Wie können wir dir helfen?

Erstelle deinen Vertriebs-Workflow mit monday.com

Die Leitung eines Vertriebsteams ist eine echte Herausforderung! Du musst nicht nur dein CRM ordentlich und organisiert halten, sondern auch sicherstellen, dass deine Leads rechtzeitig zugewiesen werden und deine Vertriebspipeline nicht verstopft ist. Dazu benötigst du einen einwandfreien Vertriebsprozess. Solide Vertriebsprozesse ermöglichen es dir nicht nur, dein Vertriebsteam wie eine gut geölte Maschine laufen zu lassen, sondern helfen dir auch dabei, deine Ziele zu erreichen. 

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du monday.com als Lead-Management, CRM und Vertriebspipeline nutzen kannst. Außerdem zeigen wir dir, wie du diesen Workflow mit Automatisierungen und Integrationen vollständig automatisieren kannst. Schließlich erfährst du, wie du unsere tollen Berichtsfunktionen nutzen kannst, um bessere Entscheidungen zu treffen und deine Ziele im Auge zu behalten. 🙌

 

Einrichtung eines Lead-Management-Boards

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Vertriebs-Workflows besteht in der Einrichtung eines Lead-Management-Boards. Durch die Implementierung eines guten Lead-Management-Prozesses wirst du keine Chancen mehr verpassen!

Das Leads-Board wird von den Sales Development Representatives (SDR) verwendet. Sie verfolgen jeden Lead und definieren, ob dieser qualifiziert oder unqualifiziert ist. Sobald sich ein Lead qualifiziert, wird er an das Vertriebsteam übergeben. 

 

Tipp: In dieser Anleitung erfährst du, wie du Schritt für Schritt ein Leads-Board erstellst.  

 

In diesem Beispiel haben wir unser Board in drei Gruppen aufgeteilt:  eine für die neu eingehenden Leads, eine weitere für die qualifizierten Leads und eine dritte für die unqualifizierten Leads. 

 

 

 

Erstelle ein Formular und erhalte direkt deine Leads 

Anstatt die Informationen deiner Kunden zeitaufwändig in die Plattform eingeben zu müssen, haben wir jetzt eine zeitsparende, kundenfreundliche Lösung geschaffen – Formulare von monday.com 

Sobald dein Leads-Board eingerichtet ist, kannst du auf dessen Basis ein Formular erstellen und es per Link oder durch Einbettung auf einer Website mit deinen Kunden teilen. Sobald ein neuer potenzieller Benutzer das Formular ausfüllt, wird automatisch ein neues Element auf dem Leads-Board in der Gruppe „neue Leads“ erstellt. 

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Relevante Daten zu deinen Leads mit Clearbit  

Wenn ein neuer Lead eingeht, ist es wichtig, dass deine Vertriebsmitarbeiter besser verstehen, wer der Lead ist und zu welchem Unternehmen dieser gehört. Clearbit kann all diese Informationen bereitstellen. Durch die Integration von Clearbit in monday.com werden die Informationen zu jedem deiner Leads automatisch in dein Lead-Board eingefügt.

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Dein SDR-Team muss nicht mehr selbst recherchieren! Mehr über die Clearbit-Integration erfährst du in diesem Artikel.

 

Zuweisung von Vertriebsmitarbeitern mit Automatisierungen

Automatisierungen sind eine großartige Möglichkeit, manuelle Handlungen zu reduzieren und Zeit zu sparen. Gehen wir zurück zu unserem Board für Lead-Management. Wir haben die folgenden Automatisierungen hinzugefügt: 

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Wenn ein Lead eintrifft, werden die Unternehmensinformationen automatisch in unserem Board über unsere Clearbit-Integration ausgefüllt (siehe oben). Dank der Automatisierungen werden unseren Sales Development Representatives (SDR) automatisch Leads zugewiesen, die auf der Unternehmensgröße basieren. 

 

Automatische Übergabe von qualifizierten Leads an das Vertriebsteam

Sobald sich ein Lead qualifiziert, wird er an das Vertriebsteam übergeben. Mit Automatisierungen kann jeder qualifizierte neue Lead automatisch in unsere CRM- und  Sales-Pipeline-Boards aufgenommen werden. Verabschiede dich von manueller Arbeit! 🙌

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Du kannst dann eine weitere Automatisierung sowohl für deine CRM- als auch für deine Sales Pipeline-Boards einrichten, um dich (oder einen beliebigen Teamleiter) zu benachrichtigen, sobald ein neuer qualifizierter Lead zum Board hinzugefügt wurde. 

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Lass uns einen kurzen Blick darauf werfen, wie wir unsere CRM- und Sales-Pipeline-Boards eingerichtet haben. 

 

Einrichtung eines CRM-Boards

Ein CRM ist ein zentraler Ort, an dem du alle Informationen zu deinen Kunden hinterlegen kannst. Außerdem kann das ganze Team den Status jeder einzelnen Kundenbeziehung leicht verfolgen. Es hilft dir dabei, Informationen zu speichern, auf die du jederzeit zugreifen kannst. 

