¿Cómo podemos ayudar?

Los formularios

 

 

En monday.com queremos simplificarte el trabajo y hacerlo más eficiente. Con nuestros formularios, puedes crear un formulario personalizado que podrás compartir y que contendrá preguntas alineadas con las columnas en tu tablero.

Puedes enviar el enlace a este formulario a quien quieras o integrarlo a tu sitio web. Cada respuesta se agregará directamente al tablero correspondiente para que puedas realizar un seguimiento y analizar la información.

 

Cómo crear un formulario

Existen dos formas diferentes para crear un formulario de monday.com:

  1. Agregar un formulario nuevo en tu cuenta directamente. Esta opción creará un tablero en el que se agregarán las respuestas de los formularios.
  2. Crear un tablero nuevo primero, o usar un tablero existente, y luego agregarle la vista de Formulario. 

A continuación, veremos cada uno de estos métodos.

 

Agrega un formulario directamente

Para la primera opción (la de crear un formulario), deberás agregar un formulario nuevo directamente a tu cuenta. Al hacerlo, se creará un tablero nuevo simultáneamente en el que las columnas estarán alineadas con las preguntas del formulario que crees. Además, las respuestas del formulario se agregarán directamente a este tablero una vez que las envíen.

Sigue los pasos que aparecen a continuación para agregar un formulario nuevo directamente a tu cuenta.

 

Paso 1: Agrega un formulario nuevo.

Para agregar un formulario nuevo, simplemente haz clic en el botón "+ Agregar" que aparece en el costado izquierdo de tu pantalla y selecciona "Formulario nuevo" de la siguiente manera:

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Paso 2: Agrega un nombre y una descripción a tu formulario.

Ante todo, cuando crees un formulario nuevo, este aparecerá con el título "Formulario nuevo" de manera predeterminada. Para personalizarlo, simplemente haz clic en él y escribe el título que quieras. También puedes agregar una descripción debajo si así lo deseas.

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Paso 3: Personaliza las preguntas del formulario y las opciones de respuesta.

Ahora que ya haz agregado un título y una descripción (opcional), llegó el momento de agregar y personalizar las preguntas. Para comenzar, puedes personalizar la "Pregunta sin título" que aparece de manera predeterminada y luego las opciones de respuestas que están debajo de ella. Luego, para agregar preguntas nuevas, selecciona "Agregar pregunta nueva" y elije el tipo de pregunta que quieres que sea.

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Nota: El tipo de pregunta que elijas aquí dictará el tipo de columna que se agregará al tablero. Puedes obtener más información sobre lo que significa esto en esta sección del artículo.

 

Para incluir un campo de pregunta de Nombre en tu formulario, simplemente selecciona la casilla "Pregunta de nombre" en la configuración del formulario en el costado derecho de tu pantalla. Una vez que hayas agregado el campo Nombre, asegúrate de seleccionar "Mostrar pregunta" para que aparezca cuando compartas el formulario.

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Crea un tablero con la vista de Formulario

La segunda opción para crear un formulario nuevo es, primero, agregar un tablero en tu cuenta (o usar uno existente) y luego agregar la vista de Formulario sobre él.

Sigue los pasos que aparecen a continuación para usar este método y así crear tu formulario.

 

Paso 1: Abre un tablero.

Si usas esta opción, el formulario se creará basándose en los tipos de columnas que tengas en tu tablero (podrás editar los nombres, por supuesto). Por lo tanto, en este primer paso, puedes crear un tablero nuevo al presionar "+Agregar" en el costado izquierdo superior de tu pantalla, o puedes seleccionar uno existente en el costado izquierdo de tu cuenta para que tu formulario lo use como base.

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Paso 2: Agrega la vista de Formulario en tu tablero.

Para agregar la vista de Formulario, haz clic en el botón "+" ubicado en la parte superior izquierda de tu tablero. En el menú que aparece, haz clic en "Formulario" como se ve debajo: 

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Paso 3: Personaliza el nombre y las preguntas del formulario.

