Hast du Boards auf monday.com, die separate Projekte und Aufgaben organisieren, aber trotzdem Informationen enthalten, die sich direkt auf einander beziehen? 

Boardübergreifende Automatisierungsformeln bieten Boards die Möglichkeit, zu interagieren, indem eine Aktion in einem Board eine Aktion in einem völlig separaten Board auslösen kann.Viele dieser Formeln können auch verbundene Elemente über Boards hinweg verknüpfen.Diese Automatisierungsformeln fügen der Teamzusammenarbeit eine neue Ebene hinzu und ermöglichen deinem Team, miteinander verbundene Projekte nahtlos und zusammenhängend zu verwalten.

 

So fügst du eine benutzerdefinierte Automatisierung hinzu

Benutzerdefinierte Automatisierungen ermöglichen es dir, neue Automatisierungskombinationen zu erstellen, die auf die Bedürfnisse deines Teams zugeschnitten sind und sich perfekt in deinen spezifischen Workflow einfügen.

Um eine benutzerdefinierte und boardübergreifende Formel zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zur Automatisierungszentrale oben auf deinem Board:

Wähle dort „Benutzerdefinierte Automatisierungen erstellen“ aus:

 

Wähle einen Auslöser.Ein Auslöser (Trigger) kann eine Spalte von deinem Board beinhalten (d.h.Status, Person, Datum usw.) oder eine Aktion, die auf deinem Board passiert (d.h.Element erstellt, Element in Gruppe verschoben usw.).In diesem Beispiel wählen wir „Wenn sich ein Status in etwas ändert“.Auf unserem Board verwenden wir die „Ausprobiert?“-Spalte und das Label „Ja“.

 

Dann wählen wir die Aktionen aus, die als Folge des gewählten Triggers auftreten sollen. Um eine boardübergreifende Automatisierungsformel zu erstellen, wählen wir zunächst den Formelblock „Element auf dem Board erstellen & Boards verbinden“ aus:

 

Lass uns nun den Block „Element auf dem Board erstellen und Boards verbinden“ einrichten!

 

Zur Einrichtung dieser benutzerdefinierten Automatisierung sind folgende Schritte erforderlich:

1. Wähle das Board aus, auf dem du das neue Element erstellen möchtest. In diesem Fall wollen wir ein neues Element im „Hat es ausprobiert“-Board erstellen, um die Restaurants zu verfolgen, die wir ausprobiert haben.
2. Wir verknüpfen die Informationen des Elements (oder des Restaurants), das wir im „Lokale Restaurants zum Mittagessen“-Board ausprobiert haben, mit dem neuen Element, das wir im „Hat es ausprobiert“-Board erstellen.
3. Wir wählen das Board aus, auf dem wir die Verbindung zwischen diesen beiden Elementen anzeigen wollen.
4. Dann wählen wir die Spalte, in der wir diese Verbindung anzeigen wollen. Wenn du noch keine „Boards verbinden“-Spalte auf deinem Board hast, kannst du während der Einrichtung dieser Formel eine erstellen, indem du auf „Neue Spalte hinzufügen“ klickst.
5. Klicke auf „Automatisierung erstellen“, um den Vorgang abzuschließen.

Das war's! So sieht diese benutzerdefinierte Automatisierung in Aktion aus:

 

So fügst du eine Standard-Automatisierung hinzu

Um die entsprechende boardübergreifende Formel zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zum Automatisierungs-Store in der oberen Leiste deines Boards:

Dort kannst du verschiedene Formeln wählen und eine boardübergreifende Automatisierung einrichten, die deinen Arbeitsablauf unterstützt. Versuche „im Board” oder „in einem anderen Board” zu suchen, um relevante Formeln leicht zu finden: 

 

Scrolle unbedingt nach unten, um mehr Board-übergreifende Formeln zu sehen:

Es gibt viele Optionen, aus denen du wählen kannst!

 

 

 

Zuordnen von Spalten

Falls die von dir gewählte Formel ein Element erschafft oder verschiebt, hast du die Möglichkeit zu bestimmen, welche Informationen auf das gewählte Board übertragen werden und wo diese Informationen innerhalb der Struktur des gewählten Boards platziert werden. Dies wird als Zuordnen bezeichnet.

 

 

Unterelemente werden verschoben, wenn du eine „Element in Board verschieben“ Automatisierung verwendest. Du hast jedoch keine Möglichkeit, das Unterelement zuzuordnen, wenn du diesen Automatisierungstyp einrichtest. Wenn dein Element über ein Unterelement verfügt, erfolgt die Zuordnung von Unterelementen automatisch für dich. Solange der Spaltentyp auf dem Unterelement und der Titel der Spalte auf dem Unterelement auf dem Board gleich sind, auf dem du die Automatisierung (Ursprungs-Board) und das Board, auf dem du das Element verschieben möchtest, eingerichtet hast, werden die Werte in deinen Unterelementspalten übernommen.

Unabhängig davon, ob es sich um ein Element oder ein Unterelement handelt, das verschoben wird, werden einige Informationen nicht übernommen. Die folgenden Spaltentypen werden als „statisch” angesehen und werden derzeit nicht beim Zuordnen unterstützt:      

• Abhängigkeit
• Mit einem Item verlinken
• Zeiterfassung

Wenn du ein Element zuordnest, werden statische Spalten nicht mehr mit einem blauen + Zeichen versehen:

 

„Match“-Formeln verstehen

Im Rahmen unserer boardübergreifenden Automatisierungen haben wir ein paar Formeln, bei denen es darum geht, dieselben Daten zwischen Elementen auf zwei verschiedenen Boards abzugleichen, um sie zu verbinden. Um diese Formeln zu finden, gib einfach „match“ in die Suchleiste in der Zentrale für Automatisierungen ein!

