Die Outlook Kalender-Integration in monday.com hilft dir, den Überblick über Meetings, Fristen und Aufgaben zu behalten, indem deine monday.com Boards mit deinem Outlook Kalender synchronisiert werden. Du kannst deinen Zeitplan verwalten, Events nachverfolgen und dein Team auf dem gleichen Stand halten, alles an einem zentralen Ort.
Wichtige Hinweise, bevor du loslegst
Vor dem Start solltest du ein paar Details beachten:
1 Du musst über eine Microsoft 365 Business Premium-Lizenz verfügen, um diese Integration nutzen zu können.Wenn du nicht über diesen Lizenztyp verfügst, erhältst du beim Einrichten dieser Integration eine Fehlermeldung
2 Diese Integration funktioniert nur, wenn du ein Microsoft Exchange Online-Postfach hast und kein On-Premise-Postfach. Um zu prüfen, welchen Postfachtyp dein Konto hat, besuche die Verifizierungsseite
3 Wenn du dich verbinden kannst, hast du ein Exchange Online-Konto. Wenn du dich nicht verbinden kannst und eine Fehlermeldung erhältst, hast du kein Exchange Online Konto und kannst diese Integration nicht nutzen
Zwei-Wege-Synchronisierung mit Outlook-Kalender
Es gibt zwei Möglichkeiten, deinen monday.com account mit deinem Outlook-Kalender zu verbinden. Zuerst schauen wir uns an, wie du eine Zwei-Wege-Synchronisierung erstellst. Eine Zwei-Wege-Synchronisierung importiert deine Outlook-Kalendertermine in monday.com und exportiert gleichzeitig deine monday.com Elemente in deinen Outlook-Kalender.
Füge eine Datum-Spalte hinzu und suche die Integrationsvorlagen
1 Stelle zunächst sicher, dass dein Board eine Datums-Spalte enthält
2 Trage alle Daten in die Datums-Spalte ein
3 Klicke auf den Button Integrieren oben auf deinem Board und dann auf den Tab Erstellen
4 Wähle auf der Seite „Board-Automatisierungen“ die Outlook Kalender Integration aus
Für eine Zwei-Wege-Synchronisierung fügst du zwei Vorlagen zu deinem Board hinzu:
- Eine, die ein Ereignis im Outlook-Kalender basierend auf einer Aktion in monday.com erstellt
- Eine, die ein Element in monday.com basierend auf einem neuen Ereignis im Outlook-Kalender erstellt
Mehr dazu später in diesem Artikel.
Füge die erste Vorlage hinzu.
Wähle die passende Vorlage aus und füge sie zu deinem Board hinzu.
Wähle eine Vorlage, die aus einem Element in deinem Board einen Termin im Outlook-Kalender erstellt (eine der beiden unten aufgeführten), und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm, um dein Outlook-Konto zu verbinden.
Erste Integrationsvorlage einrichten
Nachdem du die Verbindung deines Kontos abgeschlossen hast, wirst du zu der von dir ausgewählten Vorlage weitergeleitet.
Klicke dort auf die unterstrichenen Felder in der Vorlage, um diese zu konfigurieren. In unserem Beispiel unten haben wir das Feld „Ereignis“ ausgewählt, um abzubilden, wie das Outlook-Kalenderereignis gemäß den Spaltenwerten aus unserem Board angezeigt wird.
In diesem Beispiel, wenn ein neues Element in unserem Board erstellt oder aktualisiert wird, wird ein Outlook - Kalenderereignis mit der Dauer der Veranstaltung erstellt werden, nach dem St art-Datum und Enddatum des Elements, das Thema der Veranstaltung als Name des Elements und die Beschreibung des Ereignisses als Element-ID, die das Element hat.
Füge die zweite Vorlage hinzu und konfiguriere sie
Sobald deine erste Vorlage, die aus einem Element in deinem Board einen Termin im Outlook-Kalender erstellt, eingerichtet ist, kannst du die zweite Vorlage hinzufügen. Diese erstellt basierend auf einem neuen Outlook-Kalendertermin ein Element in deinem Board und ermöglicht so eine Zwei-Wege-Synchronisierung.
Klicke hier, um eine weitere Vorlage hinzuzufügen, und stelle sicher, dass du die Vorlage für die Outlook-Kalenderintegration auswählst, welche besagt: „Wenn ein Ereignis im Outlook-Kalender erstellt wird, erstelle ein Element und synchronisiere zukünftige Änderungen aus dem Outlook-Kalender“.
Wähle dieses Mal im Feld „Element“ aus und lege fest, wie ein neues Element in deinem Board in Übereinstimmung mit den hinzugefügten Outlook-Kalenderereignissen erstellt werden soll.
