Wie können wir dir helfen?

monday.com für Bauprojekte

Jeder, der schon einmal an einem großen Projekt gearbeitet hat, weiß, wie wichtig eine langfristige Organisation ist. Ein erfolgreicher Workflow für ein Bauprojekt muss gut durchdacht und schon im Vorfeld geplant werden, damit man anschließend nur noch den Fortschritt und die Entwicklung nachverfolgen muss. Aber was zeichnet einen guten Workflow für ein Bauprojekt aus? Werfen wir einen Blick auf einen Workflow, der mit monday.com geplant wurde.

Dieser Leitfaden führt dich durch zwei verbundene Boards, sowie ein Kontaktboard, mit denen du direkt loslegen kannst. Das erste Board namens „Projektübersicht“ ist ein High-Level-Board, das alle laufenden Projekte erfasst und verfolgt. Das zweite namens „Projektdetails“ ist ein Low-Level-Board, das die Details der einzelnen Projekte und deren Fortschritt aufschlüsselt. Das dritte namens „Contractors“ ist ein Kontaktboard, in dem alle externen Auftragnehmer für eine einfache und reibungslose Zusammenarbeit zusammengestellt sind. 

Lerne von diesen Boards, verwende sie als Vorlagen und du wirst sehen, wie deine Produktivität in die Höhe schießt! 📈

Projektübersicht

Da Bauprojekte sehr vielschichtig sind und sich über einen langen Zeitraum erstrecken, müssen wir stets in der Lage sein, einen Blick auf das große Ganze werfen zu können. High-Level-Boards eignen sich optimal dafür, den Status von komplizierten Projekten nachzuvollziehen. Anstatt sich in den Details zu verlieren, kann man einen schnellen Blick auf die „Projektübersicht“ werfen und alle Highlights direkt überblicken. 

Jedes Element auf unserem Board ist ein anderes Projekt. Unser Board unterteilt die Projekte in „In Construction“ und „Done“, indem es sie in die Gruppe mit dem jeweiligen Arbeitsstatus sortiert (In Construction oder Done). Informationen zu den Projekten werden in den verschiedenen Spalten auf dem gesamten Board ausgefüllt. 

 

 

Werfen wir einen Blick auf einige der Spalten, die wir für die Erstellung des Boards verwendet haben:

  • Spalte Elementname (erste Spalte auf deinem Board) - hier steht der Name des Projekts, der entweder ein Ort, eine Adresse oder eine Baueinheit sein kann
  • Standortspalte - verlinkt die Adresse des Projekts (wir werden dies später in diesem Artikel besprechen)
  • Personenspalte - ermöglicht die Zuordnung des für jedes Projekt zuständigen Projektleiters
  • Statusspalte - zur Erfassung des allgemeinen Status jedes Projekts und der Status der einzelnen Bauphasen
  • Datumsspalte - zum Aufzeichnen des Datums, an dem der Bau begann
  • Spalte Verbundene Boards – verknüpft unsere Projektübersichten mit dem entsprechenden detaillierten Element in unserem zweiten Board, „Projektdetails“
  • Spiegelspalte - Spiegelung der Fortschrittssäule auf unserem zweiten Board

 

Boards verknüpfen und spiegeln

Die Spalte Boards verbinden und die Spiegel-Spalten sind erweiterte Spalten, die es ermöglichen, beide Boards dort miteinander zu verbinden, wo sich Informationen überschneiden.

Während unser Board „Projektübersicht“ einen allgemeinen Überblick über den Status unserer Projekte gibt, taucht das Board „Projektdetails“ tiefer in die Details ein. Um einen schnellen Blick auf diese Zusammenfassung werfen zu können, ohne alle detaillierten Informationen des Boards „Projektübersicht“, haben wir einfach jedes Element auf unserem High-Level-Board mit dem entsprechenden Board über die Spalte „Boards verbinden“ verknüpft. Um den Status aller Phasen in jedem Projekt zusammenzufassen, haben wir unserem Board „Projektdetails“ eine Spalte zur Fortschrittsverfolgung hinzugefügt. Wir sind noch einen Schritt weiter gegangen, und haben eine Spiegel-Spalte hinzugefügt, um die Spalte Fortschrittsverfolgung aus unserem zweiten Board einzubetten. So sehen wir den Projektstatus, ohne zwischen den Boards hin- und herspringen zu müssen!