Este paso es similar al paso 2 del primer método. Ahora que agregaste el formulario, llegó el momento de personalizar las preguntas que aparecen en él. 

Primero, se generará el formulario con el nombre del tablero como encabezado y con los nombres de las columnas en las preguntas. Si te desplazas con el marcador por encima del encabezado o de la descripción opcional del formulario, podrás editarlos. Además, si pasas el marcador sobre los bloques del Formulario podrás editar la pregunta y su descripción opcional.

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Nota: Si dejas el campo de descripción sin editar, este no aparecerá en tu versión publicada. Puedes hacer clic en "Vista previa" para verlo de antemano.

 

Cómo crear preguntas condicionales 

Ha llegado el momento que tanto esperabas, ahora puedes crear preguntas condicionales en tu formulario. De esta manera, puedes decidir mostrar una determinada pregunta de seguimiento ante una respuesta específica enviada en un formulario. 🙌

Nota: La lógica condicional solo está disponible en el plan Corporativo y el producto monday marketer.

 

Para crear preguntas condicionales en tu formulario, comienza haciendo clic en la pregunta de una sola respuesta o de múltiples opciones para la que quisieras crear una condición, y selecciona "Incluir condición" como se muestra a continuación:

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Allí, elige una o más respuestas y luego selecciona "Agregar pregunta nueva" para agregar una pregunta de seguimiento.

Por ejemplo, queríamos agregar una pregunta adicional para alguien que seleccione la respuesta "Vegano". Por lo tanto, seleccionamos "Vegano" como respuesta y luego agregamos una pregunta de una respuesta que dice "¿Qué plato principal te gustaría?". De esta manera podemos crear una pregunta específica de seguimiento con opciones que se ajustan a los requisitos de una dieta vegana.

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Después de agregar tu pregunta, puedes personalizar las opciones de respuesta de la pregunta condicional. Haz clic en una opción existente de respuesta para editarla y elige "Agregar una opción" si quieres agregar respuestas adicionales.

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Sugerencia: Puedes seguir agregando múltiples condiciones para la misma pregunta para que tu formulario sea como tú quieras.

 

Además, puedes agregar múltiples condiciones diferentes en cada pregunta por separado haciendo clic en "Agregar otra condición" para que cada respuesta por separado conduzca a su propia pregunta de seguimiento.

En nuestro caso, agregamos una pregunta "¿Qué plato principal te gustaría?" y opción de respuesta diferente según la preferencia de comida que se seleccione. Observa cómo cambian la pregunta y las respuestas gracias a las múltiples preguntas condicionales que establecimos.💥

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Modifica el contenido

Tú controlas qué columnas (campos de preguntas) aparecerán en el formulario, cuáles permanecerán ocultas, cuáles son obligatorias y cuáles no. Para personalizarlas, haz clic en el bloque de respuesta correspondiente y verás que aparecerá un ícono de ojos en la esquina inferior derecha que te permitirá ocultar o mostrar esa pregunta. 

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También puedes seleccionar "Obligatoria" para que una determinada pregunta se convierta en obligatoria.

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Personaliza el diseño

Tu público objetivo, sea cual sea, recibirá o podrá ver este formulario. Nos encanta que quieras usar monday.com para llegar a audiencias nuevas y para administrar los hallazgos dentro de la plataforma. Es por ello que agregamos opciones de personalización para que puedas sumar un logotipo y personalizar el fondo.

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Si tienes una cuenta Pro o Corporativa, hasta puedes ocultar el logotipo de monday.com en la parte inferior del formulario. Simplemente haz clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir la configuración del formulario, y luego debajo de "Marcas en el formulario" haz clic en "Oculta los logotipos de monday.com" como mostramos a continuación:

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¡Ahora puedes ver que el logo de monday.com ha desaparecido del pie de página de tu formulario!

