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Función

Ahora que creaste y diseñaste tu WorkForm a gusto, es momento de entrar en los detalles de las configuraciones y permisos para compartir.

Gracias a las configuraciones y los permisos personalizables, encontrarás todo lo que necesitas para proteger tu formulario y mejorar la experiencia de los encuestados al completarlo ✍️ 

Configuración de WorkForm

Para garantizar que tu formulario cumpla los estándares de seguridad y uso de tu equipo, puedes seleccionar distintas configuraciones de formulario desde la pestaña “Configuración” en la parte superior de tu formulario.

• Enviar múltiples formularios 

Al elegir esta configuración, los usuarios remitentes podrán enviar múltiples entradas de formulario. Esto puede ser útil para realizar pedidos o registrarse para eventos recurrentes. 

• Guardar como borrador 

Al completar formularios largos, complejos y multifacéticos, los participantes tienen la opción de guardar su progreso como borrador y volver más tarde para completar el formulario. Puedes habilitar esta función activando la configuración “Guardar como borrador”. 

• Hacer que el formulario sea anónimo

Al seleccionar "Hacer este formulario anónimo", se ocultará la identidad de los remitentes. Esta es una configuración útil cuando se tratan asuntos personales o confidenciales, ya que garantiza que el remitente se sienta cómodo al completar el formulario, sabiendo que se omitirá su identidad.

• Agregar reCAPTCHA

Ofrecemos la opción de agregar reCAPTCHA a tu formulario. Esto requerirá que el remitente marque una casilla antes de enviar el formulario para evitar respuestas fraudulentas.

• Fijar límite de respuestas

Un límite de respuesta es una herramienta útil cuando solo se requiere cierta cantidad de respuestas o cuando hay una capacidad máxima con la que trabajar. Para establecer un límite de respuestas, haz clic en la casilla de verificación junto a “Establecer límite de respuesta” e ingresa la cantidad deseada de respuestas en el campo Límite de respuestas.

• Programar una fecha de cierre

Puedes seleccionar una fecha específica en la que los envíos se detendrán automáticamente. Esto te permite controlar cuándo llegan los envíos y define un plazo para que quienes envían el formulario lo completen. Por ejemplo, si tu formulario es en preparación para un evento, la fecha de cierre te permite tiempo para asegurarte de estar preparado entre el envío del formulario y el evento en sí.

• Ocultar marca

Puedes ocultar la marca de WorkForm del costado del formulario usando el botón junto a "Ocultar marca". 

Nota: Esta función solo está disponible para cuentas Pro y Corporativas. 

• Traducir formulario con IA

Si habilitas esta función, quienes envíen el formulario podrán seleccionar entre hasta 50 idiomas en un menú desplegable en la parte superior del formulario y la IA traducirá todo el contenido. Esto es particularmente útil cuando se comparten formularios entre distintas regiones, con usuarios que necesitan el contenido en distintos idiomas.

• Determinar el idioma del formulario 

Esta configuración es una función de accesibilidad que permite que los lectores de pantalla dicten el formulario al usuario. El idioma elegido en esta configuración debe coincidir con el idioma del formulario. 

Configuración después de envío

• Visualización de respuestas 

Cuando se envía el formulario, el remitente puede ver las respuestas para ver todos los campos respondidos en el formulario. Activa esta configuración en “Configuración posterior al envío”. 

El remitente verá la opción de ver su formulario después del envío haciendo clic en el enlace "haz clic aquí". Se abrirá una nueva página con una vista de solo lectura de su formulario.

Los tres puntos en la esquina inferior izquierda permiten a los usuarios elegir exportar su formulario a PDF o copiar un enlace a su vista de formulario. 

Tu tablero creará automáticamente una columna de enlace de envío y guardará el enlace del formulario para cada formulario relacionado. 

Nota: Si se ha permitido "Edición de respuesta" en la configuración del formulario, el remitente puede editar su formulario haciendo clic en el botón azul "Editar envío" en la esquina inferior derecha. Consulta la sección a continuación sobre "Edición de respuestas".  

