[German] Wie erstelle ich Fristen, Benachrichtigungen oder Erinnerungen?

Sag hallo zum „Deadline-Modus“! Du kannst nun für jedes deiner Boards Fristen innerhalb der monday.com-Plattform festlegen. Mithilfe von Automatismen, die auf einer Datumsspalte basieren, kannst du auch Fälligkeitserinnerungen erstellen. Alternativ kannst du auch Terminerinnerungen über die Kalenderintegration erstellen. Dieser Artikel deckt diese drei Methoden ab. 📆

Der „Deadline-Modus“

Schritt 1

Vergewissere dich, dass du eine Spalte „Datum“ oder „Zeitachse“ und mindestens eine Spalte „Status“ in deinem Board hast. Wenn dies nicht der Fall ist, kannst du eine hinzufügen, indem du auf das Zeichen '+' in der oberen rechten Ecke deines Boards klickst und eine Datums- oder Zeitachse und eine Statusspalte auswählst, die du zu deinem Board hinzufügen kannst:

Schritt 2

In dem Spaltenmenü (Pfeil nach unten) auf die Spalte „Datum“ oder „Zeitachse“ klicken, für die du die Fristen anzeigen möchtest. „Frist festlegen“ auswählen.

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Schritt 3

Es erscheint ein Bildschirm, in dem du aufgefordert wirst, die Spalte "Datum" oder "Zeitachse" mit einer Spalte "Status" zu verknüpfen.

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Schritt 4

In jedem deiner Boards kannst du die Labels auswählen, die einen Status als erledigt definieren. Klick auf deine Statusspalte und wähle „Spalteneinstellungen“. Klick von dort aus auf die Labelfarbe, die du für „erledigte“ Aufgaben auswählen möchten.

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Schritt 5

Das ist auch schon alles! Du solltest nun die folgenden Symbole neben den Daten in der Fristen-Spalte sehen, die folgendes anzeigen:

Heute fällig:

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Morgen fällig:

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Überfällig:

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Pünktlich erledigt:

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Für die Timeline erscheint ein Satz von Balken mit Anfangs- und Enddatum, wobei sich die Balken wie ein Thermometer füllen, wenn man sich dem Enddatum nähert. Sobald die Aufgabe auf „Erledigt“ gesetzt ist, zeigt die Leiste links ein Häkchen an und ist vollständig grün. Du kannst dies im Bild unten sehen: 

Um deine Fristen noch genauer zu gestalten, kannst du deiner Datumsspalte eine Uhrzeit hinzufügen. Dies ist jetzt über die Dropdown-Liste des Kalenders möglich, wenn du ein Datum in der Spalte Datum auswählst. Einfach auf die Schaltfläche „Uhrzeit hinzufügen“ klicken und dann die Uhrzeit hinzufügen, zu der die Frist enden soll.

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Die Zeit bestimmt dann, wann eine Aufgabe als überfällig gilt, wenn eine Datumsspalte den Deadline-Modus eingestellt hat. 

Unsere Funktion ‚Meine Woche‘ ergänzt den oben beschriebenen ‚Deadline Modus‘.

‚Meine Woche' wird im linken Fensterbereich von monday.com angezeigt. Durch das Hinzufügen einer Spalte „Person“ und das Zuweisen von Personen zu Pulsen auf deinen Boards mit Deadline-Modus beginnt jeder zugewiesene Benutzer, Pulse in „Meine Woche“ zu sehen, was eine Übersicht darüber gibt, was in der kommenden Woche getan werden sollte. Hier kannst du mehr darüber erfahren.

Fälligkeitserinnerungen mit monday.com Automations

Mit monday.com Automations kannst du nun eine Automatisierung basierend auf einer Datumsspalte planen.

  • Wenn ein Puls sich in die Gruppe bewegt, wird jemand nach einer gewissen Zeit benachrichtigt 
  • Wenn das Datum ansteht, wird jemand benachrichtigt 
  • Wenn das Datum ansteht und kein Status gesetzt wurde, wird jemand benachrichtigt

Diese Automatisierung ist viel mehr als eine einfache Fälligkeitserinnerung! Das sind die aktuellen, erstaunlichen Rezepturen:

Screen_Shot_2018-11-29_at_12.36.14_PM.png   

Die obige Wann-Einstellung kann wie folgt konfiguriert werden:

  1. Genau dann abzulaufen, wenn das Datum ansteht
  2. Plane die Automatisierung so, dass sie zu einer bestimmten Zeit abläuft.

Erfahre mehr darüber, wie du deine Automatisierungen konfigurieren kannst, unter: monday.com Automations.

Integration des Kalenders

Du kannst auch deine eigenen Benachrichtigungen für bevorstehende Puls-Fristen einstellen, indem du monday.com mit deinem Kalender verknüpfst. Diese Funktion ist kompatibel mit Gmail-Kalender, Outlook, iCal und mehr.

Schritt 1

Zuerst fügst du eine Spalte „Datum“ oder „Zeitachse“ zu deinem Board hinzu, indem du auf das Zeichen '+' rechts von einer Gruppe von Pulsen klickst:

Du kannst dich dazu entscheiden, den Namen der Spalte anzupassen, indem du auf die gestrichelte Linie um den Titel der Spalte klickst, um anzuzeigen, dass diese Spalte ein Fälligkeitsdatum ist!

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Schritt 2

Um die Spalte "Datum" mit deinem Kalender zu synchronisieren, klicke in eine Zelle innerhalb dieser Spalte, um dein Fälligkeitsdatum auszuwählen. Du hast nun die Möglichkeit, auch ein Zeitelement in die Spalte Datum einzufügen. Einfach auf die Schaltfläche „Zeit hinzufügen“ klicken und die Zeit für den Eintrag auswählen. Dies kann die Zeit einer Frist, eines Treffens oder eines anderen Ereignisses sein, je nachdem, was der Puls anzeigt.

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Du kannst auch eine zusätzliche Spalte „Datum“ hinzufügen, um ein „Anfangs-“ und ein „Enddatum“ anzugeben, wenn das Projekt auf dem Board sowohl ein Anfangs- als auch ein Enddatum anzeigen muss.

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Um die Spalte „Timeline“ mit deinem Kalender zu synchronisieren, scrolle über die linke oder rechte Seite eines der Balken in der Spalte und klicke dann auf den kleinen Pfeil, der wie unten gezeigt erscheint: 

Schritt 3

Wähle anschließend Kalender synchronisieren (direkt unter dem Kalender-Drop-down-Menü). Lege fest, ob du mit Google Calendar oder Outlook Calendar (oder anderen Kalendern) synchronisieren möchtest, und auch, ob du nur die Pulse synchronisieren möchtest, denen du zugeordnet bist, oder alle Pulse auf dem Board. Die Synchronisation mit Google Kalender erfolgt automatisch durch Anklicken der Schaltfläche. Für andere Kalender musst du den Anweisungen auf deinem Bildschirm folgen. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung gibt es hier.

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Wenn du deinem Datum eine Uhrzeit hinzugefügt hast, erscheint das Ereignis zu der ausgewählten Zeit in deinem Kalender. 

Du kannst dann wie gewohnt eine Benachrichtigung von deinem Kalender aus einstellen. 

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Wenn du Fragen zur Einstellung dieses Systems hast, kannst du uns gerne unter support@monday.com kontaktieren, und unser großartiges Support-Team wird dir dabei helfen!