Cómo administrar tu equipo en monday.com

En esta guía se te explicará cómo darle un mejor uso a monday.com para gestionar de manera eficaz tu equipo y se te brindarán consejos útiles para maximizar tu uso de la plataforma como gestor.

monday.com puede usarse para todos los aspectos de la gestión de tu equipo, no solo para administrar proyectos y tareas. También es importante que tengas en cuenta que monday.com se creó como una herramienta de colaboración, no una simple herramienta de gestión de proyectos, ya que el alcance de la colaboración va mucho más allá de la gestión del proyecto. Esto significa que una vez que hayas configurado todo adecuadamente y tú y tu equipo estén usando la plataforma, se convertirá en la manera central (y quizás la única) en la que tú y tu equipo trabajarán juntos y se comunicarán. Así, pasarás menos tiempo en tediosas reuniones extensas y más tiempo en las cosas que importan 😊

Trabaja de forma activa con un tablero de proyectos de nivel superior y con un tablero de tareas de nivel inferior

Tablero de proyectos de nivel superior

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Sabemos que los gestores están superocupados cuando tienen que liderar varios proyectos a la vez. La creación de un tablero de proyectos de nivel superior, para usar como panel del proyecto, les permitirá a ti y a tu equipo hacer un seguimiento de la etapa y estado de cada proyecto y les dará una visión más amplia del panorama completo. Es importante solo centrarse en la descripción general simple de cada proyecto, sin incluir los pequeños detalles que pueden agregarse en un tablero de nivel inferior (se muestra a continuación).

Par crear tutablero de proyectos de nivel superior utiliza columnas de estado para mostrar las fases o etapas principales de cada proyecto, lo cual te permitirá que con un simple clic se actualice su progreso. Utiliza una columna de persona (o varias o una columna de equipo disponible en nuestro Centro de columnas) paraasignar y mostrar cuáles de los miembros de tu equipo son los responsables de todo el proyecto, o de una fase específica; también puedes darle responsabilidades a cada miembro del equipo. Usa una columna de fecha para agregar las fechas límite más importantes de cada proyecto. Al crear tu tablero de este modo, te asegurarás de estar al día con todo lo que sucede y podrás evaluar mejor si es posible alcanzar tus objetivos. Con la columna de vínculo (disponible en nuestro Centro de columnas) o la columna de  etiquetas  puedes mejorar el vínculo entre los dos tipos de tableros y permitir una transición sin problemas entre ambos 😊

El tablero de tareas

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Junto con tu tablero de proyectos de nivel superior, deberás trabajar desde un tablero de tareas de nivel inferiorpara determinar lo que tú y tu equipo harán semana a semana. Pueden trabajar en función de períodos de tiempo, por ejemplo, semanal, bisemanal o trimestral, lo que mejor se adapte a sus necesidades, pero siempre deben añadir metas alcanzables a este tablero. Prioricen en qué tareas trabajarán en cada período y dividan el tablero en grupos para representar los períodos en los que estarán trabajando; por ejemplo, esta semana, semana siguiente o noviembre, diciembre. Una excelente forma de mantenerse al día es la columna de semana (disponible en nuestro Centro de columnas), ya que te permite establecer la semana en la que deseas que tus miembros del equipo trabajen con un proyecto.

Al dividir las tareas de este modo, tú y tu equipo podrán asegurarse de que la carga de trabajo se divida de manera equitativa y justa, y que cada miembro del equipo tenga una cantidad de trabajo realista que completar dentro de cada período de tiempo. Al poder mirar siempre hacia el futuro, tu equipo siempre sabrá qué sigue y esto les permitirá administrar su tiempo con más eficiencia.

Los miembros de tu equipo ahora tienen la posibilidad de completar tareas de manera realista e informar su progreso de forma visual y divertida. La finalización de tareas o "ver el tablero en verde", como nos gusta decir, será el "trofeo de logro" y reduce significativamente la necesidad de delegar y microgestionar.

Generar transparencia

Tu tablero de tareas y tablero de proyectos de nivel superior deben ser lostableros principales. Esto garantiza que todo sea transparente y accesible para todos en el equipo. Un tablero de proyectos de nivel superior al que todos puedan acceder garantizará que todos, desde el pasante hasta los gerentes de alto nivel, estarán alineados tras las mismas metas. Tu equipo, además, entenderá de qué manera sus tareas encajan en el panorama general, lo que le dará relevancia e importancia a sus labores, lo cual se ha comprobado que genera motivación.

Generar responsabilidad

El hecho de asignar a un miembro del equipo (o a un equipo entero si se usa la columna de equipo, disponible en nuestro Centro de columnas) a cada tarea o proyecto usando las columnas de persona o equipo hará que los miembros de tu equipo sean responsables por su trabajo (ante sus ojos y los de los demás).

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Los miembros del equipo naturalmente estarán más motivados a completar sus tareas para la fecha límite (o antes) y darán lo mejor de sí. Asimismo, puedes medir la eficiencia y eficacia con la que trabajan los miembros de tu equipo. Todos saben con quién pueden hablar sobre cada tarea o proyecto, a quién responsabilizar por los errores (crucemos los dedos para que no los haya), y a quién felicitar y reconocerle su gran trabajo.

 Consejo: Según nuestra investigación, el reconocimiento por el buen trabajo es uno de los factores más importantes que determinan la felicidad en el trabajo.
 Ten un panorama general visual 

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Agrega una columna de cronograma a tu tablero de tareas y tablero de proyectos de nivel superior y utiliza la vista predeterminada para ver la extensión del trabajo de todas tus tareas y proyectos. Esto te permitirá controlar la división de tu carga de trabajo en el equipo. Además, podrás ver quiénes en tu equipo tienen aptitudes y quiénes no.

