E-mails y actividades ha revolucionado la forma de trabajar en monday.com. ¿Pero cómo funciona exactamente? Si alguna vez te has preguntado cuándo, dónde y por qué se registra cierta información en la app, ¡estamos aquí para ayudarte a revelar el misterio! 🕵️

En este artículo encontrarás información sobre:

• cómo funciona el registro de e-mail en E-mail y actividades
• qué determina dónde se registra el e-mail en tu tablero
• cómo eliminar e-mails de tu cronograma de E-mails y actividades
• y cómo dejar de registrar e-mails por completo
• cómo funciona el seguimiento de e-mail en E-mails y actividades

 

Cómo funciona el registro de e-mails en E-mail y actividades

Antes de profundizar en los detalles, aquí hay una explicación rápida de cómo funciona el registro de e-mail en E-mails y actividades. 🔎

E-mails y actividades permite a los usuarios conectar su cuenta de Gmail o Outlook en la configuración de E-mails y actividades. Cuando un usuario conecta su cuenta de e-mails, nos autenticamos mediante OAuth. OAuth le otorga a monday.com los permisos necesarios para leer y escribir e-mails en tu nombre.

 

PARTE I: Lo que registramos

Configuración

Para comenzar, configura la app E-mails y actividades en tu cuenta de monday. Puedes encontrar instrucciones sobre cómo configurar la app en el artículo E-mails y actividades en monday.com. Mientras configuras la app, tendrás la oportunidad de conectar tu cuenta de e-mail elegida a monday.com.

 

 

Creado en el redactor de E-mails y actividades del elemento.

Todos los hilos de e-mail enviados desde el redactor de e-mails sobre un elemento se registran en el cronograma de E-mails y actividades de ese elemento. Cuando el e-mail se envía desde E-mails y actividades, el e-mail se registra incluso si el contacto no está incluido en la columna E-mail del elemento.

 

Enviado/recibido del contacto del elemento

Los e-mails salientes y entrantes incluyen: (1) la dirección de e-mail que figura en la columna E-mail del elemento y (2) la dirección de e-mail que conectaste a e-mails y actividades.

La dirección de e-mail que aparece y tu dirección de e-mail conectada deben ser parte del hilo de alguna manera: pueden ser el remitente, el destinatario o estar en CC/BCC.

E-mails y actividades registrará los e-mails entrantes y salientes de los contactos enumerados en todas las columnas de e-mail del elemento. Si hay tres columnas de e-mail con tres contactos diferentes, E-mails y actividades registrará los e-mails relacionados con los tres contactos. 

Ejemplos:

1. Tú eres el remitente: enviaste un e-mail al contacto que figura en la columna e-mail del elemento. El contacto está en el campo CC/BCC. El e-mail se registrará en E-mails y actividades.
2. El contacto es el remitente: recibiste un e-mail entrante de la dirección de e-mail que figura en la columna E-mail del elemento. El e-mail quedará registrado.

Excepciones:

1. E-mails y actividades no registrará e-mails de una dirección de e-mail que figura en la columna E-mail si esa dirección de e-mail se utiliza en más de 250 columnas de e-mail en toda la cuenta.
2. E-mails y actividades no registrará e-mails de una dirección de e-mail en la columna e-mail si esa dirección de e-mail se utiliza como una conexión de e-mail activa en E-mails y actividades.
   • Por ejemplo, conectas tu e-mail usuario@email.com a E-mails y actividades. El elemento A tiene user@email.com en la columna E-mail. El elemento B tiene contact@email.com en la columna E-mail. Se envía un e-mail a user@email.com y contacto@email.com. Ese e-mail se registrará en el elemento B, donde está contact@email.com en la columna E-mail, pero no se registrará en el Elemento A donde user@email.com está en la columna E-mail.

 

Enviado hacia/desde el contacto en un elemento conectado

Los e-mails salientes y entrantes que incluyen ambas: (1) la dirección de e-mail que aparece en la columna e-mail del elemento en un elemento conectado y (2) la dirección de e-mail que conectaste a E-mails y actividades.

La dirección de e-mail en el elemento conectado y tu dirección de e-mail deben ser parte del hilo de alguna manera: pueden ser el remitente, el destinatario o estar en CC/BCC.

Cuando el hilo de e-mail está relacionado con un elemento conectado, verás la ubicación del elemento conectado en la parte inferior del mensaje del e-mail. Aparecerá como: Nombre del tablero > Nombre del grupo > Nombre del elemento

 

Parte de un hilo en curso

Las conversaciones por e-mail se guardan como hilos en el cronograma de E-mails y actividades. Una vez que se registra un e-mail en tu cronograma de E-mails y actividades, cualquier acción de seguimiento también se registrará allí. Esto incluye respuestas, reenvío del e-mail o uso del mismo hilo de e-mail de cualquier forma, incluso si los destinatarios se eliminan o se reemplazan por completo.

Ejemplos:

1. Inicia un hilo de e-mail con el contacto A que figura en la columna de e-mail del elemento (o de un elemento conectado). Respondes al e-mail, eliminas el contacto A del hilo y agregas a su colega. La respuesta quedará registrada.
2. Inicias un hilo de e-mail con el contacto A y luego lo reenvías al contacto B. El e-mail reenviado se registrará.

 

PARTE II: Administrar tu cronograma

Eliminar e-mails del cronograma de un elemento

Hay dos formas de eliminar e-mails del cronograma de e-mails y actividades de un elemento específico.

 

1. Elimina los e-mails que no quieras ver.

El usuario propietario de la cuenta de e-mail conectada a e-mails y actividades puede eliminar hilos de e-mail específicos del cronograma. Para hacer esto, haz clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha del mensaje de e-mail.

