¿Cómo podemos ayudar?

Gestión de proyectos ágiles con monday.com

monday.com puede utilizarse para gestionar proyectos mediante una variedad de métodos y procesos diferentes, incluidos los métodos de gestión ágil de proyectos. Esta guía ofrece una visión general de lo que es la gestión ágil de proyectos, por qué es beneficiosa para un equipo y cómo es en la práctica.

 

What is Agile Management?

Before delving into how to use monday.com to work with Agile techniques, let’s first understand what Agile project management is.

Agile is a methodology of project management, originally created and used by software developers. It has since spread into many more industries and businesses and is now one of the most popular methods of managing projects.

El concepto principal de la gestión ágil de proyectos es el de "inspeccionar y adaptar", lo que significa que los cambios de última hora son bienvenidos en cualquier fase del ciclo del proyecto. Las metodologías ágiles (por lo general) se basan en el uso de sprints o iteraciones, que son periodos cortos y repetitivos de entre 1 y 3 semanas en los que un equipo se centra en un pequeño conjunto de elementos de trabajo, con el objetivo de completarlos durante este periodo.

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12 principios clave

La gestión Ágil de proyectos se guía por 12 principios clave, y algunos de ellos son:

  • Close collaboration between stakeholders on a daily basis
  • Team members remain focused on the same big picture and are provided with the tools and support to accomplish the project goals
  • Quick daily face to face meetings are valued as the best way to update everyone in the team on the status of tasks
  • The final outcomes of a project are the basis of its success
  • Simplicity is valued
  • Using repeating and regular intervals to improve efficiency through fine-tuning behavior of the team.

Ventajas

Sounds great in theory... but why is Agile project management so popular and what are its advantages?

Well, firstly, that are some pretty impressive statistics which support the success of companies adopting such methods. According to the Project Management Institute and its Pulse of the Profession 2015: Capturing the Value of Project Management 2015:

  • 75% of highly agile organizations met their goals/business intent
  • 65% finished on time
  • 67% finished within budget

These results are higher than what organizations with low agility achieve. The same research shows that agile organizations grew revenue 37% faster and generated 30% higher profits than non-agile companies.

A diferencia de algunos de los estilos y metodologías de gestión de proyectos más antiguos, que son mucho más rígidos en su enfoque, el enfoque ágil es el más adecuado para lo que sucede en la vida real: las cosas cambian y el trabajo de un equipo debe adaptarse a estos cambios sobre la marcha durante su sprint.

Permitir cambios hará que el resultado final sea mejor y más acorde con el contexto del proyecto.

Some additional advantages are:

    • Faster detection of issues/defects
    • Faster achievement of goals/completion of tasks
    • Increased focus on customer goals
    • Increased flexibility/adaptation
    • Increased collaboration/feedback

Retrospectivas

Un aspecto de la Metodología Ágil es el uso de las retrospectivas - con el uso de retrospectivas, el equipo/gerente mejorará su capacidad de estimar cuánto tiempo tomará completar diferentes tipos de tareas o épicas. Esto ayuda a los equipos a ser más productivos a la hora de estimar sus objetivos y da espacio para revisar constantemente y buscar cómo mejorar.

Las retrospectivas ayudan además al equipo a comprender las causas de los éxitos/fracasos y en base a eso, mejorar el flujo de trabajo, lo que significa que un equipo puede mejorar constantemente.

 

How it is done?

Paso 1: Construye un tablero que sea tu cubo, lista de tareas u hoja de ruta

Todo comienza con un cubo o registro... no un cubo real, sino una especie de cubo metafórico. El cubo/registro debe ser un tablero en tu cuenta de monday.com. Crea un nuevo tablero, llámalo registro y empieza a agregar todas las tareas que tienes que hacer para completar tu proyecto o tus objetivos en un futuro próximo (o no). ¡El tablero también puede ser una hoja de ruta!

Don’t hold back. Get down to the dirty details. Try and break down tasks into their smallest parts. For example, if your project was to make home improvements and one of your tasks was to repaint your living room, you’d break this task down into:

  • Make home improvements
  • Decidir el color de la pintura para el salón
  • Research where to buy the paint
  • Buy paint
  • Buy equipment for painting
  • Remove furniture
  • Cover the floors/fixed furnishings
  • Paint left wall
  • Paint right wall
  • Paint back wall
  • Second coat left wall
  • Second coat right wall
  • Second coat back wall
  • Remove any excess paint

Este es un ejemplo muy sencillo, pero es importante desglosar una tarea. Esto te permite hacer estimaciones más precisas del tiempo que te llevará una tarea. También te ayuda a priorizar cuando trabajas con un plazo específico, para que puedas clasificar las tareas que tienen mayor prioridad.

