¿Cómo podemos ayudar?

Los formularios

 

¡En monday.com, queremos simplificarte el trabajo para que seas más productivo y eficiente! En lugar de recibir la información de tus clientes y, luego, tener que dedicar más tiempo a volcarla en la plataforma, hemos creado una solución muy agradable para los clientes y que te ahorrará mucho tiempo: los formularios de monday.com 😊

 

¿Qué son los Formularios? 

Crearás un tablero adaptado específicamente a tus necesidades (con las columnas que ya conoces y te encantan). Con algunos clics más, podrás crear un formulario en función de dicho tablero, compartirlo con tus clientes (mediante un vínculo o incrustándolo en un sitio web), ¡y cada una de las respuestas creará un elemento nuevo con todas las respuestas que necesitas!

 

Nota: El formulario es un subproducto del tablero, no a la inversa. Si cambias algo en la vista de formulario (es decir, si editas el encabezado de una columna), no se verá reflejado en el tablero.

 

¿Quién puede completar los formularios?

Cualquier persona, siempre y cuando tenga acceso al vínculo compartible o al vínculo incrustado.

 

¿Qué columnas se admiten?

Los siguientes son los tipos de columnas admitidas: Texto, Texto largo, Números, Estado, Fecha, Clasificación, Archivo, Teléfono, Dirección de correo electrónico, Menú desplegable, Casilla de verificación Ubicación, País y Cronograma. Con el menú desplegable de selecciones múltiples, puedes buscar y elegir distintas opciones que desees del formulario.

 

Nota: Al cargar archivos a través de un Formulario, el tamaño máximo admitido es 50MB. 

 

¿Cómo se configura?

Paso 1: Crear el tablero

El formulario se creará en función de las columnas que insertes (los nombres podrán editarse) y con la información que se proporcione en los formularios se crearán los elementos nuevos. Tu negocio necesita la información, ¡piensa en la función de formularios como si fuera tu mensajero! 📩

 

Paso 2: Agregar la vista de formulario en tu tablero

Para agregar una vista de formulario, haz clic en el botón "Agregar vista" que se encuentra en la parte superior izquierda de tu tablero. En el menú que aparece, haz clic en "Formulario" como se ve debajo: 

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Personaliza el diseño de tu formulario

Tu público objetivo, sea cual sea, recibirá o podrá ver este formulario. Nos encanta que quieras usar monday.com para llegar a audiencias nuevas y para administrar los hallazgos dentro de la plataforma. Es por ello que agregamos opciones de personalización para que puedas sumar un logotipo y personalizar el fondo.

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Si tienes una cuenta Pro, ¡puedes incluso esconder el logo de monday.com en el pie de página del formulario! Simplemente haz clic en el ícono de rueda en la parte superior derecha para abrir la configuración del formulario, y luego debajo de "Creación de marca" haz clic en "Oculta los logotipos de monday.com" de esta manera:

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¡Ahora puedes ver que el logo de monday.com ha desaparecido del pie de página de tu formulario!

 

Personaliza el contenido de tu formulario

Puedes controlar las columnas (campos de preguntas) que aparecen en el formulario y cuáles quedan ocultas. Para empezar a personalizarlo, explora el formulario. Al desplazarte con el puntero del mouse por encima de cada bloque de respuesta, verás un ícono de un ojo en la esquina superior derecha que permite ocultar ese campo. Aquí puedes ver el ojo y cómo se verá el campo cuando esté oculto (si haces clic en el ojo nuevamente, el campo volverá a aparecer).

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Nota:  Cada columna del formulario tiene un ícono a su izquierda que te permite saber el tipo de columna que representa en el tablero. Aunque modifiques el campo de la pregunta, el ícono seguirá siendo el mismo.

