Wir freuen uns, eine neue Funktion im Bereich der Kontoberechtigungen ankündigen zu können, die alles in den Schatten stellt: benutzerdefinierte Rollen! 🎉

Mit benutzerdefinierten Rollen können Unternehmens-Admins eindeutige Rollen auf Kontoebene erstellen, die sich nach der Berufsbezeichnung, der Abteilung oder einer anderen geeigneten Definition eines Teammitglieds richten, und dieser Rolle dann bestimmte Berechtigungen zuweisen. Diese Funktion wurde mit dem Ziel erstellt, die effektive Steuerung eines Kontos zu vereinfachen, während Mitarbeiter innerhalb ihrer Domain ein angemessenes Maß an Freiheiten erhalten.

 

So findest du es

Die Funktion Benutzerdefinierte Rollen ist Teil der erweiterten Kontoberechtigungen. Um darauf zuzugreifen, klicke zunächst auf dein Profilbild in der oberen rechten Ecke, wähle „Verwaltung“ und klicke dann auf den Abschnitt „Berechtigungen“, wie unten gezeigt.

 

Neue Rolle erstellen

Benutzerdefinierte Rollen werden auf der Grundlage vorhandener Rollen (auch bekannt als Benutzertypen) im Konto erstellt und können dann angepasst und jedem Benutzer zugewiesen werden.

Um eine neue Rolle zu erstellen, klicke auf den Button „Neue Rolle“ oben auf dem Bildschirm, wie unten gezeigt. 

 

Gib als Nächstes einen Namen für deine benutzerdefinierte Rolle ein und wähle eine bestehende Rolle aus, von der die neue Rolle Berechtigungen erhalten soll. Ein Beispiel: Wenn du die bestehende Rolle eines „Gasts“ auswählst, erhält deine neue benutzerdefinierte Rolle die Standardberechtigungen, die ein Gast hat, zum Beispiel die Möglichkeit, nur auf Boards zuzugreifen, die mit ihm geteilt wurden (neben weiteren Berechtigungen als Gast).

 

Wenn du fertig bist, klicke auf „Erstellen“, um die Erstellung deiner neuen Rolle abzuschließen! 

 

Berechtigungen definieren

Nach der Erstellung einer neuen Rolle für dein Konto ist es nun an der Zeit, die damit verbundenen Berechtigungen zu definieren und anzupassen! Überzeuge dich davon, dass deine neue Rolle ausgewählt und unter „Kontorollen“ blau hervorgehoben ist, und wähle dann auf der rechten Seite spezifische Berechtigungen aus, um sie dieser Rolle zuzuweisen, oder entferne sie, um diese Funktion aus der Rolle zu entfernen.

 

Voila! Du hast nun eine brandneue, einzigartige Benutzerrolle in deinem Konto, die du jedem Teammitglied zuweisen kannst. Im Folgenden erfährst du, wie das genau geht. ⬇️

 

Rolle zuweisen 

Um den Teammitgliedern des Kontos eine benutzerdefinierte Rolle zuzuweisen, rufe zunächst den Bereich Benutzerverwaltung auf. Nachdem du das/die Teammitglied(er) gefunden hast, dem/denen du diese Rolle zuweisen möchtest, klicke auf den Drop-down-Pfeil unter der Spalte „Benutzertyp“ und wähle die benutzerdefinierte Rolle aus.

 

Benutzerdefinierte Rolle bearbeiten oder löschen

Möchtest du eine benutzerdefinierte Rolle, die du erstellt hast, umbenennen oder entfernen? Dies kannst du ganz einfach tun, indem du den Mauszeiger über die benutzerdefinierte Rolle bewegst oder sie auswählst und dann auf das Drei-Punkte-Menü rechts daneben klickst. Klicke im daraufhin angezeigten Menü auf „Umbenennen“, um den Namen der Rolle zu ändern, oder auf „Löschen“, um sie vollständig zu entfernen.

 

Anwendungsfälle

Es gibt unzählige Verwendungsmöglichkeiten für die Funktion der benutzerdefinierten Rollen. Im Folgenden stellen wir dir einige häufige Anwendungsfälle vor, die sich als sehr nützlich erweisen können!

