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Funktion

Beim Ressourcenmanagement geht es um die Planung der Verwendung deiner Ressourcen und ihrer Zuweisung. Ressourcen sind all das, was dein Geschäft benötigt, um effektiv arbeiten zu können – Mitarbeiter, Ausrüstung oder Marken-Assets. Was auch immer deine Ressourcen sind, monday.com hilft dir dabei, mit deinem Geschäft auf Kurs zu bleiben! 

Hinweis: Diese Funktion ist nur in unseren Pro- und Enterprise-Paketen verfügbar

Bevor du beginnst

Um die Arbeitsbelastung deiner Teammitglieder zu messen, solltest du sicherstellen, dass dein Board die folgenden Funktionen enthält: 

• Eine Personen-Spalte 
• Eine Datums- oder Zeitleisten-Spalte 
• Optional – Eine Zahlen- oder Formelspalte, die den für jede Aufgabe erforderlichen Zeitaufwand angibt; z. B. 1 Stunde, 6 Stunden
• Ein Arbeitsplan – Mithilfe dieser Einstellung kannst du die Arbeitstage, -stunden und Urlaubszeiten im Arbeitsplan eines/einer Benutzers/Benutzerin festlegen. Du kannst diese Einstellungen im Adminbereich deines Kontos anpassen.

Tipp: Lies mehr darüber, wie der Arbeitsplan mit Kapazitäten im Widget für das Arbeitspensum interagiert, sowie über die Verwaltungsverfügbarkeit in den unteren Abschnitten dieses Artikels. Alternativ erfährst du auch mehr über den Arbeitsplan in den Admineinstellungen. 

Hinzufügen des Arbeitspensum-Widgets

Du kannst dein Arbeitspensum-Widget zu deinem Board und deinem Dashboard hinzufügen, wodurch es zu jeder Zeit leicht verfügbar ist.

• Hinzufügen zum Board

Klicke auf die Option ganz oben in deinem Board (dir wird „Ansicht hinzufügen“ angezeigt, wenn du mit der Maus darüberfährst).Wähle „Weitere Ansichten“ aus und dann „Arbeitspensum“ in der Ansichten-Zentrale:

• Hinzufügen zum Dashboard

Um das Arbeitspensum-Widget deinem Dashboard hinzuzufügen, klicke auf „+ Widget hinzufügen“ und dann auf „Arbeitspensum“:

Tipp: Wenn du das Widget „Arbeitspensum“ zu einer Board-Ansicht hinzufügst, werden Daten von diesem spezifischen Board abgerufen. Wenn du das Widget zu einem Dashboard hinzufügst, kannst du mehrere Boards auswählen, mit denen du das Widget verbinden möchtest. So kannst du Informationen aus mehreren Boards an einem zentralen Ort einsehen 🙌

 Grundlegende Einstellungen

• Wähle die Zeitspalte

Da diese Ansicht alle Elemente prüft, die einer Person in einem bestimmten Zeitraum zugewiesen wurden, muss dein Board  entweder eine Datums- oder eine Zeitleistenspalte haben. 

• Wähle den Ressourcentyp

Nun musst du auswählen, welcher Ressourcentyp im Arbeitspensum dargestellt werden soll. Der Ressourcentyp kann jede Art von Gruppe, Board oder Spalte in deinem Board sein.So wird festgelegt, wie wir das Arbeitspensum aufgeteilt sehen.

Tipp: Um den Arbeitsplan eines/einer Benutzers/Benutzerin zu sehen, stelle sicher, dass deine Ressourceneinstellungen auf „Personen-Spalte“ festgelegt sind.  

• Einfärben nach 

Du kannst die Balken der Elemente in deinem Arbeitspensum nach Spalten, Gruppen oder Boards einfärben. Gehe auf „Farbe nach“ im Einstellungsmenü, um Elemente nach einer Kategorie deiner Wahl zu färben, damit du bestimmte Informationen auf einen Blick siehst. Die angezeigten Farben sind die Farben, die du bereits für die Haupttabellenansicht deines Boards ausgewählt hast. Wenn du zum Beispiel „Status“ auswählst, werden deine Elemente in der Farbe eingefärbt, die dem jeweiligen Label in der Status-Spalte deines Boards entspricht. 

