Cómo acceder a los flujos de trabajo

Para acceder a los flujos de trabajo, haz clic en el botón Centro de flujo de trabajo en la parte superior izquierda de la pantalla:

Otra forma de acceder a los flujos de trabajo es abriendo un espacio de trabajo donde planeas implementar el flujo de trabajo. Haz clic en el botón con el signo más azul y haz clic en Flujo de trabajo en el menú.

Cómo crear un nuevo flujo de trabajo

Una vez que abras el Centro de flujo de trabajo, haz clic en el botón azul Agregar flujo de trabajo. Se te pedirá que nombres el nuevo flujo de trabajo y, después de hacer clic en el botón azul Crear flujo de trabajo , verás un lienzo en blanco.

¡Ahora es el momento de empezar a construir tu flujo de trabajo! Puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrar el disparador que deseas utilizar en tu primer bloque.

Cuando crees tu primer bloque, el panel de configuración se abrirá en el lado derecho de tu pantalla, lo que te permitirá personalizar cómo comienza tu flujo de trabajo.

Después de configurar el bloque inicial, haz clic en el ícono del signo más para crear un nuevo bloque. Tendrás varias opciones:

• Acción: Estos bloques realizarán una acción. Elige esta opción si deseas dirigir tu flujo de trabajo desde el último paso hacia la siguiente acción.
• If / Else: Estos bloques obligarán al flujo de trabajo a verificar una condición antes de continuar con la siguiente acción.
• Retraso: Estos bloques te permitirán hacer una pausa entre los pasos del flujo de trabajo durante un período de tiempo determinado.

Cuando elijas una de estas opciones, se abrirá el panel de configuración en el lado derecho. 

Agregar una acción

Si eliges agregar una acción, puedes elegir el tablero donde ocurrirá la acción. La lista se completará automáticamente primero con los tableros a los que accediste recientemente. También puedes buscar un tablero específico:

Si eliges el mismo tablero o elemento al que se hace referencia en un bloque anterior, podrás hacer referencia a él específicamente utilizando el número del bloque:

Para completar el resto de la configuración, ingresa un valor para cada campo:

Si decides completar la configuración de un bloque más tarde, verás la frase "Completar configuración" en el bloque de acción. Necesitarás completar todas las configuraciones antes de poder publicar tu flujo de trabajo. Puedes guardar tu trabajo y volver a editarlo antes de publicarlo.

Sugerencia: puedes utilizar la información de una columna reflejo con acciones de flujo de trabajo. Si bien no puedes usar columnas reflejo o datos de columnas reflejo en disparadores o condiciones, usar datos de columnas reflejo en acciones, como en notificaciones, es una excelente forma de simplificar tu flujo de trabajo y mantener el flujo de información eficiente hacia tu equipo.

Agregar una condición

Las condiciones te permiten crear un flujo de trabajo más flexible. Puedes crear una condición en cualquier punto dentro de tu flujo de trabajo. Incluso puedes crear condiciones dentro de otras.

Hay dos opciones principales para agregar condiciones a tu flujo de trabajo:

• Si / Si no
• Condiciones de ramas múltiples

Si / Si no

Si eliges agregar una condición If / Else, tendrás tres opciones: usar la persona, el valor del elemento o el estado de un elemento o los subelementos de un elemento como condición:

Luego puedes configurar el flujo de trabajo desde el punto en el que se cumple la condición y el punto en el que no se cumple la condición.

En este caso, el flujo de trabajo verifica si un elemento específico está en un grupo específico en el tablero. El siguiente paso es configurar qué sucede si el elemento está en el grupo ("Sí") y si el elemento no está en el grupo ("No").

Después de configurar las ramas iniciales de tu condición, puede verse así:

Si ya creaste una rama y necesitas cambiar la marca de "Sí" a "No" o viceversa, puedes pasar el cursor sobre "Sí" o "No" y hacer clic en la flecha del menú desplegable:

Condiciones de ramas múltiples

Las condiciones de ramificación múltiple te permiten configurar opciones de ejecución para múltiples resultados potenciales a la vez.

Esto es especialmente útil en el caso de las columnas estado, si deseas configurar una opción para cada etiqueta.

Cuando selecciona "Condiciones de ramificación múltiple", el diálogo te pedirá que selecciones una columna estado de tu tablero. Luego, puedes elegir las etiquetas correspondientes para la "opción 1":

Completa las etiquetas de estado para la "opción 2":

O para agregar otra condición, haz clic en "+ Agregar condición". También puedes elegir qué sucede si no se cumple ninguna de las condiciones:

Las opciones son:

• Detener el flujo de trabajo. Esto finalizará cualquier ejecución de tu flujo de trabajo donde no se cumpla ninguna de las condiciones de ramificación.
• Hacer otra cosa. Esto te permitirá agregar otra condición, acción o bloque de retraso a tu flujo de trabajo.

Demorar una acción

Si deseas agregar una pausa entre los pasos de tu flujo de trabajo, puedes agregar un bloque de retraso. Puedes elegir la duración del retraso y la hora exacta en que deseas que se ejecute el siguiente paso. Para obtener más información sobre los bloques de retraso en profundidad, consulta este artículo.

Editar y publicar

Para perfeccionar el flujo de trabajo, es probable que necesites editar y eliminar bloques en algún momento. Puedes eliminar cualquier bloque en cualquier momento, excepto el primer bloque que comienza el flujo de trabajo. Puedes editar cualquier bloque en cualquier momento.

Para abrir el menú de un bloque, usa los tres puntos en la esquina superior derecha.

También puedes agregar bloques en cualquier momento a tu flujo existente usando el signo más como se muestra a continuación:

Cuando hayas terminado de crear tu flujo de trabajo, haz clic en Crear.

Después de publicarlo, verás un ícono verde en la esquina superior izquierda que indica que el flujo de trabajo está activo. Si haces clic en el icono, tendrás la opción de pausar el flujo de trabajo:

Para editar el flujo de trabajo, haz clic en el botón Editar en la esquina superior derecha:

Mientras que el flujo de trabajo esté en modo Editar, puedes realizar cambios. Puedes optar por abandonar el editor sin guardar los cambios haciendo clic en Salir del editor en la esquina superior derecha. Si deseas conservar los cambios, haz clic en Actualizar:

¿Qué otras funciones están disponibles para los flujos de trabajo?

¡Muéstrame las funciones! Para obtener más detalles, consulta este artículo.

• Retrasar tus flujos de trabajo
• Obtener elementos de un paso anterior
• Integrar subelementos
• Duplicar los flujos de trabajo
• Cambiar el valor de cualquier columna
• Crear y duplicar tableros
• Posponer fechas y establecer bloques de fechas
• Usar el usuario disparador

¡Nos encantaría saber de ti! Completa  este formulario si tienes una idea que te gustaría compartir sobre cómo mejorar los flujos de trabajo. 🙂