 

• Untergeordnete Admin-Rolle erstellen

Wenn du eine Kontorolle erstellen möchtest, die bestimmte Admin-Aktionen durchführen kann (z. B. die Verwaltung von Benutzern, die Sicherheit oder die Rechnungsstellung), ohne dass sie vollen Admin-Zugriff erhält, dann kann die Erstellung einer untergeordneten Admin-Rolle genau die richtige Lösung für dich sein!

Hier erstellen wir die Rolle „Rechnungs-Admin“, die auf der Rolle „Mitglied“ basiert, und wählen dann die Berechtigung „Zugriff auf den Rechnungsbereich“ unter „Admin-Rechte“. Dadurch kann jeder Rechnungs-Admin die volle Kontrolle über die Rechnungsstellung haben, ohne dass ihm andere Admin-Funktionen, wie z. B. die Verwaltung der Kontosicherheit, gewährt werden.

 

• Nur bestimmte Mitglieder eines Teams dürfen Automatisierungen erstellen

Für diesen ersten Anwendungsfall möchten wir nur bestimmten Mitgliedern eines Teams erlauben, Automatisierungen zu erstellen, und verhindern, dass andere diese Möglichkeit erhalten.

Zu diesem Zweck haben wir zunächst eine neue benutzerdefinierte Rolle erstellt, die der Rolle „Mitglied“ ähnelt, mit der Ausnahme, dass keine Automatisierungen erstellt werden können. Nachdem wir die Benutzerverwaltungsseite dahingehend gefiltert haben, dass nur Mitglieder unseres Marketingteams angezeigt werden, können wir diese Rolle auswählen, um zu verhindern, dass bestimmte Teammitglieder Automatisierungen erstellen können.

 

• Nur bestimmten Teammitgliedern dürfen neue Arbeitsbereiche erstellen

In diesem Anwendungsfall wollen wir die Erstellung unnötiger Arbeitsbereiche für das Konto verhindern. Zu diesem Zweck haben wir zunächst die Funktion „Arbeitsbereiche erstellen“ aus der Standardrolle „Mitglied“ entfernt und dann eine neue benutzerdefinierte Rolle mit der Bezeichnung „Mitglied (mit Arbeitsbereichen)“ erstellt, die es den Benutzern ermöglichen wird, neue Arbeitsbereiche zu erstellen. 

Nachdem diese benutzerdefinierte Rolle erstellt wurde, können Benutzer, die der regulären Rolle „Mitglied“ zugewiesen sind, keine Arbeitsbereiche erstellen, während Benutzer, die der Rolle „Mitglied (mit Arbeitsbereichen)“ zugewiesen sind, dies tun können. 🙌

 

• Nur bestimmten Teammitgliedern die Einrichtung von Integrationen erlauben 

Zu guter Letzt wollen wir die Möglichkeit einschränken, bestimmte Integrationen nur von bestimmten Benutzern in unserem Konto erstellen zu lassen. Zu diesem Zweck haben wir eine neue benutzerdefinierte Rolle erstellt, die die Berechtigungen der Rolle „Mitglied“ erhält, und dann das Feld neben „Integrationen erstellen“ deaktiviert.

Diese benutzerdefinierte Rolle wirkt nun wie eine vollwertige Mitgliederrolle, mit Ausnahme der Möglichkeit, neue Integrationen zu erstellen, und kann dann ganz einfach über die Benutzerverwaltung zugewiesen werden!

 

SCIM-Bereitstellung mit benutzerdefinierten Rollen

System for Cross-domain Identity Management (auch bekannt als SCIM) ist ein Protokoll zur Benutzerverwaltung über mehrere Anwendungen hinweg. Es ermöglicht einem IT- oder Operations-Team, Benutzerdaten für mehrere Anwendungen gleichzeitig bereitzustellen (hinzufügen), aufzuheben (deaktivieren) und zu aktualisieren.

Weitere Informationen zu den SCIM-Einrichtungsoptionen und zum Einrichten der SCIM-Bereitstellung zur Unterstützung benutzerdefinierter Rollen entnimmst du dem entsprechenden Support-Artikel.

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!