Aunque siempre estemos innovando y creciendo en nuestro espacio de trabajo, a veces los flujos de trabajo siguen ciertos patrones y repeticiones. Por lo general, esto significa que en monday.com repetimos ciertas acciones, usamos las mismas notificaciones, estructuras de paneles, grupos o hasta elementos para muchos de nuestros proyectos. Por esta razón, queremos compartir algunas sugerencias y trucos para crear tareas repetitivas para facilitar el flujo de trabajo. 🤩

Restablecer un grupo cada un periodo de tiempo determinado

• Ejemplo de uso

En nuestra pequeña empresa de elaboración de jabones, tenemos un tablero denominado "Schedule" (Agenda) con reuniones y tareas que hacemos el mismo día de la semana, todas las semanas. 

Al final de cada semana, restablecemos la columna estado para poder completarla en función de la semana siguiente. En lugar de hacerlo manualmente cada semana, para no olvidarnos ni confundirnos, usamos la automatización. Echa un vistazo a cómo lo hacemos con un modelo de automatización.

• Automatización

Haz clic en el ícono "Automatiza" para abrir el Centro de automatizaciones:

En la categoría "Recurrente" del panel izquierdo, elige la Automatización "Every time period, clear column" (Cada un periodo de tiempo determinado, borrar columna). 

Ahora, puedes personalizar todas las frases subrayadas. En la imagen que aparece a continuación, hemos personalizado nuestra Automatización para restablecer la columna estado:

Luego, personalizamos con qué frecuencia queremos que se restablezca la columna. En la imagen que aparece a continuación, seleccionamos "Weekly" (Semanalmente) los lunes a las 9:00. 

Podemos agregar esta Automatización para cada columna de nuestro tablero para comenzar cada semana con un tablero vacío.

Notificar a tu equipo cada un periodo de tiempo determinado

Nos dimos cuenta de que nuestro equipo de ventas se estaba olvidando de reabastecer los estantes de nuestras tiendas al comienzo de cada semana, y no queremos que nuestros clientes vean estantes vacíos. Para corregir este problema, agregamos esta excelente automatización:

Personalizamos la automatización para notificar a todo el equipo de ventas cada lunes a las 9:00 con el siguiente mensaje: "Reminder to restock shelves!" (Recordatorio para reabastecer estantes). Ahora, comenzamos cada semana con una tienda totalmente abastecida y con clientes felices.

Sugerencia:  Podemos usar esta automatización para notificar a todos sobre todo. Por ejemplo, la usamos para recordarle a todo nuestro equipo que complete la información sobre las horas trabajadas en nuestro calendario de facturación al final de cada mes. También la usamos para notificar a nuestro equipo que la alarma se activará al final de cada viernes, para que puedan cerrar sus sesiones y salir del edificio. Hay un sinfín de posibilidades.

Crear un grupo cada un periodo de tiempo determinado

• Ejemplo de uso

Mantenemos un registro de todas nuestros pedidos de inventario a lo largo de cada mes. Cada vez que una tienda necesita reabastecerse de un producto, solicita el producto y la cantidad usando este tablero. De esta manera nosotros podemos hacer un recuento de los números al final de mes para saber cuánto debemos producir en la fábrica.

Algunos de los gerentes de nuestras tiendas se estaban olvidando de crear solicitudes de pedidos nuevos en un grupo nuevo al comienzo de mes, y nuestras estadísticas estaban sesgadas. Así que empezamos a usar esta excelente automatización para crear un grupo nuevo para nosotros al comienzo de cada mes.

• Automatización 

Desde tu Centro de automatizaciones, selecciona "Every time period, create a new group" (Cada un periodo de tiempo determinado, crear un grupo nuevo), como se muestra a continuación:

Ahora, solo tienes que personalizar el modelo como lo hicimos abajo. Puedes elegir con qué frecuencia se crea un grupo nuevo y exactamente a qué hora.

Puedes usar una automatización similar para crear un elemento nuevo cada un periodo de tiempo determinado. 

Duplicar un grupo cada un periodo de tiempo determinado

• Ejemplo de uso

Lanzamos un producto nuevo todos los meses. Cada vez que lanzamos un producto nuevo, seguimos el mismo flujo de trabajo, que registramos con nuestro tablero "Product Release". Cada grupo en este tablero es un producto nuevo diferente, y los elementos en cada grupo son eventos diferentes relacionados con su lanzamiento. En lugar de reescribir los elementos cada vez que se lanza un producto nuevo, usaremos una automatización para duplicar el grupo.

• Automatización

Desde nuestro Centro de automatizaciones, seleccionaremos la automatización "Every time period, duplicate a group" (Cada un periodo de tiempo determinado, duplicar un grupo). 

Ahora podemos elegir qué grupo queremos duplicar y exactamente cuándo. Elegimos duplicar "Candied Apple Spray", pero son todos iguales, así que no importa en este caso. Elegimos duplicar el grupo todos los meses, el día 1 de cada mes a las 9:00 a. m., para que podamos comenzar a trabajar en el lanzamiento de nuestro producto nuevo al comienzo de cada mes.

Ahora, tenemos un grupo nuevo creado en la parte superior de nuestro tablero. 

Como creamos un grupo idéntico al grupo original "Candied Apple Spray", queremos eliminar todos los datos usando las acciones por lote. Primero, cambiaremos el nombre y el color de nuestro grupo nuevo. Luego, pasaremos el cursor por el costado izquierdo de cada elemento para seleccionar cada elemento en el grupo. Ahora, solo debemos restablecer cada columna de la siguiente manera:

 Lee este artículo para conocer todas las acciones que puedes hacer con las acciones por lote.

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