Estar al tanto de los vencimientos que se acercan es una tarea que puedes dejar para las automatizaciones. Con las automatizaciones de monday, puedes crear un recordatorio de vencimiento mediante la programación de una automatización basada en una columna fecha o cronograma.
Puedes configurar recordatorios de vencimientos en tu página de automatizaciones de tablero o desde el menú de la columna fecha o cronograma. Así es como puedes configurar estos prácticos recordatorios en tu flujo de trabajo.
Alertas de tu página de automatizaciones de tablero
Puedes encontrar una amplia gama de plantillas de automatización en la pestaña Fechas de la página de automatizaciones del tablero.
El parámetro cuando puede configurarse para:
- Que se ejecute exactamente cuando llegue la fecha
- Programar la ejecución de la automatización en un cronograma recurrente
- Cuando una fecha haya pasado (es decir, la automatización se ejecutará a la medianoche después de que la fecha haya pasado, la plantilla no funcionará de manera retroactiva)
Alertas con automatizaciones personalizadas
También puedes crear recordatorios con las automatizaciones personalizadas. Este método es muy útil si usas una columna cronograma y quieres establecer un recordatorio o una alerta para la fecha de inicio del cronograma. Esto solo se puede hacer con las automatizaciones personalizadas.
Alertas del menú de la columna
También puedes agregar una alerta directamente desde una columna cronograma o fecha. Tendrás dos opciones posibles para seleccionar, según si la columna fecha está configurada como plazo.
La columna fecha no está configurada como plazo:
Para configurar recordatorios directamente desde la columna, haz clic en los tres puntos en la columna. En el menú desplegable, haz clic en Configuración y luego en Agregar/editar recordatorios de fecha.
Esto abrirá la siguiente plantilla de automatización: “Cuando llegue la fecha, notificar a alguien”. La columna especificada se completará automáticamente. Solo tienes que elegir cuándo te gustaría que se ejecute la notificación y a quién te gustaría notificar.
La columna fecha está configurada en modo plazo:
Si ya vinculaste tu columna cronograma o fecha con una columna estado en el modo plazo, hay un proceso de configuración distinto. Abre el menú de la columna, donde verás la opción Configurar recordatorios de vencimiento.
Esto abrirá la siguiente plantilla de automatización: “Cuando llegue la fecha y el estado sea algo, notificar a alguien”. Una vez más, la columna que hayas seleccionado se completará previamente, al igual que la columna estado a la que está vinculada. Deberás definir el campo cuando, así como a quién quieres notificar.
Cómo configurar el campo notificar
Si quieres enviar un mensaje personalizado en el campo notificar, puedes agregar etiquetas incluidas en la sección campos admitidos para autocompletar los campos desde los elementos del tablero.
Columnas admitidas para el campo notificar
Algunos tipos de columnas actualmente no se admiten en el campo "notificar" de la automatización
Ejemplos de uso
¿Necesitas inspiración? Veamos algunos casos de uso 😀
Everyday, if {due date} has passed and only if {status} is {something}, {notify} {someone}
Este ejemplo utiliza una plantilla. Esta plantilla no se puede crear con el creador de automatizaciones personalizadas.
Ejemplo de uso: Un equipo de ventas necesita enviar e-mails de seguimiento a los clientes “x” días después de una llamada. Si el estado del correo electrónico del cliente no está marcado como finalizado en la fecha de vencimiento, se enviará un recordatorio al líder de ventas hasta que se actualice el estado.
Usaremos la siguiente plantilla de automatización:
¡Recuerda! Esta plantilla controla todos los días a la medianoche si se ha vencido la fecha de cualquier elemento. Si la fecha ya pasó y el estado aún no ha cambiado, se disparará la automatización.
When {Birthday Date} arrives, {notify} {someone} and push {Birthday Date} by {12 months}
Caso de uso: el equipo de experiencia de los empleados necesita hacer un seguimiento de los cumpleaños de todos los empleados para enviarles un mensaje y un regalo en su día especial. Para optimizar este proceso, necesitan configurar recordatorios recurrentes de cumpleaños.
La columna Fecha para cada elemento se establecerá en la próxima fecha de cumpleaños, ya sea este año si el cumpleaños es en un mes posterior, o para el próximo año si el cumpleaños ya pasó.
Usaremos la siguiente plantilla de automatización:
Ahora la automatización estará lista para dispararse nuevamente el año siguiente en esa misma fecha.
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