• Edición de respuestas

Habilitar la edición de respuestas para tu WorkForm agregará una columna Enlace a tu tablero conectado. Una vez que se envía una respuesta de formulario, se generará automáticamente un enlace con la respuesta y se agregará a esta columna. Luego, este enlace se puede compartir con los remitentes mediante copiar/pegar o con nuestras diversas automatizaciones para que puedan editar el formulario.

Los participantes que sean “Espectadores” o “Invitados” en la cuenta, o aquellos que sean externos a la cuenta, pueden hacer hasta diez ediciones por envío para todas las preguntas en el formulario. La función de edición de respuestas no admite la edición de preguntas de Firma o Conectar tableros. Las preguntas relacionadas con archivos o subelementos se pueden editar o agregar, pero no eliminar. Todas las demás respuestas a preguntas se pueden editar o eliminar según sea necesario.

Nota: Esta función solo está disponible para cuentas Enterprise.  Para los remitentes que tengan “Edición de respuesta” disponible, “Visualización de respuestas” debe estar activado.

• URL de redirección 

Los remitentes del formulario pueden ser redirigidos a otra página de destino después de enviar el formulario. Para ello, activa la configuración “Redirigir URL” e ingresa la URL de la página web a la que quieras redirigir al remitente. Luego, haz clic en el botón “Establecer URL”.  

Etiquetas de formulario 

Las etiquetas de formulario son una función valiosa para hacer el seguimiento de la carpeta de origen. Cuando se agrega una etiqueta de formulario y un valor en la IRL, se crea una columna texto Los envíos entrantes de WorkForm luego agregarán este valor de columna como parte del envío.

Para agregar una etiqueta de formulario, haz clic en “Agregar una etiqueta” en la sección de configuración “Etiqueta de formulario” e ingresa un nombre de etiqueta en el siguiente cuadro de texto debajo.

Cuando se haya creado tu etiqueta, para compartir el enlace debes seleccionar “Copiar enlace” e ingresar el valor de la etiqueta en la URL de este formulario. Cuando una respuesta se envía desde el enlace, la columna recién creada en tu tablero completa automáticamente el nombre de la etiqueta. 

Sugerencia: ¡Lee nuestro artículo sobre Etiquetas de formulario para comprender más profundamente esta función! 

Configuración de monday.com para WorkForms

En la sección “Ajustes de monday.com”, puedes personalizar cómo se conecta tu formulario con tu tablero de monday.com.

• Sincronizar preguntas y títulos de las columnas

Puedes elegir sincronizar las preguntas de tu formulario con los títulos de las columnas de tu tablero de monday.com, para garantizar que coincidan con los títulos de las columnas de tu tablero.

• Crear elementos en tu tablero

Puedes seleccionar si deseas permitir que los envíos de formularios creen nuevos elementos en tu tablero de monday.com.

• Grupo para respuestas 

A través de esta configuración puedes determinar en qué grupos de tu tablero se deben recopilar los envíos de formularios entrantes. 

Sugerencia: Puedes agregar las preguntas de “nombre” y “actualizaciones” a tu WorkForm con el menú “+ Agregar contenido".

Permisos para compartir 

Al compartir tu WorkForm, hay configuraciones específicas disponibles que requerirán permiso para acceder al formulario. Estos garantizan que el formulario se mantenga seguro y solo esté accesible para los usuarios que tengan permiso para verlo.

Aparecerá una ventana con estos permisos para compartir cuando hagas clic en el botón "Compartir formulario" en la vista de formulario. 

• Habilitar protección de contraseña

Para garantizar que solo personas específicas puedan acceder al formulario, puedes habilitar la protección con contraseña, lo que requerirá que los remitentes ingresen una contraseña para poder acceder al formulario. 

Nota: Esta función solo está disponible para cuentas Corporativas. 

