Wie können wir dir helfen?

Fortgeschrittenes Projektmanagement

Egal, ob es sich um Technologie, Konstruktion oder Hardware handelt, die Verwaltung des Lebenszyklus deines Projekts von der Ideenfindung bis zur Fertigstellung ist keine Herausforderung. Als Projektmanager (PM) wirst du einem Projekt zugewiesen, musst Prioritäten setzen, alle Ziele aufeinander abstimmen und deine Ressourcen in den verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus verwalten, während du deine Ergebnisse an interne und externe Interessenten kommunizierst. 

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du monday.com nutzen kannst, um den gesamten Projektlebenszyklus und seine Phasen zu optimieren. Wir zeigen dir, wie du einen Genehmigungsprozess, ein Programm (bestehend aus einer Sammlung von Projekten) und das einzelne Low-Level-Projekt-Board selbst erstellst. Wir werden uns mit den relevanten Ansichten und Dashboards in Verbindung setzen, mit denen du den Projektfortschritt besser überwachen und steuern kannst – alles miteinander verflochten und verbunden durch monday.com-Automatisierungen. 

 

Hinweis: Dieser Leitfaden deckt fortgeschrittene traditionelle Projektmanagement-Methoden und -Konzepte ab, ist jedoch für jeden relevant, der Projekte in einem beliebigen Bereich leitet. 

  

Richte dein Projektgenehmigungs-Board ein 

Der Eckpfeiler unseres Prozesses wird das Projektgenehmigungs-Board sein. Dieses Board wird einen nahtlosen Prozess schaffen, um alle zukünftigen Projekte und Ideen zu sammeln. Es ermöglicht den Interessenten, die geschäftlichen Anforderungen jedes Projekts zu überprüfen,  ein Projektbudget festzulegen, den entsprechenden PM zuzuweisen und nach der Genehmigung grünes Licht zu geben, um voranzukommen. Dieses Board ist hilfreich, wenn du an vertraglichen Projekten arbeitest oder wenn es von einem Komitee verwendet wird, um interne Vorschläge von Mitarbeitern des Unternehmens zu genehmigen.

Dieses Board ist so eingerichtet, dass alle neuen Anfragen empfangen werden und dann in die verschiedenen Gruppen oder Stufen übergehen, während sie geprüft und genehmigt werden. Die Spalten enthalten Details zu jedem Projekt, die wichtig sind, wenn es darum geht, ob das Projekt genehmigt oder abgelehnt werden soll.

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Projektideen über Formulare sammeln

monday.com Forms  hilft, den Prozess des Sammelns von Ideen, Vorschlägen oder Anfragen auf einem einzigen Board zu rationalisieren. Dank der Formularansicht kann jeder Interessent (Teammitglieder, Manager oder sogar externe Benutzer) seine/ihre Projektideen hinzufügen, indem er einfach die erforderlichen Felder ausfüllt, die zur Bewertung des geschäftlichen Bedarfs jedes Projekts beitragen.

Sobald eine neue Idee über das Formular hinzugefügt wurde, wird sie automatisch der Gruppe „Neue Anfragen“ am oberen Rand des Projektgenehmigungs-Boards hinzugefügt.

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Erstellen deines Programm-High-Level-Boards 

Sobald alle Projekte genehmigt sind, müssen wir sie auflisten, um den Überblick zu behalten. Das Programm-High-Level-Board wird dabei helfen. Während Projekte zeitlich begrenzte, einmalige Unternehmungen sind, enthalten Programme mehrere miteinander verbundene Projekte. Das Programm-High-Level-Board wird so aufgebaut sein, dass es hilft zu visualisieren, ob alle unsere genehmigten Projekte auf dem richtigen Weg sind, um ein größeres Geschäftsziel zu erreichen.

Dieses Board wird direkt und automatisch aus den genehmigten Projekten in unserem Projektgenehmigungs-Board erstellt. Lies weiter, um zu erfahren wie!

