Mit der App „Angebote & Rechnungen“ kannst du Angebote und Rechnungen in deinem monday.com Workflow erstellen und sie im Handumdrehen einsatzbereit haben. Diese App eignet sich perfekt für Vertriebsteams, Marketingteams, den Einzelhandel und die Produktion. Jedes Team, dass Bestellungen oder Services verwaltet, wird diese Funktion nützlich finden.

 

Installiere die App

Die App „Angebote & Rechnungen“ ist sowohl für work management als auch für monday CRM verfügbar, wird aber anders hinzugefügt. 

Um die App zu deinem Board auf work management hinzuzufügen, klicke zunächst auf die Sprechblase, um den Updates-Bereich zu öffnen. Klicke dann auf das Plus-Symbol auf der rechten Seite deines Bildschirms und wähle „Angebote & Rechnungen“. Bewege den Mauszeiger über die App und klicke auf „+ Zum Element hinzufügen“. 

 

Um die App zu deinem Board auf monday CRM hinzuzufügen, klicke auf die Sprechblase, um den Updates-Bereich zu öffnen. Klicke dann auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts auf deinem Bildschirm und wähle „Layout & Inhalt bearbeiten“. Anschließend klickst du auf das Plus-Symbol, um die Elementansicht zu öffnen und unsere App „Angebote & Rechnungen“ hinzuzufügen: 

 

Erstelle eine Vorlage

Sobald du die App hinzugefügt hast, klicke auf die blaue Schaltfläche „Dokument erstellen“ und dann siehst du die Dokumentvorlage im Aktualisierungsabschnitt deines Elements:

Zahlungsinformationen hinzufügen

In diesem Beispiel erstellen wir ein Angebot für eine Firma auf unserem Sales Pipeline Board.

Das Angebot hat zwei Teile. Zunächst gibt es "Rechnung von": Felder für deine Firmeninfos. Dann gibt es "Rechnung an": Felder für die Kundeninformationen. Indem du in die Kopfzeilen klickst, kannst du sie ändern und auf deinen Workflow anpassen. Zum Beispiel kannst du die Kopfzeilen an deine Sprache anpassen. 

In unserer Angebotsvorlage können wir manuell die erforderlichen Details für die Felder "Rechnung von" hinzufügen: Wir brauchen diese Infos nur einmal angeben, damit sie in "Rechnung von" erscheinen: Die Felder auf diesem Board.

Die Felder unter Rechnung an: Die Kopfzeile kann nicht manuell geändert werden. Für die Felder von Rechnung an können wir auswählen, ob wir die Felder mit Daten aus dem Board füllen möchten oder mit Daten aus einem anderen Board, das über die Spalte Boards verbinden verbunden ist. Für beide Arten gilt, dass die Felder unter Rechnung an mit Daten gefüllt werden müssen, die zuvor erstellt wurden. 

Wenn du die Felder mit Daten von einem anderen Board füllen möchtest, musst du eine Boards verbinden Spalte hinzufügen. Schauen wir uns an, wie man ein Board verbindet. ⬇️

Da unser CRM Board alle Infos hat, um dieses Angebot zu erstellen, verbinden wir uns mit diesem Board. So sieht unser CRM Board aus:

Auf unserem Sales Pipeline Board, verbindet sich die Spalte "In CRM" mit unserem CRM Board:

Wenn wir ein Element auf dem Sales Pipeline Board mit dem entsprechenden Element auf dem CRM Board verbinden, können wir das Angebot mit den Infos des CRM Boards bestücken. Die Daten des verbundenen Boards erscheinen in den Boardinfos in der Drop-Down.Liste in der Ansicht Angebote und Rechnungen:

 

Füge dein Logo hinzu

Um dein Logo zum Dokument hinzuzufügen, klicke auf den Text "Firmenlogo hinzufügen":

Es öffnet sich ein Fenster, über das du ein Bild von deinem Computer auswählen kannst. Das hochgeladene Logo wird in der Ansicht Angebote und Rechnungen sichtbar sein, in allen Aktualisierungsabschnitten der Elemente.

