Eine Kombination aus einem High-Level-Board und mehreren Low-Level-Boards ist ein sehr beliebter Workflow, der dir den Einstieg in die Verwaltung deiner Projekte mit monday.com erleichtert. Die Erstellung eines High-Level/Low-Level-Workflows kann deinem Unternehmen einen Mehrwert verschaffen, da alle Teammitglieder ein besseres Verständnis für deine übergeordneten Ziele und Aufgaben erhalten. 

 

High-Level und Low-Level – legen wir gleich los! 🏊‍♂️

 

Low-Level-Boards erstellen

Ein Low-Level-Board ist ein nützliches Tool, um alle wichtigen Aspekte deiner Aufgaben/Projekte zu verwalten! Im Gegensatz zu einem High-Level-Board, das eine Gesamtübersicht über das Projekt bieten soll, dienen Low-Level-Boards dazu, die einzelnen Aspekte des zu verwaltenden Projekts näher zu beleuchten.

• Erstellen von Gruppen in deinem Board

Der erste Schritt zur Gestaltung unseres neuen äußerst effizienten Workflows besteht darin, die Gruppen in unserem Board zu organisieren. Es gibt unzählige Möglichkeiten, unsere Elemente zu gruppieren. Wir können unser Board zum Beispiel nach Projektphasen, Abteilungen, Kunden, Kampagnen oder Konten gruppieren – je nachdem, welchen Workflow wir gerade verwalten!

 

• Auswahl der Spalten für dein Board

Spalten stellen dir die Daten zur Verfügung, die du für jedes Element in deinem Board benötigst, und sie können jeweils auf verschiedene Weise verwendet werden. Stöbere durch die Spaltenzentrale, um eine Vorschau auf alle Optionen zu erhalten und herauszufinden, welche für dich am besten geeignet sind.

 

• Abonnieren deiner Teammitglieder

Abschließend müssen unsere Teammitglieder unser Board abonnieren, damit sie immer auf dem Laufenden sind.. Wir können sehen, wer unser Board abonniert hat, indem wir auf den Button „Einladen“ in der oberen rechten Ecke unseres Boards klicken.

 

High-Level-Board erstellen

Mit einem High-Level-Board kannst du dir einen Überblick über alles verschaffen, woran du und dein Team in mehreren verschiedenen Boards arbeiten, indem du mehrere Boards und Workflows zu einem einzigen verbindest. High-Level-Boards können nach Quartalen, Monaten, Phasen, Kunden, Projekten oder auf jede andere erdenkliche Weise, die für dein Team nützlich ist, organisiert werden. Einfach ausgedrückt: Ein High-Level-Board ist der erste Schritt zur Entwicklung eines optimierten Workflows.

 

Sehen wir uns noch einmal an, wie wir das folgende High-Level-Board organisiert haben. Denke daran, dass dies nur ein Beispiel ist und dass du die Struktur deines Boards an deine eigenen Bedürfnisse anpassen kannst.

• Gruppen: Wir haben unsere Gruppen nach den einzelnen Phasen unseres Projekts geordnet. 

• Elemente: Die Elemente in unserem Board stellen jedes einzelne Projekt dar, an denen gearbeitet wird.

• Spalten: Die Spalten in unserem Board ermöglichen es uns, alle wichtigen Datenpunkte an einem zentralen Ort zu erfassen. Dies sind ein paar Spaltentypen, die wir hier für wichtig halten:

• Personen-Spalte um einem Projektmanager Eigentümerschaft zu bieten, der das zugehörige Projekt überwacht.  

• Zeitleistenspalte um einen Zeitraum für jedes Projekt zu verfolgen. Wir werden später sehen, wie dieser Spalte durch die Gantt-Ansicht regelrecht Leben eingehaucht wird.

• Status-Spalte, um die Abteilung anzuzeigen, zu der jedes Projekt gehört. Denke daran, dass diese Labels angepasst werden können, um alles anzuzeigen, was du möchtest.