 

Tipos de preguntas disponibles

Cuando crees las preguntas de tu formulario, podrás elegir el tipo de pregunta para cada una. La tipo de pregunta también determinará el tipo de columna que se creará en el tablero y vice versa.

A continuación, incluimos cada tipo de pregunta y el tipo de columna correspondiente en el tablero.

 

Si bien la Columna de Personas no es compatible con los Formularios, tenemos algunas sugerencias que puedes usar como solución alternativa y así recolectar fácilmente los nombres de quienes envían los formularios.

  1. Puedes usar la columna de Texto para recolectar los nombres de quienes envían los formularios. Esta opción funciona tanto para personas que son miembros de tu cuenta como para personas que no lo son.
  2. Si quienes envían los formularios son miembros de tu cuenta de monday.com y quieres asignarlos al elemento, puedes usar una columna de Estado con etiquetas para cada miembro del equipo. De esta manera, puedes establecer una automatización que asignará el miembro del equipo pertinente según la etiqueta de estado que se haya establecido.

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Nota: Actualmente hay un límite de 40 etiquetas de estado por columna de Estado. Ten esto en cuenta si eliges usar la segunda solución alternativa.

 

 

¡El final!

Una vez que hayas elegido el diseño ideal para tu formulario con las preguntas y descripciones que necesitas (si así lo eliges), es momento de pasar a la etapa de finalización. Recomendamos que consultes lo siguiente en los ajustes del formulario (lel ícono de engranaje en la parte superior derecha de la pantalla):

  • Grupo para respuestas: En esta configuración, puedes definir en qué grupo de tu tablero ingresarán las respuestas del formulario. Nosotros elegimos el grupo "Registros nuevos", así que todos los formularios enviados irán directamente allí.

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  • Mensaje de éxito: Aquí puedes personalizar el mensaje que le aparecerá a la persona una vez que haya enviado el formulario correctamente.

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  • Enlace de redireccionamiento:  Esta opción te permite redireccionar a quienes envíen el formulario a la URL que elijas después de unos segundos, como por ejemplo tu sitio web. :)

 

  • Enviar otro: El objetovo de esta opción es que sea más fácil para quienes respondan las preguntas enviar otras respuestas.

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Tenemos tres opciones:

-"Clic": Se abrirá un botón que las personas podrán seleccionar si así lo desean después de enviar correctamente un formulario y que dirá "Volver a enviar".

-"Auto" redireccionará a la persona desde la página que confirma el envío del formulario nuevamente a la página del formulario para que lo intente nuevamente después de 4 segundos.

-"Ninguno" mantiene todo como está y la persona que envíe el formulario solo podrá enviar otra respuesta si vuelve a acceder al enlace del formulario.

 

  • Opciones adicionales de personalización

Y finalmente, en la parte inferior de los ajustes del formulario, puedes elegir si quieres que el envío de los formularios se realice de manera anónima, si quieres presentar el formulario como encuesta, incluir la sección de Actualizaciones como pregunta en tu formulario y si quieres ocultar el logotipo de monday.com (a partir del plan Pro).

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Obtén una vista previa de tu formulario

Al hacer clic en el botón se abrirá otra solapa que permite obtener una vista previa del formulario finalizado. Podrás ver e enviar el formulario como lo podrán hacer quienes respondan a tus preguntas después de que hagas clic en "Compartir formulario". 

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¡Comparte tu formulario! 

Ha llegado el momento mágico. Es hora de compartir el formulario completo.  Para hacerlo, haz clic en "Compartir formulario" para ver y copiar el enlace para compartir o integrar el código:

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Nota: Una vez que hagas clic en el botón "Compartir formulario", el formulario estará activo. Pero nadie podrá verlo hasta que lo compartas con ellos.

