Quién puede usar esta función:

Disponible en el Plan Enterprise

Las plantillas gestionadas te ayudan a recrear flujos de trabajo en tu cuenta y mantenerlos alineados a escala. Puedes crear una plantilla a partir de un espacio de trabajo o un tablero, que actúa como la “plantilla maestra”. Todos los tableros o espacios de trabajo creados a partir de esta plantilla se llaman instancias. Cuando actualizas y publicas cambios en la plantilla gestionada, los cambios admitidos se trasladan a las instancias conectadas y se mantiene la coherencia de cada flujo de trabajo.

Cómo funciona

La creación de una plantilla gestionada con instancias de plantilla estandarizadas se realiza de la siguiente manera:

1Define un espacio de trabajo o un tablero individual como plantilla gestionada

Esto puede incluir tableros, paneles, workdocs y más. Luego los tableros dentro de este espacio de trabajo podrán enviar actualizaciones a todos los tableros creados a partir de él.

2Agrega el contenido de las plantillas a cualquier espacio de trabajo en tu cuenta para crear instancias de la plantilla

Si la plantilla incluye múltiples entidades, como tableros, docs y paneles, se combinan en una instancia única. Una vez creadas, las instancias reciben los cambios admitidos de la plantilla gestionada automáticamente cada vez que se publiquen cambios.

3Publica actualizaciones según sea necesario

Los propietarios del espacio de trabajo pueden hacer clic en el botón Publicar para aplicar los cambios de la plantilla en todas las instancias conectadas.

Cómo crear una plantilla gestionada

Puedes crear una plantilla gestionada a partir de un tablero individual o un espacio de trabajo completo.

Para crear una a partir de un tablero, haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre del tablero y selecciona Guardar como plantilla:

Podrás elegir si quieres mover el tablero original al Centro de plantillas para que solo aparezca allí o duplicarlo para que aparezca en el Centro de plantillas y también en el panel izquierdo.

Cuando decidas esto, deberás seleccionar entre plantilla estándar o plantilla gestionada.

Luego puedes nombrar la plantilla y definirla como pública o privada, para tener control sobre quién puede usar (instalar) la plantilla.

Las plantillas privadas son visibles para todos los miembros de la cuenta, pero solo pueden ser usadas por miembros específicos del equipo invitados por el propietario de la plantilla en la página de miembros de la plantilla.

Cuando encuentren una plantilla privada en el centro de plantillas, los miembros del equipo que no se hayan agregado como miembros de la plantilla verán el botón Editar en pestaña nueva en gris, junto con una opción para Solicitar unirse. Al hacer clic en “Solicitar unirse”, se notificará al propietario de la plantilla para su aprobación. ¡Una vez concedido el acceso, los miembros del equipo podrán usar la plantilla!

Para crear una plantilla gestionada a partir de un espacio de trabajo, haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre del espacio de trabajo y selecciona Guardar como plantilla:

Nota: Al guardar un espacio de trabajo completo como plantilla, la opción de duplicar el origen no está disponible. 

El espacio de trabajo se transferirá al Centro de plantillas

Crear instancias de plantilla

Para crear una instancia de una plantilla gestionada, abre el panel izquierdo, haz clic en el ícono + azul y selecciona Centro de plantillas.

Luego puedes buscar la plantilla por nombre o encontrarla en las plantillas creadas en tu cuenta. Abre la plantilla y haz clic en el botón azul Usar plantilla gestionada para agregarla a tu cuenta.

También puedes hacer clic en la flecha junto a Usar plantilla gestionada para elegir si quieres agregarla a un espacio de trabajo existente como una carpeta o crear un espacio de trabajo nuevo donde la plantilla se agregará.

Cuando termines este paso, aparecerá un espacio de trabajo o una carpeta nueva en tu cuenta con los mismos tableros, paneles, workdocs y más que la plantilla original.

Nota: Si eliminas o archivas una instancia, se separa automáticamente de la plantilla gestionada y deja de recibir actualizaciones.

