Wie können wir dir helfen?

Die Arbeitslastansicht

Beim Ressourcenmanagement geht es um die Planung der Verwendung deiner Ressourcen und ihrer Zuweisung. Ressourcen sind all das, was dein Geschäft benötigt, um effektiv arbeiten zu können – Mitarbeiter, Ausrüstung oder Marken-Assets. Was auch immer deine Ressourcen sind, monday.com hilft dir dabei, mit deinem Geschäft auf Kurs zu bleiben! 

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Hinweis: Diese Funktion ist nur in unseren Pro- und Enterprise-Paketen verfügbar

 

Was ist die Arbeitslastansicht?

Add the Workload View to your board and get a clear overview of how your team's work is divided! You can see in one glance who is over capacity and assign upcoming tasks accordingly. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure every stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. You can also use it to allocate resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, or delivery vehicles!

Diese Ansicht ist unerlässlich, wenn du den Workflow deines Boards verbessern willst!

 

Bevor du beginnst

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Eine Personenspalte 
  • Eine Personen- oder Zeitleistenspalte 
  • Optional - A Number or Formula Column to indicate effort required for each task; i.e. 1 hour, 6 hours

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Eine weitere wichtige Einstellung ist das Wochenende. Du kannst die Wochenenden entweder als Arbeitstage zählen oder sie von den Arbeitstage ausschließen. Diese Einstellung kannst du im Admin-Bereich deines Kontos anpassen. Sieh dir diesen Artikel an, um mehr darüber zu erfahren. 

 

How to add it  

To add the Workload View, click on the arrow next to the button "Main Table" located on the top left of your board. Click on more views and select "Workload" as below: 

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Anschließend siehst du eine Reihe unterschiedlicher Einstellungen, mit denen du deine Arbeitslastansicht beliebig anpassen kannst.

 

Einrichten der Ansicht

Schritt 1: Dein Board erstellen

Let's say we are managing our Customer Success Team. In our board, we have:

  • A People Column to assign each task to one or more team members
  • A Timeline or Date Column to define the time frame of the task (when does it start and when it should be completed by)
  • Optional - A Numbers Column that we are using as a time estimation for each task. 

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Schritt 2: Die Zeitspalte auswählen 

Since this view checks all items assigned to a person over a certain time period, your board must have either a Date or Timeline Column

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Step 3 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, or group! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

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Schritt 4: Aufwand messen

Die Daten können auf zwei Arten angezeigt werden: Element zählen und Aufwand. 

  • Element zählen

Wenn du Elemente zählen auswählst, wird jedes Element, das dieser Person zugewiesen wurde, als 1 gezählt und auf dem Board angezeigt. 

  • Aufwand

Manchmal erfordern unsere Aufgaben mehr Aufwand oder haben mehr Gewicht für das Projekt. In unserem Fall verwenden wir die Zeitschätzungsspalte. Diese Einstellung funktioniert sowohl mit Zahlen- als auch mit Formelspalten. 

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes. In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

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  • Wöchentliche Kapazität

Anschließend können wir eine wöchentliche Kapazität für das gesamte Team wählen. Das gibt an, wie viele Stunden das Team in dieser Woche an diesen Aufgaben arbeiten soll. In unserem Beispiel legen wir die Wochenkapazität auf 4 Stunden fest. 

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Zuteilung von Ressourcen

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

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We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload View to show us exactly that!

First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column, and then enter "1200" in the "Weekly Capacity" field below. 

Now, our view is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

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Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload View also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

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Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Erläuterung der Farben 

🔵 Blaue Blase: Die Person liegt unterhalb des maximalen Aufwands. Du kannst weitere Aufgaben zuweisen!

✔️Blaue Blase mit Häkchen: Die wöchentliche Kapazität wurde erreicht!

🔴 Rote Blase: Die Person hat den festgelegten Grenzwert der wöchentlichen Kapazität überschritten.

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

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Die Ergebnisse interpretieren

Kehren wir zu unserem Beispiel des Boards für das Kundenerfolgsteam zurück. In der Woche vom 25. November bis 1. Dezember wurden mir zwei Aufgaben zugewiesen, die jeweils 1,5 Stunden dauern (ich bin übrigens Lea 👋🏼😊)

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Um die Ergebnisse zu verstehen, müssen wir zwei Faktoren betrachten:

  1. Wie viele Stunden es dauert, eine Aufgabe abzuschließen
  2. How many days we have to complete it.  

Kehren wir zu unserem Board zurück: 

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In diesem Beispiel dauert die Aufnahme eines Videos 4 Arbeitsstunden und muss in 8 Arbeitstagen, also ohne Wochenenden, fertig sein. Das heißt, wir müssen jeden Tag 0,5 Stunden Arbeit in diese Aufgabe investieren. Das ist eine einfache mathematische Gleichung: 

 

Formel:  Anzahl der Stunden für Fertigstellung der Aufgabe / Anzahl der Arbeitstage

 

Die Aufgabe begann am 27 November und diese Woche endete am 29. November. Das sind 3 Arbeitstage. Somit haben wir in dieser Woche 3 * 0,5 = 1,5 Stunden in die Aufnahme des Videos fließen lassen. 

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Detailliertere Informationen anzeigen

Wenn du dir die Aufgaben eines Teams genauer ansehen willst, kannst du auf einen der Kreise klicken und die für diesen Zeitraum aufgelisteten Aufgaben anzeigen.

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If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

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Hast du Fragen? Dann wende dich an support@monday.com , wir helfe dir gerne weiter :)