Puedes importar fácilmente archivos Excel en monday.com para convertir tus hojas de cálculo en tableros inteligentes y que puedes controlar. Esta función te ayuda a mover los datos sin problemas, mantener la organización y empezar a gestionar tu trabajo en un lugar, sin configuración manual.

Cómo importar tus datos desde un archivo de Excel

1Para comenzar, haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha de tu pantalla y haz clic en Importar datos:

2Luego, haz clic en Excel en la ventana emergente que se abre:

3Arrastra tu archivo Excel a la ventana emergente en el centro de la pantalla o selecciona la opción Hacer clic para explorar.

Para que la importación funcione correctamente, la hoja de cálculo debe tener como mínimo 2 columnas. 

4Una vez que hayas seleccionado tu archivo, se cargarán sus datos.

Haz clic en Personalicemos tu nuevo tablero para asegurarte de que todo se vea exactamente como quieres en tu tablero de monday.

Cómo personalizar tu tablero nuevo

Selecciona la fila en tu hoja de cálculo que deseas que se convierta en el título de las columnas y luego haz clic en Siguiente. Recuerda que todo lo que esté por encima de la primera fila no se importará a tu tablero.

En la siguiente ventana emergente, selecciona la columna en tu hoja de cálculo que se convertirá en la primera columna en tu tablero (que se convertirá en los nombres de tus elementos) y luego haz clic en Siguiente.

Nuestro sistema sugerirá los tipos de columnas que detecta que son adecuados para tus datos, pero puede cambiarlos manualmente haciendo clic en el menú desplegable de cada columna y seleccionando.

Solamente puedes importar columnas que sean equivalentes a las columnas de Números, Estado, E-mail, Fecha o columna Texto. También puedes cambiar el tipo de columna una vez finalizada la importación.

Si tu columna tiene 9 etiquetas o menos, la sugerencia de columna en la hoja importada será estado. Si tus columnas tienen más de 9 etiquetas, la sugerencia de columna en la importación será texto.

Cuando todo esté listo, haz clic en Crear tablero.

¡Eso es todo! Ahora puedes ver todos tus datos en un tablero de monday.

Nota: Al importar fechas, las mismas deben tener el formato ISO. Esto significa que deben mostrar 4 dígitos para el año, 2 dígitos para el mes, seguidos de 2 dígitos para el día. Por ejemplo: 2021-10-23.

Importar datos a un tablero ya existente

También puedes importar datos desde una hoja de Excel o un CSV a un tablero preexistente. Más abajo te contamos cómo hacerlo:

Importar desde Excel o CSV

Para este ejemplo, supongamos que necesitas importar la siguiente hoja de Excel en tu tablero existente:

Haz clic en la flecha junto al botón Nuevo elemento en la parte superior del tablero y selecciona Importar elementos en el menú desplegable.

El botón Nuevo elemento puede llamarse Nuevo contacto, Nuevo proyecto o algo similar.

En la pantalla siguiente, puedes arrastrar el archivo Excel o CSV a la ventana o elegir la opción haz clic para buscarlo para seleccionar el archivo en tu sistema. Una vez cargado correctamente el archivo, haz clic en Siguiente.

Luego, elige la columna de tu documento de Excel que deseas que aparezca como el nombre del elemento en tu tablero de monday.com:

En la siguiente pantalla, tendrás que asignar las columnas de tu documento de Excel a las columnas de tu tablero de monday.com. Las columnas que no se asignen no se importarán.

Los tipos de columnas disponibles para importar incluyen las columnas Números, Texto, Fecha, E-mail, Menú desplegable, Cronograma y Teléfono. Ningún otro tipo de columna se actualizará a través de la importación, pero puedes cambiar el tipo de columna más tarde.

Asegúrate de que los datos de tu columna de Excel coincidan con el tipo de columna que necesitas en tu tablero de monday. Por ejemplo, si estás importando una fecha de vencimiento desde Excel, deberás agregar una columna Fecha en tu tablero antes de comenzar el proceso de importación.

Cómo manejar duplicados

El siguiente paso te pedirá que elijas cómo manejar los duplicados. 

Este paso es importante para asegurarte de que estás cargando tus datos exactamente como necesitas que se incluyan en monday. Para ayudar a ilustrar exactamente cómo funciona cada opción, utilizaremos un ejemplo de una hoja de Excel que contiene información sobre los actores.

Crear elementos nuevos

Cuando crees nuevos elementos, se agregarán a un nuevo grupo. 

En nuestro ejemplo, nos gustaría agregar datos pertenecientes a los actores a un nuevo grupo en nuestro tablero. Hemos preparado las columnas en el tablero eligiendo los tipos de columnas que se adaptan a los datos y renombrando las columnas para que las cosas queden claras. Por ejemplo, para las edades de los actores, agregamos una columna Números y cambiamos el nombre de la columna a "Edad". 