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Deinen Workflow automatisieren

Um uns das Leben ein wenig zu erleichtern und um sicherzustellen, dass unser Board immer auf dem neuesten Stand ist, haben wir ein paar nützliche Automatisierungen zu unserem Board hinzugefügt. 

Die Automatisierung unten verschiebt alle abgeschlossenen Projekte aus der Gruppe „In Construction“ in die Gruppe „Done“, sobald die Statusspalte auf „Job completed“ gesetzt wird. 

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Tipp: Es gibt noch andere nützliche Automatisierungen, die wir zu diesem Workflow hinzugefügt haben. Blättere einfach mal durch! Und in der Automatisierungszentrale findest du alle anderen Formeln, die wir anbieten. Du kannst diese vollständig nach deinen Bedürfnissen anpassen.

 

Gestalte die Datenansicht ganz nach deinem Geschmack

Um neue Perspektiven zu schaffen, haben wir unser Board mit mehreren Ansichten ausgestattet welche die Rohdaten visuell darzustellen. Für dieses Board geben unsere Ansichten eher einen Überblick über alle unsere Bauprojekte, damit wir uns einen Gesamteindruck über unseren Fortschritt machen können.

Zum Beispiel zeigt uns die Workload-Ansicht die Verteilung unserer Statuslabels über unsere Projekte hinweg. Wir beauftragen ein Subunternehmen für die Dacheindeckung und können nur zwei verschiedene Projekte pro Woche mit unserem Dachdecker planen. Wir verwenden die Workload-Ansicht, um sicherzustellen, dass unsere Projekte entsprechend der wöchentlichen Workload-Kapazität auf der Zeitleiste des Projekts verteilt werden. Ein Häkchen bedeutet, dass wir unsere wöchentliche Kapazität erreicht haben, und ein Kreis im Kreis bedeutet, dass wir in dieser Woche mehr Arbeit einplanen können! So behalten wir den besten Überblick und können bei Bedarf Änderungen an unserem Zeitplan und der Vergabe von Aufträgen vornehmen. 

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Die Kartenansicht zeigt eine Karte des Gebiets mit Markierungen, die die Lage der im Bau befindlichen Projekte einzeichnen.  Wir können die Karte nutzen, um Lieferungen zu planen, die Abstände zwischen den Standorten besser zu verstehen und Fahrzeiten zu berechnen.  

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Wir können auf jede Markierung klicken, um die Adresse des Projekts anzuzeigen oder die Elementkarte öffnen, um mehr Details zu sehen.

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Projektdetails

Wir haben uns bereits einen allgemeinen Überblick über alle Aktivitäten unseres Unternehmens verschafft. Jetzt werden wir uns genauer ansehen, wie man all die kleinen Aufgaben, die mit einem Bauprojekt verbunden sind, verwaltet. Mit diesem Low-Level-Board können wir die Details unserer Bauprojekte erfolgreich verwalten, indem wir Fortschritt, Termine und vieles mehr verfolgen.

Unser Board organisiert jedes Projekt (Element) in Gruppen, je nachdem, in welcher Bauphase es sich gerade befindet. Die Gruppen reichen von „In Construction“ und „In quality control“ bis „Done“ und „Future“. Das Board umfasst viele Projektdetails, einschließlich des Status bestimmter Phasen und ihrer Fristen sowie der für die jeweiligen Phasen verantwortlichen Subunternehmer. 