Este es un ejemplo de cómo podría estructurarse un registro de tareas:

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Una vez que hayas construido tu tablero de tareas pendientes (u hoja de ruta), estarás a mitad de camino. Debes crear este tablero como un tablero principal en tu cuenta de monday.com. Esta transparencia alineará al equipo a nivel general y garantizará que entiendan los objetivos. Esto también significa que todas las personas de tu cuenta de monday.com tienen acceso a ella y pueden contribuir en ella. Los miembros de tu equipo pueden agregar nuevos elementos/tareas a medida que el proyecto evolucione y progrese o cuando surjan nuevas tareas.

Agrega una columna Fecha que represente el plazo de cada tarea para ayudarte a saber qué tarea tienen la prioridad más alta.

 

Step 2: Create a task board

Como mencionamos anteriormente, la gestión ágil de proyectos valora trabajar en base a periodos cortos de tiempo llamados sprints o iteraciones. Recomendamos trabajar en sprints de 2 semanas, pero pueden ser más largos o más cortos si lo prefieres. Construye un tablero de tareas y divídelo en grupos para representar cada periodo. Puedes utilizar la plantilla de Tareas de Equipo o, como alternativa, puedes construirla desde cero. Este es un ejemplo de un tablero construido desde cero:

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Revisa tu registro de tareas al principio de cada nuevo periodo y mueve las tareas a cada sprint según su prioridad. Puedes utilizar nuestra función de acciones por lote para seleccionar varias tareas a la vez y luego moverlas del tablero del registro de tareas al tablero de sprint, directamente al grupo que representa el sprint en el que te gustaría que se completara la tarea.

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Step 3: Assign tasks to people in your team

Agrega una columna Personas a tu tablero de tareas y asigna cada tarea a una persona de tu equipo. De este modo, se crea un sentido de propiedad sobre las tareas, se garantiza un reparto equilibrado del trabajo y te aseguras que todo el mundo sepa con quién debe hablar sobre cada tarea.

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Ser propietario, motiva. ¡Eso lo garantizamos! Cuando una tarea tiene la cara de una persona al lado, motivará al propietario a hacer un buen trabajo: es su responsabilidad, al fin y al cabo.

One person’s tasks often rely on another person’s tasks so knowing who to speak to will also ensure smooth collaboration.

 

Step 4: Add a status column to keep everyone up to date on the status of each task

Con la gestión ágil de proyectos, es importante mantener al equipo constantemente actualizado sobre el estado de las tareas. La metodología ágil respeta que las cosas cambien y que las circunstancias inesperadas puedan afectar a la finalización de una tarea. Si una tarea se detiene o se demora, también es importante informárselo a cualquier persona que trabaje en una tarea relacionada, para que pueda adaptar su planificación del tiempo apropiadamente.

Gracias a las etiquetas de estado personalizables (en muchos colores llamativos), puedes establecer una serie de estados: ya sea "Detenido" y "En proceso" o "Pendiente de revisión" y, por supuesto, "Listo".

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Step 5: Prioritize your tasks

¡Así es! Incluso cuando las tareas se hayan trasladado desde el registro/cubo/hoja de ruta a un sprint, lo que significa que tienen la máxima prioridad, las tareas de cada sprint seguirán teniendo prioridades relativamente diferentes.

Las tareas pueden tardar más de lo que estimamos, y eso hace que sea posible que no se completen todas las tareas asignadas a un sprint. Además, los planes del proyecto o las necesidades del cliente pueden cambiar incluso durante un sprint. Aunque nunca se añadirían más tareas a un sprint, es importante saber en qué tareas hay que trabajar primero para garantizar que las que son críticas se completen antes que las que tienen una prioridad relativamente baja.

Agile methodology favors categorizing tasks according to 4 priorities - “Critical”, “High”, “Medium” and “Low”. Add another status column to your task board and use the colored labels to assign a priority to each task.

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Step 6: Estimate how long each task will take

It’s important to ensure that each team member has a realistic amount of time during a sprint to complete the tasks assigned to them. Of course, there may be sprints where time runs out and certain incomplete tasks must move to the next sprint however, the aim should always be to complete all tasks in the sprint.

Cuanta más práctica tengas en la estimación del tiempo que te llevará completar ciertos tipos de tareas, más precisas serán tus estimaciones.

Añade una columna Números a tu tablero, haz clic en el elemento inferior "Suma" y añade una unidad personalizada para saber cómo te gusta medir el tiempo. Puede que quieras trabajar por horas o, si te dedicas al desarrollo de software, puede que te favorezcan los Puntos de historia (SP, por sus siglas en inglés).