 

Los resultados

Una vez que los enlaces del formulario se envíen o se inserten en un sitio web, podrás recibir los formularios que envíen directamente como elementos nuevos en tu tablero. Esto te permite centralizar, realizar un seguimiento y analizar todas las respuestas de los formularios en un solo lugar. 🙌

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Preguntas frecuentes

  • ¿Quién puede completar un formulario?

Cualquier persona, siempre y cuando tenga acceso al vínculo compartible o al vínculo incrustado.

 

  • ¿Qué columnas se admiten?

Los siguientes son los tipos de columnas admitidas: Texto, Texto largo, Números, Estado, Fecha, Clasificación, Archivo, Teléfono, Dirección de correo electrónico, Menú desplegable, Casilla de verificación Ubicación, País y Cronograma. Con el menú desplegable de selecciones múltiples, puedes buscar y elegir distintas opciones que desees del formulario.

Nota: Al cargar archivos a través de un Formulario, el tamaño máximo admitido es 50MB. 

 

  • ¿Puedo tener varios formularios en un solo tablero?

¡Claro que sí! Puedes configurar varios formularios en un tablero e, incluso, hacer que las respuestas de cada formulario se respondan en un grupo diferente en el tablero.

Simplemente agrega un formulario nuevo desde el menú desplegable, como se muestra a continuación: 

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Una vez que hayas personalizado tu formulario nuevo, puedes pasar de una vista de formulario a otra desde las pestañas en la parte superior del tablero:

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  • ¿Qué sucede cuando se agregan columnas nuevas al tablero?

Cuando se agregan columnas nuevas a tu tablero, estas aparecerán en el formulario como preguntas nuevas que permanecerán ocultas. Luego, podrás hacer clic en el ojo junto a la pregunta para mostrarla y darle formato.

 

  • ¿Los formularios muestran quién los envió?

Puedes agregar la columna registro de creación en tu tablero y la plataforma reconocerá a la persona que complete el formulario siempre que se cumplan ciertos criterios. Deben cumplirse las siguientes tres condiciones para que la columna registro de creación reconozca al usuario que haya completado el formulario:

  1. El usuario que completó el formulario debe ser un usuario de tu cuenta y tener acceso al tablero en el que se encuentra el formulario, ya sea al tablero principal o debe estar suscrito al tablero privado/compartible.
  2. El usuario debe tener una sesión activa en la cuenta de monday.com en el momento en que completó y envió el formulario.
  3. El usuario tiene que haber iniciado sesión únicamente en esta cuenta y no en otra.

Si se envía un formulario y no se cumple alguna de estas tres condiciones, la columna registro de creación mostrará el nombre de la persona que haya creado el formulario.

Sugerencia: Si las personas que completan el formulario son externas a tu cuenta y deseas ver quién creó el elemento a través del formulario, ¡te sugerimos que agregues una columna de Texto en tu tablero y hagas que "Ingresa tu nombre aquí" sea un campo obligatorio en el formulario!

 

  • ¿Cómo creo formularios anónimos?

Puedes crear formularios anónimos a través de los ajustes de la vista de formulario, al marcar "Envíos anónimos" de la siguiente manera:

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Si se elige un formulario anónimo, el usuario que lo complete verá un mensaje en el que se le informa que se trata de un formulario anónimo. Si es anónimo, el usuario que haya creado el formulario aparecerá en el registro de creación para todos los elementos. Si un usuario tiene varias cuentas de monday.com abiertas, cuando esté completando el formulario, reconoceremos el ID de usuario de la última cuenta con la que inició sesión.

 

  • ¿Puedo desactivar un formulario que ya se compartió?

¡Por supuesto! Si haces clic en "Desactivar formulario", se dará de baja el formulario aunque lo hayas compartido. Quienes tengan acceso al enlace del formulario desactivado o a la página integrada verán un mensaje de error. Para activar los enlaces, debes volver a la misma ventana y hacer clic en el botón "Activar formulario":

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Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte :)

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