firmado" así:

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Nota: Las etiquetas mostradas corresponden a las etiquetas de la columna Estado seleccionada en tu tablero.

 

Si deseas especificar condiciones adicionales en tu modelo, simplemente haz clic en el signo más junto a la condición que estableciste y elige otra. Como ejemplo, hemos agregado otra condición de "si la persona es alguien". 

Ahora, la automatización solo se pondrá en marcha si el "Contrato" cambia a "Firmado" y si el representante de ventas está asignado a Noy.💥

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Paso 3: Establece una acción

Ahora que la primera parte de nuestra automatización (disparador + condición) está lista, ¡es hora de elegir una acción para ella! Para elegir una acción, haz clic en el campo gris "Entonces hacer esto" ("Then do this"). Desde aquí, puedes seleccionar una acción de las opciones presentadas en el menú desplegable o haciendo clic en "Más opciones". 

Para nuestra automatización, elegimos la acción "notificar a alguien", como se muestra a continuación:

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¡Ahora es el momento de finalizar la acción seleccionada! Para personalizar la acción exacta que ocurrirá, haz clic en los campos subrayados. En nuestro caso, usaremos el campo "notificar" para personalizar el mensaje de notificación que se enviará, y luego elegiremos quién recibirá esta notificación automática haciendo clic en el campo "alguien".

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Y listo, ¡nuestra automatización ya está lista! Al seleccionar el botón azul "Crear automatización", la automatización ahora está lista para usar. Una vez listo todo, cada vez que la columna Estado "Contrato" tenga la etiqueta "Firmado", el gerente de ventas recibirá instantáneamente una notificación al respecto.🎉

Sugerencia: ¡Puedes agregar múltiples acciones diferentes al modelo de automatización! Veremos cómo se puede hacer esto más adelante. 

 

Automatizaciones de múltiples pasos

Si estás buscando crear flujos de automatización más largos y complejos, puedes agregar múltiples acciones diferentes en un solo modelo de automatización. Para hacer esto, simplemente haz clic en el signo más a la derecha de la acción que ya configuraste, elige la acción adicional y luego completa los campos subrayados.

Puedes continuar agregando más y más acciones a un solo modelo, ¡como más te guste!

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Modelos de automatización preestablecidos

¿Estás buscando utilizar la automatización de una plantilla prediseñada en lugar de crear la tuya propia? Las categorías del menú de la izquierda son un buen punto de partida. Explora estas categorías para encontrar lo que buscas o usa la barra de búsqueda para comenzar rápidamente con un modelo creado previamente.
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Después de seleccionar una plantilla de un modelo prediseñado, todo lo que tienes que hacer es completar los campos subrayados, hacer clic en "Crear automatización", ¡y listo!
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Para obtener más información sobre estas categorías y los diferentes tipos de modelos que ofrecemos, consulta estos artículos: 

 

Crear una plantilla, editar, eliminar o duplicar una automatización

  • Activar o desactivar automatizaciones
Una vez que hayas agregado Automatizaciones a tu tablero, puedes hacer clic en la pestaña "Automatizaciones de tablero" y activar y desactivar las Automatizaciones usando el ícono de interruptor como se muestra a continuación.
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  • Editar una automatización

Para editar la forma en que configuraste tu automatización, haz clic en el menú de tres puntos y presiona "Editar automatización" como se muestra a continuación. ¡Al hacer clic en esto, se abrirá el editor de automatización donde puedes reconfigurar tu modelo como desees!

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  • Duplicar una automatización

¡También puedes elegir duplicar una automatización desde el mismo menú de tres puntos presionando "Duplicar automatización"! Al hacer clic en esto, se abrirá el editor de automatización donde puedes editar la automatización si lo deseas. Para completar la duplicación, asegúrate de seleccionar el botón azul "Crear automatización" y tendrás todo listo para comenzar.

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Sugerencia: Las automatizaciones se pueden duplicar entre tableros y plantillas siempre que estén activas en la sección de automatizaciones del tablero.

 

  • Guardar un modelo de automatización como una plantilla

Puedes guardar tu modelo personalizado como plantilla y ponerlo a disposición de todos para que lo usen en tu cuenta de monday.com. Para hacerlo, haz clic en el menú de tres puntos a la derecha de la automatización, selecciona "Guardar como plantilla", asígnale un nombre y haz clic en "Crear plantilla" para guardarla.