• Requisito de inicio de sesión

Puedes optar por iniciar sesión en tu cuenta de monday.com para acceder al formulario. Esto restringirá la capacidad de completar el formulario solo a los miembros del equipo. Una vez que hayas seleccionado "Requerir que los remitentes inicien sesión", también tendrás la opción de elegir "Redirigir a la página de inicio de sesión", que redirigirá automáticamente al remitente para que inicie sesión en monday.com, si aún no ha iniciado sesión.

Sugerencia: Para obtener más información sobre cómo compartir tu WorkForm, lee nuestro artículo sobre cómo compartir y analizar tu WorkForm. 

Permisos de nivel de cuenta

Hay permisos adicionales disponibles a nivel de cuenta que se pueden configurar con tu cuenta de monday.com junto con tu configuración de WorkForms, para habilitar preguntas y funciones específicas para quienes envían formularios.

• Cambiar la propiedad de un formulario

Si un usuario sale de tu cuenta o se cambian sus permisos a Espectador o Invitado, es clave cambiar la propiedad del formulario para evitar que las respuestas del formulario no se alteren de ninguna manera. Para cambiar el propietario del formulario, haz clic en el ícono de perfil en la esquina superior derecha de tu formulario y luego selecciona un nombre en la flecha del menú desplegable junto a Propietario. 

Nota: Los usuarios de la cuenta que tengan permisos de “Espectador” no tendrán acceso para cargar un archivo. También debe tenerse en cuenta que los invitados de la cuenta solo pueden editar los formularios que hayan creado. 

Si el responsable del WorkForm ya se eliminó de la cuenta y alguien intenta acceder al formulario, una automatización asigna al próximo propietario del tablero disponible al formulario. Como propietario nuevo del formulario, recibirá una notificación sobre el cambio. 

En el caso de formularios en tableros sin otro propietario del tablero, se notificará a un administrador de cuenta que el formulario se desactivará hasta que se asigne un propietario del formulario nuevo.

• La columna Personas en WorkForms

La columna personas permite al remitente del formulario especificar qué miembro de la cuenta está asociado con el envío. Es muy útil para cualquier caso de uso de solicitudes. Para mostrar la pregunta en la columna personas, se te solicitará que restrinjas el acceso al formulario solo a los miembros de la cuenta.

Además, si el tablero o espacio de trabajo de tu cuenta de monday.com es privado o se puede compartir, el menú desplegable solo mostrará los miembros de ese tablero o espacio de trabajo. Sin embargo, con una configuración pública, el menú desplegable mostrará todos los miembros de la cuenta. Lee sobre los diferentes tipos de tableros en monday.com y cómo cambiarlos.

Deberás cambiar la configuración de permisos dentro de la sección Administración de tu cuenta para que la pregunta de la columna personas en el formulario sea pública y, por tanto, accesible para aquellos fuera de tu cuenta.

Haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha de la pantalla y selecciona "Administración". Selecciona “Personalización” en el panel izquierdo y luego “Funciones” en la parte superior de la página. Desplázate hacia abajo hasta la sección "Habilitar los formularios de tu cuenta pública para usar preguntas con los datos de tu cuenta" y selecciona "Habilitar". 

Nota: Habilitar la configuración de administrador para la pregunta de personas permitirá a los usuarios asignar personas en formularios públicos. Las personas externas que completen los formularios podrían acceder a la información del usuario, como nombres, títulos y fotos.

• Permisos para cargar archivos en monday.com

En WorkForms puedes agregar una pregunta “Cargar archivo”, que permite a los participantes cargar un archivo en tu formulario. Si el permiso a nivel de cuenta de monday.com para la carga y descarga de archivos está deshabilitado, el remitente no podrá enviar un formulario si tiene una pregunta de archivo en el formulario y no tiene permiso para cargar.

Para verificar la configuración de tus archivos, ve a la página de Administración en tu cuenta de monday.com seleccionando tu foto de perfil en la parte superior derecha de tu página. Desde allí, selecciona "Permisos" y ve si el permiso de archivos se concede tanto a los invitados como a los miembros.