Wie können wir dir helfen?

Die Arbeitslastansicht

Beim Ressourcenmanagement geht es um die Planung der Verwendung deiner Ressourcen und ihrer Zuweisung. Ressourcen sind all das, was dein Geschäft benötigt, um effektiv arbeiten zu können – Mitarbeiter, Ausrüstung oder Marken-Assets. Was auch immer deine Ressourcen sind, monday.com hilft dir dabei, mit deinem Geschäft auf Kurs zu bleiben! 

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Hinweis: Diese Funktion ist nur in unseren Pro- und Enterprise-Paketen verfügbar

 

Was ist die Arbeitslastansicht?

Füge die Arbeitslastansicht zu deinem Board hinzu, um einen Überblick über die Aufteilung der Arbeit auf dein Team zu erhalten. So siehst du auf einen Blick, wer über seiner Kapazität liegt und kannst anstehende Aufgaben entsprechend zuweisen. Bei Bedarf kannst du Aufgaben immer neu zuweisen oder Fälligkeitsdaten ändern, um sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben innerhalb des Zeitrahmens erledigen können.

Diese Ansicht ist unerlässlich, wenn du den Workflow deines Boards verbessern willst!

 

Bevor du beginnst

Stelle zunächst sicher, dass dein Board die folgenden Spalten enthält: 

  • Eine Personenspalte 
  • Eine Personen- oder Zeitleistenspalte 
  • Eine Zahlen- oder Formelspalte, um den Aufwand anzugeben, den jede Aufgaben erfordert; z. B. 1 Stunde, 6 Stunden* nicht zwingend erforderlich, kann aber zum Messen des Aufwands verwendet werden, der für jede Aufgabe erforderlich ist. 

Eine weitere wichtige Einstellung ist das Wochenende. Du kannst die Wochenenden entweder als Arbeitstage zählen oder sie von den Arbeitstage ausschließen. Diese Einstellung kannst du im Admin-Bereich deines Kontos anpassen. Sieh dir diesen Artikel an, um mehr darüber zu erfahren. 

  Wie funktioniert das Hinzufügen?  

Um eine Arbeitslastansicht hinzuzufügen, klicke auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Haupttabelle” oben links auf deinem Board. Klicke auf „Weitere Ansichten” und wähle „Arbeitslast”, wie unten gezeigt: 

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Anschließend siehst du eine Reihe unterschiedlicher Einstellungen, mit denen du deine Arbeitslastansicht beliebig anpassen kannst.

 

Einrichten der Ansicht

Schritt 1: Dein Board erstellen

Angenommen wir verwalten ein Kundenerfolgsteam. Auf unserem Board haben wir:

  • Eine Personenspalte, um jede Aufgabe einem oder mehreren Teammitgliedern zuzuweisen
  • Eine Zeitleistenspalte, um den Zeitrahmen der Aufgabe zu definieren (wann sie beginnt und bis wann sie abgeschlossen sein sollte)
  • Eine Zahlenspalte, die wir als Zeitschätzung für jede Aufgabe verwenden 

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Schritt 2: Die Zeitspalte auswählen 

Da diese Spalte alle Elemente prüft, die einer Person in einem bestimmten Zeitraum zugewiesen wurden, muss dein Board entweder eine Datums- oder Zeitleistenspalte haben. Du kannst zwischen beiden wählen. 

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Schritt 3: Die Personenspalte auswählen

Nun musst du die Personenspalte auswählen, die repräsentiert werden soll. Das wirkt sich auf die Aufgaben aus, die neben dem Namen jeder Person angezeigt werden. 

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Schritt 4: Aufwand messen

Die Daten können auf zwei Arten angezeigt werden: Element zählen und Aufwand. 

  • Element zählen

Wenn du Elemente zählen auswählst, wird jedes Element, das dieser Person zugewiesen wurde, als 1 gezählt und auf dem Board angezeigt. 

  • Aufwand

Manchmal erfordern unsere Aufgaben mehr Aufwand oder haben mehr Gewicht für das Projekt. In unserem Fall verwenden wir die Zeitschätzungsspalte. Diese Einstellung funktioniert sowohl mit Zahlen- als auch mit Formelspalten. 

  • Wöchentliche Kapazität

Anschließend können wir eine wöchentliche Kapazität für das gesamte Team wählen. Das gibt an, wie viele Stunden das Team in dieser Woche an diesen Aufgaben arbeiten soll. In unserem Beispiel legen wir die Wochenkapazität auf 4 Stunden fest. 

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Detailliertere Informationen anzeigen

Wenn du dir die Aufgaben eines Teams genauer ansehen willst, kannst du auf einen der Kreise klicken und die für diesen Zeitraum aufgelisteten Aufgaben anzeigen.

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Erläuterung der Farben 

🔵 Blaue Blase: Die Person liegt unterhalb des maximalen Aufwands. Du kannst weitere Aufgaben zuweisen!

✔️Blaue Blase mit Häkchen: Die wöchentliche Kapazität wurde erreicht!

🔴 Rote Blase: Die Person hat den festgelegten Grenzwert der wöchentlichen Kapazität überschritten.

Du kannst den Arbeitsumfang des Teams nach Tagen, Wochen oder Monaten anzeigen.

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Die Ergebnisse interpretieren

Kehren wir zu unserem Beispiel des Boards für das Kundenerfolgsteam zurück. In der Woche vom 25. November bis 1. Dezember wurden mir zwei Aufgaben zugewiesen, die jeweils 1,5 Stunden dauern (ich bin übrigens Lea 👋🏼😊)

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Um die Ergebnisse zu verstehen, müssen wir zwei Faktoren betrachten:

  1. Wie viele Stunden es dauert, eine Aufgabe abzuschließen
  2. Wie viele Tage wir für die Fertigstellung haben.  

Kehren wir zu unserem Board zurück: 

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In diesem Beispiel dauert die Aufnahme eines Videos 4 Arbeitsstunden und muss in 8 Arbeitstagen, also ohne Wochenenden, fertig sein. Das heißt, wir müssen jeden Tag 0,5 Stunden Arbeit in diese Aufgabe investieren. Das ist eine einfache mathematische Gleichung: 

 

Formel:  Anzahl der Stunden für Fertigstellung der Aufgabe / Anzahl der Arbeitstage

 

Die Aufgabe begann am 27 November und diese Woche endete am 29. November. Das sind 3 Arbeitstage. Somit haben wir in dieser Woche 3 * 0,5 = 1,5 Stunden in die Aufnahme des Videos fließen lassen. 

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Hast du Fragen? Dann wende dich an [email protected] , wir helfe dir gerne weiter :)