[French] Comment puis-je créer des alertes ou des rappels ?

Créer des alertes ou des rappels est super facile avec le « mode deadline » ! Sur la plateforme monday.com, vous pouvez fixer des deadlines pour chacun de vos tableaux. Vous pouvez également programmer des rappels automatiques pour ces dates grâce à une colonne date. De même, vous pouvez créer des rappels pour ces dates via une intégration avec votre calendrier. Cet article explique ces trois méthodes. 📆

Le mode deadline 

Étape 1

Assurez-vous d’avoir une colonne « Date » ou « timeline » et au moins une colonne « Statut » dans votre tableau. Si ce n’est pas le cas, ajoutez-en une en cliquant sur le bouton « + » dans le coin supérieur droit de votre tableau et sélectionnez une colonne « Date » ou « timeline » puis une colonne « Statut » à ajouter à votre tableau:

Étape 2

Cliquez sur le menu de la colonne (flèche du bas) « Date » ou « timeline » où vous souhaitez voir s’afficher les deadlines. Sélectionnez « établir comme deadline ».

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Étape 3

Une fenêtre vous demandera de connecter la colonne « Date » ou « timeline » à la colonne « Statut ».

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Étape 4

Pour chaque tableau, vous pouvez choisir les étiquettes qui indiquent qu’un statut est terminé. Cliquez sur votre colonne statut puis sur « paramètres de la colonne ». Ensuite, cliquez sur la couleur que vous souhaitez choisir pour indiquer qu’une tâche est « terminée ».

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Étape 5

Voilà ! Normalement, vous devriez voir les symboles suivants à côté des dates, indiquant si les tâches sont:

 

Pour aujourd’hui:

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Pour demain:

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En retard:

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Terminée dans les temps:

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Des barres s’afficheront dans la colonne « timeline » avec les dates de début et de fin. À mesure que la date de fin approche, celles-ci se rempliront comme un thermomètre. Une fois que la tâche est « Terminée », la barre affichera un petit symbole de validation sur la gauche et sera totalement verte. Comme sur l’image ci-dessous : 

Pour que vos dates butoir soient encore plus précises, pourquoi ne pas ajouter une heure à votre colonne date ? Vous pouvez maintenant le faire à partir du menu déroulant du calendrier quand vous sélectionnez une date dans la colonne date. Cliquez simplement sur le bouton « Ajouter une heure » et sélectionnez l’heure à laquelle s’achève la date limite.

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L’heure déterminera le moment à partir duquel une tâche est considérée comme en retard, quand la colonne date a le mode deadline activé. 

Notre fonction « Ma semaine » complète le « Mode deadline » cité ci-dessus.

« Ma semaine » s’affiche sur le panneau latéral gauche de votre compte monday.com. En ajoutant une colonne « Personnel » et en assignant des pulses à des personnes sur votre tableau avec le mode deadline, chaque utilisateur avec une tâche assignée verra les pulses dans Ma semaine et recevra un résumé de ce qui doit être fait au cours de la semaine à venir. Pour en savoir plus, consultez cette page.

Rappels automatiques pour vos deadlines

Vous pouvez programmer sur monday.com des rappels automatiques basés sur la colonne date.

  • Quand un pulse arrive sur un groupe, vous pouvez envoyer une notification avec décalage. 
  • Quand la date arrive, vous pouvez envoyer une notification aux personnes concernées. 
  • Quand la date butoir arrive et que le statut n’est pas dramatique, vous pouvez envoyer une notification aux personnes concernées.

Ces rappels automatiques ne sont pas juste une alerte pour les deadlines! Voici comment ça marche :

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Le paramètre Quand au-dessus peut être configuré pour :

  1. Se lancer quand la date arrive.
  2. Prévoir un rappel automatique à une heure précise

Pour en savoir plus sur comment configurer vos rappels automatiques, consultez la page: Rappels automatiques monday.com.

Intégration avec votre calendrier

Vous pouvez également programmer vos propres alertes pour les dates à venir en connectant monday.com à votre calendrier. Cette fonction est valide avec le calendrier de Gmail, Outlook, iCal et autres.

Étape 1

Tout d’abord, ajoutez une colonne « Date » ou « Timeline » à votre tableau en cliquant sur le bouton « + » sur le côté droit des pulses :

Vous pouvez décider de personnaliser le nom des colonnes en cliquant sur les lignes en pointillés autour du titre de la colonne afin d’indiquer que cette colonne est celle des dates!

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Étape 2

Pour synchroniser la colonne « Date » avec votre calendrier, cliquez sur une cellule de la colonne pour choisir une date butoir. Les options s’affichent et vous pouvez choisir d’ajouter un élément horaire à la colonne date. Cliquez simplement sur le bouton « Ajouter une heure » et choisissez l’heure pour la tâche. Cela peut être l’heure d’une date butoir, d’une réunion ou d’un autre événement, selon ce que montrent les pulses.

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Vous pouvez également ajouter une autre colonne « Date » afin d’indiquer une date de « Début » ainsi qu’une date de « Fin » si besoin est pour ce projet.

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Pour synchroniser la colonne « Calendrier » avec votre calendrier, faites défiler le curseur sur la gauche ou la droite de la barre dans la colonne et cliquez sur la petite flèche qui apparaît comme sur l’image ci-dessous: 

Étape 3

Ensuite, sélectionnez Synchroniser le calendrier (juste en dessous du menu déroulant du calendrier). Sélectionnez si vous souhaitez vous synchroniser avec le calendrier Google ou Outlook (ou autres), et si vous souhaitez synchroniser uniquement les tâches qui vous sont assignées ou toutes les tâches du tableau. En cliquant, votre calendrier se synchronisera automatiquement avec le calendrier Google. Pour les autres calendriers, suivez les instructions sur votre écran. L’explication étape par étape juste ici.

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Si vous avez ajouté une heure à votre date, elle apparaîtra dans votre calendrier. Vous pouvez programmer une notification, de la manière habituelle, depuis votre calendrier. 

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Si vous avez des questions sur la programmation, n’hésitez pas à nous contacter à support@monday.com, et notre super équipe d’assistance se fera un plaisir de vous aider!