El uso de esta función dentro de tus tableros principales, para que todos en el equipo puedan verlo, eliminará cualquier tipo de malentendido en la oficina. Un entorno de trabajo abierto y transparente hará que tu equipo se sienta más feliz y empoderado. El hecho de poder ver cómo avanzan sus tareas y proyectos con el transcurso del tiempo y lo ocupado que está el resto del equipo (quienes quizás estén esperando que los ayuden a completar sus propias tareas) le permite a cada miembro del equipo planificar su tiempo con precisión para asegurarse de que cumplirán con las fechas límite.

Buscar y filtrar dentro de un tablero

Puedes filtrar cualquier tablero según la persona (o el equipo, próximamente) asignada a las tareas o los proyectos. Esto te brinda una forma fácil y rápida de controlar cómo has repartido la carga de trabajo en el equipo y el estado de las tareas en las que están trabajando los miembros del equipo.

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Con el uso de varios filtros en el tablero, p. ej., "Lea" en la columna de persona y "En progreso" en la columna de estado, puedes filtrar para ver qué tareas aún tiene que completar cada miembro del equipo. También puedes verificar las tareas o los proyectos en función de la fecha de vencimiento, vencimiento pasado, esta semana, este mes, etc. P. ej., si buscas "Lea" en la columna de persona y "Fecha de vencimiento pasada" en la columna de pecha, podrás medir con qué eficiencia y eficacia están trabajando los miembros del equipo, pero, más importante aún, podrás ver qué tareas no se completan a tiempo y comprender por qué.

Comunicación con todo el equipo

Asegúrate de estar comunicándote con las personas indicadas en todo momento con la creación de equipos en tu cuenta de monday. Puedes @mencionar al equipo para comunicarte con todos, sin tener que escribir el nombre de cada uno (y posiblemente olvidarte de alguien), hacer anuncios generales es muy fácil. Esto también puede usarse para incluir a todo el equipo en una tarea, simplemente tienes que suscribirlos a todos al elemento o @mencionarlos para que estén al tanto.

También puede ahorrarte tiempo cuando agregas suscriptores a un tablero nuevo. Al @mencionar el nombres del equipo en la casilla Agregar suscriptores, agregarás a todos los del equipo sobre la marcha, para que nadie se pierda las actualizaciones del tablero.

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Revisión en conjunto

Al finalizar cada semana, reúnanse para repasar el tableo de tareas. Puedes marcar todo lo que figura como "Hecho" en verde y se sentirán fantásticos por todo lo que han logrado juntos. Es una herramienta genial para motivar a tu equipo y crear espíritu de equipo, pero también hace que el trabajo que falta hacer durante las próximas semanas sea menos estresante, porque ya saben lo que está completo y lo que está por venir.

Más tableros útiles para administrar tu equipo en monday.com 

Capacitación y base de conocimientos de tableros

Crear un tablero para capacitaciones es una buena forma de permitirles a los nuevos miembros de un equipo formarse y buscar respuestas a preguntas que seguramente tendrán cuando comiencen a trabajar en tu equipo.

Puedes dividir el tablero en grupos, según el tema, agregar la pregunta como un elemento y, luego, incluir el detalle de la respuesta en la sección de actualizaciones.

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Puedes usar tu tablero de base de conocimientos como parte de tu capacitación, agregar columnas de estado para cada miembro nuevo del equipo y pedirles que actualicen el estado de cada pregunta cuando la hayan revisado. Esto te permitirá ver lo que han abarcado y qué les queda por revisar.

Al invertir tu tiempo en la creación de un tablero de este tipo, ahorrarás tiempo en la capacitación de miembros nuevos y no tendrás que reinventar la rueda cada vez. Siempre puede usarse para mantener los conocimientos en el equipo, para que todos estén al día.

 

Tableros de turnos semanales

Si tú y tu equipo trabajan por turnos, pueden usar monday para asignarlos semana a semana. En el ejemplo a continuación se muestra una clara y excelente forma de hacer esto. Si los miembros del equipo tienen que intercambiar turnos, pueden hacerlo de manera independiente, sin que tengas que involucrarte, agregando una actualización en el día que quieren intercambiar y @mencionando al otro miembro del equipo con el que quieren cambiar el turno para pedírselo.

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Les da a ti y a tu equipo un panorama visual rápido de quién está trabajando en qué, para que nunca haya confusiones.  

Tablero para solicitudes de vacaciones y autorizaciones

¡También puedes crear un tablero para todas las solicitudes de vacaciones de tu equipo! Dile a tu equipo que añada sus solicitudes de vacaciones en el grupo correcto (por trimestres/meses / pendientes, frente a autorizado, tú eliges) y luego marca el estado o mueve el elemento al grupo "autorizado" una vez que se autorice. Nunca te olvidarás de una solicitud y puedes llevar un registro de quién está fuera de la oficina en todo momento, para asegurarte de que siempre haya gente trabajando.

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Charlas

A veces es necesario conversar con algunos compañeros de equipo que no están conectados en las tareas o los proyectos en tu tablero; para debatir sobre reglas de la oficina, cultura general de la empresa, eventos sociales y salidas, cuándo organizar un almuerzo (y lo que van a pedir). Puedes crear un tablero de Charlas y comenzar a hablar o crear un grupo General en un tablero de tareas semanal ¡y nombrar a un elemento Charlas! Tu equipo puede agregar elementos nuevos para asuntos sobre los que quieran discutir. Usar un elemento o tablero de Charla es una buena forma de fomentar el espíritu de equipo y darles a los miembros de tu equipo un lugar para opinar.

¡Comienza por armar tus tableros y activa el equipo!

Escríbenos a support@monday.com si tienes dudas, sugerencias o historias sobre sumarte a un equipo.