Publicar cambios en la plantilla

Cuando actualizas una plantilla gestionada, puedes publicar los cambios para que se apliquen a todas las instancias conectadas. Para eso, haz clic en el botón Publicar cambios en la esquina superior derecha del tablero:

Luego puedes incluir notas de la versión detalladas que expliquen las actualizaciones realizadas en esta versión:

Estas notas se agregarán automáticamente como una discusión del tablero en la propia plantilla y en todos los tableros creados a partir de la plantilla, manteniendo a todos informados.

Una vez publicados los cambios, todas las instancias reflejarán las actualizaciones y sus miembros recibirán una notificación para alinearse con las últimas modificaciones.

Los propietarios de las plantillas pueden editar una plantilla gestionada y publicar las actualizaciones en todas las instancias. Los miembros de la plantilla pueden editarla y ver los cambios sin publicar en el Centro de plantillas, pero no pueden publicarlos. Los tableros de instancias se actualizan solo después de que un propietario los publica.

Nota: Al publicar cambios en la plantilla, se publicarán todos los cambios nuevos agregados en todos los componentes incluidos en la plantilla gestionada. Por ejemplo, cuando se agrega una nueva columna a una plantilla gestionada y se publican los cambios, todas las instancias de esa plantilla también recibirán esa nueva columna. 

¿Qué cambios se transfieren?

Si bien trabajamos constantemente para agregar más capacidades en la función de plantillas administradas, por ahora las siguientes actualizaciones o cambios del tablero se transferirán desde una plantilla gestionada a tus instancias cuando hagas clic en el botón “Publicar cambios”:

Los cambios realizados en una plantilla gestionada no siempre se aplicarán a las instancias existentes, pero se aplicarán a toda instancia nueva que crees.

Nuevas columnas agregadas

Cada vez que agregues una nueva columna a tu tablero y luego publiques los cambios, las columnas recién agregadas se transferirán a las instancias de plantilla.

Nota: Cuando eliminas una columna desde la plantilla gestionada y publicas la actualización en la plantilla, esa columna no se elimina de las instancias actuales. El cambio solo afecta las instancias nuevas creadas después de que se publique. Si quieres que la columna desaparezca de las instancias actuales, elimínalo en esos tableros de instancia.

Nuevos grupos añadidos

Cuando agregues nuevos grupos a tu plantilla gestionada y publiques los cambios, el nuevo grupo también se agregará a las instancias de la plantilla.

Se agregaron nuevos elementos y subelementos

Al agregar nuevos elementos y subelementos a tu plantilla gestionada, se transferirán a tus instancias después de hacer clic en "Publicar cambios".

Nota: Las columnas no se pueden configurar como obligatorias en un tablero de instancia. Esto garantiza que los elementos nuevos aún puedan enviarse desde la plantilla gestionada, dado que las columnas obligatorias que se agreguen en una instancia estarían vacías de forma predeterminada.

Validación de datos en plantillas gestionadas

La validación de datos te ayuda a aplicar entradas uniformes en todos los tableros creados a partir de una plantilla gestionada.

Los propietarios de las plantillas controlan las validaciones en las columnas gestionadas por plantillas. En algunos casos, puedes agregar reglas de validación a columnas locales, pero no puedes marcar las columnas locales según lo requerido.

Cómo funciona la titularidad de validación

Columnas gestionadas por plantillas:

• Como el propietario de la plantilla, puedes definir las reglas de validación y marcar las columnas gestionadas por plantillas como se requiera en la plantilla gestionada.
• Estas validaciones se aplican a todas las instancias actuales y nuevas creadas a partir de la plantilla gestionada.
• En algunos casos, la configuración de validación para las columnas gestionadas por plantillas no es editable.

Columnas locales en tableros de instancias:

• En un tablero de instancia, puedes agregar reglas de validación en columnas locales creadas directamente en ese tablero.
• Para que los propietarios de plantillas puedan publicar los cambios sin obstáculos, no puedes definir las columnas locales como obligatorias.

