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Función

Aunque siempre estemos innovando y creciendo en nuestro espacio de trabajo, a veces los flujos de trabajo siguen ciertos patrones y repeticiones. Por lo general, esto significa que en monday.com repetimos ciertas acciones, usamos las mismas notificaciones, estructuras de paneles, grupos o hasta elementos para muchos de nuestros proyectos.

En este artículo, compartiremos algunas sugerencias y trucos para crear tareas recurrentes y así hacer que tu flujo de trabajo sea más sencillo. 🤩

Crea un grupo nuevo cada un periodo de tiempo determinado

En nuestra pequeña empresa de jabones, usamos el siguiente tablero para llevar un registro de todos los pedidos de inventario de nuestra tienda cada mes. Cada vez que una tienda necesita reabastecerse de un producto, usa este tablero para solicitar el producto y la cantidad correspondientes. De esta manera nosotros podemos hacer un recuento de los números al final de mes para saber cuánto debemos producir en la fábrica.

Como los grupos en nuestra tablero representan cada mes de pedidos, necesitamos crear un grupo nuevo al comienzo de cada nuevo mes. Para crear un grupo nuevo cada mes de manera instantánea, usamos una automatización recurrente. 🙌

Debes hacer clic en el Centro de automatizaciones y en el creador de automatizaciones personalizadas. Allí, crea una automatización que diga: "Every time period, then create a group" (Cada determinado periodo de tiempo, crear un grupo):

Ahora, solo tienes que personalizar el modelo como lo hicimos abajo. Puedes elegir con qué frecuencia se debe crear un grupo nuevo, su nombre y a qué hora exacta se creará.

Al usar esta automatización, ya no necesitamos recordar crear un grupo nuevo al comienzo de cada mes, ya que monday.com lo hará automáticamente por nosotros. 🙌

Crea un elemento nuevo cada un periodo de tiempo determinado

De igual manera, si tienes un solo elemento (o tarea) que tenga que repetirse cada un periodo de tiempo determinado, puedes usar una automatización recurrente que lo creará de manera instantánea según lo que necesites.

En el ejemplo de la empresa de jabones, administramos el siguiente tablero de cronogramas para estar al tanto de todas nuestra asignaciones diarias. En este caso, tenemos una reunión todos los días y debemos asegurarnos de que se agregue constantemente a nuestro tablero en tiempo y forma.

Para asegurarnos de que contamos con un elemento nuevo todos los días para nuestra reunión diaria, configuramos la siguiente automatización. Ahora, cada mañana a las 10:00, se creará un elemento nuevo llamado "Reunión diaria" para que nos aseguremos de que nunca se nos pase por alto.

Notificar a tu equipo cada un periodo de tiempo determinado

Nos dimos cuenta de que nuestro equipo de ventas se estaba olvidando de reabastecer los estantes de nuestras tiendas al comienzo de cada semana. ¡No queremos que nuestros clientes vean estantes vacíos! Para solucionar el problema, agregamos este modelo de automatización:

Personalizamos la automatización para notificar a todo el equipo de ventas cada lunes a las 9:00 con el siguiente mensaje: "Recordatorio para reabastecer estantes". Ahora, podemos comenzar cada semana con una tienda completamente abastecida y con clientes felices.

Sugerencia:  Podemos usar esta automatización para notificar a todos sobre todo. Por ejemplo, la usamos para recordarle a todo nuestro equipo que complete la información sobre las horas trabajadas en nuestro calendario de facturación al final de cada mes. También la usamos para notificar a nuestro equipo que la alarma se activará al final de cada viernes, para que puedan cerrar sus sesiones y salir del edificio. Hay un sinfín de posibilidades.

Duplicar un grupo cada un periodo de tiempo determinado

En la empresa de jabones Thorn & Thistle, lanzamos un producto nuevo todos los meses. Cada vez lo que hacemos, tenemos el mismo flujo de trabajo, que seguimos con nuestro tablero "Lanzamiento de producto". Cada grupo en este tablero es un producto nuevo y diferente, y los elementos en cada grupo son los diferentes eventos relacionados con su lanzamiento. En lugar de reescribir los elementos cada vez que se lanza un producto nuevo, usaremos una automatización para duplicar el grupo.

Todo lo que debemos hacer es configurar la automatización que aparece a continuación. Elegimos duplicar el grupo el primer día de cada mes a las 9:00, para que podamos cambiar el nombre del grupo según corresponda y comenzar a trabajar en el lanzamiento del producto nuevo al comienzo de cada mes nuevo. 📆

Como creamos un grupo idéntico al grupo original "Candied Apple Spray", queremos eliminar todos los datos usando las acciones por lote. Primero, cambiaremos el nombre y el color de nuestro grupo nuevo. Luego, pasaremos el cursor por el costado izquierdo de cada elemento para seleccionar cada elemento en el grupo. Ahora, solo debemos restablecer cada columna de la siguiente manera: