Wie können wir dir helfen?

Boardübergreifende Automatisierungen

Hast du Boards auf monday.com, die separate Projekte und Aufgaben organisieren, aber trotzdem Informationen enthalten, die sich direkt auf einander beziehen? 

Board-übergreifende Automatisierungsformeln bieten die Möglichkeit, dass Boards mit einander interagieren, indem eine Aktion auf einem Board eine Aktion auf einem ganz anderen Board auslöst.  Viele dieser Formeln werden auch zusammenhängende Elemente über Boards hinweg verbinden.

Diese Automatisierungsformeln fügen der Teamarbeit eine ganz neue Ebene hinzu und erlauben deinem Team miteinander verknüpfte Projekte nahtlos und konsistent zu verwalten.

 

So fügst du eine benutzerdefinierte Automatisierung hinzu

Benutzerdefinierte Automatisierungen ermöglichen es dir, neue Automatisierungskombinationen zu erstellen, die auf die Bedürfnisse deines Teams zugeschnitten sind und sich perfekt in deinen spezifischen Workflow einfügen.

Um eine benutzerdefinierte und boardübergreifende Formel zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zur Automatisierungszentrale oben auf deinem Board:

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Wähle dort „Benutzerdefinierte Automatisierungen erstellen“ aus:

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Wähle einen Trigger aus. Ein Trigger kann eine Spalte auf deinem Board (z. B. Status, Person, Datum usw.) oder eine Aktion enthalten, die auf deinem Board stattfindet (z. B. Element erstellt, Element in Gruppe verschoben usw.). Für dieses Beispiel wählen wir „Wenn ein Status sich zu etwas ändert“ aus. Auf unserem Board verwenden wir die Spalte „Versucht?“ und „Ja“ aus.

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Dann wählen wir die Aktionen aus, die als Folge des gewählten Triggers auftreten sollen. Um eine boardübergreifende Automatisierungsformel zu erstellen, wählen wir zunächst den Formelblock „Element auf dem Board erstellen & Boards verbinden“ aus:

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Lass uns nun den Block „Element auf dem Board erstellen und Boards verbinden“ einrichten!

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Die Schritte zur Einrichtung dieses Blocks sind:

1. Wähle das Board aus, auf dem du das neue Element erstellen möchtest. In diesem Fall wollen wir ein neues Element zu „Cassandra hat es ausprobiert“ erstellen, um die Restaurants zu verfolgen, die wir ausprobiert haben.

2. Wir verknüpfen die Informationen des Elements (oder des Restaurants), das wir auf dem Local Lunch Spots-Board ausprobiert haben, mit dem neuen Element, das wir auf dem Cassandra Tried It!-Board erstellen.

3. Wir wählen das Board aus, auf dem wir die Verbindung zwischen diesen beiden Elementen anzeigen wollen.

4. Dann wählen wir die Spalte, in der wir diese Verbindung anzeigen wollen. Wenn du noch keine Boards verbinden Spalte auf deinem Board hast, kannst du während der Einrichtung dieser Formel eine erstellen, indem du auf „Neue Spalte hinzufügen“ klickst.

5. Klicke auf „Automatisierung erstellen“, um den Vorgang abzuschließen.

Das war's! So sieht diese benutzerdefinierte Automatisierung in Aktion aus:

CrossBoardInAction.gif

 

So fügst du eine Standard-Automatisierung hinzu

Um die entsprechende boardübergreifende Formel zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zum Automatisierungs-Store in der oberen Leiste deines Boards:

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Dort kannst du verschiedene Formeln wählen und eine boardübergreifende Automatisierung einrichten, die deinen Arbeitsablauf unterstützt. Versuche „im Board” oder „in einem anderen Board” zu suchen, um relevante Formeln leicht zu finden: 

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Scrolle unbedingt nach unten, um mehr Board-übergreifende Formeln zu sehen:

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Es gibt viele Optionen, aus denen du wählen kannst!

 

Hinweis: Für das boardübergreifende Zuordnen, muss die Spalte, die du zuordnen möchtest, auf beiden Boards vorhanden sein. Außerdem werden die Informationen im Abschnitt „Updates” nur verschoben, wenn „Element verschieben“ Automatisierungen verwendet werden, nicht aber bei der Verwendung von Automatisierungen, die neue Elemente erstellen. 