In diesem Beispiel haben wir unser CRM-Board in drei Kategorien unterteilt: 

  • Eingehende Leads - diese Leads kommen direkt aus dem Lead Management-Board. Sie wurden von unseren Sales Dev Representatives (SDR) als potenzielle Kunden qualifiziert. Sie haben ein Testkonto eröffnet, sind aber noch nicht zu zahlenden Benutzern geworden.  
  • Aktive Benutzer – Diese Gruppe richtet sich an unsere aktiven und zahlenden Kunden
  • Verlorene Leads - Diese Leads wurden bereits von unserem Verkaufsteam kontaktiert, sind jedoch nicht daran interessiert, mit uns voranzukommen. 

Wir haben auch ein paar super nützliche Spalten hinzugefügt, wie E-Mail, Ort, Telefon und mehr!

 

Tipp: In dieser Anleitung erfährst du, wie du Schritt für Schritt ein CRM-Board erstellst  

  

   

Einrichtung deines Vertrieb-Pipeline-Boards

Eine gut funktionierende Vertriebspipeline ist ein entscheidender Teil dieses Arbeitsprozesses. Du kannst alle Leads überschauen, um die sich die Vertriebsmitarbeiter kümmern. Du siehst auf einen Blick, ob ein Vertriebsmitarbeiter zu viele Leads hat oder vielleicht nicht genug. Somit kannst du alle neu eingehenden Leads auf intelligente Weise zuweisen. 

In diesem Beispiel haben wir die folgenden Gruppen verwendet:

  • Neue Leads - Diese Leads kommen direkt aus dem Lead Management-Board. Sie wurden von unseren Sales Dev Representatives (SDR) als potenzielle Kunden qualifiziert. Sie haben ein Testkonto eröffnet, sind aber noch nicht zu zahlenden Benutzern geworden.
  • In Bearbeitung – Alles, was sich noch im Verkaufsprozess befindet und noch nicht abgeschlossen wurde
  • März, April usw... - Jede Gruppe steht für einen Monat. Immer, wenn ein Geschäft abgeschlossen wird (egal, ob es gewonnen oder verloren wurde), wird der Lead aus der Gruppe „in Bearbeitung“ in den entsprechenden Monat verschoben. 

 

 

Verbinde deine Boards mit der Spiegelspalte! 

Mit der Spiegelspalte kannst du Informationen aus anderen Boards in einem einzigen Board darstellen! In unserem CRM-Board haben wir einige Spalten des Vertriebs-Pipeline-Boards gespiegelt: 

  • Der Handelsvertreter
  • Die Verhandlungsphase 
  • Der Plan, den der Benutzer gekauft hat
  • Die Höhe des abgeschlossenen Geschäfts 

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Jedes Mal, wenn eine Aktualisierung im Vertriebs-Pipeline-Board vorgenommen wird, werden die Spalten des CRM-Boards automatisch aktualisiert! 🙌

 

Wende dich automatisch an Kunden – mit der E-Mail-Integration

Bist du es leid, E-Mails manuell an all deine Leads zu senden? Die E-Mail-Integration ist genau das, wonach du suchst. Mit den Gmail- und Outlook- Integrationen kannst du E - Mails in Aktionselemente umwandeln und alle automatisch aufeinander abstimmen, so dass alle nahtlos verbunden  bleiben. 

Gehen wir zurück zu unserem Sales Vertriebs-Pipeline-Board. Sobald ein neuer Lead hinzugefügt wurde, weist der Leiter des Vertriebsteams diesen Lead einem Vertriebsmitarbeiter zu. Sobald ein Vertriebsmitarbeiter zugewiesen wurde, wird im Namen dieses Vertriebsmitarbeiters eine automatische Willkommens-E-Mail an den Lead gesendet.

Die von uns verwendete Integrationsformel lautet wie folgt: 

 

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Du kannst sogar die E-Mail anpassen, die gesendet werden soll: 

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Lass uns unsere E-Mail-Integration mit diesem Rezept abschließen:

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Sobald der Lead antwortet, wird dessen Antwort direkt zum Update-Bereich des Boards hinzugefügt: 

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Und Voilà 🙌 Jetzt kannst du die Kommunikation mit deinen Leads direkt von monday.com aus verwalten.

 

Mit Formeln die aufgewendete Zeit berechnen

Mit der Formelspalte kannst du ganz einfach die Zeit berechnen, die für jeden Lead vom ersten Telefonat bis zum Abschluss aufgewendet wurde. Die hier verwendete Formel lautet wie folgt: 

  

Hinweis: DAYS({Closed Date},{Intro})

 

timespent.png

Dies ist eine super nützliche Information, wenn du zukünftige Umsätze aus Verkäufen prognostizieren willst. 

 

Du erhältst sofort eine Benachrichtigung, wenn ein Deal gewonnen wurde!