Omitir elementos

Cuando seleccionas una columna específica en este paso, las filas en Excel que tengan un valor que coincida con un elemento en la columna de monday especificada se omitirán y no se importarán desde Excel. 

En nuestro ejemplo, importaremos una nueva versión de la hoja de Excel que incluye la misma información que la agregada anteriormente además de algunos actores nuevos y sus datos correspondientes. Al elegir la opción Omitir elementos, solo se agregarán los nuevos actores al tablero. Se agregarán a un nuevo grupo, pero luego podrás fusionarlos en el mismo grupo si lo prefieres. Los actores agregados previamente no se verán afectados por este paso.

Sobrescribir los elementos existentes

Si importas un archivo de Excel que incluye filas que ya existen como elementos en el tablero de monday pero que presentan datos nuevos, los elementos del tablero de monday se sobrescribirán.

Se agregarán nuevos datos como en los pasos anteriores. Sin embargo, los datos existentes se sobrescribirán: si coinciden con los datos de Excel, tendrán el mismo aspecto. Si han cambiado, se actualizarán para reflejar los datos de Excel.

Si tienes nuevas columnas en la hoja de Excel, deberás agregar nuevas columnas correspondientes en tu tablero de monday para asegurarte de que se incluya esta nueva información.

Si hubo algún cambio en las columnas actuales, estos se sobrescribirán siempre que la primera columna coincida. Por ejemplo, si la edad de un actor cambia en la hoja de Excel, el nuevo número anulará el número que aparece en la columna de monday actual.

En nuestro ejemplo, importaremos otra nueva versión de la hoja de Excel, pero esta vez los actores que ya figuran en nuestro grupo original tendrán información adicional. Hemos agregado una columna Cronograma para que se incluyan la "Fecha de inicio de la última proyección de la película" y la "Fecha de finalización de la última proyección de la película".

Una vez finalizada la importación, verás que los nuevos datos se agregaron a las nuevas columnas.

Parámetros de importación

Al importar un archivo a tu tablero, hay dos conjuntos de parámetros a considerar en términos de cuántas columnas y filas se pueden importar a la vez.

• Importar a un nuevo tablero: En este caso, puedes seleccionar un archivo que contenga hasta 100 columnas y 8000 filas, sin embargo, solo se importarán las primeras 50 columnas. Si intentas cargar un archivo que excede este límite, verás un mensaje de error que te solicitará que primero reduzcas el tamaño del archivo. 
  
  

• Importar a un tablero existente: En este caso, podrás importar hasta 100 columnas y 8000 filas. Si tu archivo contiene más que esto, verás un mensaje de error que te solicitará que reduzcas el tamaño del archivo.
  
  

Copiar y pegar varios elementos

Puedes copiar y pegar fácilmente múltiples elementos de tu hoja de cálculo de Excel a tu tablero de monday. Consulta este artículo para ver lo sencillo que es.

Limitaciones

• Antes de importar tu archivo de Excel, asegúrate de que la hoja de cálculo no esté protegida o los datos no se cargarán en tu cuenta de monday.
• Si tu hoja de cálculo de Excel tiene múltiples pestañas, solo se importará la primera pestaña. Los subelementos de Excel se importarán como elementos en tu tablero de monday y después podrás convertirlos manualmente en subelementos. 
• Copiar y pegar varios elementos solo está disponible para la primera columna de un tablero actual, lo que significa que no puedes pegar una lista de datos en otras columnas. 
• Los siguientes tipos de archivos son compatibles con la importación: .xlsx, .xls y .csv. A partir de ahora, los archivos XLSM no son compatibles.
• No se pueden importar datos a la Sección de actualizaciones. Los datos se importarán a una columna en el tablero, después de lo cual podrá cambiar el tipo de columna o mover los datos según sea necesario.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo importo desde un archivo Excel a monday.com?

Ve a tu espacio de trabajo, haz clic en Agregar nuevo tablero, elige Importar datos y elige Excel para cargar tu archivo.

¿Qué pasa con mis columnas en Excel cuando importo a monday.com?

Cada columna en la hoja de cálculos de Excel se convierte en un tablero de monday.com, que puedes editar, filtrar o personalizar en cualquier momento.

¿Puedo actualizar mi tablero de monday.com después de volver a subir un archivo Excel nuevo?

Puedes reimportar tu archivo Excel, pero se creará un tablero nuevo. Los tableros actuales no se actualizan de manera automática.

¿Por qué mi archivo Excel no se importa de forma correcta en monday.com?

Revisa que tu archivo se guarde en formato .xlsx o .xls y tenga una fila de encabezado con títulos de columna solo texto.

¿monday.com mantiene el formato del Excel cuando se importa?

La estructura básica y los datos se importan, pero los formatos personalizados del Excel (como colores o fórmulas) no se trasladan.