Wie können wir dir helfen?

Die Arbeitslastansicht

Beim Ressourcenmanagement geht es um die Planung der Verwendung deiner Ressourcen und ihrer Zuweisung. Ressourcen sind all das, was dein Geschäft benötigt, um effektiv arbeiten zu können – Mitarbeiter, Ausrüstung oder Marken-Assets. Was auch immer deine Ressourcen sind, monday.com hilft dir dabei, mit deinem Geschäft auf Kurs zu bleiben! 

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Hinweis: Diese Funktion ist nur in unseren Pro- und Enterprise-Paketen verfügbar

 

Was ist die Arbeitslastansicht?

Füge die Workload-Ansicht zu deinem Board hinzu und bekomme einen klaren Überblick darüber, wie die Arbeit deines Teams aufgeteilt ist! Du siehst auf einen Blick, wer überlastet ist und kannst anstehende Aufgaben entsprechend zuweisen. Falls nötig, kannst du jederzeit Deadlines neu zuweisen oder ändern, um sicherzustellen, dass alle mit der Menge an Aufgaben, die sie innerhalb dieses Zeitrahmens erledigen können, im Zeitplan bleiben. Du kannst sie auch dazu benutzen, Ressourcen zuzuweisen, wie zum Beispiel Konferenzräume, Fabrikmaschinen, Handwerkzeuge oder Lieferfahrzeuge!

Diese Ansicht ist unerlässlich, wenn du den Workflow deines Boards verbessern willst!

 

Bevor du beginnst

Um die Arbeitsbelastung deiner Teammitglieder zu messen, solltest du sicherstellen, dass dein Board die folgenden Spalten enthält: 

  • Eine Personenspalte 
  • Eine Personen- oder Zeitleistenspalte 
  • Optional – Eine Zahlen- oder Formelspalte, die den für jede Aufgabe erforderlichen Zeitaufwand angibt; z. B. 1 Stunde, 6 Stunden

Falls du allerdings andere Ressourcen messen möchtest, wie z. B. Versammlungsräume, Fabrikmaschinen, Handwerkzeuge, Kameras - was immer du willst - kannst du die Statusspalte benutzen!

Eine weitere wichtige Einstellung ist das Wochenende. Du kannst die Wochenenden entweder als Arbeitstage zählen oder sie von den Arbeitstage ausschließen. Diese Einstellung kannst du im Admin-Bereich deines Kontos anpassen. Sieh dir diesen Artikel an, um mehr darüber zu erfahren. 

 

Wie geht das Hinzufügen?

Um eine Ansicht für das Arbeitspensum hinzuzufügen, klicke auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Haupttabelle” oben links auf deinem Board. Klicke auf „Weitere Ansichten” und wähle „Arbeitspensum” aus: 

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Anschließend siehst du eine Reihe unterschiedlicher Einstellungen, mit denen du deine Arbeitslastansicht beliebig anpassen kannst.

 

Einrichten der Ansicht

Schritt 1: Dein Board erstellen

Nehmen wir an, wir managen unser Kundenerfolgsteam. Auf unserem Board haben wir:

  • Eine Personenspalte, um jede Aufgabe einem oder mehreren Teammitgliedern zuzuweisen
  • Eine Zeitleisten- oder Datumsspalte zur Definition des Zeitrahmens der Aufgabe (wann beginnt sie und bis wann soll sie abgeschlossen sein)
  • Optional – Eine Zahlenspalte, die wir als Zeitschätzung für jede Aufgabe verwenden. 

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Schritt 2: Die Zeitspalte auswählen 

Da diese Ansicht alle Elemente prüft, die einer Person in einem bestimmten Zeitraum zugewiesen wurden, muss dein Board  entweder eine Datums- oder eine Zeitleistenspalte haben. 

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Schritt 3 - Wähle den Ressourcentyp

Nun musst du auswählen, welcher Ressourcentyp im Arbeitspensum dargestellt werden soll. Der Ressourcentyp kann eine Personenspalte, eine Statusspalte oder eine Gruppe sein.  Dadurch wird bestimmt, nach welchen Parametern wir das Arbeitspensum aufgeteilt sehen. Im Beispiel unten haben wir die Personenspalte gewählt, so dass wir unsere Aufgaben unter unseren Teammitgliedern aufgeteilt sehen (aufgelistet im linken Bereich unseres Widgets). Dies entspricht der Y-Achse in einem Diagramm, während die Aufgaben die X-Achse darstellen. 

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Schritt 4: Aufwand messen

Die Daten können auf zwei Arten angezeigt werden: Element zählen und Aufwand. 

  • Element zählen

Wenn du Elemente zählen auswählst, wird jedes Element, das dieser Person zugewiesen wurde, als 1 gezählt und auf dem Board angezeigt. 

  • Aufwand

Manchmal erfordern unsere Aufgaben mehr Aufwand oder haben mehr Gewicht für das Projekt. In unserem Fall verwenden wir die Zeitschätzungsspalte. Diese Einstellung funktioniert sowohl mit Zahlen- als auch mit Formelspalten. 

Wenn mehr als eine Person an einer Aufgabe arbeitet, können wir uns anzeigen lassen, wie sie die Arbeit untereinander „aufteilen“. Wir können zwischen „Aufteilen“, bei dem der Aufwand gleichmäßig auf die Partner verteilt wird, und „Summe“, bei dem jeder der Partner die Gesamtstundenzahl für das Projekt erhält, umschalten. In dem Beispiel unten haben wir „Aufteilen“ gewählt, weil Kayla und Ariel die vier Stunden, die für dieses Projekt vorgesehen sind, gleichmäßig in zwei teilen werden. In der Ansicht können wir sehen, dass ihnen jeweils 2 Stunden für dieses Projekt zugewiesen wurden. Falls Kayla und Ariel zusammen an dem Projekt arbeiten würden, und sie würden beide 4 Stunden verbringen, würden wir „Summe“ wählen, und wir würden alle 4 Stunden sowohl in Kayla's als auch in Ariel's Arbeitsaufwand sehen. 