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  • Eliminar automatizaciones no deseadas

Si deseas eliminar un modelo de automatización, también puedes hacerlo desde el mismo menú haciendo clic en "Eliminar automatización" y luego en "Eliminar permanentemente".

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Actualmente, los tipos de columna enumerados a continuación no se admiten en el campo “notificar” de una automatización de notificación:

  • Fórmula
  • Numeración automática
  • Progreso
  • Dependencia
  • Conectar tableros

 

Las columnas enumeradas abajo no se admiten actualmente para el mapeo de un elemento:          

  • Etiquetas
  • Reflejo
  • Menú desplegable
  • Seguimiento de tiempo
  • Dependencia
  • Vincular columna con columnas de otro tablero
  • Ubicación
  • Reloj mundial
  • Teléfono
  • Archivo
  • Semana
  • Vínculo
  • País
  • Equipo
  • Votos
Nota: Por motivos de seguridad, las columnas con restricciones de visualización de columnas no se admitirán en modelos de automatización e integración.

Automatizaciones basadas en el tiempo

Te preguntarás cómo funcionan las automatizaciones basadas en el tiempo. Por ejemplo, en el campo "fecha" en el siguiente modelo: Cuando sea fecha, notificar a alguien.

La misma automatización basada en el tiempo se ejecutará en diferentes momentos para diferentes usuarios si tienen diferentes zonas horarias configuradas en su escritorio. Es decir, si tu "Cuando" en la fórmula mencionada anteriormente se establece a las 9:00, ciudad de Nueva York, los usuarios serán notificados a las 9:00 EST y los usuarios de Tel Aviv serán notificados a las 9:00 IDT.

 

Como dijimos anteriormente, las automatizaciones basadas en el tiempo se ejecutarán según la zona horaria establecida en tu escritorio. Sin embargo, si la configuración de tu zona horaria en Mi perfil es muy diferente a tu zona horaria local (más que unas pocas horas), es posible que exista un problema. Si esto te sucede y es fundamental que estas dos configuraciones sean diferentes, escríbele al equipo de asistencia al support@monday.com y explícales cuál es tu caso de uso para que puedan pasar tus comentarios a nuestro equipo.

Nota:Si estás utilizando un modelo que dice "Cuando pase la fecha..." ("When date passed..."), la automatización se activará a la medianoche de ese día.

 

¿Cómo transferir la propiedad a otra persona?

Como administrador de tu cuenta, puedes transferir la propiedad de una persona a otra con unos pocos clics. Esta puede ser una excelente opción si deseas que un compañero de equipo se haga cargo de un tablero que estás administrando y quieres darle la capacidad de editar las automatizaciones que hayas configurado.

Nota: Actualmente, solo puede transferir la propiedad de las automatizaciones, no de las integraciones.

 

Para hacer esto, haz clic en tu foto de perfil, luego en "Admin", "Usuarios" y "Propiedad de Automatizaciones".

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En esta página, usa el menú desplegable para seleccionar al propietario actual y al nuevo. Haz clic en "Cambiar propietario" y listo.

Nota: Para transferir correctamente la propiedad, el propietario actual de la automatización debe ser un usuario activo en la cuenta. La transferencia no funcionará con usuarios desactivados. 

 

Limitaciones de la tasa de automatización

Si bien no hay límite en la cantidad de modelos que se pueden crear, hay algunas limitaciones en la cantidad de automatizaciones que se pueden activar o llamar por API por minuto en cada tablero. 
  • Cada modelo de automatización puede realizar 4500 disparadores y 4500 acciones por minuto (alrededor de 75 disparadores/acciones por segundo)
  • Cada modelo de integración puede realizar 4500 disparadores y 1800 acciones por minuto
  • Límite de llamadas de API:
    • Acciones de automatización: 5000 acciones por minuto por tablero
    • Acciones de integración: 2000 acciones por minuto por tablero por integración 

 

Si alcanzas uno de estos límites, recibirás la siguiente notificación de alerta en la campana y tu automatización se apagará:

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Recursos adicionales

Si no encontraste lo que buscabas en este artículo, no te preocupes. Aquí tienes algunos otros recursos para ti:

Y si buscas información sobre categorías específicas de automatizaciones, consulta los siguientes artículos:

 

 

 

Si tienes dudas, usa el formulario de contacto para comunicarte con nuestro equipo. ¡Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte!

 

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