 

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Einbindung in das Programm-High-Level-Board

Um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen dem Projektgenehmigungs-Board und dem Programm-High-Level-Board zu ermöglichen, fügen wir eine Automatisierung hinzu. Automatisierungen sind hilfreich, um deine Workflows aufeinander abzustimmen, reibungslos zu gestalten und Zeit bei unnötigen manuellen Schritten zu sparen. 

Die erste Cross-Board-Automatisierung, die wir verwenden, ist die Erstellung eines Elements im Programm-High-Level-Board mit allen relevanten Informationen, sobald die vorgeschlagene Projektidee im Projektgenehmigungs-Board genehmigt wurde. Diese Automatisierung wird immer dann ausgelöst, wenn die Statusbeschriftung in „Genehmigt“ geändert wird.

 

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Sobald das neue Element im Programm-High-Level-Board erstellt wurde, bewegt es sich zwischen den verschiedenen Gruppen, um anzuzeigen, wo es steht (d. h. anstehende, laufende oder abgeschlossene Projekte). Es wird auch automatisch mit Hilfe von Automatisierungen durch die verschiedenen Gruppen auf dem Board verschoben, wenn die Statusspalte „Projektphase“ geändert wird. Wenn sich beispielsweise der Status von „Projektphase“ in „Abgeschlossen“ ändert, wird es in die Gruppe „Abgeschlossene Projekte“ verschoben. 

 

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Verwalten und Verfolgen jedes Projekts auf einem Low-Level-Board

Das Programm-High-Level-Board, das wir gerade gesehen haben, ist großartig, um das große Ganze zu sehen und sicherzustellen, dass wir bei all unseren Projekten auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Es ist jedoch nicht der Ort, an dem PMs und das Team ihre Projektaktivitäten in Bezug auf Zeitplanung, Aufwand und Kostenmanagement verwalten und nachverfolgen können - dies erfordert ein dediziertes Low-Level-Board. 

Um dieses Low-Level-Board zu erstellen, kommen auch hier wieder die Automatisierungen ins Spiel. Wenn sich der Status „Projektphase“ auf dem Programm-High-Level-Board in „Planung“ ändert, wird eine gesamte Projekt-Board-Vorlage erstellt. Dieses Board wird direkt in dem dafür vorgesehenen Ordner „Projekte“ erstellt. Von dieser Projektvorlage aus können die PMs beginnen, sich in die Details zu vertiefen und das Projekt voranzutreiben.

 

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Tipp: Um mehr über das Erstellen von Vorlagen auf monday.com zu erfahren, sieh dir diesen Artikel an.

 

Werfen wir einen Blick auf das gerade erstellte Board für Low-Level-Projekte, das wir für unseren Zweck Projekt Romeo nennen.

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Low-Level-Board - Projekt Romeo

Das Low-Level-Board, das aus dem obigen „Programm-High-Level“ Board erstellt wurde, bietet dem PM und dem Team eine lieferbarkeitsorientierte Aufteilung des Projekts in kleinere Komponenten oder Arbeitspakete. Dieses Board unterstützt alle Aspekte des Termin-, Aufwands- und Kostenmanagements. Lasst uns diese aufschlüsseln und sehen, wie jedes  einzelne mit Hilfe verschiedener Boardfunktionen auf dem Board implementiert werden kann.

 

  • Zeitplan-Management 

Einstellen von Basislinien und Abhängigkeiten 

Die Zeitleistenspalte auf diesem Board bietet uns die Möglichkeit, unsere Projekt-„Basislinie“ zu planen, den geplanten Zeitrahmen, in dem wir das Projekt abschließen möchten. Es gibt uns eine visuelle Möglichkeit, zu verstehen, wie sich die einzelnen Aktivitäten, aus denen das Projekt besteht, in Bezug auf die Zeit addieren. Wir können dann die Abhängigkeitsspalte (genannt „Vorgänger“) verwenden, um die verschiedenen Zeitleisten-Aktivitäten im Falle zukünftiger Änderungen zu verbinden - eine Änderung in einer Aktivität, wird zu einer Änderung in einer anderen führen.

