Wie können wir dir helfen?

Im Homeoffice arbeiten mit monday.com

 

Immer mehr Teams arbeiten heutzutage im Homeoffice. Es gibt viele Dinge zu beachten, wenn man im Homeoffice arbeitest - die Verwaltung des Zeitplans deines Teams, die Kommunikation über verschiedene Plattformen und die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur. So viel zu beachten - lass dir doch von monday.com bei der Arbeit helfen!

 

Verwalte den Zeitplan deines Teams

Als erstes musst du wissen, wer wann arbeitet. Bei Homeoffice-Teams sind deine Mitarbeiter möglicherweise über verschiedene Zeitzonen verteilt. Überlege dir, ein Board zu erstellen, um deine wöchentlichen Schichten zu planen.

In diesem Beispiel ist jedes Element ein Tag. Jede Spalte ist eine Personen-Spalte. Indem du jede Personen-Spalte mit einer Schicht und den entsprechenden Arbeitszeiten beschriftest, erhält dein Team eine schnelle Übersicht darüber, wer wann arbeiten soll und wer gemeinsam arbeitet:

week.png

Mit diesem Board kannst du ebenfalls Personalbedürfnisse und -verfügbarkeit nachverfolgen: 

week2_1.png

In diesem Beispiel ist die Spalte "Mindestpersonalbedarf" eine Zahlen-Spalte. Die Spalte "Mitarbeiter gesamt" ist eine  Formel-Spalte, in welcher die Mitarbeiter über alle Planungssegmente hinweg mit dieser Formel gezählt werden:

{8-5 EST//9-6 CST//5-4 PST#Count}+{9-6 EST//8-5 CST//6-3 PST#Count}+{10-7 EST//9-6 CST//7-4 PST#Count}+{11-8 EST//10-7 CST//8-5 PST#Count}+{PTO/OOO#Count}

 Und die Spalte "Abwesend" ist eine Formel-Spalte, welche die Anzahl der Mitarbeiter in der Spalte "PTO/OOO" (im Urlaub, Out of Office) mit dieser Formel zählt:

{PTO/OOO#Count}

 

Du kannst eine dritte Formel-Spalte hinzufügen, welche die geplanten Mitarbeiter zählt ("Mitarbeiter gesamt" minus "PTO/OOO") und diese Zahl mit der Mindestanzahl der Mitarbeiter vergleicht, die für den Betrieb benötigt werden. So erhältst du einen schnellen Überblick über deinen Personalbestand.

In diesem Beispiel zeigt die Formel-Spalte "KRITISCH" an, wenn die Anzahl der geplanten Personen nicht genug ist, um den geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die Formel zeigt die Worte "Personalbedarf prüfen" an, wenn die Anzahl der geplanten Personen innerhalb von 10 % des kritischen Bereichs liegt:

week3.png

Die in der Spalte "Personal?" verwendete Formel ist:

IF(IF(AND(MINUS({Total Employees},{Out})<ADD({Minimum Staff Needed},(DIVIDE(MULTIPLY({Minimum Staff Needed},10),100))),MINUS({Total Employees},{Out})>{Minimum Staff Needed}),"true","false")="true","Check Staffing",IF((MINUS({Total Employees},{Out}))<{Minimum Staff Needed},"CRITICAL","normal"))

Mit der Formel-Spalte auf deinem Board ist die Verwaltung deines Teams ein Kinderspiel! 🎉 

 

 

Kommunizieren

Während der Arbeit im Homeoffice ist Kommunikation am wichtigsten. Der Schlüssel sind die Werkzeuge, die du benötigst, um klar und einfach zu kommunizieren. Dafür haben wir den Updates-Bereich geschaffen.

  • Updates-Bereich

Halte Gespräche über Projekte, Meetings, Ideen und dein internes Wissen auf dem Laufenden, indem du den Updates-Bereich verwendest. Oder lass dein Team einfach wissen, dass du dich auf die Zusammenarbeit mit ihnen freust!

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Du und dein Team leisten hervorragende Arbeit. "Like" ein Update, um deine Zustimmung zu zeigen oder verwende Emojis in deinen Antworten:

Updates.gif

Für weitere Informationen zur effizienten Kommunikation schau dir auf monday.com diesen Guide an. 

 

  • Slack-Integration

Muss dein Team über mehrere Plattformen kommunizieren? Sieh dir unsere Slack-Integration an. Mit der Slack-Integration kannst du deine Updates in Nachrichten verwandeln.

Für dieses Beispiel beziehen wir uns wieder auf das Board "Wöchentliche Schichten". Nehmen wir an, dass du jedes Mal, wenn ein Update gepostet wird, das einen Schichtwechsel oder PTO anfordert, ein Update in deinem Slack-Channel, #scheduling, erhalten möchtest. Wir können diese Formel verwenden: "Wenn ein Update gepostet wird, sende es an einen Channel"

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Auf diese Art ist es egal, welche Plattform gerade deine Aufmerksamkeit hat, wenn dein Team sich eine Auszeit wünscht:

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Du bist der erste, der es weiß.

