Wie können wir dir helfen?

Boardübergreifende Automatisierungen

 

Hast du Boards auf monday.com, die separate Projekte und Aufgaben organisieren, aber trotzdem Informationen enthalten, die sich direkt auf einander beziehen? 

Board-übergreifende Automatisierungsvorlagen bieten die Möglichkeit, dass Boards miteinander interagieren, indem eine Aktion in einem Board eine Aktion in einem ganz anderen Board auslöst.

Viele dieser Vorlagen werden auch verbundene Elemente über verschiedene Boards hinweg verknüpfen. Diese Automatisierungsvorlagen bieten eine neue Ebene für die Zusammenarbeit im Team und ermöglichen ihm, miteinander verbundene Projekte nahtlos und kohärent zu verwalten. 

 

So fügst du eine benutzerdefinierte Automatisierung hinzu

Benutzerdefinierte Automatisierungen ermöglichen es dir, neue Automatisierungskombinationen zu erstellen, die auf die Bedürfnisse deines Teams zugeschnitten sind und sich perfekt in deinen spezifischen Workflow einfügen.

Um eine benutzerdefinierte und Board-übergreifende Vorlage zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zur Automatisierungszentrale oben in deinem Board:Group 64 - 2024-10-28T142123.681.png

 

Wähle dort Benutzerdefinierte Automatisierungen hinzufügen aus:Group 64 - 2024-10-28T123534.481.png

 

Als Nächstes musst du deinen Trigger auswählen. Ein Trigger kann eine Spalte in deinem Board (wie Status, Person, Datum usw.) oder eine Aktion enthalten, die in deinem Board stattfindet (wie Element erstellt, Element in Gruppe verschoben usw.).

 

Für dieses Beispiel wählen wir „Wenn sich der Status zu etwas ändert“. Dann wählen wir die Aktionen aus, die als Folge des gewählten Triggers auftreten sollen.

Um eine Board-übergreifende Automatisierungvorlage zu erstellen, wählen wir zunächst den Vorlagenbaustein „Element im Board erstellen und Boards verbinden“ aus:Untitled design (76).gif

 

Nun richten wir den Baustein „Element im Board erstellen und Boards verbinden“ ein!Screenshot 2024-10-28 at 12.55.46 1.png

 

Das war's! So sieht diese benutzerdefinierte Automatisierung in Aktion aus:Untitled design (77).gif

 

Automatisierungsvorlage hinzufügen

Um die entsprechende Board-übergreifende Vorlage zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zur Automatisierungszentrale oben in deinem Board:Group 64 - 2024-10-28T142123.681.png

 

Dort kannst du verschiedene Vorlagen wählen und eine Board-übergreifende Automatisierung einrichten, die deinen Workflow unterstützt. Suche nach „im Board” oder „in einem anderen Board”, um relevante Vorlagen leicht zu finden: Screenshot 2024-10-28 at 14.23.21 1.png

 

Scrolle nach unten, um weitere Board-übergreifende Vorlagen zu sehen. Es stehen viele Optionen zur Auswahl!

 

Hinweis: Für das boardübergreifende Zuordnen, muss die Spalte, die du zuordnen möchtest, auf beiden Boards vorhanden sein. Außerdem werden die Informationen im Abschnitt „Updates” nur verschoben, wenn „Element verschieben“ Automatisierungen verwendet werden, nicht aber bei der Verwendung von Automatisierungen, die neue Elemente erstellen. 

 

 

Mapping von Spalten

Falls die von dir gewählte Vorlage ein Element erstellt oder verschiebt, hast du die Möglichkeit zu bestimmen, welche Informationen auf das gewählte Board übertragen und wo diese Informationen innerhalb der Struktur des gewählten Boards platziert werden. Dies wird als Mapping bezeichnet. 

 

Hinweis: Wenn du Elemente verschiebst, die mit dritten Apps über die Integrationsspalte miteinander verbunden sind, wird die Verknüpfung unterbrochen. Das bedeutet, dass das Element nicht mehr mit der im Originalboard eingerichteten Integration verbunden ist, wenn es in ein anderes Board verschoben wird. 

 

Unterelemente werden verschoben, wenn du eine „Element in Board verschieben“ Automatisierung verwendest. Wenn dein Element über ein Unterelement verfügt, erfolgt die Zuordnung von Unterelementen automatisch für dich.

Wenn der Spaltentyp des Unterelements und der Titel der Spalte des Unterelements sowohl im Board, in dem du die Automatisierung eingerichtet hast (Ursprungs-Board), als auch in dem Board, in das das Element verschoben werden soll (Empfänger-Board), identisch sind, werden die Werte in den Spalten des Unterelements übernommen.

Einige Informationen werden in keinem Fall übertragen. Zu den „statischen“ Spaltentypen, die derzeit beim Mapping nicht unterstützt werden, gehören Abhängigkeit, Verknüpfung mit Element, und Zeiterfassung.

Wenn du ein Element zuordnest, werden statische Spalten nicht mehr mit einem blauen Plus-Zeichen versehen:Screenshot 2024-10-28 at 14.32.55 1.png 

Hinweis: Um Spaltenwerte zuzuordnen, müssen sich die zugeordneten Spalten auf dem Quellboard und auf dem Empfängerboard befinden.  Wenn du die Spalte sehen, die du zuordnen möchtest, aber kein blaues +-Zeichen, bewege den Mauszeiger über das leere Feld (d. h. mit der Spalte Dateien).

