¿Tienes un flujo de trabajo que deseas recrear en tu cuenta? ¿Quieres mantener todos los tableros creados a partir de esta plantilla alineados una vez que se realicen los cambios? Nuestra función de plantilla gestionada permite a los creadores de flujos de trabajo gestionar mejor los flujos de trabajo estandarizados a escala.

Crea una plantilla a partir de un espacio de trabajo o un tablero que actuará como "plantilla maestra". Todos los flujos de trabajo nuevos creados a partir de esta plantilla (conocidos como "instancias de plantilla") recibirán actualizaciones realizadas en la plantilla gestionada para mantener todos los flujos de trabajo relacionados alineados.

 

 

 

Cómo funciona

La creación de una plantilla gestionada con instancias de plantilla estandarizadas se realiza de la siguiente manera:

• Define un espacio de trabajo o un solo tablero como plantilla gestionada: Elige o crea un tablero o un espacio de trabajo lleno de contenido de tu elección (tableros, paneles, workdocs y más) para usarlo como plantilla. Los tableros dentro de esta plantilla de espacio de trabajo podrán luego enviar actualizaciones a todos los tableros creados a partir de ella.
• Crear instancias de plantilla: Agrega el nuevo contenido de plantilla a cualquier espacio de trabajo de tu cuenta. Cuando una plantilla gestionada incluye varios componentes (por ejemplo, tableros, docs y paneles), estos elementos se combinan en una única instancia de plantilla cuando se usan juntos desde la misma plantilla. Una vez creadas, estas instancias reciben automáticamente actualizaciones de la plantilla gestionada cada vez que se publican cambios.
• Publicar actualizaciones realizadas: Los propietarios de espacios de trabajo podrán publicar los cambios realizados en un tablero en las instancias conectadas mediante el botón "Publicar".

Para convertir un solo tablero en una plantilla gestionada, haz clic en el menú de 3 puntos junto al nombre del tablero y haz clic en "Guardar como plantilla".

 

Desde allí, puedes elegir si quieres mover el tablero de origen directamente a un centro de plantilla y que aparezca sólo allí o duplicarlo para que aparezca tanto en el centro de la plantilla como en el panel izquierdo: 

 

Una vez que elijas si deseas mover o duplicar el tablero de origen, aparecerá la siguiente ventana emergente que te pedirá que elijas entre una plantilla estándar o una plantilla gestionada:

 

Después de seleccionar el tipo de plantilla, el paso final te permite nombrar tu plantilla y elegir si deseas que sea pública o privada, lo que te otorga control sobre quién puede usar (instalar) la plantilla.

Las plantillas privadas son visibles para todos los miembros de la cuenta, pero solo pueden ser usadas por miembros específicos del equipo invitados por el propietario de la plantilla en la página de miembros de la plantilla.

Los miembros del equipo que no estén agregados como miembros de la plantilla verán un botón "Editar en una nueva pestaña" en gris junto con una opción "Solicitar unirse" al encontrar una plantilla privada en el centro de plantillas. Al hacer clic en "Solicitar unirse" se notificará al propietario de la plantilla para su aprobación. ¡Una vez concedido el acceso, los miembros del equipo podrán usar la plantilla!

 

Para convertir un espacio de trabajo en una plantilla gestionada, haz clic en el menú de 3 puntos junto al nombre del espacio de trabajo y haz clic en "Guardar como plantilla".

 

 

Ahora todo tu espacio de trabajo se transferirá al Centro de plantillas. 

 

Continúa leyendo el artículo a continuación para profundizar en la función de plantillas gestionadas en monday.com.

 

 

¿Qué cambios se transfieren?

Si bien trabajamos constantemente para agregar capacidades adicionales para la función de plantillas administradas, en este momento las siguientes actualizaciones o cambios del tablero se transferirán desde una plantilla gestionada a tus instancias una vez que hagas clic en el botón "Publicar cambios":

Los cambios realizados en una plantilla gestionada no siempre se aplicarán a las instancias existentes, pero sí se aplicarán a cualquier instancia nueva que crees.

 

Nuevas columnas agregadas

Cada vez que agregues una nueva columna a tu tablero y luego publiques los cambios, las columnas recién agregadas se transferirán a las instancias de plantilla.

 

Nuevos grupos añadidos

Cuando agregas nuevos grupos a tu plantilla gestionada y publicas los cambios, el nuevo grupo también se agregará a las instancias de la plantilla.

 

Se agregaron nuevos elementos y subelementos

Al agregar nuevos elementos y subelementos a tu plantilla gestionada, se transferirán a tus instancias después de hacer clic en "Publicar cambios".

 

Cambios en la configuración de las columnas estado y menú desplegable

Cualquier cambio que realices en la configuración de la columna estado dentro de un tablero de plantilla gestionada se sincronizará después de la publicación, incluyendo:

• Agregar nuevas etiquetas
• Cambiar el texto y el color de las etiquetas
• Definición del estado "Listo"
• Descripción y nombre de la columna
• Desactivación de etiquetas

 

Dentro de la configuración de la columna estado, ofrecemos la opción de desactivar las etiquetas de estado. Con esta capacidad, el propietario de una plantilla gestionada puede evitar el uso posterior de una etiqueta de estado en todas las instancias y, al mismo tiempo, conservar dicha etiqueta en su lugar donde sea que se haya usado anteriormente. Con esta capacidad, la opción de eliminar completamente una etiqueta no está disponible para evitar la eliminación accidental de datos en instancias de plantilla.

Además, cualquier cambio realizado en la configuración de tu columna menú desplegable se transferirá también después de publicar los cambios en tu plantilla.

