Wie können wir dir helfen?

Integration des Outlook-Kalenders

Du hast bereits einen klaren und organisierten Workflow in deinem Konto bei monday.com, aber was ist mit allen Besprechungen und Erinnerungen in deinem externen Kalender? Wir zeigen dir, wie du alle deine Elemente und Tasks mit deinem externen Kalender synchronisierst, damit du alles an einem zentralen Ort einsehen kannst. 

Gehe noch einen Schritt weiter und richte automatische Erinnerungen mit deinem externen Kalender ein, damit du keine Frist verpasst, egal was passiert.Lies weiter, um herauszufinden, wie du sie mit unserer Outlook-Kalenderintegration verwenden kannst.

 

Wichtige Hinweise: 1) Du musst über eine Microsoft 365 Business Premium-Lizenz verfügen, um diese Integration nutzen zu können.Wenn du diesen Lizenztyp nicht hast, wird dir beim Einrichten dieser Integration eine Fehlermeldung angezeigt.2) Diese Integration funktioniert nur, wenn du einen Microsoft-Online-Exchange-Posteingang hast.Um dies zu bestätigen, besuche bitte diese Website outlook.office365.com. Wenn du eine Verbindung herstellen kannst, bedeutet dies, dass du ein Online-Exchange-Konto hast. Wenn du keine Verbindung herstellen kannst und eine Fehlermeldung erhalten hast, bedeutet dies, dass du kein Online-Exchange-Konto hast und du diese Integration nicht verwenden kannst.

 

 

Zwei-Wege-Synchronisierung mit Outlook-Kalender

Es gibt zwei Möglichkeiten, deinen monday.com account mit deinem Outlook-Kalender zu verbinden. Schauen wir uns zuerst an, wie wir eine Zwei-Wege-Synchronisation einrichten können.

 

Schritt 1: Füge eine Datumsspalte hinzu und suche die Integrationsformeln

Stelle zunächst sicher, dass dein Board eine Datumsspalte hat :

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Nachdem du alle deine Daten in eine Datumsspalte eingetragen hast, kannst du deine Integration einrichten.

Um die bidirektionale Synchronisierung des Outlook-Kalenders zu starten, klicke oben in deinem Board auf die Schaltfläche „Integrieren“.Wähle in der Integrationszentrale die Outlook-Kalenderintegration wie folgt aus:

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Dort findest du drei separate Outlook-Integrationsformeln.Du musst deinem Board zwei Formeln hinzufügen, damit die Zwei-Wege-Synchronisierung funktioniert:

  • Eine, die ein Ereignis im Outlook-Kalender basierend auf einer Aktion in monday.com erstellt
  • Eine, die ein Element in monday.com basierend auf einem neuen Ereignis im Outlook-Kalender erstellt

Wie das geht, erfahren wir in Kürze!

 

Schritt 2: Füge die erste Formel hinzu

Nachdem du die Formeln gefunden hast, ist es an der Zeit, die gewünschten auf deinem Board hinzuzufügen!

Beginne mit der Auswahl einer Formel, die basierend auf einem Element auf deinem Board (z. B. einem der beiden unten rot umrandeten) ein Ereignis im Google-Kalender erstellt, und befolge dann die Schritte auf dem Bildschirm, um das Gmail-Konto zu verbinden.

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Schritt 3: Konfiguriere das erste Integrationsformel

Nachdem du die Verbindung deines Kontos abgeschlossen hast, wirst du zu der von dir ausgewählten Formel weitergeleitet.

Klicke dort auf die unterstrichenen Felder in der Formel, um diese zu konfigurieren.In unserem Beispiel unten haben wir das Feld „Ereignis“ ausgewählt, um abzubilden, wie das Outlook-Kalenderereignis gemäß den Spaltenwerten aus unserem Board angezeigt wird.

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In diesem Beispiel, wenn ein neues Element in unserem Board erstellt oder aktualisiert wird, wird ein Outlook - Kalenderereignis mit der Dauer der Veranstaltung erstellt werden, nach dem St art-Datum und Enddatum des Elements, das Thema der Veranstaltung als N ame des Elements und die Beschreibung des Ereignisses als Status, den das Element hat.

Hinweis: Damit diese Integrationsformel funktioniert, musst du den Start- und Enddatumsspalten des Elements auf deinem Board eine Zeit hinzufügen.

 

Schritt 4: Füge die zweite Formel hinzu und konfiguriere sie es

Nachdem deine erste Formel fertig ist, die ein Ereignis im Outlook-Kalender basierend auf einem Element in deinem Board erstellt, ist es an der Zeit, die zweite Formel hinzuzufügen, um ein Element in deinem Board basierend auf einem neuen Outlook-Kalenderereignis zu erstellen und so eine Zwei-Wege-Synchronisierung zu ermöglichen.

Klicke hier, um eine weitere Integration hinzuzufügen, und stelle sicher, dass du die Formel für die Outlook-Kalenderintegration auswählst, welche besagt: „Wenn ein Ereignis im Outlook-Kalender erstellt wird, erstelle ein Element und synchronisiere zukünftige Änderungen aus dem Outlook-Kalender“.

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Wähle dieses Mal im Feld „Element“ aus und lege fest, wie ein neues Element in deinem Board in Übereinstimmung mit den hinzugefügten Outlook-Kalenderereignissen erstellt werden soll.