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Step 7: Add a tag column to categorize tasks and group them

Las etiquetas son una excelente manera de clasificar las tareas en tu lista de pendientes o tablero de tareas. ¡Anímate y añade una columna Etiquetas a tu tablero!

Utilizando un sistema de hashtags coherente, puedes seleccionar a qué categoría o categorías pertenece una tarea. Esto puede ayudarte a clasificar las tareas según un proyecto específico, una épica o un área de trabajo con la que se relacionan.

Por ejemplo, en nuestro ejemplo de mejoras en el hogar, podrías utilizar las etiquetas #cocina #pintura #salón. Los desarrolladores de software cuyo trabajo se divide en épicas podrían utilizar las etiquetas #bug, #homepage #funcionalidad Los representantes del éxito de clientes podrían clasificar sus tareas con las etiquetas #artículos #guías #webinars o #adopción.

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Step 8: Keep your team up to date and communicate

La comunicación con tu equipo es clave en la metodología ágil. A medida que trabajes en tus tareas durante un sprint concreto, añade actualizaciones a tus tareas para mantener a tu equipo informado sobre cualquier detalle relevante.

Menciona con "@" a una persona de tu equipo por su nombre:

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O menciona a todo el equipo para asegurarte de que todo el mundo reciba una notificación y que las personas adecuadas estén informadas y al tanto:

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Las actualizaciones en un elemento guardarán toda la información relacionada a una tarea en un lugar para mantener al equipo en una sola página. También puedes agregar una actualización a un estado para que cuando cambies el estado de una tarea, puedas comunicárselo a las personas relevantes en contexto.

Carga documentos relacionados a una tarea en la sección de actualizaciones. Tal vez se te asigne la redacción de un texto concreto y que la tarea de otra persona durante el sprint sea editarlo. Subir tu trabajo final a la sección de actualizaciones de tu tarea y @mencionar a la persona responsable de editarla te permite compartir información fácilmente y "pasar la batuta" de la finalización de tu tarea al inicio de la suya.

Puedes encontrar más información sobre cómo comunicarte con tu equipo a través de monday.com aquí.

 

Step 9: Hold short daily meetings with your whole team

Además de la comunicación en la plataforma, uno de los principios de la gestión ágil de proyectos es la comunicación cara a cara. Programa breves reuniones de entre 10 y 15 minutos al comienzo de cada jornada de trabajo en las que el equipo se reúna, y ofrece una visión general breve de lo que se ha trabajado el día anterior y de lo que se trabajará ese día. Se puede destacar cualquier cuestión específica que pueda beneficiarse del aporte del equipo, lo que permite una máxima colaboración y apoyo de tus compañeros de equipo.

 

Step 10: Review and analyze the results at the end of each sprint

Agile valora la retrospección y el aprendizaje de los errores previos para que el flujo de trabajo y las prácticas del equipo puedan evolucionar y mejorar constantemente. Siéntate con tu equipo al final de cada sprint, revisa el tablero de tareas y asegúrate de que todo lo que se haya completado esté marcado en verde, es decir, "Listo".

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Esto motivará a tu equipo y mejorará el ánimo, mostrando visualmente lo mucho que se ha logrado. También es un buen momento para debatir sobre cualquier cosa que pueda hacerse mejor en el futuro y para mejorar los procesos de trabajo a partir de los comentarios.

 

Step 11: Store your completed sprints at the bottom of your task board and repeat

At the end of each sprint, move the group representing the completed sprint to the bottom of your task board. This allows you to keep a record of what’s been achieved and, should a completed task come back to life, means you can move an item to a new sprint, keeping all of the details and data attached to it.

Vuelve a tu registro de tareas, mueve las tareas en las que quieres trabajar al grupo que representa el siguiente sprint y empieza el ciclo nuevamente.

 

Nota final

Hay muchas técnicas de gestión de proyectos ágiles, todas ellas con un punto en común: trabajar en ciclos cortos llamados sprints o iteraciones.

Esto permite a los equipos evaluar y reevaluar constantemente las expectativas y necesidades de los clientes para mejorar su producto, en lugar de trabajar para producir algo de una vez. El equipo se centrará en las tareas y subproyectos que tengan mayor prioridad, los cuales cambiarán y se adaptarán en función de las necesidades y expectativas de los clientes/partes interesadas.

The team is at the center and each member of the team will be working towards completing tasks which they are responsible for in each time period. Each team member's goal and focus is to show the progress of tasks throughout a sprint, working towards getting their tasks “done”.

 

Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. ¡Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte!

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