Hast du Boards auf monday.com, die separate Projekte und Aufgaben organisieren, aber trotzdem Informationen enthalten, die sich direkt auf einander beziehen? 

Board-übergreifende Automatisierungsvorlagen bieten die Möglichkeit, dass Boards miteinander interagieren, indem eine Aktion in einem Board eine Aktion in einem ganz anderen Board auslöst.

Viele dieser Vorlagen werden auch verbundene Elemente über verschiedene Boards hinweg verknüpfen. Diese Automatisierungsvorlagen bieten eine neue Ebene für die Zusammenarbeit im Team und ermöglichen ihm, miteinander verbundene Projekte nahtlos und kohärent zu verwalten. 

 

So fügst du eine benutzerdefinierte Automatisierung hinzu

Benutzerdefinierte Automatisierungen ermöglichen es dir, neue Automatisierungskombinationen zu erstellen, die auf die Bedürfnisse deines Teams zugeschnitten sind und sich perfekt in deinen spezifischen Workflow einfügen.

Um eine benutzerdefinierte und Board-übergreifende Vorlage zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zur Automatisierungszentrale oben in deinem Board:

 

Wähle dort Benutzerdefinierte Automatisierungen hinzufügen aus:

 

Als Nächstes musst du deinen Trigger auswählen. Ein Trigger kann eine Spalte in deinem Board (wie Status, Person, Datum usw.) oder eine Aktion enthalten, die in deinem Board stattfindet (wie Element erstellt, Element in Gruppe verschoben usw.).

 

Für dieses Beispiel wählen wir „Wenn sich der Status zu etwas ändert“. Dann wählen wir die Aktionen aus, die als Folge des gewählten Triggers auftreten sollen.

Um eine Board-übergreifende Automatisierungvorlage zu erstellen, wählen wir zunächst den Vorlagenbaustein „Element im Board erstellen und Boards verbinden“ aus:

 

Nun richten wir den Baustein „Element im Board erstellen und Boards verbinden“ ein!

 

Das war's! So sieht diese benutzerdefinierte Automatisierung in Aktion aus:

 

Automatisierungsvorlage hinzufügen

Um die entsprechende Board-übergreifende Vorlage zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zur Automatisierungszentrale oben in deinem Board:

 

Dort kannst du verschiedene Vorlagen wählen und eine Board-übergreifende Automatisierung einrichten, die deinen Workflow unterstützt. Suche nach „im Board” oder „in einem anderen Board”, um relevante Vorlagen leicht zu finden:

 

Scrolle nach unten, um weitere Board-übergreifende Vorlagen zu sehen. Es stehen viele Optionen zur Auswahl!

 

 

 

Mapping von Spalten

Falls die von dir gewählte Vorlage ein Element erstellt oder verschiebt, hast du die Möglichkeit zu bestimmen, welche Informationen auf das gewählte Board übertragen und wo diese Informationen innerhalb der Struktur des gewählten Boards platziert werden. Dies wird als Mapping bezeichnet. 

 

 

Unterelemente werden verschoben, wenn du eine „Element in Board verschieben“ Automatisierung verwendest. Wenn dein Element über ein Unterelement verfügt, erfolgt die Zuordnung von Unterelementen automatisch für dich.

Wenn der Spaltentyp des Unterelements und der Titel der Spalte des Unterelements sowohl im Board, in dem du die Automatisierung eingerichtet hast (Ursprungs-Board), als auch in dem Board, in das das Element verschoben werden soll (Empfänger-Board), identisch sind, werden die Werte in den Spalten des Unterelements übernommen.

Einige Informationen werden in keinem Fall übertragen. Zu den „statischen“ Spaltentypen, die derzeit beim Mapping nicht unterstützt werden, gehören Abhängigkeit, Verknüpfung mit Element, und Zeiterfassung.

Wenn du ein Element zuordnest, werden statische Spalten nicht mehr mit einem blauen Plus-Zeichen versehen: 

Match-Vorlagen verstehen

Im Rahmen unserer Board-übergreifenden Automatisierungen haben wir ein paar Vorlagen, bei denen es darum geht, dieselben Daten zwischen Elementen auf zwei verschiedenen Boards abzugleichen, um sie zu verbinden. Um diese Vorlagen zu finden, suche in der Automatisierungszentrale nach „Match“.

 

Diese Vorlagen funktionieren, indem dieselben Datenpunkte von zwei separaten Boards, wie in der von dir gewählten Vorlage definiert, identifiziert, und dann die Elemente, bei denen die Daten übereinstimmen, mit einer Spalte „Boards verbinden“ miteinander verknüpft werden. 

 

Konfigurieren einer „Match“-Vorlage

Betrachten wir doch mal die folgende Vorlage:

Wenn sich eine Spalte ändert, verbinde das Element, bei dem der neue Wert mit dieser Spalte übereinstimmt, in einem anderen Board.

Mit dieser Vorlage wollen wir Elemente zwischen einem Board und einem anderen verbinden, wenn die Inputs Verbesserter Text und Name übereinstimmen.

 

Wenn nun ein Element in der Spalte „Verbesserter Text“ des aktuellen Boards denselben Namen trägt wie das Board „Produkteinführung“, werden die beiden Elemente sofort in der ausgewählten Spalte „Boards verbinden“ verbunden.

 

Unterstützte Spaltentypen für Match-Vorlagen

Zu den von den Match-Vorlagen unterstützten Spaltentypen gehören: Elementname, Personen-Spalte, Datum-Spalte, Status-Spalte, Zahlenspalte, Zeitleistenspalte, Link-Spalte, Telefon-Spalte, E-Mail-Spalte, Text-Spalte, Priorität-Spalte, Label-Spalte.

 

Match-Vorlage – Best Practices

 

Einschränkungen

 

Board-übergreifendes Beispiel

Beispiel #1

Ein Projektmanagement-Team hat ein Iterations-Board auf hoher Ebene. In diesem Board werden alle Aufgaben aufgelistet, so dass das ganze Team einen klaren Überblick über jede Iteration hat.

 

Das Team braucht auch identische Aufgaben, die auf Detail-Boards von Teammitgliedern erstellt werden. Sie werden die folgende Standard-Automatisierungsvorlage verwenden:

 

Mit dieser Vorlage wird, wenn die ausgewählte Person einem Element zugewiesen wird, ein neues Element in dem unter „anderes Board” ausgewählten Board erstellt.

 

 

Für Automatisierungszwecke wird das Verschieben eines Elements zu einem Board nicht als neues Element betrachtet. Wenn du also im Empfänger-Board eine Automatisierung festgelegt hast, dass du benachrichtigt wirst, wenn ein neues Element hinzugefügt wird, wird sie nicht ausgelöst.

 

 

Möchtest du mehr über unsere zahlreichen Automatisierungen erfahren? Dann lies einfach diesen Artikel!

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!