 

 

  

Werfen wir einen Blick auf einige der Spalten, die wir in diesem Board haben:

  • Standortspalte - verlinkt die Adresse des Projekts
  • Fortschrittsspalte - eine Batterie-Ansicht aller Statusspalten im Element, um einen Gesamtfortschritt in Prozent anzuzeigen (wie wir es in unserem Board „Projektübersicht“ gespiegelt gesehen haben).
  • Statusspalte - zur Kennzeichnung des allgemeinen Status des Projekts und der einzelnen Projektphasen.
  • Personenspalte - ermöglicht die Zuordnung des für jedes Projekt zuständigen Projektleiters und Qualitätssicherungsspezialisten.
  • Mehrere Kombinationen von Statusspalten und  Datumsspalten im Deadline-Modus, um den Status jeder Phase zusammen mit der Deadline der Phase anzuzeigen.
  • Eine Kombination aus einer  Statusspalte  und  einer  Zeitleisten-Spalte im Deadline-Modus, um den Status der Schrankinstallation zusammen mit der Zeitleiste der Phase anzuzeigen. 
  • Spalte Boards verbinden - verbindet unsere Schrankphase mit dem entsprechenden Subunternehmer, der in unserem dritten Board, „Subunternehmer“, daran arbeitet (mehr dazu später im Artikel)
  • Dateispalte - zum Hochladen von PDFs, Bildern oder anderen Dokumenten, die für das Projekt wichtig sind

Während unser Bauteam die verschiedenen Phasen des Projekts durchläuft, ändert sich der Status jeder Phase je nach Fortschritt. Die Anzeige der Deadline neben jeder Phase hilft unserem Team, fokussiert zu bleiben und unsere Ziele zu erreichen. Dieses stets aktuelle Board zeigt uns, wie weit unser Team beim Bau jedes Projekts vorangekommen ist. Dies fördert die Transparenz und Kommunikation innerhalb unseres Teams und stellt gleichzeitig sicher, dass die Manager immer wissen, wie die Dinge stehen. 

 

Automatisierungen halten alles in Bewegung

Damit unser Workflow reibungslos und nahtlos bleibt, haben wir ein paar Automatisierungen hinzugefügt. 

Die Automatisierung unten alarmiert unser Team per Glockenbenachrichtigung, wenn die Deadline für unsere „Framing-Phase“ ansteht. So stellen wir sicher, dass wir nie eine Deadline verpassen und in der Lage sind, alle notwendigen Korrekturen vorzunehmen, bevor wir mit der nächsten Phase unseres Projekts fortfahren. Wir können eine identische Benachrichtigung hinzufügen und sie so anpassen, dass sie uns Bescheid gibt, wenn die Frist für eine unserer anderen kritischen Phasen, wie z. B. die Schrankinstallation und den Erwerb von Genehmigungen, ansteht. 

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Eine weitere nützliche Automatisierung (Bild unten) ändert das Label unserer Projektstatusspalte in „QC“, wenn wir das Label der letzten Phase unseres Projekts, der Qualitätskontrolle, in „In progress“ ändern. Diese Automatisierung hilft uns, alle Informationen in unserem Element auf dem neuesten Stand zu halten, so dass wir nicht ständig nach Konsistenzen suchen müssen. Wir können eine ähnliche Formel hinzufügen, um die Projektstatusspalte automatisch auf „Job completed“ zu setzen, wenn unsere letzte Phase abgeschlossen ist; oder auf „Stuck“, wenn wir bei einer unserer Phasen steckengeblieben sind. 

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  Transformiere dein Board

Für jede Phase auf unserem Board haben wir ein Datum oder eine Deadline. So können wir sicherstellen, dass wir auf Kurs bleiben. Aber Termine können schwer zu visualisieren sein und scheinen immer ein wenig weiter weg zu sein, als sie in Wirklichkeit sind. Die Zeitleistenansicht zeigt alle unsere Elemente in einem Kalender-Diagramm an. So kann man alle bevorstehenden Termine besser visualisieren und verstehen, ob unser Team mit dem Projekttempo Schritt hält oder Unterstützung braucht. 

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Wenn du so visuell veranlagt bist wie wir, wirst du die Diagrammansicht lieben. Hier kannst du alle Informationen schnell auf einen Blick einsehen. Das Balkendiagramm, das wir unten hinzugefügt haben, zeigt uns die Verteilung der Labels auf alle unsere Elemente in der Schrankinstallationsphase. Anhand unseres Diagramms können wir sehen, wie viele Projekte fertiggestellt werden und wie viele „delayed by vendor“  oder „delayed by builders“ sind. Wir können so viele Diagramme hinzufügen, wie wir brauchen, und sie genau nach unseren Wünschen anpassen - von der Art des Diagramms (Torten-, Balken-, Liniendiagramm und mehr) bis zur Auswahl von Werten und Spalten für die x- und y-Achsen!