 

 

Zuordnen von Spalten

Falls die von dir gewählte Formel ein Element erschafft oder verschiebt, hast du die Möglichkeit zu bestimmen, welche Informationen auf das gewählte Board übertragen werden und wo diese Informationen innerhalb der Struktur des gewählten Boards platziert werden. Dies wird als Zuordnen bezeichnet. Sieh dir den Abschnitt „Zuordnen” im Artikel Automatisierungen an, um mehr zu erfahren.

Unterelemente werden verschoben, wenn du eine „Element in Board verschieben“ Automatisierung verwendest. Du hast jedoch keine Möglichkeit, das Unterelement zuzuordnen, wenn du diesen Automatisierungstyp einrichtest. Wenn dein Element über ein Unterelement verfügt, erfolgt die Zuordnung von Unterelementen automatisch für dich. Solange der Spaltentyp auf dem Unterelement und der Titel der Spalte auf dem Unterelement auf dem Board gleich sind, auf dem du die Automatisierung (Ursprungs-Board) und das Board, auf dem du das Element verschieben möchtest, eingerichtet hast, werden die Werte in deinen Unterelementspalten übernommen.

Unabhängig davon, ob es sich um ein Element oder ein Unterelement handelt, das verschoben wird, werden einige Informationen nicht übernommen. Die folgenden Spaltentypen werden als „statisch” angesehen und werden derzeit nicht beim Zuordnen unterstützt:      

  • Mirror
  • Abhängigkeit
  • Mit einem Item verlinken
  • Dateien
  • Zeiterfassung

Wenn du ein Element zuordnest, werden statische Spalten nicht mehr mit einem blauen + Zeichen versehen:


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Hinweis: Um Spaltenwerte zuzuordnen, müssen sich die zugeordneten Spalten auf dem Quellboard und auf dem Empfängerboard befinden. 

 

Boardübergreifende Beispiele 

Beispiel #1

Ein Projektmanagement-Team hat ein Iterationsboard auf hoher Ebene. Auf diesem Board werden alle Aufgaben aufgelistet, so dass das ganze Team ein klares Bild von jeder Iteration hat.

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Das Team braucht auch identische Aufgaben, die auf Detail-Boards von Teammitgliedern erstellt werden. Sie werden die folgende Standard-Automatisierungsformel verwenden:

Wenn Person jemandem zugewiesen ist, erstelle ein Element in einem anderen Board und verbinde es in dem ausgewählten Board.

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Mit dieser Formel wird, wenn die ausgewählte Person einem Element zugewiesen wird, ein neues Element in dem unter „anderes Board” ausgewählten Board erstellt. So kann das Teammitglied ein eigenes Board mit einer kompletten Liste seiner Aufgaben haben!

 

Hinweis: Wenn du auf das Feld „sie verbinden” klickst, kannst du eine „Boards verbinden”-Spalte auf dem ausgewählten Board im Feld „anderes Board" hinzuzufügen. 

 

 

Beispiel #2

Eine Marketingfirma verwendet ein eingebettetes monday.com-Formular für ihre Mailingliste. Sobald das Formular ausgefüllt ist, wird ein Element an ein monday.com-Board gesendet. Falls es genehmigt wird, muss es automatisch zum nächsten Board in der Pipeline verschoben werden. So sieht das Original-Board aus:

board_2.png

 

Um ihren Workflow abzuschließen, werden sie die folgende Formel verwenden:

Wenn sich der Status in etwas ändert Element in Board verschieben

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Hinweis: Für Automatisierungszwecke wird das Verschieben eines Elements zu einem Board nicht als neues Element betrachtet. Wenn du also auf dem Empfänger-Board eine Automatisierung festgelegt hast, dass du benachrichtigt wirst, wenn ein neues Element hinzugefügt wird, wird sie nicht ausgelöst.

 

 

Möchtest du mehr über unsere zahlreichen Automatisierungen erfahren? Dann lies einfach diesen Artikel!

 

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