Möchtest du sehen, wie viel Zeit die Aufgaben deines Teams in deinen Boards in Anspruch nehmen? Mit dem Zeiterfassungs-Widget kannst du über mehrere Boards anzeigen, wie viel Zeit für Elemente aufgewendet wurde – sowohl auf individueller Ebene (für die zugeteilten Personen) oder für das gesamte Team! ⏱

Das ist perfekt für Ressourcenmanagement, denn so kannst du sicherstellen, dass die Arbeit gleichmäßig auf das Team verteilt ist, und es lassen sich leicht Berichte für fakturierbare Stunden erstellen.

 

Wie füge ich ein Widget hinzu?

Wenn du deinem Dashboard ein Widget hinzufügen möchtest, musst du zunächst wie unten gezeigt in der oberen linken Ecke der Dashboard-Willkomensseite auf den Button „Widget hinzufügen“ klicken. In der Widgetzentrale kannst du nun das Widget „Zeiterfassung“ ausfindig machen und auswählen. 

  

 

Wie erfolgt die Einrichtung?

In der rechten oberen Ecke deines Widgets, kannst du nun auf die drei Punkte klicken und die Option „Einstellungen“ aus dem Drop-down-Menü auswählen. Im rechten Bereich des jetzt geöffneten Einstellungsfensters kannst du dein Zeiterfassungswidget komplett individuell einstellen. Lass uns alle Einstellungen gemeinsam durchgehen!

• Boards und Gruppen

Unter „Boards“ wählst du zunächst bis zu fünf  Boards aus, die du in deinem Widget sehen möchtest, und unter „Gruppen auswählen“ wählst du aus, aus welchen Gruppen Daten angezeigt werden sollen.

Wir haben nur ein Board ausgewählt, das in unserem Zeiterfassungswidget angezeigt wird. Unser Board vertritt alle Hunde, die wir in unserem Hundeausführunternehmen ausführen, und verwendet die Zeiterfassungsspalte, um zu verfolgen, wie lang die Spaziergänge sind, um sicherzustellen, dass alle das richtige Maß an Bewegung bekommen!  Jede Gruppe hat eine andere Laufzeit, von Wochentagen, Nachmittagen und Abenden bis hin zu Wochenendmorgen und Abenden. Jedes Element ist einer unserer Kunden (die Hunde, natürlich!) Wir ordnen jedem Hund über die Personen-Spalte einen Hundeausführer zu und geben in unserer Status-Spalte an, an welchem Wochentag der Spaziergang stattfinden wird. 

 

 

• Zeiterfassung

Wenn du mehr als eine Zeiterfassungsspalte hast, wähle in deinem Widget unter „Zeiterfassung“ aus, welche du anzeigen möchtest. 

Wähle als Nächstes, wie du die erfasste Zeit gruppieren möchtest. Du kannst sie nach einer beliebigen Spalte auf deinen Boards gruppieren! Im folgenden Beispiel haben wir die erfasste Zeit nach der Statusspalte gruppiert, die uns die Gesamtzeit anzeigt, die unsere Hundeausführer an jedem Tag der Woche gelaufen sind. 

 

Im folgenden Beispiel haben wir uns für die Gruppierung der erfassten Zeit nach der Spalte „Personen“ entschieden. Auf diese Weise können wir sehen, wie viel Zeit insgesamt unter den Elementen, die jeder Person zugewiesen wurden, erfasst wurde.

 

Unten haben wir uns dazu entschlossen, unsere Zeiterfassung nach Zeiterfassungssitzungen zu gruppieren. Auf diese Weise können wir sehen, wie viel Zeit tatsächlich von jeder Person protokolliert wurde, unabhängig davon, wer diesem Element zugewiesen war. Diese Woche wurde beispielsweise geplant, dass Lea 6 Hunde ausführt, was etwa 6 Stunden dauert. Sie konnte diese Woche keinen ihrer Spaziergänge machen, daher bat sie Kayla, einzuspringen. In diesem Fall zeigt die Gruppierung nach der Personenspalte also die geplanten Spaziergänge, während die Gruppierung nach Zeiterfassungssitzungen die tatsächlichen Spaziergänge zeigt!

Dies ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer super hilfreich, wenn es um die Abrechnung von Stunden geht!

 

• Weitere Einstellungsoptionen

Als nächstes können wir unter „Weitere Einstellungsmöglichkeiten“ einen Zeitrahmen wählen! Hier kann man angeben, ob man alle Daten für einen Tag, eine Woche, einen Monat oder sogar ein Jahr sehen möchte! Im Beispiel unten haben wir „Wochen“ gewählt. Mit den Pfeilen können wir in unserem Kalender vor- und zurückgehen, um verschiedene Wochen anzuzeigen!

 

Wir können auch optional einen Alarm aktivieren, wenn eine Gruppe ihren Schwellenwert erreicht! In unserem Unternehmen möchten wir, dass unsere Hundeausführer versuchen, unter 8 Stunden pro Woche zu bleiben, daher haben wir unsere Schwelle auf 8 Stunden festgelegt. Dann haben wir die Farbe Rot gewählt, um die verfolgten Zeiten hervorzuheben, die unseren Schwellenwert überschritten haben. Wie du unten sehen kannst, ist Lindy diese Woche fast 10 Stunden spazieren gegangen und hat damit unsere Schwelle um fast 2 Stunden überschritten! Jetzt wissen wir, dass wir nächste Woche darauf achten müssen, damit alle unter dem Schwellenwert bleiben.