 

Permisos del tablero 

Para tener control total sobre tus instancias, los permisos del tablero se sincronizan directamente desde una plantilla gestionada a todos los tableros creados a partir de ella.

Al configurar permisos de visualización y edición en una plantilla gestionada, cada tablero creado a partir de esa plantilla heredará la misma configuración de permisos, lo que te permitirá mantener la coherencia en todo tu flujo de trabajo.

 

Siguiendo esta lógica, esto es lo que verás cuando intentes editar los permisos del tablero desde cualquiera de las instancias:

 

Identificar una plantilla gestionada

Puedes identificar cualquier espacio de trabajo (o tablero) que se haya configurado como plantilla gestionada mediante el ícono con el símbolo de corona debajo del nombre de la plantilla, como se muestra a continuación:

 

Crear instancias de plantilla

Para crear instancias desde la plantilla gestionada, abra el panel izquierdo, haz clic en el signo más azul y luego en "Elegir entre plantillas".

Desde el centro de plantillas, busca el nombre de la plantilla o búscala en la sección "Plantillas creadas en tu cuenta" y haz clic en ella. Después de seleccionar la plantilla del espacio de trabajo, haz clic en el botón azul "Usar plantilla gestionada" para agregarla a tu cuenta.

También puedes hacer clic en la flecha hacia abajo a la derecha del botón "Usar plantilla gestionada" para agregar la plantilla a un espacio de trabajo existente (como una carpeta llena del contenido de tu plantilla de espacio de trabajo), o para crear un nuevo espacio de trabajo donde se agregará.

 

Después de finalizar este paso, verás un nuevo espacio de trabajo (o carpeta) agregado a tu cuenta, lleno de exactamente los mismos tableros, paneles, workdocs y más que la plantilla original.

 

Publicar cambios en la plantilla

¡Una vez que hayas actualizado tu tablero, puedes continuar y publicar los cambios realizados! Al hacer esto, la plantilla original que se creó se actualizará con los cambios realizados y las instancias recibirán los cambios relevantes.

Para publicar los cambios, todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el botón “Publicar cambios” en la parte superior derecha de tu tablero. 

 

Luego puedes incluir notas de la versión detalladas que expliquen las actualizaciones realizadas en esta versión:

Estas notas se agregarán automáticamente como una discusión del tablero en la propia plantilla y en todos los tableros creados a partir de la plantilla, manteniendo a todos informados.

Una vez publicados los cambios, todas las instancias reflejarán las actualizaciones y sus miembros recibirán una notificación para alinearse con las últimas modificaciones.

 

Ver todas las instancias

Desde la barra superior de cualquier plantilla gestionada, puedes ver y acceder fácilmente a todas las instancias de plantilla que se crearon a partir de ella con solo hacer clic en un botón. Todo lo que necesitas hacer es hacer clic en el botón "Instancias" en la parte superior de tu pantalla, y luego podrás ver una lista de todas las instancias conectadas y el último estado de publicación de cada una de ellas, incluidos los éxitos y los errores:

Gestionar plantillas con docenas de instancias nunca ha sido tan fácil. Aquí puedes encontrar instancias creadas a partir de la misma plantilla agrupadas para obtener una descripción general clara. También puedes hacer un seguimiento rápido de la ubicación de cada componente, incluido su producto, espacio de trabajo y tablero.

 

¿Necesitas centrarte en instancias con errores de publicación? Utiliza el filtro de estado para ordenar e identificar los tableros que experimentan problemas de publicación, lo que facilita su resolución eficiente. Con el filtro, también puedes monitorear la cantidad de grupos sincronizados exitosamente o fallidos durante y después de la publicación.

 

Crear tableros usando automatizaciones

Puedes configurar una automatización personalizada para disparar la creación de una nueva instancia desde una de tus plantillas gestionadas. La automatización se disparará cuando se cumpla la condición establecida y se creará una instancia a partir de la plantilla gestionada elegida.

Por ejemplo, supongamos que estás trabajando en un equipo de RRHH. Puedes configurar una automatización que se dispare cada vez que se contrate a un candidato; el tablero de onboarding se creará una semana antes de la fecha de inicio del empleado.

 

Eliminar plantilla

Si deseas eliminar tu plantilla, puedes hacerlo desde el menú de tres puntos junto a "Instancias". Selecciona "Eliminar plantilla" y luego elige "Eliminar permanentemente" o "Mover al espacio de trabajo" para moverla del centro de plantillas a tu espacio de trabajo.

 

Alternativamente, puedes encontrar la plantilla que deseas eliminar en el centro de plantillas, hacer clic en los tres puntos junto a "Editar en la nueva pestaña" y seleccionar "Eliminar plantilla".

 

Columnas admitidas

Si bien la mayoría de las columnas son compatibles al transferir columnas recién agregadas desde una plantilla gestionada a una instancia, algunas solo son compatibles parcialmente. 

 

Limitaciones

Hay algunas limitaciones que es importante tener en cuenta al utilizar nuestra función de Plantillas gestionadas. Ellas son las siguientes:

• Solo puedes publicar hasta 20 columnas recientemente agregadas a la vez
• En caso de que publiques cambios con una columna no compatible, las instancias seguirán recibiendo cualquier columna compatible que se haya publicado; sin embargo, las columnas no compatibles no se agregarán a la instancia.
• Puedes incluir hasta 30 componentes (tableros, docs, paneles) y hasta 2500 elementos en una plantilla
• Puedes incluir hasta 100 instancias por plantilla y 1000 instancias por cuenta

 

 

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.