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  • Wöchentliche Kapazität

Anschließend können wir eine wöchentliche Kapazität für das gesamte Team wählen. Das gibt an, wie viele Stunden das Team in dieser Woche an diesen Aufgaben arbeiten soll. In unserem Beispiel legen wir die Wochenkapazität auf 4 Stunden fest. 

Wenn der Kalender des Widgets nach Wochen angezeigt wird, stellen die Farben der Kreise die von dir eingestellte Kapazität dar. Wenn du den Kalender auf Tage umstellst, wird die Kapazität gleichmäßig auf die fünf Arbeitstage der Woche aufgeteilt. Mit anderen Worten: Die wöchentliche Kapazität von 5 wird durch 5 geteilt und erscheint als 1 Stunde pro Wochentag.

Ebenso wird deine wöchentliche Kapazität von 5 mit 4 Wochen pro Monat multipliziert, was eine monatliche Kapazität von 20 ergibt. Dies sollte deine geplante wöchentliche Kapazität widerspiegeln, kann aber auch falsch sein. Daher ist es wichtig, dies im Hinterkopf zu behalten. 

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Zuteilung von Ressourcen

Schauen wir uns einen Anwendungsfall an, bei dem wir eher die Verteilung der Ressourcen deines Unternehmens als den Aufwand unserer Teammitglieder bewerten wollen. Das untenstehende Board hilft uns dabei, alle Lieferungen unseres Unternehmens zu koordinieren. Jedes Element ist eine Lieferung, die erledigt werden muss, und wird einem Fahrer (über die Personen-Spalte) und einem Fahrzeug (über eine Status-Spalte) zugewiesen. Das Datum der Lieferung wird zugewiesen, und die Dauer der Fahrt sowie die Fahrstrecke werden in einer Zahlenspalte angezeigt. 

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Wir wollen sicherstellen, dass keines unserer Fahrzeuge das wöchentliche Limit von 1200 km Fahrstrecke überschreitet. Wir können unsere Arbeitspensum-Ansicht so einstellen, dass sie uns genau das anzeigt!

Zuerst wählen wir die Statusspalte für unser Fahrzeug als Ressourcentyp aus, und dann können wir „Arbeitspensum hinzufügen“ auswählen. Wir wollen unser Arbeitspensum durch unsere Zahlenspalte „Fahrstrecke“ definieren und dann „1200“ in das Feld „Wochenkapazität“ darunter eingeben. 

Unsere Ansicht zeigt uns nun alle unsere Fahrzeuge, die im linken Bereich aufgelistet sind, und zu ihrer Rechten können wir sehen, wie viele Kilometer sie jeden Tag der Woche fahren sollen. Wir können sehen, dass unser Ford am 13. sein Limit überschreiten wird, also können wir stattdessen ein anderes Fahrzeug für diese Lieferung einplanen!

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Erläuterung der Farben 

🔵 Blaue Blase: Die Person liegt unterhalb des maximalen Aufwands. Du kannst weitere Aufgaben zuweisen!

✔️Blaue Blase mit Häkchen: Die wöchentliche Kapazität wurde erreicht!

🔴 Rote Blase: Die Person hat den festgelegten Grenzwert der wöchentlichen Kapazität überschritten.

Du kannst das Arbeitspensum des Teams nach Tagen, Wochen oder Monaten anzeigen.

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Die Ergebnisse interpretieren

Kehren wir zu unserem Beispiel des Boards für das Kundenerfolgsteam zurück. In der Woche vom 25. November bis 1. Dezember wurden mir zwei Aufgaben zugewiesen, die jeweils 1,5 Stunden dauern (ich bin übrigens Lea 👋🏼😊)

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Um die Ergebnisse zu verstehen, müssen wir zwei Faktoren betrachten:

  1. Wie viele Stunden es dauert, eine Aufgabe abzuschließen
  2. Wie viele Tage wir für die Fertigstellung haben.  

Kehren wir zu unserem Board zurück: 

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In diesem Beispiel dauert die Aufnahme eines Videos 4 Arbeitsstunden und muss in 8 Arbeitstagen, also ohne Wochenenden, fertig sein. Das heißt, wir müssen jeden Tag 0,5 Stunden Arbeit in diese Aufgabe investieren. Das ist eine einfache mathematische Gleichung: 

 

Formel:  Anzahl der Stunden für Fertigstellung der Aufgabe / Anzahl der Arbeitstage

 

Die Aufgabe begann am 27 November und diese Woche endete am 29. November. Das sind 3 Arbeitstage. Somit haben wir in dieser Woche 3 * 0,5 = 1,5 Stunden in die Aufnahme des Videos fließen lassen. 

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Detailliertere Informationen anzeigen

Wenn du dir die Aufgaben eines Teams genauer ansehen willst, kannst du auf einen der Kreise klicken und die für diesen Zeitraum aufgelisteten Aufgaben anzeigen.

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Falls du Daten aus einer Spalte der Zeitleiste verwendest und Meilensteine gesetzt hast, siehst du diese in der Aufgabenaufteilung unter jedem Kreis! Meilensteine erscheinen in Form eines Diamanten, damit du sie leichter identifizieren kannst!

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Hast du Fragen? Dann wende dich an support@monday.com , wir helfe dir gerne weiter :)