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Subunternehmer 

Die Verwaltung und die interne Kommunikation mit unseren Teams ist mit den tollen Projektmanagement-Boards, die wir dir gezeigt haben, ganz einfach. Wenn wir jedoch externe Parteien einbeziehen, kann die Kommunikation und das Management ein wenig kniffliger werden. Um die Kommunikation mit unseren Subunternehmern ein wenig einfacher zu gestalten, haben wir ein Kontaktboard erstellt, um den Überblick über alle Beteiligten und die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, zu behalten. Das Board ist nach Bau- und Serviceunternehmen gegliedert und enthält die Art der Arbeiten, die sie ausführen, ihre Kontaktadresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse, sowie ein „Subunternehmer-Logbuch“, das uns zeigt, wann unsere Partnerschaft begonnen hat.

 

  

In unserem vorherigen Board, „Job Details“, haben wir die Spalte „Boards verbinden“ hinzugefügt, die die Schrankinstallationsphase eines jeden Projekts mit dem für die Installation verantwortlichen Subunternehmer verbindet. Wenn ein Problem mit den Schränken auftreten sollte, können wir auf den Link klicken und die Elementkarte des Subunternehmers wird geöffnet. Hier finden wir alle Informationen, um ihn schnell zu kontaktieren!

 

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Wir können ähnliche Links für jeden unserer Subunternehmer neben der Phase, die sie für uns bauen sollen, erstellen. 

 

Füge ein Dashboard hinzu

Du kannst ein Dashboard erstellen, das mit deinen Workflow-Boards (und allen anderen relevanten Boards) verbunden ist. So erhältst du eine großartige visuelle Übersicht über deine Bauprojekte, die mit Apps und Widgets bestückt ist! Schauen wir uns ein paar Widgets an, die uns beim Überblick über unsere Projekte helfen:

  • Das Zeitleisten-Widget  zeigt uns die Zeitspanne unserer Projekte in einem umfassenden Kalender an. Die Elemente sind entsprechend den Boards, in die sie gehören, farblich kodiert, damit wir wissen, wo wir für weitere Details nachsehen müssen!

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  • Das  Diagramm-Widget  generiert ein Diagramm auf Grundlage der Daten in unseren Boards. Das erste Diagramm (links) zeigt uns die Aufschlüsselung der Statusspalte in unserem Board „Projekt details“ und gibt uns einen Überblick über den Status aller Projekte.
  • Das zweite Diagramm ist ein Batterie-Widget, das uns einen Überblick darüber gibt, wie viele Projekte abgeschlossen sind und wie viele noch in Bearbeitung sind.

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  • Das Board-to-Globe-Widget ist ein interaktiver Globus, der die Geo-Standortdaten aus den Standortspalten auf unseren Boards wiedergibt. 

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Tipp: Schaue dir unbedingt unsere Dashboardzentrale an. Hier findest du Apps und Widgets mit denen du einen super übersichtlichen Workflow erstellen kannst!

 

 

Sei kreativ!

Diese drei Boards sind als Ausgangspunkt gedacht, um dir dabei zu helfen, deinen ersten monday.com-Workflow zu erstellen! Du kannst genau diese Boards in deinem Workflow verwenden, wenn sie zu deinem Projekt passen. Aber scheue dich nicht, zu experimentieren und all die tollen Funktionen auf monday.com auszuprobieren! Durchstöbere auch die anderen Vorlagen und die Spaltenzentrale, um alle Möglichkeiten zu sehen, wie du Spalten als Bausteine verwenden kannst, um dein eigenes, einzigartiges Board zu gestalten! Du kannst deine eigenen Automatisierungen erstellen und Integrationen aktivieren, um einen Workflow zu schaffen, der genau zu dir passt!

 

 

 

Wende dich bei Fragen an unser  Kundenerfolgsteam.  Wir sind rund um die Uhr für dich da und helfen gern :)