 

Linienelemente und Justierungen hinzufügen

1) Ein Linienelement hinzufügen

Um deinem Dokument ein Linienelement hinzuzufügen, scrolle zum Ende der App „Angebote & Rechnungen“ und klicke auf „Linienelement hinzufügen“. Du kannst für jedes Linienelement die Beschreibung, die Anzahl und den Stückpreis ändern. Die Gesamtsumme wird automatisch berechnet.

 

2) Justierungen hinzufügen

Um einen Rabatt, die Mehrwertsteuer oder eine Gebühr hinzuzufügen, klicke auf "Justierung hinzufügen". Wenn du eine Steuer anstatt die Mehrwertsteuer hinzufügen möchtest, kann du aus dem Drop-down MwSt. auswählen und den Namen des Elements ändern. Die Standardjustierungstypen (also MwSt. oder Steuer) können in den Einstellungen geändert werden. Siehe den Abschnitt Andere Einstellungen unten.

Alle Einstellungen sind entweder eine Prozentzahl oder eine festgelegte Summe. Standardmäßig sind alle Einstellungen eine Prozentzahl, aber du kannst dies mit dem Pfeil neben dem Prozentsymbol justieren.

Die Gesamtsumme wird automatisch berechnet.

 

Hinweise und Unterschrift hinzufügen

Ganz unten in der App hast du die Möglichkeit einen Hinweis oder die Anfrage für eine Unterschrift hinzuzufügen.

 

1) Hinweise hinzufügen

Du kannst diesen Hinweisabschnitt nutzen, um in deinem Dokument Text hinzuzufügen. Du kannst das Aussehen des Texts, sprich Font, Farbe, Ausrichtung und Formatierung anpassen. Derzeit ist das Hinzufügen von Dateien noch nicht möglich.

 

2) Unterschrift hinzufügen

Wenn du das Kontrollkästchen für "Unterschrift hinzufügen'" aktivierst, werden am Ende deines Dokuments ein Strich für die Unterschrift und das Datum hinzugefügt.

 

Andere Einstellungen

Klicke auf das Einstellungsradoben links in der App, um die Einstellungen zu öffnen. Die Änderung der Einstellungen ändert die Werte der Standardjustierungen. Wenn du z. B. deinen Steuername zu "Steuer" anstatt "Mehrwertsteuer" änderst, siehst du "Steuer hinzufügen" als Standard, wenn du auf "Justierung hinzufügen" klickst.

 

Die Einstellungsoptionen sind folgende:

1) Währung ändern

Die Standardwährungen sind Dollar, Euros und Pfund. Du kannst in dem Feld rechts neben den Werten auch eine andere Währung eingeben.

 

2) Steuername ändern

Du kannst die Steuerart ändern und den Typ auswählen, den du am meisten benutzt.

 

3) Gebührentyp ändern

Die Standardoptionen sind "Lieferung" und "Bearbeitung". Aber du kannst in dem Feld "Eigene Gebühr eingeben" einen eigenen Gebührenstandard festlegen.

 

4) Passe das angezeigte Branding an

Beim Pro-Plan und höher kannst du das monday.com Branding aus deinem fertigen Dokument entfernen.

 

Vorschau und Teilen

Um dein Dokument zu teilen, kannst du es herunterladen und dann als PDF an deine Kunden senden. Vor der Freigabe kannst du eine Vorschau des Dokuments anzeigen, um sicherzustellen, dass es deinen Anforderungen entspricht, indem du wie unten auf die Registerkarte „Anzeigen“ klickst.

 

Beachte, dass du das Dokument nicht erneut bearbeiten kannst, wenn du dich für eine Vorschau des Dokuments entscheidest, bis du oben in der App „Bearbeiten“ auswählst.

Um das Dokument herunterzuladen, klicke auf die Schaltfläche „Herunterladen“ oben rechts in der App, und es wird als PDF auf deinen Computer heruntergeladen. Du kannst die PDF dann speichern, den Namen bearbeiten und sie als Anhang per E-Mail versenden.

So einfach ist das!

 

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!