Bemühungen und Kapazitäten messen

Bemühungen und Kapazitäten sind die Einstellungen, durch die deine Daten sortiert und angezeigt werden.Durch diesen Tab in deinen Arbeitspensum-Widget-Einstellungen kannst du die Art und Weise anpassen, wie du Daten erhältst. 

• Bemühungen messen

Du kannst die Bemühungen deiner Benutzer/innen messen, und zwar entweder mithilfe von „Elemente zählen“ oder „Bemühungen“.Wenn du „Elemente zählen“ auswählst, wird jedes Element, das dieser Person zugewiesen wurde, als 1 gezählt und auf dem Board angezeigt. 

Manchmal erfordern unsere Aufgaben mehr Aufwand oder haben mehr Gewicht für das Projekt. In diesem Fall nutzen wir „Bemühungen“, die durch die Zeitschätzungsspalte, die Zahlenspalte oder die Formelspalte festgelegt werden. 

Wenn mehr als eine Person an einer Aufgabe arbeitet, können wir uns anzeigen lassen, wie sie die Arbeit untereinander „aufteilen“. Wir können zwischen „Aufteilen“, bei dem der Aufwand gleichmäßig auf die Partner verteilt wird, und „Summe“, bei dem jeder der Partner die Gesamtstundenzahl für das Projekt erhält, umschalten.

Zeige mir ein Beispiel

Im untenstehenden Beispiel wählen wir „Aufteilen“ aus, denn Lindy und Lea teilen die zehn Stunden für dieses Projekt untereinander in zwei mal zwei Stunden auf. In der Ansicht sehen wir nun, dass jedem von beiden fünf Stunden für dieses Projekt zugewiesen wurden. Wenn Lindy und Lea gemeinsam an dem Projekt arbeiten und gemeinsam zehn Stunden dafür brauchen würden, würden wir „Summe“ auswählen und die zehn Stunden sowohl in Lindys als auch in Leas Arbeitspensum sehen

• Kapazitäten auf Arbeitspensum oder benutzerdefiniert stellen

Sobald das erledigt ist, können wir eine Kapazität für den/die Benutzer/in wählen. Die Kapazität basiert entweder auf dem „Arbeitsplan“ oder „Benutzerdefiniert“ in dem Arbeitspensum-Widget. Beide Einstellungen berücksichtigen den  Arbeitsplan des/der Benutzers/Benutzerin, wobei Arbeitstage und Urlaubstage angezeigt werden, auch wenn die Berechnung der Arbeitsstunden sich unterscheidet.

„Arbeitsplan“ ist eine Standardeinstellung und berechnet die Kapazität automatisch, basierend auf den Arbeitsstunden des/der Benutzers/Benutzerin.Falls du dennoch die Bemühungen nicht in Stunden, sondern beispielsweise in Story Points messen möchtest, kannst du die Kapazität auf „Benutzerdefiniert“ einstellen, wodurch die Arbeitsstunden des/der Benutzers/Benutzerin nicht mehr berücksichtigt werden. 

Hinweis: Die Kapazitätseinstellung des Arbeitsplans funktioniert nur dann, wenn Bemühungen und Kapazität nach „Bemühungen“ und nicht „Elemente zählen“ gemessen werden. Allerdings kann „Benutzerdefiniert“ die Einstellung „Elemente zählen“ verwenden, um Kapazitäten zu messen.

Wenn du dir deinen Kalender nach Wochen anzeigen lässt, repräsentieren die Farben der Kreise die Kapazität, die du festgelegt hast.Wenn du den Kalender auf Tage umstellst, wird die Kapazität gleichmäßig auf die fünf Arbeitstage der Woche aufgeteilt. Mit anderen Worten: Die wöchentliche Kapazität von 20 Stunden wird durch 5 geteilt und erscheint als 4 Stunden pro Wochentag.

Ebenso wird deine monatliche Kapazität von 5 mit 4 Wochen pro Monat multipliziert, was eine monatliche Kapazität von 20 ergibt. Dies sollte deine geplante wöchentliche Kapazität widerspiegeln, kann aber auch falsch sein. Daher ist es wichtig, dies im Hinterkopf zu behalten. 

