¿Buscas una forma de recibir notificaciones automáticamente acerca los próximos vencimientos o plazos de tus elementos en tu tablero de monday.com? Con las automatizaciones de monday.com, ahora puedes programar una automatización según una columna fecha o cronograma (sin importar que esté en modo fecha límite o no) para crear un recordatorio de fecha de plazo.

Hay dos formas de configurar tus recordatorios de fecha de vencimiento: (1) desde el centro de automatizaciones o (2) directamente desde el menú de la columna fecha o cronograma. En este artículo veremos ambos métodos.

 

Alertas del Centro de automatizaciones 

Puedes encontrar una amplia variedad de modelos de automatización dentro de la pestaña "Fechas límite" en el centro de automatizaciones.

   El parámetro Cuando puede configurarse para:

1. Que se ejecute exactamente cuando llegue la fecha.
2. Que programe la automatización para que se ejecute en un momento relativo.
3. Cuando una fecha haya pasado. Esto significa que la automatización se ejecutará a la medianoche luego de que haya pasado la fecha. Este modelo no funciona de forma retroactiva.

 

 

 

Alertas con automatizaciones personalizadas

También puedes crear recordatorios con las automatizaciones personalizadas. Esta posibilidad será particularmente útil si estás usando una columna cronograma y quieres establecer un recordatorio o una alerta para la fecha de inicio del cronograma. Esto solo es posible con las automatizaciones personalizadas.

 

 

Alertas del menú de la columna

¡También puedes agregar un recordatorio directamente desde tu columna cronograma o fecha! Tendrás dos opciones posibles para seleccionar, dependiendo de si la columna fecha está configurada como fecha límite.

1. La columna fecha no está configurada como un plazo:

Para establecer recordatorios, haz clic en la flecha para abrir el menú desplegable de la columna y selecciona "Agregar/editar recordatorios de fecha".

Se te dirigirá a la siguiente automatización "Cuando llegue la fecha, notificar a alguien". La columna especificada se completará automáticamente. Solo tienes que elegir cuándo te gustaría que se ejecute la notificación y a quién te gustaría notificar.

 

•  La columna fecha está configurada en modo plazo:

Si ya vinculaste tu columna de fecha o cronograma con una columna de estado en el Modo de fecha límite, la configuración será un tanto diferente. Como antes, abre el menú de la columna. Verás la opción "Configurar recordatorios de fecha límite".

Cuando hagas clic, verás el siguiente modelo: "When date arrives and status isn't something, notify someone" (Cuando sea fecha y estado no sea algo notificar a alguien). Una vez más, la columna que hayas seleccionado se completará previamente, al igual que la columna de estado a la que está vinculada. Deberás definir el campo when (cuándo), así como a who (quién) quieres notificar.

 

  

Cómo configurar el campo "notify" (notificar)

La columna "notify" (notificar) se puede personalizar en base a las necesidades de tu equipo. Haz clic en las columnas en la casilla "campos admitidos" para agregar un elemento dinámico a tus notificaciones automatizadas. 

 

  

Columnas admitidas en el campo "notify" (notificar)

Algunos tipos de columnas actualmente no se admiten en el campo "notificar" de la automatización     

      

 

¡Veamos un ejemplo de uso! 😀 

 

Ejemplos

• Everyday, if {due date} has passed and only if {status} is {something}, {notify} {someone}

Ejemplo de uso: Un equipo de ventas necesita enviar correos electrónicos de seguimiento a los clientes "x" días después de una llamada. Si el estado del correo electrónico del cliente no está marcado como finalizado en la fecha de vencimiento, se enviará un recordatorio al líder de ventas hasta que se actualice el estado. 

Usaremos el siguiente modelo de automatización: 

¡Recuerda! Este modelo verifica todos los días a la medianoche para ver si se ha vencido la fecha de cualquier elemento. Si la fecha ya pasó y el estado aún no ha cambiado, se disparará la automatización.

 

• When {Birthday Date} arrives, {notify} {someone} and push {Birthday Date} by {12 months}

Caso de uso: el equipo de experiencia de los empleados necesita hacer un seguimiento de los cumpleaños de todos los empleados para enviarles un mensaje y un regalo en su día especial. Para optimizar este proceso, necesitan configurar recordatorios recurrentes de cumpleaños.

La columna Fecha para cada elemento se establecerá en la próxima fecha de cumpleaños, ya sea este año si el cumpleaños es en un mes posterior, o para el próximo año si el cumpleaños ya pasó. 

 

Usaremos el siguiente modelo de automatización: 

Ahora la automatización estará lista para dispararse nuevamente el año siguiente en esa misma fecha.

 

De manera similar, se pueden configurar otros recordatorios recurrentes eligiendo empujar la columna Fecha una cierta cantidad de días o días hábiles.

 

 

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