Die Ansicht des Arbeitspensums und das Widget

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Funktion

Beim Ressourcenmanagement geht es um die Planung der Verwendung deiner Ressourcen und ihrer Zuweisung. Ressourcen sind all das, was dein Geschäft benötigt, um effektiv arbeiten zu können – Mitarbeiter, Ausrüstung oder Marken-Assets. Was auch immer deine Ressourcen sind, monday.com hilft dir dabei, mit deinem Geschäft auf Kurs zu bleiben!

Hinweis: Diese Funktion ist nur in unseren Pro- und Enterprise-Paketen verfügbar

Bevor du beginnst

Um die Arbeitsbelastung deiner Teammitglieder zu messen, solltest du sicherstellen, dass dein Board die folgenden Spalten enthält:

Eine Personen-Spalte
Eine Datums- oder Zeitleisten-Spalte
Optional – Eine Zahlen- oder Formelspalte, die den für jede Aufgabe erforderlichen Zeitaufwand angibt; z. B. 1 Stunde, 6 Stunden

Alternativ kannst du, falls du andere Ressourcen messen möchtest, wie z. B. Versammlungsräume, Fabrikmaschinen, Handwerkzeuge, Kameras - was immer du willst -, die Statusspalte oder Drop-down-Spalte benutzen!

Eine weitere wichtige Einstellung ist das Wochenende. Du kannst die Wochenenden entweder als Arbeitstage zählen oder sie von den Arbeitstage ausschließen. Diese Einstellung kannst du im Admin-Bereich deines Kontos anpassen. Sieh dir diesen Artikel an, um mehr darüber zu erfahren.

So fügst du eine Ansicht zu einem Board hinzu

Um die Ansicht des Arbeitspensums zu deinem Board hinzuzufügen, klicke oben auf deinem Board auf die Option (es wird „Ansicht hinzufügen“ angezeigt, wenn du den Mauszeiger darüber bewegst). Wähle „Weitere Ansichten“ aus und dann „Arbeitspensum“ in der Ansichten-Zentrale:

Du kannst auch eine neue Board-Ansicht hinzufügen, indem du auf „Board-Optimierung“ oben rechts auf deinem Bildschirm klickst. Wähle „Board-Ansichten“ und dann „Arbeitspensum“ im Ansichten-Center aus:

So fügen Sie das Widget zu Ihrem Dashboard hinzu

Um das Widget zur Ansicht des Arbeitspensums deinem Dashboard oder deiner Dashboard-Ansicht hinzuzufügen, klicke auf „+ Widget hinzufügen“ und wähle dann „Arbeitspensum“ aus:

Einrichten der Ansicht

Schritt 1: Dein Board erstellen

Nehmen wir an, wir managen unser Kundenerfolgsteam. Auf unserem Board haben wir:

Eine Personenspalte, um jede Aufgabe einem oder mehreren Teammitgliedern zuzuweisen
Eine Zeitleisten- oder Datums-Spalte, um den Zeitrahmen der Aufgabe zu definieren
Optional – Eine Zahlenspalte, die wir als Zeitschätzung für jede Aufgabe verwenden.

Schritt 2: Die Zeitspalte auswählen

Da diese Ansicht alle Elemente prüft, die einer Person in einem bestimmten Zeitraum zugewiesen wurden, muss dein Board entweder eine Datums- oder eine Zeitleistenspalte haben.

Schritt 3 - Wähle den Ressourcentyp

Nun musst du auswählen, welcher Ressourcentyp im Arbeitspensum dargestellt werden soll. Der Ressourcentyp kann eine beliebige Spalte auf deinem Board sein, oder eine Gruppe oder ein Board. Dadurch wird bestimmt, nach welchen Parametern wir das Arbeitspensum aufgeteilt sehen.

Schritt 4: Aufwand messen

Die Daten können auf zwei Arten angezeigt werden: Element zählen und Aufwand.

Element zählen

Wenn du Elemente zählen auswählst, wird jedes Element, das dieser Person zugewiesen wurde, als 1 gezählt und auf dem Board angezeigt.

Aufwand

Manchmal erfordern unsere Aufgaben mehr Aufwand oder haben mehr Gewicht für das Projekt. In diesem Fall verwenden wir die Zeitschätzungsspalte. Diese Einstellung funktioniert sowohl mit Zahlen- als auch Formelspalten. Wir können umschalten, um festzulegen, ob unser Aufwand durch die Anzahl der Elemente („Elemente zählen“) oder durch den für die Erledigung von Aufgaben erforderlichen Aufwand definiert wird.

Wenn mehr als eine Person an einer Aufgabe arbeitet, können wir uns anzeigen lassen, wie sie die Arbeit untereinander „aufteilen“. Wir können zwischen „Aufteilen“, bei dem der Aufwand gleichmäßig auf die Partner verteilt wird, und „Summe“, bei dem jeder der Partner die Gesamtstundenzahl für das Projekt erhält, umschalten.