 

Deine High-Level- und Low-Level-Boards verbinden

Einer der nützlichsten Aspekte eines High-Level-Boards ist, dass es mit Low-Level-Boards verknüpft und synchronisiert werden kann, so dass Informationen sofort von einem Board zum anderen fließen können. Während sich High-Level-Boards auf das Gesamtbild konzentrieren, sind Low-Level-Boards nützlich, um einen Einblick in bestimmte Kerndetails und spezifische Aspekte eines größeren Prozesses zu erhalten.

 

Im Folgenden findest du einige Möglichkeiten, wie du deine Detail- und Übersichts-Boards miteinander verbinden kannst, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen jederzeit aktualisiert werden:

• Die Boardverbindungs- und die Spiegelspalte

Die Spalte „Boards verbinden“  und die  Spiegel-Spalte  arbeiten zusammen, um Informationen von einem oder mehreren Boards mit dem aktuellen zu verbinden und zu spiegeln. Wenn du Informationen von einem Board auf ein anderes spiegelst, kannst du die gespiegelten Informationen bearbeiten und diese Änderungen werden auf beiden Boards wiedergegeben.

Für unser „Projektportfolio für Teeimporte“ wollten wir die Informationen aus vier verschiedenen Low-Level-Boards, die sich auf dieses Projekt beziehen, einfach verknüpfen und wiedergeben. Dazu haben wir zuerst eine Verbindung zwischen den entsprechenden Boards aus der Spalte „Boards verbinden“ hergestellt:

 

Nach der Auswahl deiner Boards wirst du aufgefordert, eine Spiegel-Spalte zu erstellen. In der Spiegel-Spalte kannst du auswählen, welche Spalte aus deinen Low-Level-Boards angezeigt werden soll. Diese Spalte wird synchronisiert, und alle hier vorgenommenen Änderungen werden in deinem Low-Level-Board angezeigt und umgekehrt.

 

 

Jedes Element in deinem High-Level-Board kann dann mit Elementen aus einem deiner Low-Level-Boards synchronisiert werden. Im folgenden Beispiel haben wir das erste Element in unserem High-Level-Board mit vier Elementen aus dem entsprechenden Low-Level-Board „Importe von grünem Tee“ synchronisiert. Unsere Spiegel-Spalte zeigt dann den Status jedes Elements aus diesem Low-Level-Board an.

 

• Die Link-Spalte

Alternativ kannst du auch einfach Hyperlinks zu allen verwandten Boards hinzufügen, indem du die Link-Spalte verwendest. Die Link-Spalte ermöglicht es dir, Low-Level-Boards mit verwandten Elementen zu verbinden. Sie gibt dir einen speziellen Bereich zur Eingabe der eindeutigen URL dieser Boards. Mit dieser Spalte kannst du ganz einfach zwischen den Boards hin- und herspringen. 

 

• Die Tags-Spalte

Die Tags-Spalte bietet eine Möglichkeit, um Elementgruppen über verschiedene Boards hinweg zu organisieren. Mit Tags kannst du Kategorien, Abteilungen, Quartale usw. nachverfolgen.  Durch das Taggen und die Verwendung von Alles durchsuchen kannst du Verbindungen zwischen all deinen Boards im gesamten Konto herstellen.

 

Automatisieren deines Workflows

Automatisierungen sind einfache, anpassbare Prozesse, die du in nur wenigen Sekunden erstellen kannst. Dabei kann es sich um Push-Benachrichtigungen über bestimmte Aktualisierungen oder um automatische Aktionen handeln, die ausgeführt werden, sobald ein Aktionspunkt abgeschlossen ist.

Hier sind einige nützliche Automatisierungen für dein High-Level-Board: 

• „Bei der Erstellung eines Elements wird das Element in einem Board erstellt und die Boards werden mit einer Spalte verbunden“

Mit dieser Automatisierung kannst du deine Low-Level- und High-Level-Boards problemlos synchronisieren. Wenn ein Element in einem Low-Level-Board erstellt wird, wird die Automatisierung dieses Element in deinem High-Level-Board erstellt, und die Boards werden mit einer ausgewählten Spalte synchronisiert.

 

• „Wenn das Datum eintritt, und nur wenn der Status etwas ist, benachrichtige jemanden“

Mit dieser Automatisierung wird der Projektmanager benachrichtigt, wenn ein Fälligkeitsdatum überschritten wurde und das Element nicht abgeschlossen ist.

 

 

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!