Crear tareas recurrentes en monday.com te ayuda a automatizar el trabajo repetitivo y a entregar los proyectos de forma puntual. Puedes definir tareas que se repitan con un cronograma diario, semanal o personalizado para que tu equipo nunca se olvide de los vencimientos o las actualizaciones importantes.

Crea un grupo nuevo cada un periodo de tiempo determinado

Para demostrar cómo puede ser útil la creación de tareas recurrentes, mostraremos nuestro caso de uso de una pequeña empresa de fabricación de jabón llamada Thorn & Thistle. 

En nuestra pequeña empresa de jabones, usamos el siguiente tablero para llevar un registro de los pedidos de inventario de nuestra tienda cada mes.

Cada vez que una tienda necesita reabastecer un producto, solicita el producto y la cantidad mediante este tablero. ¡Al final del mes, podremos sumar los números para ver cuánto deberíamos estar produciendo en la fábrica!

Como los grupos en nuestro tablero representan cada mes de pedidos, necesitamos crear un grupo nuevo al comienzo de cada nuevo mes. Para crear un grupo nuevo cada mes de manera instantánea, usamos una automatización recurrente. 

Para hacerlo:

1 Haz clic en el botón Automatizar para abrir la página de Automatizaciones del tablero.

2 Haz clic en la pestaña Crear.

3 Haz clic en Crear desde cero.

4 Crea una automatización que diga: “Every time period, then create a group (cada determinado periodo, crear un grupo)”.

Luego, solo tienes que personalizar la plantilla como lo hicimos abajo. Puedes elegir con qué frecuencia se debe crear un grupo nuevo, su nombre y a qué hora exacta se creará.

Crea un elemento nuevo cada un periodo de tiempo determinado

De igual manera, si tienes un solo elemento (o tarea) que tenga que repetirse cada un periodo de tiempo determinado, puedes usar una automatización recurrente que lo creará de manera instantánea según lo que necesites.

En el ejemplo de la empresa de jabones, gestionamos el siguiente tablero de cronogramas para estar al tanto de todas nuestra asignaciones diarias. En este caso, tenemos una reunión todos los días y debemos asegurarnos de que se agregue consistentemente a nuestro tablero en tiempo y forma.

Para asegurarnos de que contamos con un elemento nuevo todos los días para nuestra reunión diaria, configuramos la automatización que se muestra debajo. Ahora, cada mañana a las 10:00, se creará un elemento nuevo llamado "Reunión diaria" para que nos aseguremos de que nunca se nos pase por alto.

Sugerencia: ¡Intenta usar la app Tareas recurrentes para descubrir otra forma de crear tareas recurrentes al instante y con facilidad! 

Notificar a tu equipo cada un periodo de tiempo determinado

Nos dimos cuenta de que nuestro equipo de ventas se estaba olvidando de reabastecer los estantes de nuestras tiendas al comienzo de cada semana. ¡No queremos que nuestros clientes vean estantes vacíos! Para solucionar el problema, agregamos esta plantilla de automatización:

Personalizamos la automatización para notificar a todo el equipo de ventas cada lunes a las 9:00 con el siguiente mensaje: "Recordatorio para reabastecer estantes". Ahora, podemos comenzar cada semana con una tienda completamente abastecida y con clientes felices.

Sugerencia:  Podemos usar esta automatización para notificar a cualquier persona sobre cualquier cosa. Por ejemplo, podemos usarla para recordarle a todo nuestro equipo que complete las horas que trabajaron en el calendario de facturación al final de cada mes.

Duplicar un grupo cada un periodo de tiempo determinado

En la empresa de jabones Thorn & Thistle, lanzamos un producto nuevo todos los meses. Cada vez lo que hacemos, tenemos el mismo flujo de trabajo, que seguimos con nuestro tablero "Lanzamiento de producto". Cada grupo en este tablero representa un producto nuevo y diferente, y los elementos en cada grupo son los diferentes eventos relacionados con su lanzamiento. En lugar de reescribir los elementos cada vez que se lanza un producto nuevo, usaremos una automatización para duplicar el grupo.

Todo lo que tenemos que hacer es configurar la automatización que se ve a continuación. Elegimos duplicar el grupo el primer día de cada mes a las 9:00, para que podamos cambiar el nombre del grupo según corresponda y comenzar a trabajar en el lanzamiento del producto nuevo al comienzo de cada mes nuevo. 📆

Como creamos un grupo idéntico al grupo original "Candied Apple Spray", queremos eliminar todos los datos usando las acciones por lote.

Primero, cambiaremos el nombre y el color de nuestro grupo nuevo. Luego, pasaremos el cursor por el costado izquierdo de cada elemento para seleccionar cada elemento en el grupo. Ahora solo tenemos que restablecer cada columna, como se muestra debajo:

Automatizaciones basadas en el tiempo

Te preguntarás cómo funcionan las automatizaciones basadas en el tiempo. Veamos cómo funciona el campo fecha en la siguiente plantilla: Cuando llegue la fecha, notificar a alguien.

La automatización se ejecutará según la zona horaria del escritorio de la persona que la configure. Esto significa que si estoy en la ciudad de Nueva York y configuro la automatización para que se ejecute a las 9 a.m., se ejecutará todos los días a las 9 a.m. (hora del Este), independientemente de la zona horaria de otro compañero de equipo. Si mi compañero de equipo está en Los Ángeles, recibirá una notificación a las 6 a.m. (hora del Pacífico).

 

Nota:Si estás utilizando una plantilla que dice "Cuando pase la fecha..." ("When date passed..."), la automatización se disparará a la medianoche de ese día.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se crean las tareas recurrentes en monday.com?

Puedes crear tareas recurrentes con una automatización que duplique un elemento según un cronograma definido, como diario, semanal o mensual.

¿Puedo personalizar la frecuencia con la que una tarea se repite en monday.com?

Sí, puedes personalizar por completo la recurrencia mediante la selección de días, horas o intervalos específicos cuando configures tu automatización.

¿Las tareas recurrentes actualizan de forma automática los elementos actuales?

No, cada tarea recurrente crea un elemento nuevo en lugar de actualizar uno existente, lo que te ayuda a hacer el seguimiento de cada instancia por separado.

¿Por qué no funciona mi automatización de tarea recurrente?

Revisa que tu automatización esté activa, que el límite de automatizaciones de tu tablero no se haya alcanzado y que tu plan admita la automatización de tareas recurrentes.