Nota: Si una instancia ya requería columnas o reglas de validación definidas de una configuración previa, seguirán aplicándose. Para eliminar las validaciones heredadas a nivel de instancia, comunícate con soporte. Se recomienza la limpieza de las reglas heredadas para evitar conflictos con las validaciones a nivel de plantilla.

Cambios en la configuración de las columnas estado y menú desplegable

Cualquier cambio que realices en la configuración de la columna estado dentro de un tablero de plantilla gestionada se sincronizará después de la publicación, incluyendo:

• Agregar nuevas etiquetas
• Cambiar el texto y el color de las etiquetas
• Definición del estado "Listo"
• Descripción y nombre de la columna
• Desactivación de etiquetas

Nota: Los propietarios de instancias no podrán cambiar ninguna de las configuraciones de la columna estado mencionadas anteriormente.

Dentro de la configuración de la columna estado, ofrecemos la opción de desactivar las etiquetas de estado. Con esta capacidad, el propietario de una plantilla gestionada puede evitar el uso posterior de una etiqueta de estado en todas las instancias e igual conservar dicha etiqueta en su lugar donde sea que se haya usado antes. Sin embargo, la opción de eliminar completamente una etiqueta no está disponible para evitar la eliminación accidental de datos en instancias de plantilla.

Además, cualquier cambio realizado en la configuración de tu columna menú desplegable se transferirá también después de publicar los cambios en tu plantilla.

Descripciones de columna

Los cambios en las descripciones de columna en la plantilla gestionada se transfieren a las instancias cuando publicas la actualización de la plantilla. Las instancias nuevas creadas a partir de la plantilla heredan tus descripciones de columna.

Permisos del tablero 

Para tener control total sobre tus instancias, los permisos del tablero se sincronizan directamente desde una plantilla gestionada a todos los tableros creados a partir de ella.

Al configurar permisos de visualización y edición en una plantilla gestionada, cada tablero creado a partir de esa plantilla heredará la misma configuración de permisos, lo que te permitirá mantener la coherencia en todo tu flujo de trabajo.

Siguiendo esta lógica, esto es lo que verás cuando intentes editar los permisos del tablero desde cualquiera de las instancias:

Sugerencia: Estamos trabajando para agregar capacidades adicionales en el futuro, ¡así que mantente atento!

Identificar una plantilla gestionada

Las plantillas gestionadas se marcan con un ícono de corona en el Centro de plantillas:

Cuando abras una instancia, verás un ícono de corona y un clip en el encabezado del tablero. El encabezado se puede expandir para mostrar a qué plantilla gestionada se conecta la instancia y un enlace de la plantilla en el Centro de plantillas.

Ver todas las instancias

Desde la barra superior de cualquier plantilla gestionada, puedes ver y acceder fácilmente a todas las instancias de plantilla que se crearon a partir de ella con solo hacer clic en un botón. Todo lo que necesitas hacer es hacer clic en el botón "Instancias" en la parte superior de tu pantalla, y luego podrás ver una lista de todas las instancias conectadas y el último estado de publicación de cada una de ellas, incluidos los éxitos y los errores:

Gestionar plantillas con docenas de instancias nunca ha sido tan fácil. Aquí puedes encontrar instancias creadas a partir de la misma plantilla agrupadas para obtener una descripción general clara. También puedes hacer un seguimiento rápido de la ubicación de cada componente, incluido su producto, espacio de trabajo y tablero.

Sugerencia: Ve instantáneamente al producto, espacio de trabajo o tablero haciendo clic en ellos en lugar de buscar en tu cuenta.

¿Necesitas centrarte en instancias con errores de publicación? Utiliza el filtro de estado para ordenar e identificar los tableros que experimentan problemas de publicación, lo que facilita su resolución eficiente. Con el filtro, también puedes monitorear la cantidad de grupos sincronizados exitosamente o fallidos durante y después de la publicación.