Erlebe die Integration in Aktion
Wenn beide Vorlagen für die Google Kalender-Integration eingerichtet sind, sollte die bidirektionale Synchronisierung funktionieren. Jetzt wird jedes neue Element, das erstellt oder einer bestimmten Person zugewiesen wird, als Ereignis im verbundenen Kalender angezeigt und jedes neue Kalenderereignis wird als Element in deinem Board angezeigt. 🎉
Spalte zur Integration des Outlook-Kalenders
Wenn du eine Formel für die Outlook-Kalender-Integration hinzufügst, wird deinem Board automatisch eine Integrationsspalte mit einem Link zu jedem entsprechenden Outlook-Kalendertermin hinzugefügt (sobald die Integration ausgelöst wurde). Ein Klick auf einen Link in dieser Spalte führt dich direkt zum Termin in deinem Kalender.
Zwei-Wege-Synchronisierung unterstützte Felder
Die folgenden Felder werden unterstützt, wenn du unsere Outlook-Kalender-Zwei-Wege-Synchronisierung verwendest:
- Titel
- Startzeit
- Endzeit
- Teilnehmer
- Beschreibung
Zeige monday.com Daten in deinem Outlook-Kalender an
Die zweite Möglichkeit, dein Board in den Outlook-Kalender zu integrieren, ist eine unidirektionale Synchronisierung, mit der du die Daten aus deinem Board direkt in deinem Kalender anzeigen kannst.Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung kann verwendet werden, um die unidirektionale Synchronisierung für dein Konto einzurichten.
1 Stelle sicher, dass dein Board eine Datums-Spalte oder eine Zeitleistenspalte enthält
2 Klicke auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben der Überschrift deiner Datums-Spalte oder Zeitleistenspalte
3 Klicke auf Einstellungen und dann auf Datums-Spalte anpassen
4 Klicke anschließend auf den Button Synchronisieren neben Weitere Kalender
Auf diese Weise kannst du jeden internetbasierten Kalender hinzufügen, den du außerhalb von monday.com nutzt.
Hier wirst du aufgefordert, auszuwählen, welche Elemente du synchronisieren möchtest. Du kannst wählen, ob du „Mir zugewiesene Elemente“ oder „Alle Elemente auf diesem Board“ synchronisieren möchtest. Nachdem du eine Option ausgewählt hast, klicke auf Synchronisieren.
Jetzt wurde eine URL erstellt, die du in deinem Outlook-Kalender verwenden kannst. Kopiere den Link und gehe zu Outlook.
Kalender zu Outlook hinzufügen
Öffne dein Outlook-Konto und klicke im linken Seitenmenü auf das Kalendersymbol:
Klicke anschließend links auf Kalender hinzufügen:
Klicke im linken Menü auf die Option Aus dem Web abonnieren:
Füge den Link ein, den du aus monday.com kopiert hast:
Passe deinen Kalender mit einem Namen, einer Farbe und einem Symbol an. Du kannst ihn auch zu einem bestehenden Kalender hinzufügen. Klicke anschließend auf Importieren.
Jetzt werden alle deine monday.com Aufgaben in deinem Outlook-Kalender angezeigt.
Häufigkeit der Outlook-Kalender-Synchronisationen
Obwohl Microsoft bestätigt, dass, wenn du einen Kalender abonnierst, dein Outlook-Kalender automatisch aktualisiert wird, wenn der abonnierte Kalender aktualisiert wird, kann diese automatische Aktualisierung mehr als 24 Stunden dauern. Das bedeutet, dass es mehr als 24 Stunden dauern kann, bis Microsoft Updates, die auf deinem Board von monday.com durchgeführt werden, automatisch aktualisiert und anzeigt.
Derzeit gibt es keine Option, um die Häufigkeit der automatischen Aktualisierung zu steuern. Falls du nach einer Lösung suchst, wende dich bitte an Microsoft, da dies das Ergebnis von Einstellungen auf Seiten von Microsoft ist.
Weitere Informationen zum Abonnieren eines Kalenders findest du auf Microsofts Support-Website.
Warnmeldungen erstellen
Nachdem du deine Zeitleiste oder Datumsspalten in deinen externen Kalender integriert hast, kannst du schnell Warnungen für bevorstehende Artikelfristen einrichten. Auf diese Weise werden die Benachrichtigungen auch dann angezeigt, wenn dein monday.com-Konto nicht geöffnet ist!
Aktiviere Erinnerungen im Hinblick auf deinen externen Kalender, um alle deine monday.com Element-Erinnerungen in deinem externen Kalender zu erhalten.
FAQs
Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!