Zeige mir ein Beispiel

Im untenstehenden Beispiel wählen wir „Aufteilen“ aus, denn Kayla und Ariel teilen die vier Stunden für dieses Projekt untereinander in zwei mal zwei Stunden auf. In der Ansicht sehen wir nun, dass jedem von beiden zwei Stunden für dieses Projekt zugewiesen wurden. Wenn Kayla und Ariel gemeinsam an dem Projekt arbeiten und gemeinsam vier Stunden dafür brauchen würden, würden wir „Summe“ auswählen und die vier Stunden sowohl in Kaylas als auch in Ariels Arbeitspensum sehen

Aktuelles Arbeitspensum als Zahl oder Prozentsatz

Du hast die Option, deine Blasen als nummerierte Aufgaben darzustellen oder berechnen zu lassen, welchen prozentualen Anteil am Gesamtarbeitspensum die jeweilige Aufgabe ausmacht.

Wöchentliche Kapazität

Anschließend können wir eine wöchentliche Kapazität für das gesamte Team wählen. Das gibt an, wie viele Stunden das Team in dieser Woche an diesen Aufgaben maximal arbeiten soll. In unserem Beispiel legen wir die Wochenkapazität auf 20 Stunden fest.

Hinweis: Wenn du dir den Kalender in der Wochenansicht anschaust, stellen die Farben der Zyklen die von dir festgelegte Kapazität dar. Wenn du den Kalender auf Tage umstellst, wird die Kapazität gleichmäßig auf die fünf Arbeitstage der Woche aufgeteilt. Mit anderen Worten: Die wöchentliche Kapazität von 20 Stunden wird durch 5 geteilt und erscheint als 4 Stunden pro Wochentag.

Du kannst die wöchentliche Kapazität jedes Mitglieds anpassen, die Kapazität für das gesamte Team ändern und sogar das Kästchen ankreuzen, um eine Standardhöchstkapazität für alle Teammitglieder gleichermaßen anzuwenden.

Hinweis: Ebenso wird deine wöchentliche Kapazität von fünf, wenn du dir dein Widget nach Monaten anschaust, mit vier Wochen im Monat multipliziert, sodass du eine monatliche Kapazität von 20 erhältst. Dies reflektiert (oder auch nicht) deine Intentionen, wenn du eine wöchentliche Kapazität festlegst, deshalb ist es wichtig, das im Hinterkopf zu behalten.

Einfärben nach

Du kannst die Balken der Elemente in deinem Arbeitspensum nach Spalten, Gruppen oder Boards einfärben. Gehe auf „Farbe nach“ im Einstellungsmenü, um Elemente nach einer Kategorie deiner Wahl zu färben, damit du bestimmte Informationen auf einen Blick siehst. Die angezeigten Farben sind die Farben, die du bereits für die Haupttabellenansicht deines Boards ausgewählt hast. Wenn du zum Beispiel „Status“ auswählst, werden deine Elemente in der Farbe eingefärbt, die dem jeweiligen Label in der Status-Spalte deines Boards entspricht.

Zuteilung von Ressourcen

Mit dem Arbeitspensum kannst du Personen, aber auch Ressourcen zuweisen. In dem Beispiel unten möchten wir sicherstellen, dass keines unserer Fahrzeuge das wöchentliche Limit von 1.200 Fahrtkilometern überschreitet. Wir können die Arbeitspensum-Ansicht so einstellen, dass sie uns genau das anzeigt!

Zuerst wählen wir die Statusspalte für unser Fahrzeug als Ressourcentyp aus, und dann können wir „Arbeitspensum hinzufügen“ auswählen. Wir wollen unser Arbeitspensum durch unsere Zahlenspalte „Fahrstrecke“ definieren und dann „1200“ in das Feld „Wochenkapazität“ darunter eingeben.

Unsere Ansicht zeigt uns nun alle unsere Fahrzeuge, die im linken Bereich aufgelistet sind, und zu ihrer Rechten können wir sehen, wie viele Kilometer sie jeden Tag der Woche fahren sollen. Wir können sehen, dass unser Ford am 13. sein Limit überschreiten wird, also können wir stattdessen ein anderes Fahrzeug für diese Lieferung einplanen!

Erläuterung der Farben

Blaue Blase: Die Person hat ihre Kapazität erreicht
Hellblaue Blase mit einer dunkleren Blase in der Mitte - Die Person befindet sich unterhalb des maximalen Aufwandes. Die Größe des inneren Kreises spiegelt wider, wie nah die Person am Erreichen der Kapazität ist
Rote Blase: Die Person hat den festgelegten Grenzwert der wöchentlichen Kapazität überschritten.

Die Ergebnisse interpretieren

Kehren wir zu unserem Beispiel des Boards für das Kundenerfolgsteam zurück. Hier wurden Ariel zwei Aufgaben zugewiesen, die jeweils 1 und 2 Stunden dauern.

Um die Ergebnisse zu verstehen, müssen wir zwei Faktoren betrachten:

Wie viele Stunden es dauert, eine Aufgabe abzuschließen
Wie viele Tage wir für die Fertigstellung haben.

Kehren wir zu unserem Board zurück:

In diesem Beispiel dauert die Aufnahme eines Videos 4 Arbeitsstunden und muss in 8 Arbeitstagen, also ohne Wochenenden, fertig sein. Das heißt, wir müssen jeden Tag 0,5 Stunden Arbeit in diese Aufgabe investieren. Das ist eine einfache mathematische Gleichung:

Formel: Anzahl der Stunden für Fertigstellung der Aufgabe / Anzahl der Arbeitstage

Detailliertere Informationen anzeigen

Wenn du dir die Aufgaben eines Teams genauer ansehen willst, kannst du auf einen der Kreise klicken und die für diesen Zeitraum aufgelisteten Aufgaben anzeigen.