Match-Vorlagen verstehen

Im Rahmen unserer Board-übergreifenden Automatisierungen haben wir ein paar Vorlagen, bei denen es darum geht, dieselben Daten zwischen Elementen auf zwei verschiedenen Boards abzugleichen, um sie zu verbinden. Um diese Vorlagen zu finden, suche in der Automatisierungszentrale nach „Match“Screenshot 2024-10-28 at 14.34.49 1.png.

 

Diese Vorlagen funktionieren, indem dieselben Datenpunkte von zwei separaten Boards, wie in der von dir gewählten Vorlage definiert, identifiziert, und dann die Elemente, bei denen die Daten übereinstimmen, mit einer Spalte „Boards verbinden“ miteinander verknüpft werden. 

 

Konfigurieren einer „Match“-Vorlage

Betrachten wir doch mal die folgende Vorlage:

Wenn sich eine Spalte ändert, verbinde das Element, bei dem der neue Wert mit dieser Spalte übereinstimmt, in einem anderen Board.

Mit dieser Vorlage wollen wir Elemente zwischen einem Board und einem anderen verbinden, wenn die Inputs Verbesserter Text und Name übereinstimmen.

Screenshot 2024-10-28 at 14.40.17 1.png

 

Wenn nun ein Element in der Spalte „Verbesserter Text“ des aktuellen Boards denselben Namen trägt wie das Board „Produkteinführung“, werden die beiden Elemente sofort in der ausgewählten Spalte „Boards verbinden“ verbunden.

 

Unterstützte Spaltentypen für Match-Vorlagen

Zu den von den Match-Vorlagen unterstützten Spaltentypen gehören: Elementname, Personen-Spalte, Datum-SpalteStatus-SpalteZahlenspalteZeitleistenspalteLink-SpalteTelefon-SpalteE-Mail-SpalteText-SpaltePriorität-SpalteLabel-Spalte.

 

Match-Vorlage – Best Practices

Best Practice
  • Es sollten nicht mehr als zwei Vorlagen der gleichen Automatisierung in einem Board verwendet werden.
  • Wir empfehlen, die Match-Automatisierung auf dem Board vorzunehmen, das am häufigsten aktualisiert wird, und nicht auf dem Board, das eher statisch bleibt.
  • Match-Automatisierungen verbinden nur das erste passende Element im spezifischen Board.
  • Match-Automatisierungen können jeweils nur eine Kondition für den Abgleich unterstützen.
  • Die Spaltenwerte müssen identisch sein, um übereinstimmen zu können; Groß- und Kleinschreibung wird beachtet! Also wird „Schmidt“ nicht mit „schmidt“ übereinstimmen.
  • Die Automatisierung, die den „Wechsel der verbundenen Spalten“ verwendet, wird nicht ausgelöst, wenn das verbundene Board nicht manuell, sondern über eine „Match“-Automatisierung verbunden wird.

 

Einschränkungen

Match-Vorlage – Einschränkungen
  • Match-Automatisierungen unterstützen nicht:
    • Drop-down-Spalte 
    • Unterelemente
  • Match-Automatisierungen unterstützen die folgenden Spalten:

    • Personenspalte

    • Datumsspalte

    • Statusspalte

    • Zahlenspalte

    • Zeitleisten-Spalte

    • Die Link-Spalte

    • Telefon-Spalte

    • E-Mail-Spalte

    • Textspalte

    • Prioritätenspalte

    • Labelspalte

  • Wenn eine „Match"-Automatisierung für 500 oder mehr Elemente ausgelöst wird, kann es sein, dass die Funktionalität nicht immer gegeben ist. Das ist normal für eine Beta-Automatisierung.

  • Wenn es keine erste Übereinstimmung gab, versucht die Automatisierung, 5 weitere Male im Abstand von 50 Sekunden zu laufen. Wenn 5 Minuten verstrichen sind und kein Treffer erzielt wurde, wird die Automatisierung nicht erneut versuchen, zu starten.
    • In diesem Fall kannst du versuchen, die Automatisierung erneut auszulösen. Es gibt auch keine Garantie, dass der zweite Versuch erfolgreich sein wird.

 

Board-übergreifendes Beispiel

Beispiel #1

Ein Projektmanagement-Team hat ein Iterations-Board auf hoher Ebene. In diesem Board werden alle Aufgaben aufgelistet, so dass das ganze Team einen klaren Überblick über jede Iteration hat.Screenshot 2024-10-28 at 15.08.39 1.png

 

Das Team braucht auch identische Aufgaben, die auf Detail-Boards von Teammitgliedern erstellt werden. Sie werden die folgende Standard-Automatisierungsvorlage verwenden:

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Mit dieser Vorlage wird, wenn die ausgewählte Person einem Element zugewiesen wird, ein neues Element in dem unter „anderes Board” ausgewählten Board erstellt.

 

Hinweis: Wenn du auf das Feld „sie verbinden” klickst, kannst du eine „Boards verbinden”-Spalte auf dem ausgewählten Board im Feld „anderes Board" hinzuzufügen. 

 

Für Automatisierungszwecke wird das Verschieben eines Elements zu einem Board nicht als neues Element betrachtet. Wenn du also im Empfänger-Board eine Automatisierung festgelegt hast, dass du benachrichtigt wirst, wenn ein neues Element hinzugefügt wird, wird sie nicht ausgelöst.

 

 

Möchtest du mehr über unsere zahlreichen Automatisierungen erfahren? Dann lies einfach diesen Artikel!

 

 

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