Ten en cuenta que una vez que se elimine el hilo de e-mail, se eliminará de todos los elementos de la cuenta donde se registró.

 

2. Filtra para ver solo los e-mails relevantes.

Puedes utilizar los filtros para ver solo "Actividades relacionadas con elementos" en tu cronograma. De esta manera, solo verás mensajes de e-mail relacionados con el elemento o elementos conectados.

El filtro "Actividades relacionadas con elementos" solo filtra los mensajes de e-mail relacionados con elementos conectados. No filtra mensajes de e-mail del mismo contacto que figura en otros elementos que no están conectados.

Ejemplo:

El elemento A tiene contact@email.com en la columna E-mail. El elemento B también tiene contact@email.com en la columna E-mail. Y el elemento C también tiene contact@email.com en la columna E-mail. Envías un e-mail a contact@email.com O recibes un e-mail de contact@email.com. El mensaje de e-mail aparecerá en el cronograma del Elemento A, Elemento B y Elemento C. No podrás filtrar ningún mensaje de ninguno de los cronogramas de los elementos.

 

 

Cómo dejar de registrar e-mails

Hay tres formas de dejar de registrar e-mails.

 

1. Elimina la dirección de e-mail de la columna E-mail (o elimina la columna E-mail por completo).

Cuando eliminas una dirección de e-mail de la columna E-mail o eliminas la columna E-mail, dejaremos de registrar nuevos e-mails enviados o recibidos por las direcciones de e-mail que figuraban anteriormente en esa columna. Sin embargo, cualquier respuesta a hilos de e-mail que ya estén conectados al elemento aún se registrará en el elemento.

 

2. Quita la conexión de e-mail de E-mails y actividades.

Puedes quitar tu conexión de e-mail presionando el botón de tres puntos a la derecha de la conexión de e-mail. Elige "Quitar cuenta":

Una vez que se quita una conexión de e-mail, E-mails y actividades dejará de registrar cualquier e-mail nuevo relacionado con esa conexión de e-mail. A partir de ese momento, las respuestas a los hilos de e-mail en curso no se registrarán.

 

 

3. Elimina la conexión de e-mail.

Para eliminar completamente la conexión de una cuenta de e-mail, visita el Centro de automatización y haz clic en Gmail o Outlook:

La integración enumerará la dirección de e-mail conectada. Selecciona el ícono de papelera al lado de una dirección de e-mail para eliminar la conexión:

Una vez que se elimine la conexión de e-mail, dejaremos de registrar cualquier e-mail nuevo relacionado con esa conexión de e-mail. Esto incluye respuestas a hilos de e-mail existentes.

Si tienes otras automatizaciones que utilizan esa conexión de e-mail, esas automatizaciones también dejarán de funcionar. 

 

 

PARTE III: Seguimiento de e-mails

¿Cómo funciona el seguimiento de e-mails?

¡El seguimiento de e-mails es algo hermoso! Y menos complicado de lo que piensas.

Tasas de apertura de e-mails

Realizamos un seguimiento de los e-mails utilizando una imagen invisible. Esa imagen es un solo píxel, un pequeño elemento visual, colocado en el e-mail. La imagen no está adjunta al e-mail. Más bien, se carga desde un servidor a través de una URL. Cuando el cliente de e-mail que envía y recibe el e-mail intenta cargar esa URL, nuestro servidor lo registra junto con información de seguimiento adicional. La URL es única y se genera aleatoriamente. De esa manera, sabemos a qué e-mail y elemento se relaciona.

Tasas de apertura de enlaces

También realizamos un seguimiento de la interacción con los enlaces enviados en tus e-mails. Si el destinatario hace clic en el enlace que incluiste, tú también lo verás. La cantidad de veces que el destinatario abrió el enlace estará a la derecha de la palabra "Clic":

 

Habilitar o deshabilitar el seguimiento

Si deseas habilitar el seguimiento de e-mail, puedes hacerlo marcando la casilla "Seguimiento de e-mails" al redactar un e-mail. Para deshabilitar el seguimiento de e-mail, desmarca la casilla:

 

Posibles problemas

A veces, la configuración de seguridad del cliente de e-mail de un destinatario impedirá que la URL se cargue automáticamente. En ese caso, nuestro servidor nunca recibirá la noticia de que se abrió el e-mail. Por otro lado, algunos programas de seguridad pueden cargar la URL antes de que el e-mail llegue al buzón del destinatario para comprobar que es seguro. Esto puede dar lugar a un falso positivo: nuestro servidor puede pensar que el e-mail se abrió aunque el destinatario aún no lo haya abierto.

El seguimiento del e-mail no es perfecto, pero en la mayoría de los casos brinda una excelente visión de la participación.

 

Temas específicos

El estado del e-mail en la sección de análisis puede brindarte datos sobre cómo se envió el e-mail. Estos son algunos ejemplos:

• "Los datos de seguimiento no están disponibles": esto indica que el e-mail se envió desde E-mails y actividades, pero el "seguimiento de e-mail" fue deshabilitado por el usuario en monday.com.
• "No se pudo realizar el seguimiento del e-mail": esto indica que el e-mail se envió desde Gmail o Outlook. En este caso, monday.com no hará seguimiento.
• "Aún no abierto”: esto indica que el destinatario aún no ha abierto su e-mail. Esto también puede indicar que la imagen del píxel de seguimiento en el mensaje nunca se cargó.
• "Visto": Esto indica que el destinatario abrió el e-mail y se cargó el píxel de seguimiento.

 

 

 

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.