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Geplant vs. Tatsächlich 

Jetzt, wo wir unsere Basislinie festgelegt haben, wird es zwangsläufig zu Änderungen in den Zeitleisten verschiedener Aktivitäten kommen. Um unsere geplante Basislinie im Vergleich zum tatsächlichen Fertigstellungstermin zu messen, haben wir eine Automatisierung erstellt. Dies hilft uns, das tatsächliche Datum der Fertigstellung zu dokumentieren, wenn die Status-Spalte der Aktivität auf „Erledigt“ wechselt.

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Sobald wir die Fertigstellungstermine ausgefüllt haben, können wir eine Formelspalte verwenden, um die Vorlauf- oder Nachlaufzeit für jede Aktivität wiederzugeben und sie später für verschiedene Berichte zu verwenden, um einen besseren Einblick in unseren Planungsprozess zu erhalten. 

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Formel: Die von uns verwendete Formel lautet: ROUND(DAYS({Baseline#End},{Actual Date of completion}),0)

 

Meilensteine

Meilensteine sind bestimmte Punkte entlang der Projektzeitleiste. Es ist wichtig, sie von anderen Aktivitäten unterscheiden zu können. Aus diesem Grund haben wir sie deutlich auf unserem Board und in unserer Zeitleiste aufgeführt. Das Setzen von Meilensteinen erfolgt ganz einfach, indem du auf ein bestimmtes Datum in deinem Zeitleisten-Popup-Fenster klickst und dann „als Meilenstein setzen“ wählst. Meilensteine werden in der Zeitleistenansicht und auf dem Board selbst in Form einer Raute deutlich visualisiert.

 

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Gantt-Diagramm

Wenn wir unser Board so einrichten, können wir das Projekt-Gantt-Diagramm nach den verschiedenen Projektphasen darstellen und die Meilensteine visuell von anderen regelmäßigen Aktivitäten unterscheiden. Dazu kann die Gantt-Ansicht hinzugefügt werden, die nach Aktivitäten und Meilensteinen pro Gruppe organisiert ist.

Bei der Ansicht des Gantt-Diagramms werden die Meilensteine übersichtlich nach Projektphasen als einzelne Symbole in der Ansicht dargestellt. 

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  • Aufwands-/Arbeitspensums-Management 

Jeder PM braucht eine Form von Struktur, um den für jede Aktivität erforderlichen Teamaufwand zu planen und zu aggregieren, um Engpässe zu erkennen und den Projektfortschritt voranzutreiben. 

Mit Hilfe der Arbeitspensum-Ansicht können wir das prognostizierte Aufwandsmanagement nach Teammitgliedern für das gesamte fortschreitende Projekt sehen. Hier kannst du sehen, wer Aktivitäten zu viel oder zu wenig zugewiesen ist, und das Arbeitspensum der Teammitglieder entsprechend anpassen.

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  • Kostenmanagement 

Verfolgung der tatsächlichen Ausgaben 

Es ist für jeden PM unerlässlich, die verschiedenen Ausgaben des Teams zu verfolgen, diese Ausgaben zu segmentieren und sicherzustellen, dass sie das für das Projekt genehmigte Budget nicht überschreiten. Um die Ausgaben effektiv zu verfolgen, haben wir eine Zahlenspalte auf diesem Projekt-Romeo-Board hinzugefügt, um die verschiedenen Ausgaben für jede Aktivität wiederzugeben, sowie eine Drop-down-Spalte , um den „Kostentyp“ zu verfolgen. 

 

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Diagramm-Ansicht

Die beiden oben genannten Spalten (Ausgaben und Kostentyp) helfen uns, unsere Kosten hinsichtlich der Kostensegmentierung besser zu analysieren. Eine Analyse kann mit der Diagrammansicht durchgeführt werden, indem man sie einfach so einstellt, dass die Aufschlüsselung der Kosten nach ihrem Typ angezeigt wird.

 

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Mit dem Liniendiagramm können wir auch die kumulierten Kosten im Vergleich zum genehmigten Budget anzeigen.