 

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También tienes la opción de presentar tu formulario como una encuesta. Simplemente selecciona "Presentar como encuesta" en las opciones de Configuración y tu formulario mostrará una barra de encuesta en la parte inferior de la página. A medida que se complete el formulario, se completará la barra de la encuesta:

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Las preguntas

Primero, se generará el formulario con el nombre del tablero como encabezado y con los nombres de las columnas en las preguntas. Al desplazarte con el puntero del mouse por encima del encabezado o de la descripción opcional del formulario, podrás editarlos. De hecho, al desplazarte sobre los bloques en el formulario, podrás editar la pregunta y la descripción opcional de la pregunta (además de de ocultar o mostrar la pregunta descrita arriba).

Abajo puedes ver cómo editar las distintas opciones:

Edita la descripción

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Edita la pregunta

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Nota: Si dejas el campo "Agregar descripción del formulario" sin editar, no aparecerá en tu versión publicada. Puedes hacer clic en "Vista previa" para verlo de antemano.

 

 

¡Otra opción genial son las preguntas obligatorias! Para obtener toda la información que necesitas, agrega algunas preguntas obligatorias. A continuación puedes ver cómo lograr que todas las preguntas cuenten:

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Probablemente te preguntas qué sucede si la persona encuestada decide no responder una pregunta obligatoria y hace clic en "Enviar". Sucederá lo siguiente:

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Si quieres intentarlo por tu cuenta, ¡haz clic en "Vista previa " y luego en "Enviar"! 

 

Sugerencia: Si quieres evitar preguntarle a los encuestados qué fecha es hoy, simplemente agregar una columna de registro para indicar la fecha exacta de creación del elemento. 

 

 

¿Se muestra quién envía el formulario?

Puedes agregar la columna registro de creación en tu tablero y la plataforma reconocerá a la persona que complete el formulario siempre que se cumplan ciertos criterios. Deben cumplirse las siguientes tres condiciones para que la columna registro de creación reconozca al usuario que haya completado el formulario:

  1. El usuario que completó el formulario debe ser un usuario de tu cuenta y tener acceso al tablero en el que se encuentra el formulario, ya sea al tablero principal o debe estar suscrito al tablero privado/compartible.
  2. El usuario debe tener una sesión activa en la cuenta de monday.com en el momento en que completó y envió el formulario.
  3. El usuario tiene que haber iniciado sesión únicamente en esta cuenta y no en otra.

Si se envía un formulario y no se cumple alguna de estas tres condiciones, la columna registro de creación mostrará el nombre de la persona que haya creado el formulario.

 

Sugerencia: Si las personas que completan el formulario son externas a tu cuenta y deseas ver quién creó el elemento a través del formulario, ¡te sugerimos que agregues una columna texto en tu tablero y hagas que "Name" (name) sea un campo obligatorio en el formulario!

 

 

  • ¿Cómo creo formularios anónimos?

Puedes crear formularios anónimos a través de los ajustes de la vista de formulario, al marcar "Envíos anónimos" de la siguiente manera:

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Si se elige un formulario anónimo, el usuario que lo complete verá un mensaje en el que se le informa que se trata de un formulario anónimo. Si es anónimo, el usuario que haya creado el formulario aparecerá en el registro de creación para todos los elementos. Si un usuario tiene varias cuentas de monday.com abiertas, cuando esté completando el formulario, reconoceremos el ID de usuario de la última cuenta con la que inició sesión.


Finalización

Una vez que ya tengas un fantástico diseño con excelentes preguntas y descripciones (si lo deseas), ¡puedes pasar a la etapa de finalización! Te recomendamos que observes lo siguiente:

  • La "vista previa" de tu formulario

Si haces clic en el botón, se abrirá otra pestaña desde la cual podrás ver y hacer envíos en el formulario, igual que los encuestados cuando hagas clic en "Compartir formulario".  

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  • Opciones posteriores al envío

¡Ahora puedes administrar las opciones posteriores al envío de tu formulario! Dentro del menú de tres rayas del formulario (esquina superior izquierda del formulario), hemos agregado una opción para redirigir, elegir el grupo al que llegan las respuestas y ¡una opción para enviar otra respuesta!