Desconectar una instancia

Si quieres separar una instancia de la plantilla gestionada para que ya no reciba actualizaciones de la plantilla, haz clic en el botón “Instancias” en la parte superior de la pantalla para mostrar una lista de todas las instancias conectadas. Luego, busca la instancia que quieres separar, haz clic en el menú de tres puntos que se encuentra al lado y selecciona “Separar instancia”.

Nota: Cuando eliges separar una instancia, esta acción es permanente y no se puede deshacer.

Eliminar plantilla

Si deseas eliminar tu plantilla, puedes hacerlo desde el menú de tres puntos junto a "Instancias". Selecciona "Eliminar plantilla" y luego elige "Eliminar permanentemente" o "Mover al espacio de trabajo" para moverla del centro de plantillas a tu espacio de trabajo.

Alternativamente, puedes encontrar la plantilla que deseas eliminar en el centro de plantillas, hacer clic en los tres puntos junto a "Editar en la nueva pestaña" y seleccionar "Eliminar plantilla".

Creación automatizada de plantillas

Puedes usar automatizaciones personalizadas para crear instancias nuevas de las plantillas. Por ejemplo, un equipo de RR. HH. puede configurar una automatización que cree un tablero nuevo de onboarding a partir de una plantilla gestionada siempre que un candidato se marque como contratado.

Sugerencia: Mira este breve video de YouTube para obtener más información sobre cómo crear automáticamente un nuevo tablero a partir de tus plantillas.

Panel de uso de plantillas gestionadas 

Los administradores ahora pueden acceder a un panel de uso con una vista clara de toda la actividad de las plantillas gestionadas. Para ello, dirígete a la sección de administración, selecciona "Estadísticas de uso" y luego "Plantillas gestionadas". Esto incluye el número total de plantillas, el número de instancias en uso y las plantillas que se usan con más frecuencia:

El panel ayuda a prevenir problemas inesperados al mostrar cuándo se está acercando o ha alcanzado el límite de tu plantilla, para que puedas tomar medidas antes de que se interrumpan los flujos de trabajo. También permite comprender más fácilmente cómo se utilizan las plantillas y gestionarlas de forma más efectiva en toda la cuenta.

Columnas admitidas

Si bien la mayoría de las columnas son compatibles al transferir columnas recién agregadas desde una plantilla gestionada a una instancia, algunas solo son compatibles parcialmente. 

Los siguientes tipos de columnas son parcialmente compatibles:

• Columna cronograma: las configuraciones de la columna son parcialmente compatibles (la opción para establecer como plazo, conectar con una columna duración o establecer recordatorios de fecha no se transferirá desde la plantilla gestionada)
• Columna dependencia: no se admiten configuraciones de columna
• Columna botón: no se admiten configuraciones de columna 
• Columna progreso: no se admiten configuraciones de columna
• Columna conectar tableros: no se admiten configuraciones de columna
• Columna reflejo: no se admiten configuraciones de columna
• Columna E-mail: no se admiten cambios en direcciones de e-mail individuales

Limitaciones

Hay algunas limitaciones que es importante tener en cuenta al utilizar nuestra función de Plantillas gestionadas. Ellas son las siguientes:

• Solo puedes publicar hasta 20 columnas recientemente agregadas a la vez
• Puedes publicar hasta 25 elementos recién agregados y 20 grupos al publicar nuevos cambios 
• En caso de que publiques cambios con una columna no compatible, las instancias seguirán recibiendo cualquier columna compatible que se haya publicado; sin embargo, las columnas no compatibles no se agregarán a la instancia.
• Puedes incluir hasta 30 componentes (tableros, docs, paneles) y hasta 2500 elementos en una plantilla
• Puedes incluir hasta 1000 instancias por plantilla 

• Puedes incluir hasta 300 columnas por tablero en una plantilla gestionada