 

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Da hast du's. Alle notwendigen Voraussetzungen, um dein Projektboard auf niedriger Ebene einzurichten - jetzt kannst du dich um das Termin-, Workload- und Kostenmanagement kümmern, alles an einem Ort!  

 

Erhalte Einblicke aus allen Projektaspekten mit einem Dashboard

Dashboards sind eine großartige Möglichkeit, alle wichtigen Metriken an einem Ort anzuzeigen. Sie ermöglichen es dir, das Projektteam fokussiert und motiviert auf übergeordnete Ziele auszurichten und die Projektproduktivität zu steigern! 

Auf unserem „Projektdashboard“ haben wir die folgenden Widgets verwendet, um aussagekräftige Informationen anzuzeigen:

  • Übersichts-Widget - zur Darstellung des Gesamtprojektfortschritts anhand der Zeitleiste und des Status der „Erledigt“-Aktivitäten. 
  • Zeitleisten-Widget - zur Anzeige der gesamten Projektzeitleiste gruppiert nach den verschiedenen Phasen des Projekts.
  • Widget „Gefilterte Zahlen“- zur Anzeige der durchschnittlichen Vorlauf- oder Nachlaufzeit zwischen geplanten und tatsächlichen Fertigstellungsterminen.
  • Kreisdiagramm-Widget - um den Prozentsatz der abgeschlossenen Aktivitäten „termingerecht“ oder „verzögert“ anzuzeigen.

 

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  • Arbeitspensum-Widget - um die Arbeitsbelastung der verschiedenen Teammitglieder basierend auf dem erwarteten Aufwand und dem Aktivitätszeitrahmen zu verfolgen.
  • Balkendiagramm-Widget  - zum Vergleich des geplanten mit dem tatsächlichen Aufwand in verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus.

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Daten unterwegs mit der mobilen App einsehen und aktualisieren. 

Die mobile App ermöglicht es dir, mit deinem Team direkt und einfach per Smartphone zusammenzuarbeiten. Das ist perfekt, wenn du unterwegs bist und mit deinen Teammitgliedern in Kontakt bleiben willst. Sieh dir deine Dashboards, Boardansichten und Boards an und ziehe dein Handy aus der Tasche, um Informationen zu aktualisieren, sobald sie relevant werden! Du kannst die mobile App sogar im Offline-Modus nutzen, um mit deinem Team vom Feld aus zusammenzuarbeiten, oder sogar in der U-Bahn auf dem Weg zur Arbeit! Lies dir diesen Artikel durch, um loszulegen!

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Zusammenfassung 

Fassen wir unseren Projektmanagement-Workflow zusammen: 

  • Projekte werden über monday.com Forms auf der Plattform eingereicht und anschließend auf dem Board „Projektgenehmigungen“ überprüft und genehmigt.
  • Automatisierungen auf allen Führungsgremien generieren die genehmigten Projekte im Board „Programm-High-Level“, um dem Team einen Überblick über alle seine Projekte zu geben. 
  • Wenn sich der Status des Projekts in „Anlaufend“ auf dem Board „Programm-High-Level“ ändert, wird automatisch ein neues Low-Level-Projekt-Board im Projektordner erstellt und eine automatische Benachrichtigung an den entsprechenden Projektmanager gesendet. 
  • Das Low-Level-Projektboard dient dem Projektteam zur Verwaltung der verschiedenen Arbeitspakete und zur Messung der Ausführung ihrer Aktivitäten in den Bereichen Termin-, Kosten- und Auslastungsmanagement.
  • Das Team jedes Projekts hat außerdem die Möglichkeit, seine Risiken in der Programmrisiko-Registrierung zu dokumentieren und sie zur Überwachung, Analyse und Reaktion auf jedes Risiko zu nutzen.
  • Das Projektteam verfügt über ein dediziertes Projekt-Dashboard, das alle kritischen Aspekte der Projekte konsolidiert, die sie während der gesamten Projektdurchführung, Überwachung und Kontrollphasen verfolgen müssen. 

 

So bist du bereit, monday.com als Lösung für Projektmanagement-Informationen zu nutzen. 

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!