Sabemos que tienes un flujo de trabajo complejo aparte del formulario, ¡así que ahora podrás elegir dónde quieres que terminen los envíos del formulario dentro del tablero en Grupo para respuestas! Lo que hay que tener en cuenta es que el grupo predeterminado sigue siendo el primero, de modo tal que si el grupo elegido fue archivado/eliminado o movido, los envíos volverán a aparecer allí.

La opción de vínculo de redireccionamiento te permite enviar a los encuestados a una URL de tu elección después de unos segundos: por ejemplo, a tu sitio web. :)

¡El objetivo de la opción enviar otra respuesta es permitirles a los encuestados enviar más respuestas! Tenemos tres opciones aquí, veámoslas en detalle. Con "Click", se abrirá un botón para que tus encuestados hagan clic después de haber enviado un formulario. El botón dice "Submit again" (Volver a enviar) :) La opción "Auto" redirigirá a quien haya enviado el formulario desde la página de envío exitoso hacia el formulario para tener otra oportunidad después de 4 segundos. La opción "None" (Ninguna) permite mantener todo como estaba :) 

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¡Comparte tu formulario! 

¡Hemos llegado al momento mágico! Haz clic en "Compartir formulario" para ver los vínculos que quieres compartir e insertar. :)

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Nota: Una vez que hagas clic en el botón "Compartir formulario", el formulario estará activo, Pero nadie podrá verlo hasta que lo compartas con ellos.

 

Los resultados

Una vez que se envíen o incrusten los vínculos, recibirás las respuestas como elementos nuevos, lo cual te facilitará muchísimo HACER las cosas.

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¡Ahora puedes personalizar la forma en que te relacionas con tus encuestados, con una página personalizada! Al hacer clic en el menú de las tres rayas del formulario (esquina superior izquierda), puedes editar tanto el título (reemplazar "Thank you" [Gracias]) como el mensaje (reemplazar "Your answers were submitted successfully" [Tus respuestas se enviaron correctamente]).

 A continuación, te mostramos un ejemplo:

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Edita tu formulario

Editar el formulario será una parte integral de tu flujo de trabajo. Lo entendemos. :) A continuación, te dejamos algunas respuestas a las preguntas que quizás tengas sobre esta parte del proceso:

  • Columnas nuevas agregadas a nivel del tablero: Estas columnas aparecerán en el formulario como ocultas. Después, podrás hacer clic en el ojo junto a ellas para mostrarlas y darles formato.
  • Cambios hechos a las etiquetas de estado: Se verán reflejados en el formulario sin problemas. :)
  • Eliminación de un formulario (para desactivación, consulta más abajo): Para eliminar un formulario, simplemente haz clic en la flecha hacia abajo que está del lado derecho del nombre del tablero y desplázate por encima del nombre del formulario para ver el icono de la papelera de reciclaje. Así, eliminarás el formulario y lo desactivarás por completo. ¡Ten cuidado! :) 
  • Edición del formulario mientras está compartido: Podrás actualizarlo sin problemas (o refrescarlo si ya está abierto), lo que te permitirá hacer cambios sin interrupciones a la disponibilidad del formulario.
  • Activación/desactivación del formulario: En la ventana "Compartir formulario", puedes alternar entre los enlaces de activación y desactivación. Si haces clic en "Desactivar formulario", se cerrará el formulario, y al hacer clic sobre el enlace (desde la vista del usuario, ya sea compartido o incrustado) se verá una página de error. Para activar los enlaces, debes volver a la misma ventana y hacer clic en el botón "Activar formulario":

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¿Puedo tener varios formularios en un solo tablero?

¡Claro que sí! Puedes configurar varios formularios en un tablero e, incluso, hacer que las respuestas de cada formulario se respondan en un grupo diferente en el tablero.

Simplemente agrega un formulario nuevo desde el menú desplegable, como se muestra a continuación: 

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Una vez que hayas personalizado tu formulario nuevo, puedes pasar de una vista de formulario a otra desde las pestañas en la parte superior del tablero:

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Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte :)