¿Cómo podemos ayudar?

Alertas y recordatorios con automatizaciones

¿Buscas una forma de recibir notificaciones automáticamente acerca los próximos vencimientos y fechas límite de tus elementos en tu tablero de monday.com? Con las automatizaciones de monday.com, ahora puedes programar una automatización según una columna fecha o cronograma (sin importar que esté en modo fecha límite o no) para crear un recordatorio de fecha de vencimiento.

Hay dos formas de configurar tus recordatorios de fecha de vencimiento: (1) desde el centro de automatizaciones o (2) directamente desde el menú de la columna fecha o cronograma. En este artículo veremos ambos métodos.

 

Cómo agregar desde el Centro de automatizaciones 

Puedes encontrar una amplia variedad de modelos de automatización dentro de la pestaña "Notificaciones" en el centro de automatizaciones.

auto.png

   El parámetro Cuando puede configurarse para:

  1. Que se ejecute exactamente cuando llegue la fecha.
  2. Que programe la automatización para que se ejecute en un momento relativo.
  3. Cuando una fecha haya pasado. Esto significa que la automatización se ejecutará a la medianoche luego de que haya pasado la fecha. Este modelo no funciona de forma retroactiva.

 

Nota: Obtén más información sobre cómo configurar tus automatizaciones aquí: Automatizaciones de monday.com.

 

Automatizaciones personalizadas

También puedes crear recordatorios con las automatizaciones personalizadas. Esta posibilidad será particularmente útil si estás usando una columna cronograma y quieres establecer un recordatorio o una alerta para la fecha de inicio del cronograma. Esto solo es posible con las automatizaciones personalizadas.

Frame_433.png

Nota: No puedes establecer recordatorios para la fecha de inicio de una columna cronograma, salvo que estés usando automatizaciones personalizadas.

 

 

Cómo agregar desde el menú de la columna

¡También puedes agregar un recordatorio directamente desde tu columna cronograma o fecha! Tendrás dos opciones posibles para seleccionar, dependiendo de si la columna fecha está configurada como fecha límite.

  1. La columna fecha no está configurada como un plazo:

Para establecer recordatorios, haz clic en la flecha para abrir el menú desplegable de la columna y selecciona "Configurar recordatorios de fecha".

q1.png

Se te dirigirá a la primera de las automatizaciones enumeradas, "Cuando llegue la fecha, notificar a alguien". La columna especificada se completará automáticamente. Solo tienes que elegir cuándo te gustaría que se ejecute la notificación y a quién te gustaría notificar.

save.png

 

  •  La columna fecha está configurada en modo plazo:

Si ya vinculaste tu columna de fecha o cronograma con una columna de estado en el Modo de fecha límite, la configuración será un tanto diferente. Como antes, abre el menú de la columna. Verás la opción "Configurar recordatorios de fecha límite".

gejw.png

Cuando hagas clic, verás el siguiente modelo: "When date arrives and status isn't something, notify someone" (Cuando sea fecha y estado no sea algo notificar a alguien). Una vez más, la columna que hayas seleccionado se completará previamente, al igual que la columna de estado a la que está vinculada. Deberás definir el campo when (cuándo), así como a who (quién) quieres notificar.

hehe.png

 

Nota: También puedes configurar tus propias alertas para las fechas límite de próximos elementos. Para ello, debes conectar monday.com con tu calendario. Obtén más información sobre cómo configurar recordatorios usando la integración de calendario aquí.  

  

Cómo configurar el campo "notify" (notificar)

La columna "notify" (notificar) se puede personalizar en base a las necesidades de tu equipo. Haz clic en las columnas en la casilla "campos admitidos" para agregar un elemento dinámico a tus notificaciones automatizadas. 

stats.png

 

Nota: La sección notificar no admite el formato HTML en este momento. 

  

Columnas admitidas en el campo "notify" (notificar)

Los siguientes tipos de columnas no se admiten en el campo "notify" (notificar) de una automatización        

  • Fórmula
  • Numeración automática
  • Progreso
  • Dependencia
  • Vincular columna con columnas de otro tablero

      

Nota: Al agregar una columna fecha en el campo "notify" (notificar) en un modelo, la notificación enviada solo admite el formato de fecha europeo.

 

¡Veamos un ejemplo de uso! 😀 

 

Ejemplo de uso

When {date} has passed and {status} is {something}, {notify}{someone}{every time period}

Ejemplo de uso: Un equipo de ventas necesita enviar correos electrónicos de seguimiento a los clientes "x" días después de una llamada. Si el estado del correo electrónico para el cliente no se marca como listo para la fecha límite, se le enviará un recordatorio al gerente de ventas cada cierto período de tiempo hasta que se actualice el estado. 

date_1.png

Usaremos el siguiente modelo de automatización: 

image_1.png

¡Recuerda! Este modelo verifica todos los días a la medianoche para ver si se ha vencido la fecha de cualquier elemento. Si ha pasado la fecha, se activará la automatización.

 

 Si tienes dudas, puedes escribirle a nuestro equipo de éxito del cliente a support@monday.com.