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Ziele im Blick behalten

Wenn ein Team die gleiche Vision vor Augen hat, kann es fast alles erreichen! Sobald du also den Zeitplan deines Teams festgelegt hast, solltest du sicherstellen, dass alle Beteiligten sich darüber einig sind, worauf das Unternehmen hinarbeitet. Was sind die KPIs und Erwartungen? Informiere dein Team mit Dashboards

Dashboards sind der beste Weg, um dein Team zu motivieren und Ziele zu fokussieren. Mit den vielen verschiedenen Widgets, die zur Verfügung stehen, kannst du dein Dashboard genau so anpassen, wie du es willst! Hier sind ein paar Beispiele für Widgets, die du verwenden kannst: 

  • Batterie-Widgetzur Nachverfolgung des Gesamtfortschritts deines Teams und seiner Projekte
  • Countdown-WidgetWenn du weißt, wie viel Zeit noch bis zu deinem Ziel oder einer Veranstaltung bleibt, steigt die Motivation, die Aufgabe schneller zu erledigen, da dir ein Gefühl von Dringlichkeit vermittelt wird.
  • Arbeitspensum-WidgetSieh auf einen Blick, wer über Kapazität verfügt, und weise anstehende Aufgaben entsprechend zu. 
  • Das Playlist-Widget - Ohne Musik wäre das Leben nur ein Fehler. Spiele deine Favoriten direkt über dein Dashboard ab🎶

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Verwalte deine Meetings

Die Hälfte des Spaßes bei der Arbeit im Homeoffice ist die Verbindung zu deinem Team. Meetings können dabei helfen, auf den selben Stand zu kommen oder eine Gelegenheit sein, mit den Kollegen abzuhängen.

  • Zoom-Integration

Falls du es noch nicht gehört hast, monday.com ist jetzt mit Zoom integrierbar! Nachdem du die Integration eingerichtet hast, werden alle Meetings, die du initiierst, in der dafür vorgesehenen Gruppe auf deinem Board veröffentlicht. Wenn dein Meeting beginnt, wird ein Element für das neue Meeting erstellt und ein Update mit dem Text "Meeting gestartet" veröffentlicht:

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Stelle sicher, dass deine Meetings vollständig besucht werden, indem du die Automatisierung einrichtest "Wenn ein Update gepostet wird und Schlüsselwörter enthält, jemanden benachrichtigen":

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Wenn du dein Team für das Board anmeldest und auswählst, dass deine Board-Abonnenten benachrichtigt werden sollen, erhalten diese die von dir angepasste Benachrichtigung, wenn das Meeting beginnt. Die Benachrichtigung kann wie folgt aussehen:

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Wenn sie auf die Benachrichtigung klicken, werden sie zum entsprechenden Board weitergeleitet, wo sie auf die Zoom-Meeting-ID klicken können, um dem Meeting beizutreten:

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Und dein ernannter Mitschreiber kann den Bereich "Updates" verwenden, um alle Meetingnotizen aufzuzeichnen:

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Eine Anleitung zum Einrichten der Zoom-Integration findest du unter dieser hilfreichen Ressource.

 

  • Kalender-Integration

Wenn du möchtest, kannst du Meetings im Voraus planen und unsere Kalenderintegration verwenden, um die Ereignisse mit deinem Kalender zu synchronisieren:

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Wie du dich auch entscheidest, deine Meetings zu verwalten, monday.com lässt dich nicht im Stich!

 

Erstelle eine Wissensdatenbank

Wie willst du all das erarbeitete Wissen aus euren Meetings teilen? Natürlich mit Boards! Und was gibt es besseres, um den Überblick über deine Boards zu behalten, als einen Board-Index zu erstellen? Stell dir das als interne Wissensdatenbank vor.

Im folgenden Beispiel haben wir Prozesse als eine Gruppe und Boards als eine andere Gruppe aufgelistet. Wir verwenden die Link-Spalte, um Text auf die relevanten Boards zu verlinken. Die Erstellungsprotokoll-Spalte dokumentiert, wann ein Element erstellt wurde. Versuche schließlich, die Zuletzt aktualisiert-Spalte zu verwenden, um nachzuverfolgen, wie aktuell die Informationen auf dem Board sind.

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Ideen teilen und Wünsche äußern

Auch wenn du vom Homeoffice aus arbeitest, kannst du mit deinen Ideen Einfluss auf das gesamte Unternehmen haben! Überlege dir, ein Board zu erstellen, auf dem dein Team Gedanken zu Verbesserungen und Innovationen hinzufügen kann.

Du kannst Status-Spalten hinzufügen, um zu kategorisieren, welche Bereiche des Unternehmens von der Änderung betroffen sein könnten und stelle den Status jedes Vorschlags dar.

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Zeige Kultur

Kultur muss dem Homeoffice nicht zum Opfer fallen. Du kannst in deinem monday.com-Konto Gelegenheiten zum Engagement schaffen. Erstelle ein Board, auf dem das Team Bilder von Arbeitsplätzen, Playlists und persönliche Tipps für die Arbeit zu Hause teilen kann!

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Oder erstelle ein Board, auf dem das Team Online-Ressourcen austauschen kann:

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Lass einen Teamkollegen einen virtuellen Fitness-Kurs leiten. Sammle Ressourcen, um sicherzustellen, dass die Kleinen unterhalten werden! Postet Bilder von euren Haustieren oder dem neuesten Rezept Abenteuer. Plaudert über Abendpläne. Die Möglichkeiten sind endlos. Wirf einen Blick auf den Blogbeitrag unseres Teams, um dich inspirieren zu lassen, wie man die Kultur auch bei der Arbeit von zu Hause aus aufrechterhalten kann. 😄

 

Wenn du alles über Homeoffice erfahren möchtest, besuche unseren Homeoffice-Blog. Und zögere nicht, dich bei allen Fragen an unser Team unter support@monday.com zu wenden. Wir sind für dich da!