• Aktuelles Arbeitspensum als Zahl oder Prozentsatz

Du hast die Option, deine Blasen als nummerierte Aufgaben darzustellen oder berechnen zu lassen, welchen prozentualen Anteil am Gesamtarbeitspensum die jeweilige Aufgabe ausmacht. 

Verfügbarkeitsmanagement des Arbeitspensums

Das Arbeitspensum-Widget kann basierend auf dem Arbeitsplan für jede/n Benutzer/in angepasst werden, und zwar durch das Team, dem er/sie zugewiesen ist.Ein Arbeitsplan wird einem Team durch den/die Administrator/in des Kontos zugewiesen und spiegelt den präzisen Kalender von jedem/jeder Benutzer/in wider.Genauer gesagt, dies legt die Verfügbarkeit des Mitglieds im Arbeitspensum-Widget fest, da es Arbeitstage, Arbeitsstunden und Urlaubszeiten widerspiegelt.

Du kannst nur als Admin des Kontos Arbeitspläne hinzufügen und anpassen. Rufe den Bereich „Administration“ auf, indem du auf dein Profilbild in der oberen rechten Ecke deiner Seite klickst, dann auf den Tab „Allgemein“ und schließlich auf „Arbeitsplan“. Du kannst dann verschiedene Arbeitspläne basierend auf den Benutzern und ihren spezifischen Arbeitsparametern titulieren und anpassen. 

Hinweis: Ein Arbeitsplan wird einem Team zugewiesen und für alle Benutzer/innen in diesem Team festgelegt. Erfahre mehr darüber, wie du einen Team-Arbeitsplan erstellen kannst.  

Erläuterung der Farben 

• Blaue Blase: Die Person hat ihre Kapazität erreicht
• Hellblaue Blase mit einer dunkleren Blase in der Mitte - Die Person befindet sich unterhalb des maximalen Aufwandes. Die Größe des inneren Kreises spiegelt wider, wie nah die Person am Erreichen der Kapazität ist
• Rote Blase – Die Person hat ihr Kapazitätenlimit überschritten. 
• Rote Streifen: Die Person hat einen Nationalfeiertag, ist nicht im Haus oder hat einen freien Tag.Wenn innerhalb der roten Streifen ein rotes Ausrufezeichen erscheint, bedeutet dass, dass die Aufgabe auf dem freien Tag eines Mitglieds liegt
• Graue Streifen: Sie weisen auf das Wochenende einer Person hin und sind im ganzen Plan präsent

Die Ergebnisse interpretieren

Kehren wir zu unserem Beispiel des Boards für die Projektübersicht zurück. Hier wurden Lindy zwei Aufgaben zugewiesen, die jeweils 1,5 und 2,5 Stunden dauern.  

Um die Ergebnisse zu verstehen, müssen wir zwei Faktoren betrachten:

1. Wie viele Stunden es dauert, eine Aufgabe abzuschließen.
2. Wie viele Tage wir für die Fertigstellung haben.
3. Die wöchentliche Kapazität der Person, um zu verstehen, warum sie unter/über ihrer Kapazität liegt.  

Kehren wir zu unserem Board zurück: 

In diesem Beispiel dauert die Aufnahme eines Videos 4 Arbeitsstunden und muss in 8 Arbeitstagen, also ohne Wochenenden, fertig sein. Das heißt, wir müssen jeden Tag 0,5 Stunden Arbeit in diese Aufgabe investieren. Das ist eine einfache mathematische Gleichung: 

Formel:  Anzahl der Stunden für Fertigstellung der Aufgabe / Anzahl der Arbeitstage

Detailliertere Informationen anzeigen

Wenn du dir die Aufgaben eines Teams genauer ansehen willst, kannst du auf einen der Kreise klicken und die für diesen Zeitraum aufgelisteten Aufgaben anzeigen.

Tipp: Mit dem Quick Person Filter im oberen Bereich des Arbeitspensum-Widgets lassen sich mehrere Personen auswählen. Das Widget zeigt dann nur die von dir ausgewählten Personen an. Dies macht es einfacher, bestimmte Teams oder die Arbeitsbelastung bestimmter Personen anzuzeigen

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!