 

 

So kannst du das Widget anzeigen

Nachdem wir unsere Einstellungen festgelegt haben, können wir auswählen, wie dieses Widget in unserem Dashboard angezeigt werden soll. Wir können es anzeigen als:

• „Zeiterfassung“ zeigt nur die gesamte von unseren Boards erfasste Zeit
• „Tabelle“ zeigt die Gruppen von Elementen in allen unseren Boards genau so an, wie sie in jedem der Boards erscheinen würden. Dies ist eine wirklich großartige Option, wenn du die Zeit über mehrere Boards hinweg verfolgen möchtest und alle Boards gemeinsam im Blick haben musst
• „Geteilter Modus“ (wie im Bild unten zu sehen). Hier werden beide Ansichten miteinander kombiniert, so dass du deine Elemente in einer Kalenderansicht zusammen mit den Originaldaten aus deinen Boards sehen kannst.

 

Erfasste Zeit filtern

Wenn wir keine Zusammenfassung aller Informationen auf unserem Board sehen wollen, können wir auf das Filtersymbol klicken, um die Informationen herauszufiltern. 

Bei der Abrechnung der Stunden berücksichtigen wir die Wochenenden und am einfachsten ist es, wenn wir unsere Wochenendspaziergänge nach Hundeausführer filtern. Im Bild unten haben wir nach Gruppen gefiltert und „Wochenendmorgenspaziergänge" und „Wochenendabendspaziergänge“ ausgewählt. Dann haben wir nach einer unserer Hundeausführerinnen gefiltert, um zu sehen, wie viele Stunden sie am letzten Wochenende spazieren gegangen ist! Wenn wir unser Dashboard das nächste Mal öffnen und zu dieser Ansicht zurückkehren möchten, können wir in der rechten oberen Ecke auf „Filter speichern“ klicken. Unser Widget bleibt so lange gefiltert, bis wir in unserem Filtermenü auf „Löschen“ klicken. 

 

Unser Zeiterfassungs-Widget sieht in unserem Dashboard neben unseren anderen Widgets großartig aus!

 

Zusammenfassung der Zeiterfassung

Du möchtest eine Zusammenfassung der in den Elementen und Unterelementen deines Boards erfassten Zeiten erhalten? Aktuell zeigt das Zeiterfassungswidget nur die Gesamtzeiten deiner Elemente, nicht aber die Gesamtzeiten der Unterelemente an. Allerdings haben wir wie immer eine kinderleichte Lösung dafür parat 😉

Wenn du deinem Board eine Formelspalte hinzufügst, kannst du eine schnelle Lösung erstellen, die es dir erlaubt, eine Gesamtzusammenfassung der in deinen Elementen und Unterelementen erfassten Zeit zu erstellen. 

• Erstellen einer Zusammenfassung in einem übergeordneten Element 

Zunächst musst du in deinem übergeordneten Element eine Zusammenfassung deiner Unterelements erstellen, um die Zeiterfassungsspalte aus deinen Unterelementen heraus darzustellen. Wähle dann in der Zeiterfassungsspalte deines Unterelements die drei Punkte und anschließend die Option „Zusammenfassung in übergeordnetem Element anzeigen“ aus dem Drop-down-Menü aus.

 

• Hinzufügen einer Formelspalte

Anschließend kannst du deinem Board die Formelspalte hinzufügen, die es dir erlaubt, die Zeiterfassungsdaten deiner Unterelemente zusammenzufassen, sobald die genaue Formel eingestellt wurde. Wähle das „+“-Symbol rechts neben der letzten Spalte, um eine neue Spalte zu erstellen, und anschließend die „Formelspalte“ aus dem Drop-down-Menü. 

Gib die folgende Formel in die nun geöffnete Formelbox ein und klicke auf den blauen Button „Formel festlegen“: DIVIDE(SUM({Subitems Time Tracking}, {Time tracking}),3600)

• Erstellen eines neuen Diagramms 

In deiner Dashboardansicht oder in deinem Dashboard kannst du nun ein neues Diagramm erstellen. Um die Diagrammeinstellungen aufzurufen, wählst du in der rechten oberen Ecke deines Widgets die drei Punkte. In der Einstellungen der „X-Achse“ wählst du nun „Benennen“, um den Spaltentypen aufzurufen. 

In der Einstellungen der „Y-Achse“ wählst du anschließend unter dem Spaltentypen die Option „Formel“. 

Und schon zeigt dir das Diagramm die Zusammenfassung der in deinen Elementen und Unterelementen erfassten Zeit an 🪄

 

Solltest du weitere Fragen zum Zeiterfassungs-Widget haben, kannst du dich jederzeit an unser Kundenerfolgsteam wenden. Wir sind rund um die Uhr für dich da! 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!