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Schritt 5: Schau dir die Magie an!

Wenn beide Formeln für die Outlook-Kalenderintegration eingerichtet sind, solltest du eine vollständige bidirektionale Synchronisierung haben!Jetzt wird jedes neue Element, das erstellt oder einer bestimmten Person zugewiesen wird, als Ereignis im verbundenen Kalender angezeigt und jedes neue Kalenderereignis wird als Element in deinem Board angezeigt.

 

Spalte zur Integration des Outlook-Kalenders

Wenn du eine Formel für die Outlook-Kalender-Integration hinzufügst, wird deinem Board automatisch eine Integrationsspalte mit einem Link zu jedem entsprechenden Outlook-Kalender-Ereignis hinzugefügt (sobald die Integration ausgelöst wurde).Ein Klick auf einen Link in dieser Spalte führt dicht direkt zum Event in deinem eigenen Kalender.

 

Zwei-Wege-Synchronisierung unterstützte Felder

Die folgenden Felder werden unterstützt, wenn du unsere Outlook-Kalender-Zwei-Wege-Synchronisierung verwendest:

  • Titel
  • Startzeit
  • Endzeit
  • Teilnehmer
  • Beschreibung

 

Zeige monday.com Daten in deinem Outlook-Kalender an

Die zweite Möglichkeit, dein Board in den Outlook-Kalender zu integrieren, ist eine unidirektionale Synchronisierung, mit der du die Daten aus deinem Board direkt in deinem Kalender anzeigen kannst.Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung kann verwendet werden, um die unidirektionale Synchronisierung für dein Konto einzurichten.

 

Schritt 1

Stelle zunächst sicher, dass dein Board eine Datumsspalte hat :

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Oder eine Zeitleisten-Spalte:

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Nachdem du alle deine Daten in eine Datums- oder Zeitleistenspalte eingetragen hast, kannst du deinen Kalender synchronisieren!

 

Schritt 2

Klicke auf den Pfeil rechts neben der Überschrift deiner Datums- oder Zeitachsenspalte und klicke auf „Spalteneinstellungen“ und dann auf die Schaltfläche „Synchronisieren“ neben „Andere Kalender“.Dadurch können wir jeden internetbasierten Kalender hinzufügen, den wir außerhalb von monday.com verwenden.

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Schritt 3

Das folgende Fenster wird sich öffnen, in dem wir auswählen können, ob wir nur die „Mir zugewiesenen Elemente“ oder „Alle Elemente auf diesem Board“ synchronisieren möchten.Nachdem wir eine Option ausgewählt haben, müssen wir nur noch auf „Synchronisieren“ klicken!

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Schritt 4

Jetzt haben wir eine URL-Adresse generiert, die wir in unserem Outlook-Kalender verwenden können.Wir kopieren diesen Link und gehen zu Outlook.

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Kalender zu Outlook hinzufügen

Schritt 5

Wähle in Outlook zunächst das Kalender-Icon, welches sich in der linken unteren Ecke des Bildschirms befindet.

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Anschließend wechselst du zum Tab „Organisieren“:

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Navigiere dort zur Schaltfläche „Neuer Kalender“, die sich in der oberen linken Ecke des Outlook-Fensters befindet. Klicke auf diese Schaltfläche:

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Schritt 6

Es öffnet sich ein Fenster, in das wir den Link einfügen können, den wir in Schritt 4 von monday.com kopiert haben!

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Hinweis: Das Board wird als neuer Kalender integriert (du kannst deinen Namen im linken Bereich ändern). Um eine bessere Ansicht des Kalenders zu erhalten, kannst du auf den Pfeil links neben dem Kalendernamen klicken, um beide Kalender in derselben Ansicht wie folgt anzuzeigen:

 

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Und das ist alles! Jetzt können wir alle unsere Tasks in monday.com zusammen mit unseren Tasks aus Outlook sehen!

 

Häufigkeit der Outlook-Kalender-Synchronisationen

Obwohl Microsoft bestätigt, dass, wenn du einen Kalender abonnierst, dein Outlook-Kalender automatisch aktualisiert wird, wenn der abonnierte Kalender aktualisiert wird, kann diese automatische Aktualisierung mehr als 24 Stunden dauern. Das bedeutet, dass es mehr als 24 Stunden dauern kann, bis Microsoft Updates, die auf deinem Board von monday.com durchgeführt werden, automatisch aktualisiert und anzeigt.

Derzeit gibt es keine Option, um die Häufigkeit der automatischen Aktualisierung zu steuern. Falls du nach einer Lösung suchst, wende dich bitte an Microsoft, da dies das Ergebnis von Einstellungen auf Seiten von Microsoft ist.

Weitere Informationen zum Abonnieren eines Kalenders findest du auf Microsofts Support-Website.

 

Warnmeldungen erstellen

Nachdem du deine Zeitleiste oder Datumsspalten in deinen externen Kalender integriert hast, kannst du schnell Warnungen für bevorstehende Artikelfristen einrichten. Auf diese Weise werden die Benachrichtigungen auch dann angezeigt, wenn dein monday.com-Konto nicht geöffnet ist!

Aktiviere Erinnerungen im Hinblick auf deinen externen Kalender, um alle deine monday.com Element-Erinnerungen in deinem externen Kalender zu erhalten.

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!

 

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