Mit der Twilio-Integration kannst du per Textnachricht eine Nachricht erhalten, sobald ein Geschäft abgeschlossen ist! Klicke in der Integrationszentrale auf Twilio und wähle dann die Formel unten aus: 

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Du kannst die SMS individuell anpassen! Sobald ein Geschäft gewonnen wurde, kannst du das Projekt an einen Kundenbetreuer übergeben, der sicherstellt, dass er/sie das Beste aus deinem Produkt herausholt. 

 

Verwende das Pivot-Board für tiefgreifende Berichte

Mit unserer Pivot-Board-Ansicht kannst du die verschiedenen Vertikalen deines Boards besser analysieren, indem du die Informationen zurechtschneidest. Da diese Ansicht vollständig flexibel und anpassbar ist, ermöglicht sie ein tiefergreifendes Reporting aus vielen verschiedenen Perspektiven. Du kannst diese Ansicht für jedes deiner Boards verwenden. 

Hier haben wir es auf unserem Vertriebspipeline-Board verwendet. Wir sind daran interessiert, die Gesamtprovision pro Mitarbeiter und Monat zu sehen. Wir erstellen unseren Pivot mit den Vertriebsmitarbeitern als Zeilen und den Gruppen (Monate) als Spalten. Dann werden wir die Werte als Summe der abgeschlossenen Beträge anzeigen: 

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Lass uns einen Schritt weiter gehen und dieses tolle Board in einer Heatmap ansehen! 

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Mit der Heatmap kannst du nun auf einen Blick die höchsten und niedrigsten Werte auf deinem Board erkennen. 🙌

 

Sammle Erkenntnisse von all deinen Boards in einem Dashboard

Dashboards  bieten eine tolle Möglichkeit, alles Wichtige an einem Ort zu sehen. So bleibt dein Team fokussiert und motiviert, die Ziele zu erreichen. Und das steigert die Produktivität! 

Mit 15 verfügbaren Widgets können Benutzer jetzt Projektfortschritte verstehen, das Budget verfolgen, die Arbeitsbelastung von Teammitgliedern einschätzen und vieles mehr! So kannst du dein Team auf die wichtigen Ziele konzentrieren, motivieren und die Produktivität steigern! In diesem Beispiel haben wir folgende verwendet:

  • Das Zahlen-Widget - zur Anzeige der Anzahl der qualifizierten Leads, der Anzahl der abgeschlossenen Deals und des verdienten Betrags für den Monat April.  
  • Das Diagramm-Widget - zur Anzeige des abgeschlossenen Betrags für jeden Vertreter sowie des Gesamtbetrags, der pro Monat verdient wurde. 

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  • Der Board-Globus - Zur Visualisierung deiner aktiven Leads in einem interaktiven Globus! 
  • Der Kalender- Zur Anzeige aller Importtermine des Monats mit dem Kalender-Widget. 

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Erstellen eines Vertriebs-Leader-Boards

Nutze ein Vertriebs-Leader-Board, um die Leistung deines Teams nebeneinander darzustellen! So kannst du auf einen Blick sehen, welche Mitglieder vor oder hinter dem Ziel liegen. Dies schafft Transparenz und motiviert dein Team, ihr Bestes zu geben!

In diesem Beispiel haben wir das Zahlen-Widget verwendet, um den geschlossenen Gesamtbetrag und die durchschnittliche Zeit pro Geschäft anzuzeigen. 

Wir haben auch das Diagramm-Widget verwendet, um die Leistung jedes Vertriebsmitarbeiters sowie die erzielte Provision anzuzeigen. 

Schließlich haben wir das Text-Widget verwendet, um unser Ziel für den Monat April hinzuzufügen. 

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Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen: 

  • Neue Leads werden über ein Formular zum Lead-Management-Board hinzugefügt
  • Die Clearbit-Integration füllt dieses Board automatisch mit spezifischen Daten zu jedem neuen Lead, wie z. B. der Branche, der Unternehmensgröße usw..
  • Mit den Automatisierungen wird jeder SDR je nach Unternehmensgröße automatisch einem Lead zugewiesen.
  • Sobald ein Lead qualifiziert ist, wird er automatisch in das CRM in die Sales Pipeline Boards verschoben und an das Vertriebsteam übergeben. 
  • Der Vertriebsteamleiter weist jeden neuen qualifizierten Lead einem Vertriebsmitarbeiter zu. Damit wird im Namen des Vertriebsmitarbeiters eine Begrüßungs-E-Mail an den Lead gesendet. Die gesamte E-Mail-Kommunikation wird dann innerhalb von monday.com abgewickelt. 
  • Jede Phase des Verkaufszyklus wird ebenfalls auf dem CRM-Board mit der Spiegelspalte ausgefüllt. 
  • Sobald ein Geschäft gewonnen wurde, erhält der Teamleiter dank der Twilio-Integration eine Textnachricht darüber und übergibt den neuen Benutzer an einen Account Manager. 
  • Schließlich werden wir die Dashboards und Board-Ansichten nutzen, um nützliche Erkenntnisse zu gewinnen und immer den Überblick über unsere Ziele zu behalten. 

 

Und schon sind wir bereit, monday.com als Workflow-Lösung für den Vertrieb zu nutzen!

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!