Bei der Verwaltung deines CRM-Workflows können duplizierte Werte in deinem Board die Nachverfolgung und den Fortschritt stören. Die Verwaltung duplizierter Elemente ist jetzt einfacher denn je. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Funktion „Duplikate verwalten“ nutzen kannst.

 

Duplikate verwalten

Schritt 1

Navigiere in deinem Board zu dem Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke, um die Funktion „Duplikate verwalten“ zu nutzen. Klicke darauf, um das Menü zu öffnen. Bewege den Mauszeiger über „Weitere Aktionen“ und wähle dann im Menü den Button „Duplikate verwalten“:

Schritt 2

Ein Fenster öffnet sich. Wähle eine Spalte aus, um nach Duplikaten zu suchen. Beachte, dass die Spaltenwerte identisch sein müssen, damit das Tool sie als Duplikate erkennt.

 

Schritt 3

Sobald du die Spalte ausgewählt hast, in der du nach Duplikaten suchen möchtest, klicke auf „Suchen“. Auf dem nächsten Bildschirm erscheint eine Liste der in deinem Board gefundenen Duplikate. Hier wirst du aufgefordert, die Elemente auszuwählen, die du behalten möchtest. Überprüfe einfach die Duplikate und klicke auf das leere Feld links neben dem Element, das du behalten möchtest, um dieses zu markieren. Beachte dabei Folgendes:

• Du kannst den Wert in jeder der Spalten genauso ändern, wie du es in deinem Board machst. Solltest du also feststellen, dass du einen Wert des Elements, das du behalten willst, ändern musst, kannst du diese Änderung vor dem Zusammenführen vornehmen.
• Aktualisierungen, die im Updates-Bereich des duplizierten Elements veröffentlicht werden, werden in das von dir beibehaltene Element verschoben.
• Du kannst jeweils nur ein Feld neben einem Element markieren.
• Wenn du beide Elemente behalten möchtest, beende die Funktion, indem du auf das „X“ in der oberen rechten Ecke klickst. Jede Änderung, die du während der Verwendung der Funktion an einem Element vorgenommen hast, ist nach dem Beenden der Funktion in deinem Board sichtbar.

 

Schritt 4

Klicke auf „Elemente zusammenführen“ und dein Board wird umgehend entsprechend deinen Vorgaben bereinigt.

 

F&A

Wie erfolgt die Zusammenführung?

• Wenn du das Element auswählst, das du behalten möchtest, und auf „Zusammenführen“ klickst, wird das/die duplizierte(n) Element(e) archiviert und alle Aktualisierungen aus dem/den Duplikat(en) werden in das Element kopiert, das du behalten möchtest. Nach Abschluss der Zusammenführung wird eine Benachrichtigung mit dem Text „Duplikate erfolgreich zusammengeführt“ angezeigt.

Wie wird eine Zusammenführung rückgängig gemacht?

• Wenn du eine Zusammenführung rückgängig machen möchtest, musst du das Board-Archiv aufrufen und das/die von dir zusammengeführte(n) Element(e) manuell wiederherstellen. Das archivierte Element wird genauso angezeigt wie vor der Zusammenführung. Die Aktualisierungen sind weiterhin im Updates-Bereich des Duplikats sichtbar und die Dateien befinden sich nach wie vor in der Datei-Spalte.

Kann man jede beliebige Spalte für die Suche nach Duplikaten auswählen?

• Es gibt einige Einschränkungen. Wir unterstützen derzeit die folgenden Spalten: Text, E-Mail, Link, Name, Ziffer, Land, Status und einige andere. Derzeit wird die Datei-Spalte von dieser Funktion nicht unterstützt. Wir werden in Zukunft weitere Spaltentypen hinzufügen.

Ist es möglich, beim Zusammenführen auch Dateien zu übertragen?

• Alles im Updates-Bereich wird kopiert, auch Bilder und Dateien. Zurzeit werden jedoch die Dateien in der Datei-Spalte bei der Zusammenführung nicht berücksichtigt.

Und was ist mit App-Daten?

• Daten aus Apps wie E-Mails & Aktivitäten oder der App Angebote & Rechnungen werden bei der Zusammenführung nicht übertragen. Wir beabsichtigen, dies in Zukunft zu ermöglichen.

 

Geplante Verbesserungen

Wir arbeiten derzeit an der Verbesserung dieser Funktion, damit sie all deinen Bedürfnissen gerecht wird. Dies sind nur einige der Verbesserungen, an denen wir arbeiten:

• Rückgängig. Wir werden die Funktion hinzufügen, dass eine Zusammenführung mit nur einem Klick auf einen Button rückgängig gemacht werden kann.
• Apps kopieren. Wir werden die Funktion erweitern, so dass auch Apps wie „E-Mail & Aktivitäten“ bei einer Zusammenführung kopiert werden.

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!