Diese Schemata funktionieren, indem dieselben Datenpunkte von zwei separaten Boards identifiziert werden, wie in dem von dir gewählten Schema definiert, und dann die Elemente, bei denen die Daten übereinstimmen, mit einer  Boards-verbinden-Spalte miteinander verknüpfen. 

Im Folgenden erfährst du, wie du dies einrichtest!

 

Konfigurieren einer „match“-Formel

Um zu lernen, wie man eine "Match"-Formel einrichtet, schauen wir uns die folgende Formel an:

Wenn sich eine Spalte ändert, verbinde das Element, bei dem der neue Wert mit dieser Spalte übereinstimmt, in einem anderen Board.

Mit dieser Formel wollen wir Elemente zwischen einem Board und einem anderen verbinden, wenn die Zugeordneten übereinstimmen. Dazu haben wir zunächst die Spalte „Zugeordnete“ des Boards ausgewählt, in dem wir uns gerade befinden. Dann haben wir das zweite Board „High-Level-Projekte“ ausgewählt, die Spalte „Boards verbinden“ des aktuellen Boards und schließlich die Spalte „Projektmanager“ des Boards „High-Level-Projekte“, von dem aus die Daten abgeglichen werden sollen.

Wenn nun ein Verantwortlicher auf dem aktuellen Board zu demselben Verantwortlichen wechselt, der sich bereits auf dem High Level Projects-Board befindet, werden die beiden Elemente sofort in der ausgewählten Spalte „Boards verbinden“ verbunden!

 

 

Best Practices für „Match“-Formeln

Da sich die Match-Automatisierung noch im Beta-Stadium befindet, gibt es einige Best Practices und Einschränkungen, die du beachten solltest. Diese Formeln können sehr mächtig sein, aber sie sind immer noch experimentell! Ausgehend von den Erfahrungen unserer Kunden solltest du Folgendes beachten:

 

Best Practice

• Es ist am besten, nicht mehr als zwei Formeln der gleichen Automatisierung auf einem Board zu verwenden.
• Wir empfehlen, die Match-Automatisierung auf dem Board vorzunehmen, das am häufigsten aktualisiert wird, und nicht auf dem Board, das eher statisch bleibt.
• „Match“-Automatisierungen verbinden nur das erste passende Element auf dem angegebenen Board.
• „Match"-Automatisierungen können jeweils nur eine Bedingung für den Abgleich unterstützen.
• Die Spaltenwerte müssen identisch sein, um übereinstimmen zu können; Groß- und Kleinschreibung wird beachtet! Also wird „Schmidt“ nicht mit „schmidt“ übereinstimmen.
• Die Automatisierung, die den „Wechsel der verbundenen Spalten“ verwendet, wird nicht ausgelöst, wenn das verbundene Board nicht manuell, sondern über eine „Match“-Automatisierung verbunden wird.

 

Einschränkungen:

• Match-Automatisierungen unterstützen nicht: Drop-down-Spalte

• Match-Automatisierungen unterstützen die folgenden Spalten:

  • Personenspalte

  • Datumsspalte

  • Statusspalte

  • Zahlenspalte

  • Zeitleisten-Spalte

  • Die Link-Spalte

  • Telefon-Spalte

  • E-Mail-Spalte

  • Textspalte

  • Prioritätenspalte

  • Label Spalte

• Wenn eine „Match"-Automatisierung für 500 oder mehr Elemente ausgelöst wird, kann es sein, dass die Funktionalität nicht immer gegeben ist. Das ist normal für eine Beta-Automatisierung.

• Wenn es keine erste Übereinstimmung gab, versucht die Automatisierung, 5 weitere Male im Abstand von 50 Sekunden zu laufen. Wenn 5 Minuten verstrichen sind und kein Treffer erzielt wurde, wird die Automatisierung nicht erneut versuchen, zu starten.
  • In diesem Fall kannst du versuchen, die Automatisierung erneut auszulösen. Es gibt auch keine Garantie, dass der zweite Versuch erfolgreich sein wird.

Wir freuen uns über dein Feedback zu unseren „Match“-Formeln! Wir arbeiten ständig daran, uns zu verbessern.

 

Boardübergreifende Beispiele 

Beispiel #1

Ein Projektmanagement-Team hat ein Iterationsboard auf hoher Ebene. Auf diesem Board werden alle Aufgaben aufgelistet, so dass das ganze Team ein klares Bild von jeder Iteration hat.

Das Team braucht auch identische Aufgaben, die auf Detail-Boards von Teammitgliedern erstellt werden. Sie werden die folgende Standard-Automatisierungsformel verwenden:

Wenn Person jemandem zugewiesen ist, erstelle ein Element in einem anderen Board und verbinde es in dem ausgewählten Board.

Mit dieser Formel wird, wenn die ausgewählte Person einem Element zugewiesen wird, ein neues Element in dem unter „anderes Board” ausgewählten Board erstellt. So kann das Teammitglied ein eigenes Board mit einer kompletten Liste seiner Aufgaben haben!

 

 

 

Beispiel #2

Eine Marketingfirma verwendet ein eingebettetes monday.com-Formular für ihre Mailingliste. Sobald das Formular ausgefüllt ist, wird ein Element an ein monday.com-Board gesendet. Falls es genehmigt wird, muss es automatisch zum nächsten Board in der Pipeline verschoben werden. So sieht das Original-Board aus:

 

Um ihren Workflow abzuschließen, werden sie die folgende Formel verwenden:

Wenn sich der Status in etwas ändert Element in Board verschieben

 

 

 

Möchtest du mehr über unsere zahlreichen Automatisierungen erfahren? Dann lies einfach diesen Artikel!

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!